Sted: Styremøte i Nrsk filminstitutt Nrsk filminstitutt, Filmens hus, Møterm Arne Tidspunkt: Onsdag 21. nvember 2018, kl 10-16 Til stede: Fra adm: Marit Reutz (styreleder), Elisabeth Straas Heggen (styrets nestleder), Bjørn Eirik Olsen, Tve Nedreberg, Daniel Nrdgård sak 58-60 (møtende vara) g Tril Simnsen (ansattrepresentant) Sindre Guldvg g Merete Falck Møteleder: Fraværende: Referent: Marit Reutz Eirik Sandberg Ingstad Merete Falck Sak 18-56 Gdkjenning av innkalling til dagens møte med habilitetsvurdering, g gdkjenning prtkll fra styremøtet 16.10.2018 Innkallingen ble gdkjent. Prtkllen fra styremøtet 16.10.2018 ble gdkjent g signert. Det var ingen merknader til utsendt, ppdatert årshjul fr virksmhetsstyring i NFI. Ingen styremedlemmer ble vurdert inhabile til nen av dagens saker. Sak 18-57 Virksmhetsstyring g utviklingsprsjekt - interne effektivitetsmål g verrdnede risikvurderinger (rientering) v/ direktør Innledningsvis ble det redegjrt fr møte mellm KUDs ekspedisjnssjef g NFIs styreleder/ direktør 29. ktber m rapprteringslinjer mellm NFI g styret/ KUD: 1. Rekruttering ny direktør (tiltredelse 2020) 2. Gjennmgang tilskuddsrdninger 3. Omstilling 4. Lkaler 5. Bærekraftig næring 6. De reginale filmvirksmhetene 7. Oppfølging Riksrevisjnen framver Styret ga sine innspill g vurderinger. Det ble gså rientert m at ekspedisjnssjef Nina Økland går ver i annen stilling i KUD fra årsskiftet. Oppfølging: Ny ekspedisjnssjef inviteres til styremøte der det nærmere diskuteres g avklares rapprteringslinjer NFI, styret g KUD. Side 1 av 5
A. Saksbehandlingssystem Prsjektleder Mette Tharaldsen presenterte status g ppdatert fremdriftsplan, frventede gevinster g risikvurderinger. Løsningen del-lanseres i januar fr tilskuddsrdninger sm i dag ikke håndteres i Valbrg, g sm har søknadsfrist i januar-februar. Resten av rdningene lanseres før eller etter smmeren. Styrets kmmentar: - Synliggjøre gså gevinster fr brukerne. Brukervennlig, intuitivt grensesnitt er svært viktig element i dette. B. Lkaler Prsjektleder Merete Falck presenterte status g ppdatert fremdriftsplan, frventede gevinster g risikvurderinger. Styrets kmmentarer: - Det er ikke gitt at åpen løsning medfører redusert individuell prduktivitet. Dette bør balanseres mt gevinster sm følge av bedre tilrettelegging fr samling g samhandling på tvers. - Plassering av ansatte g ansattgrupper blir viktig fr å få en ønsket psitiv effekt - Arbeide med ledelsesutøvelse i en slik løsning - Intern invlvering g infrmasjn er viktig i videre planlegging g gjennmføring. Prsjektet bør deles inn i delprsjekter eksempelvis arbeidsfrhld/ trivsel/ kultur, ledelse, mdømme, IKT. - Bør gså fkusere på ivaretakelse av mdømmet i mbyggingsperiden g etter innflytting Styret ønsker å få fremlagt utkast til fremfrhandlet løsning g kntrakt før den versendes til KUD fr gdkjenning. C. Generell drift Direktør redegjrde nærmere fr utsendte ppdaterte risikvurderinger g utkast til interne effektivitetsmål. I tillegg til de verrdnede risikvurderingene, har gså avdelingene risikvurdert gjennmføring av sine handlingsplaner, g det er gjrt en mer detaljert risikvurdering av internkntrllen. NFI har beveget seg langt i riktig retning i løpet av 2018, ikke minst på interne frhld. Styrets kmmentarer: - Risikvurderingen legges relativt høyt fr nåsituasjnen. NFI bør vurdere hva sm settes sm kritisk gi et mer nyansert bilde av situasjnen g synliggjøre at vi har en annen situasjn i dag enn før smmeren. Svar: justeres eventuelt før det versendes KUD. - Effektivitetsmål: viktig å velge verrdnede måleparametere sm reelt sett er viktig fr NFI fr å se resultat g effektivitet. Frankring g prsess i rganisasjnen er viktig. Freløpig har prsessen vært på ledernivå. Svar: Avdelingsdirektørene er ppfrdret til å infrmere g invlvere i sin avdeling. Utkastet er presentert fr de tillitsvalgte. Ansattrepresentanten: det er viktig at de ansatte i større grad invlveres, g at det frankres gså der, ikke bare i ledelsen. I neste styremøte blir mstilling tema. Side 2 av 5
