TIL STEDE KVAST. Silje Hildrestrand. Eksteransvarlig/Nestleder. ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland REPRESENTANTSKAPET V/AU IKKE TIL STEDE

Transkript

1 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Eksteransvarlig/Nestleder Skjenkeansvarlig Økonomiansvarlig Silje Hildrestrand Anette Moen Charlotte Hoem Mustafa Duale ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Varaordfører Espen Lehn-Nilsen Jan Fredrik Eliassen IKKE TIL STEDE Interansvarlig PR-ansvarlig Anne Kari Tinnesand Raymond Julin REFERENT Charlotte Hoem

2 FORSLAG TIL DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjent. Ymse: Silje, Jan Fredrik. ORIENTERINGER LEDER - Fortsatt sjukmeldt frå kvart- og vaktjobbing, men satsar på å kome tilbake før jul. - Vore med på valgvake til studentpolitikken - Vore med på styretreff saman med blandt anna Kjernestyret + konsert på garage - Arbeida med budsjettpostane som er mitt ansvar - RS-møte - Prøvd å kalle inn til koordineringsmøte med UiB - Nesten ferdigstilt 2 søknadar til inventarposten i samband med OK49 - Elles mykje skulearbeid SKJENKEANSVARLIG - Vinmesse - Vaktstyremøte - Bemanningsmøte med vaktetaten, kraftetaten og skjenkegruppa - Juleølbranding - Vært med på studentstyretreff - Skjenkestyremøte - Kvartet - Jobbet med budsjettet INTERNANSVARLIG - Ferie EKSTERNANSVARLIG - Bemanningsmøte - Studentstyretreff - Kvartet - Jobber med budsjett-ting - Målkortmøte med Gustav - Samfunnet arr. USF - Holder på å jobbe med vårsemesteret - Dorgemøte ØKONOMIANSVARLIG - Lite å melde - Fått inn alle budsjett bortsett fra Romvesenet PR-ANSVARLIG - Ferie ADM. LEDER - Jobber fortsatt med alle målkort - Jobbet med rapport for september - Jobber med overføring av betalinger til Vassdal og Erikssen - Jobber med fakturering av kopikostnader - Forsøker å få informasjon om fakturering fra kraft

3 - Brukt mye tid på å rydde opp i tidligere feilbetalinger - Hatt kontakt med ordfører i RS og Erik Oramas angående Erik sitt forslag til endret visjon. - Skal ha møte med Erik Oramas om dette og forøker å få til en åpen prosess for å bearbeide visjonen frem mot GF våren Purret på manglende renhold på brakkene - Hatt møte med person som vil bidra til økonomiarbeidet - Jobber med budsjettet for 2009 og hjelper andre med dette - I møte med Elisabeth. Vil gjerne hjelpe oss med økonomistruktur. Hadde mest sannsynlig passet bra som økonomiansvarlig, men er ikke student. Vi trenger stort sett hjelp på alle områder. I første omgang hjelper hun oss med det vi ber om i forbindelse med budsjettarbeidet. Så hjelper hun oss med gode økonomirutiner nedover i systemet. Få opp igjen et godt system for rapportering. Få opp et godt system for budsjett- og regnskapsarbeid i gruppene. Mer interessert i å hjelpe oss med kontrollfunksjonene. Varekontrollrutiner. - Jobbet videre med økonomirapporten som KvaSt har mottatt. Ingen tall endret. - Jobber med å fakturer for ny bruk av kopimaskinen. RS V/AU - Sakspapirer til GF - Lov. kom-møte - AU-møte - Rep. skaps. møte - Rep. skapet vil ha et budsjett inn i papirene, ikke på skjerm. - Snakket med kulturstyret. Rart de ikke videresender mailer til brukerorganisasjoner automatisk. Burde kanskje heller kontaktet NSU? - Ta opp med UiB: Det er ikke røykvarslere på brakkene, og heller ingen manuell melder i 2. etasje. FASTAD Bemanning NG2 Muntlig orientering fra Skjenkestyret - Fra nå av er det ikke nødvendig å ha denne posten på Fastad. Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Glem - Siden intern er bortreist, skal adm. leder ha møtet. - Dette skal tas opp: o Generalforsamling: Semestermelding og handlingsplan. Talerør torsdag klokken o Bemanning og bemanningsbehov. o Send mail til gruppene sine om at de må tilbakestille alarmen når den går. o Det er kommet låser på dørene. Nøkkelen fungerer også på kopirommet. o Mål for resten av semesteret. Dorg - Tatt opp på møte: o Julegalla o Budsjett o Tonoavgiften avklares mellom ekstern og øko. o Org. sem. 2 rotete. Avvikling lite effektiv, mye på grunn av oppropet. Noen likte standsene, men ikke alle. o Prøver å skaffe brannvakter til Emergenza-festivalen. o Snakket med samfunnet om tellekorps. o Felles plan på plakatområdet. Intensjonsavtalen fungerer ikke. - Litt styr med Samfunnet og valgvaken. - Ønsker for vårsemesteret: Ikke alle har sendt inn enda.

