Studentkulturhuset i Bergen A/S Innkalling til ordinært A/S styremøte, nr onsdag kl 14.00, Møterom 3.55, Christies gt.

Transkript

1 Studentkulturhuset i Bergen A/S Innkalling til ordinært A/S styremøte, nr onsdag kl 14.00, Møterom 3.55, Christies gt. 18 Forslag til dagsorden: Orienteringssaker: Orientering fra Kvarterstyret Muntlig orientering ved Iselin Høle Vedtakssaker: 2007 Vedtak om samarbeid med USF Verftet Til grunn: Innstilling fra Kvarerstyret Vedtaksforslag: "Skibas vedtar å inngå et samarbeid med USF Verftet" 2107 Vedtak om revidert budsjett Til grunn: Revidert budsjett Vedtaksforslag: "Skibas vedtar revidert budsjett for Vedtak om navneskifte Til grunn: Innstilling fra Kvarerstyret Vedtaksforslag: SKiBAS vedtar å endre navnet Studentkulturhuset i Bergen AS til Studentenes Kulturhus i Bergen AS 2307 Regnskapsførerstillingen Til grunn: Innstilling fra Kvarerstyret Vedtaksforslag: Skibas vedtar å gi administrativ leder i samråd med leder mandat til å finne en løsning for å få dekket regnskapsførers arbeidsområder innenfor alternativene skissert i notat av Ymse.... Med vennlig hilsen

2 Iselin Høle Styreleder

3 internnotat Fra Administrativ leder Til SKiBAS, KVAST Ny vurdering av samarbeidsløsninger USF Kafédrift DAK Nedenfor har jeg forsøkt å forbedre oversikten som ble presentert i forrige notat av 8. mai etter at vi gikk gjennom dette på forrige SKIBASmøte. Svakheten ved den forrige presentasjonen av samarbeidsløsningen var at den tok utgangspunkt i USF sin produktmiks og avanse. Jeg forsøkte å beregne en størrelse på den omsetningen DAK bidrar med ved å ta utgangspunkt i et litervolum for å se hva dette tilsvarte under de vilkårene USF driver under i dag. Dette blir for optimistisk da vi ikke kan oppnå samme avanse eller et like stort salg av andre produkter under DAK sine hovedaktiviteter. Jeg har i denne presentasjonen tatt utgangspunkt i den omsetningen USF har beregnet for DAK i sitt forslag gitt de forskjellige litervolum og en studentpris på kr. 40, for 0,4l. øl. Dette burde jeg selvsagt ha gjort allerede i forrige notat. Modellene er forskjellige i struktur og er derfor vanskelige å sammenlikne ettersom den ene tar utgangspunkt i den samlede omsetningen for USF mens den andre kun tar utgangspunkt i omsetningen under DAK sine arrangementer. Jeg har forsøkt å skissere de økonomiske konsekvensene for SKiBAS ved tre alternativer: Lav, forventet og høy omsetning. For å finne en felles variabel har jeg valgt å ta utgangspunkt i salgsvolum for tankøl på henholdsvis 30, 70 og 110 liter. Volumet for Kvarteret for 2005 var ca. 180 liter mens USF solgte ca. 60 liter i Vi har dessverre for lite informasjon til å kunne gjøre brukbare beregninger av sannsynligheten for hvilket salgsvolum eller omsetningsnivå vi vil kunne oppnå fra DAK sin drift på USF. Dette skyldes både at det er vanskelig å forutsi hvordan et nytt konsept som dette vil fungere samtidig som vi ikke har noe statistikk utover salgstall fra Kvarterets drift (dette siste har vi tenkt å gjøre noe med). Ettersom Kvarteret pleier å være helt fullt ved semesterstart og vi ikke klarer å ta unna alle studentene mener jeg at det er sannsynlig at vi bør kunne oppnå nesten samme salgsvolum på Verftet da kapasiteten der er det doble. Under åpningsuken i 2006 solgte vi omtrent 22 liter øl. Ut i fra dette bør vi kunne anta at det minste salgsvolumet blir på omtrent 30 liter. Under normal drift selger Kvarteret 180 liter øl. i året. Dersom vi tror at konseptet skal fungere bør vi kunne forvente at vi havner oppunder halvparten av Kvarterets omsetning ettersom driften er fordelt på to steder. Nygårdsgaten 2 har likevel dårligere publikumskapasitet enn Stjernesalen alene. Jeg mener derfor at det er realistisk å kunne vente et salgsvolum på rundt 70 liter dersom vi klarer å følge opp ambisjonsnivået for samarbeidet. Vi bør, slik jeg ser det, med andre ord kunne forvente et salgsvolum mellom 30 og 70 liter øl med en tilsvarende omsetning som beskrevet i modellene nedenfor. Jeg forutsetter at forrige notat er kjent og nøyer meg med å kun forsøke å beskrive de direkte økonomiske konsekvensene for SKIBAS. Inntil økonomiansvarlig har laget en ny analyse av de direkte personalkostnadene for DAK på USF forutsetter jeg at disse er kr. 200 som tidligere beregnet, og at dette gjelder for alle alternativer. Dette er ikke helt riktig da kostnadene vil variere med aktivitetsnivået, men ikke nødvendigvis med omsetningsnivået. Samarbeidsløsning 1 USF Partnermodellen besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen epost orgsek@kvarteret.no nett

