KARTLEGGING AV BESTE PRAKSIS FOR INTERNE HUSLEIEORDNINGER.

Transkript

1 KOMPETANSEHEVING INNEN EIENDOMSFORVALTNINGEN I NORSKE KOMMUNER Fra skippertak til systematisk vedlikehld av kmmunale bygninger. KARTLEGGING AV BESTE PRAKSIS FOR INTERNE HUSLEIEORDNINGER. Rapprt utarbeidet fr Frum fr ffentlige bygninger (FOBE) på vegne av Statens bygningstekniske etat (KBE) Prsgrunn 11. juli 2007 Versjn 1.0

2 Denne rapprten er utarbeidet av Sivilarkitekt Bengt Næspe fr Nrsk kmmunalteknisk frening (NKF) Frum fr ffentlige bygg g Eiendmmer (FOBE) På vegne av Statens bygningstekniske etat (KBE) Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 2

3 Innhldsfrtegnelse: 1. Sammendrag Prsjektbeskrivelse - gjennmføring Begreper g fastsetting av leie Statistikk g bakgrunnstall Resultater hvedtendenser Målppnåelse Synliggjøring av kstnader Rllefrståelse Systematisk vedlikehld Arealeffektivitet Suksesskriterier anbefalinger Prsjektbeskrivelse Gjennmføring av undersøkelsen Metdikk /intervjuer Begrepsavklaringer Husleie/internleie Fastsetting av leie Statistikk g bakgrunnstall Resultater Hvedtendenser Målppnåelse Synliggjøring av kstnader Rllefrståelse Systematisk vedlikehld Arealeffektivitet Suksesskriterier anbefalinger Vedlegg 1 - Oversikt ver karaktersetting Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc

4 1. SAMMENDRAG 1.1. Prsjektbeskrivelse - gjennmføring Målsettingen er å kartlegge m det er utviklet systemer fr internleie i kmmuner sm kan tjenes sm beste praksis. Undersøkelsen gjennmføres ved å kartlegge målsettinger, praktisk gjennmføring, mfang g resultater i 6 10 kmmuner. Beste praksis eller anbefalinger fr å utvikle beste praksis kartlegges gså. Undersøkelsen er fretatt på grunnlag av telefnintervjuer med frvalter, leietaker g rådmann i et utvalg kmmuner samt et bligselskap g frsvaret. De t sistnevnte fungerer sm referanser i frhld til resultater fra kmmunene Begreper g fastsetting av leie Husleie benyttes i kmmuner hvr eier g frvalter er rganisert i AS eller KF. Internleie benyttes der eier, frvalter g leietaker er i samme rganisasjn. Kmmunene benytter ulik måte å beregne leie på. Det er mer kmplisert å finne riktig kstnadsdekkende leie på frmålsbygg, enn å perere med markedsleie fr kntrbygg. De fleste kmmunene beregner kstnadsdekkende leie med varierende grad av markedsrientering. 1.. Statistikk g bakgrunnstall Bygningsmassen i de 7 kmmuner sm er med, utgjør til sammen ca. 17 mrd. T kmmuner har rganisert rllen sm eier g frvalter i kmmunale fretak (KF), mens en kmmune i AS. De 4 andre kmmunene har dette rganisert i kmmunale etater. Bligselskapet er eget KF g i frsvaret er eier g frvalter rganisert i Frsvarsbygg Resultater hvedtendenser Begge kmmuner med KF g AS har så langt lykkes bra. T av kmmunene med kmmunale etater har ikke lykkes g har reversert rdningen med internleie. En av kmmunene med tradisjnell etatstruktur har lykkes meget bra. Begge referansene (bligselskap g frsvaret) har ppnådd gde resultater. De fleste har lykkes best i frhld til synliggjøring av kstnader g økt rllefrståelse. Systematisk vedlikehld g arealeffektivitet kmmer ne lenger ned på listen. Det ser ut til at frbedret vedlikehld g arealeffektivitet krever lenger tid å gjennmføre g krever ytterligere grep, enn kun innføring av internleie. Oversikt ver kstnader g bedre rllefrståelse, er trlig nødvendige frutsetninger fr å ppnå dette Målppnåelse Det er str variasjn i frhld til i hvilken grad de ulike kmmunene har ppnådd egen målsetting. Tabell i rapprten viser både målsetting, karaktersetting g kmmentarer i frhld til målsetting. Kmmune 1 har svært høy målppnåelse, etterfulgt av kmmune 2 g, deretter kmmune 4. Sistnevnte har freløpig ikke lagt leien ut på virksmhetene. Kmmune 5 g 6 har i liten grad ppnådd egen målsetting g har reversert rdningen med internleie igjen. Begge referansene har høy målppnåelse. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 4