4 - Prøver å få opp en felles kulturkalender for dorgene. Kanskje få opp en for resten av semesteret, og for neste semesteret. - Ekstern sjekker hva PR gjør med nettsidene. - Øko sjekker opp i om Kvarteret skylder RF penger. - Dersom dorgene ikke vil betale gamle kopikostnader, kutter vi all kopidrift de har nå. Økonomirapport Skriv fra adm. leder, økonomiansvarlig og leder - Rapportering går normalt, både fra øko og regnskspasfører og adm. leder. - Manglende billettering for sommeren fortsatt ikke ryddet opp i. Øko sjekker det til fredag, så det kan komme med på - Barteravtaler skal ikke være med i budsjettet/regnskapet fra neste semester. - USF: Før fredag. - Mulig feil for tobakk siden org. sek. fant en kartong i puben. Vet ikke om det er telt eller ikke. - Ikke bokført, men kommet inn: Sykepenger for Gustav, BT. - Bedre rapport fra øko denne gangen, som ga mer mening. Hadde hjulpet med system med underøkoene. - Oppfølging av økoene må opp på fote igjen. Det må hele Kvarterstyret ta tak i. - Fordelaktige avvik på varekostnader, men skyldes mest sannsynlig for sen fakturabehandling. - Pass på å få alt av faktura og pakksedler inn i permen. - Driftsmateriell klarer vi stort sett å holde oss under budsjett. Det er bra! - Stort fordelaktig avvik forpleining artister, men kommer til å forsvinne. - Stort ufordelaktig regnskapshonorar, grunnet mye feil i sommer. - Mat: Riktig måneden etterpå. - Øl: Flytter seg fra måned til måned. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm. leder - Prøvd å få til koordineringsmøte, men de har ikke tid. - I morgen banker leder på døren til kontoret hennes, og prøver å få ordnet opp i dette. - Hva skjer med utbyggingen? Hvorfor er det forsinket? Sender ut mail i morgen. - Referansegruppen, stopper opp hos Ivar? - Leder sjekker opp hos Trond. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig - Rettsvesenet/galla: Søker om penger. Tar det på ettermøtet. - RS/galla: Søker om penger. Tar det på ettermøtet. - Nye varer/ikke pris: Ikke fått innkjøpsprisene - Budsjett fra skjenkeansvarlig - Personalpris/DJ: Vanlig praksis at DJer får personalpris på også brus. Svar er sendt av øko. - Oppbevaring av pengeskrin/asf: De kan få oppbevare pengeskrinet i NG2. Banneret kan få ligge på personaltoalettet på eget ansvar. Ekstern svarer. - RS/medlem av kvarteret: Mennesker som jobber på Kvarteret skal ikke fysisk betale penger, men det kreves at vedkommende er student for å kunne ha stemmerett og stille til valg ved GF. - Kraft/stifter: Har ikke råd til å bruke 3000 på kun to stifter. AD Naboklager Muntlig orientering fra leder - Nonnene: Folk går ut fra oss og tisser i hagen fordi de ikke orker å stå i dokø. På samme måte: folk som går av bussen går opp i hagen og gjør sitt fornødne. Ikke interessert i å klage til politiet, men interessert i en dialog. Dersom nonnene vil det, kan kanskje våre vakter gå opp i hagen og si at det ikke er lov å drikke der? Også snakke med Garage og høre om de vil være behjelpelig., - Naboene oppe i Ng2: Ikke dialog gjennom huseier, men gå direkte til oss. Passe på lydnivået

5 spesielt på torsdag med Lars Vaular. Ingen hadde sagt fra til oss (bare til kraft) om at de skulle ha DJ-konsept resten av kvelden. Sette grense for når konsertene skal være ferdig på torsdager: Arrangementet skal være ferdig klokken Nachspiel på brakkene Muntlig orientering fra leder - Folk forventer nachspiel på lørdag. - Minimumskrav fra Gustav: Klare enkle rutiner for hvem som låser hva. Kopirommet må være låst, handikapdoet må være låst. Springbrett/kontor-fløyen må være låst. - Jan Fredrik: Nødutgangen er åpen! Ikke bare ulåst, men må være lukket. Få tak i kopp. Pingvinorden Muntlig orientering fra leder - Høre med Anki når hun kommer tilbake. - Gjerne ta det opp etter GF. VEDTAKSSAKER SØKNAD OM PENGER TIL REKRUTTERINGSMATERIALE Til grunn: Skriv frå vaktetaten Vedtaksforslag: «Kvarterstyret vedtar å gi vaktetaten kroner 800,- til rekrutteringsmateriale.» For: 4 Mot: 0 Avholdende: PRIS PÅ JULEØL PÅ TAPP PRIS PÅ JULEBRUS PRIS PÅ RØD JULEØL På FLASKE PRIS På BAH HAMBUG SANKSJON Til grunn: Personalsak. Utsatt til neste gang. Involverte kalles inn til neste KvaSt-møte. OPPSUMMERING Silje følger referansegrupp Charlotte følger brannkopp brakkene Charlotte følger nattkort brakkene Alle følger budsjettposter!

6 YMSE RIS & ROS