4 Dette er modellen som kom frem på siste møte med USF Kafedrift. USF Kafédrift sitt forslag til intensjonsavtale er som følger: 1. DAK beholder sin bryggeriavtale. Dette gjelder for ølomsetning under DAKs arrangementer. 2. DAK får 5 % av USFS sin omsetning ut over kr netto pr år. Altså omsetning uten mva. 3. Det etableres en kulturpott på 1 % av netto omsetning utover som disponeres av DAK s styre til støtte til kulturarrangementer på USF. 4. Kostnader for drift av lokaler og teknisk utstyr faktureres DAK etter priser skissert Mannskaper til vakthold og serveringsrelaterte tjenester stilles til rådighet fra DAK etter nærmere avtale. Kulturpotten er Kvarteret sitt forslag. Modellen ovenfor tar utgangspunkt i en omsetning for 2006 på , og en forventet årsomsetning for samarbeidsperioden på Andelen på 5% tar utgangspunkt i at USFS forventer et overskudd på 10% av netto omsetning per år ved relativt gode år. Denne forutsetningen har vi ikke kunnet kontrollere ytterligere ut over at den er bedre enn det både DAK og USF har oppnådd de siste år. Omsetningen har for de tre siste år vært: 2004: kr : kr : kr En tilsvarende utvikling for 2007 som for 2006 vil gi: * (13.200/1.2160) = Konsekvenser Andelen DAK får utbetalt i skissen nedenfor forutsetter at grensen på 15 er passert. Vi kan forvente at DAK sine aktiviteter til en viss grad vil fortrenge alternative inntektsbringende aktiviteter. Dette vil kunne trekke ned den samlede omsetningen. På den annen side vil vi også gjennom DAK sine aktiviteter skape en omsetningsøkning i blant annet Kafé Kippers som ikke er tatt med i tabellen nedenfor. Da begge deler er vanskelig å beregne vil jeg her forutsette at disse til en viss grad utlikner hverandre. Det skal også nevnes at USF ikke utnytter lokalkapasiteten fullt ut samtidig som de er fleksible mht. å finne rom til flest mulig aktører. Sett samlet kan vi kun si at den forventede omsetningsøkningen er usikker. Lav (30'l.) Forventet (70'l.) Høy (110'l.) Forventet økning i omsetning 3,717,472 8,674,102 13,630,731 5% andel til DAK 185, , ,537 1% andel til kultur 37,175 86, ,307 Markedsstøtte 111, , ,000 Profilstøtte mm. 350, , ,000 Kostnadsreduksjon 200, , ,000 Totalt 884,048 1,329,446 1,774,844 Totalt innbetalt 334, ,446 1,224,844 Samarbeidsløsning 2 USF Arrangørmodellen besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen epost orgsek@kvarteret.no nett