5 1.6. Synliggjøring av kstnader De fleste kmmunene g referansene framhever synliggjøring av kstnader sm en av de største frdelene ved innføring av husleie / internleie. Mange plitikere er nk verrasket ver hvr stre verdier bygningsmassen representerer. Virksmhetene sm tradisjnelt nærmest har tatt kmmunale bygninger sm gitt, får se at utgifter til bygninger g kstnadsdekkende leie er en av de stre pstene på budsjettet. Dette bevisstgjør at m2 kster g at her er det midler å spare Rllefrståelse Igjen er det kmmune 1 sm er kmmet lengst både i frhld til karakterer g kmmentarer, kmmune 2 g ligger like bak, etterfulgt av kmmune 4. Kmmune 7 er i ferd med sin innføring g har så langt ikke høstet erfaringer. Kmmune 5 g 6 viser at her har det sviktet i frhld til rllefrståelse g samhandling. Tabell 4 viser detaljene. Jevnt ver er det høy scre på rllefrståelse med unntak av kmmune 5 g Systematisk vedlikehld. I snitt er det lavere scre på resultater i frhld til vedlikehld, enn på rllefrståelse g synliggjøring av kstnader. Til trss fr dette framstår her kmmune 1 sm en mønsterkmmune med full scre på karaktersetting g høy målppnåelse fra alle intervjupersner. Her er systematisk vedlikehld satt i system, både i frhld til frutsigbare midler g kmmunikasjn mellm eier, frvalter g rådmann. Kmmune 2 har gså gde resultater etterfulgt av kmmune g 4 sm i økende rekkefølge har flere punkter med frbedringsptensial. Begge referansene har gså ppnådd svært gde resultater. Kmmune 5 g 6 har heller ikke lykkes i særlig grad med systematisk vedlikehld (se tabell 5) 1.9. Arealeffektivitet Her er alle kmmunene i snitt kmmet ne krtere enn på de andre punktene. Det er kmplisert å innføre incitamenter fr leietakere uten at det får uheldige knsekvenser fr eier g frvalter. Dette krever en rganisasjn hvr de andre punktene fungerer gdt g hvr det er en kultur hvr rdningen med leie er gdt frankret. Her kmmer kmmune best ut, etterfulgt av 1 g 2. Kmmune 4 har ikke lagt leien ut på virksmhetene g har således ikke pprettet nødvendige incitamenter. Kmmune 5 har trlig hatt fr høye ambisjner på dette punktet i frhld til rllefrståelse g samhandling Suksesskriterier anbefalinger. Opprette klare avtalemdeller mellm eier, frvalter g leietaker. Unngå gråsner i frhld til ansvar. Etablere likeverdighet mellm frvalter g leietaker. Skille klart på persner g ansvar i de ulike rllene, etablering av kmmunale fretak er trlig en frdel. La frvalter, sm har best kmpetanse, verta mest mulig bygningsrelatert ansvar.. Eventuelt ha fleksible rdninger til ulike leietakere. Legge til rette fr at eiendmsfrvaltningen blir egen kjernevirksmhet. Ikke ha fr høye ambisjner i starten i frhld til arealeffektivitet g vedlikehld. Først etablere rllefrståelse g synliggjøre kstnader. Lage gde vedlikehldsplaner sm er grundig kmmunisert med leietakere. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 5