Sak 18-58 Øknmiske rammer, rganisasjnsutvikling, kmpetansebehv g bemanning i NFI framver (diskusjn) v/ direktør Direktør redegjrde. - Ansattrepresentanten: det er avgjørende at IDF har innsikt i det samlede bildet mht øknmi, strategisk utvikling av virksmheten g kmpetansebehv. - Tydeliggjøre rammebetingelsene: øknmisk, riksrevisjnen, årsppgjørene siste t år. - Hvrdan prsessen gjennmføres har svært mye å si. Sette rammer fr hva man kan mstille internt kntra å rekruttere eksternt. - Tydeliggjøre i vedtaket hva vi vil ppnå. Knklusjn: Fr å sikre at NFI leverer på samfunnsppdraget, at analyse, internkntrll g frvaltning styrkes g at pågående prsjekter kan gjennmføres tilfredsstillende, knkluderte styret sm følger: 1. Styret gir sin tilslutning til at NFI søker KUD m å verskride budsjettrammen med inntil 4 mill kr i 2019. Overskridelsen er knyttet til mstilling g sluttføring av saksbehandlingsprsjekt g lkalprsjekt. 2. Styret støtter beslutningen m å pprette en avdeling fr øknmi, frvaltning g internkntrll, med nyansettelse av direktør, så snart sm mulig. 3. Styret støtter hvedlinjene i frslaget til mstilling g gir sin tilslutning til at NFI søker KUD m ekstrardinære midler til dette. Sak 18-59 Revidert strategisk plan NFI (vedtak) v/ direktør Direktør redegjrde fr de freslåtte justeringer i strategisk plan. - Reginene: NFI bør ta initiativ til å kmme med frslag til hva vi trr vil gagne nrsk film, hvrfr g hvrdan. Tilskuddsmdellen bør være mer transparent g være på høring i reginene. - Næring/ reginene: når filmkmmisjnen går ut av NFI, kan vi innlede samarbeid med nasjnal/ reginale filmkmmisjner g reginale filmreginer. - Næring: bør stykkes pp mer, slik at det blir lettere å gripe an - NFIs viktigste ppgaver: kmpetanse g kmpetanseutvikling bør mtales - Interne pririteringer: Lkaler/ system mfrmulere til: fremtidens arbeidsprsesser g digitale utvikling krever endring av lkaler g nytt saksbehandlingssystem Vedtak: Interne knsekvenser: bør innarbeides i de 4 interne pririteringene. Mdellen vedr. utvikling/ drift/ ekstern/ intern bør bearbeides videre. Gir ikke et rettmessig bilde av dagens resultater. Styret gir sin tilslutning til retningen i revidert strategisk plan fr NFI i periden 2018-2021 med de merknader sm km frem i møtet. Direktør gis fullmakt til å sluttføre strategisk plan med innspillene fra styret g tillitsvalgte. Sak 18-60 Budsjettsøknad 2020 hvedlinjer (vedtak) v/ direktør Direktør la fram ledelsens freløpige hvedretning på budsjettsøknaden: Side 3 av 5
- Mer psitiv innledning, sm viser til resultater - Gjennmgående: mangfld, diversitet g representativitet sm en gjennmgangstråd uutnyttet ressurs, betydelig vekstptensial fr film. Demkrati på kulturmrådet. - Fnd: Spill Dkumentar Drama Etterhåndstilskudd vil ikke bli mtalt i budsjettsøknaden. - Drift: Ingen fkus på insentivrdningen, men gjenta at den bør være en regelstyrt rdning Medfinansiering nedtnes, flyttes lenger ut i dkumentet. Betydelige investeringer fra de stre strømmeleverandørene i innhldsprduksjn. ABMS-direktivet er i ferd med å bli implementert. Freslår å søke samlet økning til fnd pst 50 (50-100 mill kr) søke m midler til innredning tydeliggjøre økt arbeidsmengde g begrenset mulighet fr å levere på ppdraget med reduserte rammer. - Fnd: Søke m 40-50 mill kr til fnd pst 50 Knytte pririteringene til NFIs strategiske plan Reginal satsing savnes - Drift: Kulturmeldingen: Knytte budsjettsøknaden til pririteringene i kulturmeldingen, bl.a. demkrati, reginer. Lkaler bør søkes m. Argumentere fr frnyelse, at lkalene fungerer ift. målene g at det fremstår sm mderne. Viktig å skrive m effektivisering. Effektivisering g mstilling er viktig legger derfr til grunn at vi frtsetter dette. Derfr viktig med systemer, lkaler, Omstillingsmidler søkes m separat, utenm rdinær budsjettsøknad. Det kan evt. mtales eller gså legge det inn i budsjettsøknaden. Vedtak: Styret gir sin tilslutning til ledelsens frslag til hvedlinjer i budsjettsøknaden fr 2020, med de merknader sm km fram i møtet. Direktøren gis fullmakt til å sluttføre søknaden med innspillene fra styret g de tillitsvalgte. Sak 18-61 Prsess ny direktør (rientering) v/ styreleder Styreleder redegjrde fr status g freløpig skisse til rekrutteringsprsess. NFI avventer avklaring fra KUD innen 31.12.18 på hvem sm har innstillings- g ansettelsesmyndighet ved ansettelse av direktør. NFIs persnalreglement ppdateres i tråd med føringer fra KUD. Styret anser det sm en viktig del av sitt ansvar å ansette direktør. Sak 18-62 Evaluering av styrets arbeid Styrets arbeid i 2018 har i str grad vært preget av Riksrevisjnens rapprter både fr den finansielle revisjnen g frvaltningsrevisjnen. Dette har vært lærerikt g viktig, men gså krevende, g det har flyttet fkus fra andre utviklingsmråder. Styret ønsker å kunne ha mer inngående strategiske diskusjner m bl.a. digitalisering, reginal utvikling, næring g NFIs mandat. Styrets Side 4 av 5