5 Dette er en provisjonsavtale som USF har foreslått og forbedret etter lenger forhandling når vi fremholdt at en provisjonsløsning ikke var det vi ønsket. Dette er det beste alternativet til Partnermodellen. Denne modellen gir en økende prosentandel av omsetningen i de lokalene DAK har arrangementer. Denne har blitt kalt arrangørmodellen da DAK kun vil fokusere på de lokalene der vi har arrangementer og da den har samme struktur som de vilkårene som gis andre arrangører på Verftet. Konsekvenser Lav (30'l.) Forventet (70'l.) Høy (110'l.) Provisjon 408,922 1,127,633 2,044,610 Markedsstøtte Profilstøtte mm Kostnadsreduksjon 200, , ,000 Totalt 208, ,633 1,844,610 Totalt innbetalt 408,922 1,127,633 2,044,610 Vi har dessverre fortsatt ikke nok tid til å kunne analysere dette så mye som vi kunne ønsket, så dersom noe er mangelfullt eller uklart håper vi at dere tar kontakt med leder eller administrativ leder for ytterligere informasjon. Med vennlig hilsen Gustav Birkeland besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen epost orgsek@kvarteret.no nett

6 Vedtatt revidert budsjett Midlertidig ,50 Pub Kafe GA skjenkegruppe Administrasjon Kraftetaten VAKT ET Info Expo Hammer Gallkom Prokom Kontonr. Kontonavn Inntekter 3010 Salg, øl Salg, importøl Salg, vin Salg, mineralvann Salg, tobakk Salg, kaffe mm Salg, snacks Salg, kald mat Salg, varm mat Salg bilder Sum varesalg Oppgjørsavvik Salg, kopiering 3098 Fakturagebyr utg. faktura (2 000) 3099 Salg, diverse Salg diverse, avgiftsfritt 3197 Dorger glass, avgiftsfritt 3198 Dorger ølavgift, avgiftsfritt Sum salgsinntekter (10 000) (3 000) (1 200) Bilettinntekter, utenfor avgiftsomr et 3250 Garderobeavgift 3310 Annonseinntekter 3311 Sponsorinntekter, avgiftspliktig Sponsorinntekter, avgiftsfritt 3600 Leieinntekter, avgiftspliktig 3605 Leieinntekter, avgiftsfritt 3705 Provisjonsinntekter, avg.pliktig Gevinst ved salg av anleggsmidler 3900 Renholdsgebyr UIB bidrag renhold, avgiftsfritt Periodisering inntekter Sum andre inntekter: Sum inntekter: Varekostnader 4010 Kjøp, øl Kjøp, import Kjøp, vin Kjøp, mineralvann Kjøp, mineralvann (11 %) 4035 Kjøp, mat Kjøp, mat (11 %) Kjøp, drinker 4050 Kjøp, tobakk Kjøp, kaffe (11%) Kjøp, snacks (11 %) Kjøp, aviser Sum varekkjøp Kostnader dorger Periodisering Varekjøp 4210 Kjøp, kopipapir/drift Driftsmateriell Kjøp av kjøkkenutstyr Flaskepant 4520 Tonoavgift Gramo Leiekostnader kvarteret 4910 Skjenkeavgift Sum andre varekostnader Sum varekostnader Dekningsbidrag Driftskostnader 5010 Lønn, heltidsansatt Tilskudd lønn ( ) 5030 Lønn, sivilarbeider Innleid personale 5040 Lønn, kvart Sommerlønn 5051 Bandhonorar innberettet 5055 Bandhonorar innberettet 5060 Diverse lønn Feriepenger Refusjon av sykepenger 5411 Arbeidsgiveravgift Ref. arbeidsgiv.avgift av sykepenger 5500 Kurs personell Arbeidst Interne arrangement Andre personalkostnader OTP Periodisering lønn Sum personalkostnader