6 Få aksept fra plitikere på at vedlikehldsmidler skal være tilstrekkelig til systematisk vedlikehld, være skjermet g ppdateres årlig i frhld til prisstigning. Lage enkle g gjennmførbare mdeller fr beregning av kstnadsdekkende leie. Være bevisst i frhld til å etablere en bedriftskultur med rllefrståelse g samhandling. Systemer alene vil ikke fungere, dersm de ikke frankres tilstrekkelig i kulturen. Det er viktig å lære pp, skape frståelse g deretter frvente g følge pp ledere. Alle kmmunene (inklusive de sm ikke har lykkes) g referansene anbefaler at det innføres systemer med internleie / husleie i andre kmmuner, dersm dette gjøres på en riktig måte. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 6

7 2. PROSJEKTBESKRIVELSE Mål g frventet resultat Målsettingen er å kartlegge m det er utviklet systemer fr bruk av intern husleie i kmmuner eller kmmunale fretak sm kan tjene sm beste praksis fr pplæring. Beste praksis innebærer bruk av intern husleie fr å ppnå driftsfrdeler sm: Synliggjøring av kstnader Systematisk tilgang til ressurser fr nødvendig vedlikehld g drift Ansvarliggjøring av brukere i frhld til effektiv arealbruk. Det frventes at kmmuner eller fretak har erfaringer sm kan systematiseres g inngå i en definisjn av beste praksis. Aktiviteter: Kartlegge kmmuner med tradisjnell rganisering av eiendmsfrvaltningen sm benytter internhusleie Kartlegge kmmuner g KF er med delt frvalter- g brukerrlle sm har erfaringer med bruk av internhusleie. Kartlegge frventede målsettinger g frbedringer ved innføringen av internhusleie. Kartlegge praktisk gjennmføring g mfang av intern husleie Sende ut spørreskjema g gjennmføre ppfølgende dybdeintervjuer fr å evaluere bruk av internhusleie i ca 6-10 kmmuner eller fretak pp mt egne målsettinger. Både frvalter g bruker skal intervjues i hver kmmune fr å kartlegge m intern husleie har svart til kmmunens frventninger. Kartlegge eksisterende beste praksis, eller anbefalinger fr å utvikle beste praksis.. GJENNOMFØRING AV UNDERSØKELSEN..1. Metdikk /intervjuer Det er fretatt telefnintervjuer med 7 kmmuner g t referanser (kmmunalt bligfretak g frsvaret). I kmmunene er det frtatt intervjuer med de ulike brukerrllene, eiendmsfrvalter, rådmann g leietaker. Det er gitt karaktersetting på et utvalg spørsmål med tilhørende utdypende kmmentarer. Eiendmsfrvalterne har i tillegg svart på faktaspørsmål m egen virksmhet. Det er ttalt gjennmført 20 intervjuer g utfylt til sammen 28 intervjuskjemaer. Alle intervjubjektene fikk tilsendt intervjuskjema på frhånd g var frberedt under telefnintervjuene. 4. BEGREPSAVKLARINGER 4.1. Husleie/internleie I undersøkelsen blir både begrepet husleie g internleie benyttet samtidig. I kmmuner hvr eiendmsetaten er rganisert sm en kmmunal enhet, benyttes internleie sm begrep. Dette i mtsetning til kmmuner hvr eiendmsetaten (sm utøver frvalter- g eierrllen) er rganisert sm eget kmmunalt fretak eller AS. Der benyttes begrepet husleie. I undersøkelsen benyttes derfr begrepet husleie/internleie samlet.. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 7