7 6000 Ordinære Avskrivinger Taxi og buss Frakt, transport, forsikring v/varefors Renhold Annen kostnad lokaler Leiekostnader Lokalleie Bidrag til lokalleie 6412 Oppstart Bidrag til oppstart i NG2 ( ) 6500 Inventar, utstyr Teknisk utstyr Arbeidstøy (erstatning) Rep. og vedlikehold bygninger Rep. og vedlikehold annet Revisjonshonorar, KPMG Regnskapshonorar, VISMA Konsulenthonorarer Honorar underholdning 6730 Forpleining artister 6740 Kulturstøtte Sponsormidler 6800 Kontorrekvisita Trykksaker 6840 Aviser, tidsskrifter, bøker Møtekostnader Annen kontorkostnad 6901 Telefon EDB kostnader Porto Sum driftskostnader Reise med bilag Sosialpenger Erstatninger 7141 Reisekostnad, ikke oppg.pl.,inkl. 6% mva 7155 Reisekostnader, oppgavepliktig 7310 Reklameannonser Informasjon M keromfoto Utsmykning Representasjon, fradragsberettiget 7360 Representasjon, ikke fradragsberettiget Gaver, fradragsberettiget 7430 Gaver, ikke fradragsberettiget Forsikringspremie Bank og Kortgebyr 7771 Øreavrunding 7772 Gebyr leverand Annen kostnad Annen kostnad u/fradrag 7821 Innkommet på tidl. Nedskrevet 7831 Tap på fordringer Endring i avsetning til tap 7999 Periodisering driftskostnader Sum andre driftskostnader Sum alle driftskostnader Driftsresultat ( ) ( ) (51 350) (36 500) ( ) (22 400) (8 000) (16 180) (39 900) Finansinntekter og utgifter 8051 Renteinntekter, bank Renteinntekter, kunder Annen finansinntekt Telle differanse Sum, finansinntekter Rentekostnad leverand gjeld Annen finanskostnad Sum finanskostnader Sum netto finansposter Årsresultat ( ) ( ) (51 350) (36 500) ( ) (22 400) (8 000) (16 180) (39 900)

8 Soskom Totalt (16 650) (2 000) ( )

9 ( ) (15 000) ( ) (15 000) ( )

10 Til sak 2307, SKiBAS møte, NAVNESKIFTE Endre fra Studentkulturhus til kulturhus Studentenes kulturhus i Bergen istedenfor Studentkulturhuset i Bergen Hvordan ønsker vi å promotere oss selv? Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om endring av navnet Studentkulturhuset i Bergen AS til Studentenes Kulturhus i Bergen AS For 4 Mot 1 Avholdende 1

11 internnotat Fra Thomas Evensen Til Kvast Endring av SKiBAS Som en del av merkevarestrategien (som jeg håper jeg har rukket å skrive ferdig så dere har lest den) ønsker jeg at Kvast innstiller SKiBAS om å endre navnet fra Studentkulturhuset i Bergen AS til Studentenes Kulturhus i Bergen AS. Forkortelsen vil fortsatt være SKiBAS. Jeg henviser til skriv om merkevarestrategi for dypere gjennomgang av hvorfor dette er viktig. Men påpeker at dette er ekstra viktig da SKiBAS er det faktiske navnet på det som driver oss. Endring er meget enkelt og innebærer innfylling av det nye navnet i et skjema som enten kan leveres via brev, eller elektronisk via altinn.no. Dette må gjøres av person med myndighet til dette. Informasjon kan finnes på Vedtaksforslag 1 Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om endring av navnet Studentkulturhuset i Bergen AS til Studentenes Kulturhus i Bergen AS. Med vennlig hilsen Thomas Evensen Ensom sjel i natten thomasevensen@kvarteret.no besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen epost orgsek@kvarteret.no nett