8 4.2. Fastsetting av leie Kmmunene sm er med i undersøkelsen har alle leier sm er beregnet på litt ulik måte. Nen har tatt utgangspunkt i takster, slik at utgangspunkt fr leien er delvis markedsrientert. Det er imidlertid vanskelig å angi en krrekt markedsleie fr frmålsbygg, sm f. eks skler, sm både på grunn av sine funksjner, rmprgram g beliggenhet ikke uten videre kan benyttes på det frie eiendmsmarkedet. De fleste har derfr en blanding av kalkulert leie basert på nøkkeltall, takster, byggekstnader i tillegg til avskrivninger, rentekstnader g ulike deler av FDV kstnader. Ingen av intervjustedene har etter min ppfatning fullt ut benyttet årskstnadsberegninger i henhld til NS 454. (Kanskje med unntak av Frsvaret). Flere har en viss markedstilpasset leie ved at beliggenhet, alder, verdi g tilstand gså er trukket med i beregningen. Det er mye mer kmplisert å beregne riktig kstnadsdekkende leie fr kmmunens frmålsbygg, enn å beregne markedsleie fr et kntrbygg. Det er ikke lagt vekt på å få full versikt ver beregningsgrunnlaget til den enkelte kmmunen i denne undersøkelsen. Det viktige er at leien er mest mulig kstnadsdekkende gså i frhld til FDV g særlig i frhld til kstnader fr vedlikehld, eventuelt nødvendigheten av å kunne ta igjen frsømt vedlikehld g etterslep. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 8

9 5. STATISTIKK OG BAKGRUNNSTALL Sm det framgår av tabell 1 er det ttalt ca innbyggere i de 7 kmmunene sm er intervjuet. Samlet verdi av eiendmsmassen sm inngår i rdningen med husleie/internleie er på ca. 17 milliarder kr i tillegg til frsvaret g bligselskapet. T av kmmunene har rganisert eiendmsfrvaltningen sm kmmunalt fretak (KF). En kmmune sm AS g 4 kmmuner sm kmmunal etat (resultatenhet). En av disse kmmunene er i ferd med å innføre rdningen, mens t kmmuner avskaffer eller reverserer rdningen frdi de ikke har lykkes. Disse går ikke tilbake til tradisjnell frvaltning men søker nye mdeller. Det er intervjuet t referanser (R) Den ene er et kmmunalt bligfretak (8) g den andre er Frsvaret (9) hvr representanter både fr frvalter g leietaker er intervjuet. Intervjubjekt Organisering av SUM KF KF E AS E E E R R eiendmsetaten Status (se frklaring under) F F F Fi A A I F F Internleie /husleie innført år *1) *1) 2007*(2) Antall Innbyggere Eiendmsmasse sm inngår i husleierdning m2 Verdi av eiendmsmassen mrd kr ? ,6,1 1, 0,8,5 7 0, Internleie /husleie innført år Tabell 1 KF Kmmunalt fretak E Kmmunal etat AS Aksjeselskap R Referanse F Fullt innført Fi Fullt innført, leien ikke lagt ut på virksmhetene A Avskaffet igjen, erstattes av andre rdninger I Under innføring *1) Avskaffet år *(1) *(1) 2007*(2) Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 9

10 6. RESULTATER 6.1. Hvedtendenser I tabell 2 er det vist karaktergivning på et utvalg av spørsmålene sm berører rllefrståelse, frutsigbarhet, vedlikehld g arealeffektivitet. Det er vist snittkarakter (4 er beste karakter g 0 er lavest) fr alle intervjustedene samlet g fr de fire kmmunene hvr rdningen med internleie fungerer best (Fullstendig karaktersetting på alle spørsmål fra alle intervjubjektene er vist i vedleggene) Intervjubjekt Snitt Organisering KF E KF AS 1-4 E E E R R Snitt alle Medfører bruk av internleie en klarere rllefrståelse fr eier, frvalter g bruker? 4,0 4,0,7,0,6 2,0 4,0 2,7 4,0 4,0,4 Gir internleien eiendmsfrvalter mer frutsigbare rammebetingelser 4,0 4,0 4,0,0,7,0,0 1,0 4,0 4,0,2 Gir internleie eieren et bedre grunnlag fr investeringsbeslutninger 4,0,0 4,0,7,6,0 1,0 1,7 4,0 4,0,0 Gir internleien bedre frutsigbarhet i frhld til midler til vedlikehld 4,0,0,5 2,7,,0 1,0 1,0,0,0 2,6 Drives det gdt, verdibevarende vedlikehld? 4,0 2,7 2,7 2,7 2,9 1,0 2,0 1,7 4,0,0 2,5 Gir internleie brukeren incitamenter til å være kstnadsbevisst i frhld til arealbehv g standard? Snitt fr hver kmmune 2,7,7 2, 1,7 2,5 1,0 1,0 1,,0 2,0,8,4,4 2,8, 2,2 2,0 1,6,8,5 Tabell 2 Ved å sammenstille intervjubjektene g å beregne snitt på karakterbesvarelsene fr hver kmmune, kan man trekke enkelte knklusjner: De kmmunene sm praktiserer rdningen med internleie fullt ut, får høyest karakterer Både kmmuner med eiendmsfrvaltningen rganisert sm KF, sm kmmunal etat g AS har lykkes bra. Kmmuner sm har reversert rdningen, har eiendmsfrvaltningen rganisert sm kmmunale etater Referansene (Frsvaret g bligselskap) sm praktiserer rdningen fullt ut, har tilsvarende høye karakterer sm de beste kmmunene. Det kan tyde på at kmmuner sm har rganisert eiendmsfrvaltningen sm KF eller AS har lykkes best. Dette til trss fr en kmmune med tradisjnell rganisering sm gså har lykkes bra. Det viktigste er sannsynligvis å innføre rdningen med internleie fullt ut g ikke lande på halve løsninger Bruk av internleie gir ulike resultater i frhld til målsettingen. I tabell 2 er de viktigste målsettingene satt pp i rekkefølge etter karakter. Det viser seg at målsettingen m økt Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 10

11 arealeffektivitet kmmer lengst ned, med synliggjøring av kstnader g rllefrståelse på tpp. Målsettinger, de beste resultatene øverst på listen: 1. Internleie fører i str grad til mer frutsigbare rammebetingelser g økt rllefrståelse fr eier, frvalter g leietaker. 2. Internleie gir bedre grunnlag fr investeringer. Det blir mer frutsigbare midler til vedlikehld 4. Det drives gdt verdibevarende vedlikehld 5. Det gir incitamenter til å være arealeffektiv. Synliggjøring av kstnader g økt rllefrståelse vil inntre frhldsvis raskt etter innføring av internleie/husleie. Dette skaffer de nødvendige frutsetninger fr ppnå bedre vedlikehld g mer effektiv bruk av arealer på sikt. Dette krever imidlertid at hele rganisasjnen får mdellen med internleie til å fungere i tilstrekkelig grad g at det skapes en kultur hvr alle jbber sammen fr å ppnå ytterligere mål. Det er således lite trlig at mdellen med internleie av seg selv skaper bedre vedlikehld g bedre arealeffektivitet, men er en klar frutsetning fr å nå disse målene. De kmmunene sm har lykkes best, har derfr etter str sannsynlighet gjrt flere større g viktige grep fr å lykkes i frhld til vedlikehld g arealeffektivitet. Karakterene på disse mrådene viser derfr gså hvr langt rganisasjnen har kmmet i sin utvikling, etter at internleie / husleie er blitt innført. Sm det framgår av tabellen g venstående gir rdningen med internleie/husleie i første rekke gde resultater i frhld til synliggjøring av kstnader, mer frutsigbare rammebetingelser g økt rllefrståelse. Gdt verdibevarende vedlikehld kmmer lenger ned på listen g bedret arealeffektivitet kmmer lengst ned. Det er derfr viktig å ha klart fr seg hva sm er realistiske mål ved innføring av internleie. Fr ambisiøse mål m innsparinger g bedre arealeffektivitet kmmer ikke av seg selv, men krever en lengere peride hvr incitamenter gradvis kan øke. Bedre vedlikehld kmmer heller ikke av seg selv, men frutsetter stabil tilgang på tilstrekkelige vedlikehldsmidler ver tid. Innføring av leie må derfr sees sm et verktøy fr å ppnå ytterligere mål. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 11

12 6.2. Målppnåelse Alle intervjubjektene har kmmet med utdypende kmmenterer ved karaktersettingen. Disse refererer seg til de ulike spørsmålene g viser både psitive g negative erfaringer. Et utdrag av kmmentarene er vist i tabell. Tabellen viser i hvilken grad de ulike kmmunene g referansene har nådd sin egen målsetting. Målsettingen sm hver kmmune / referanse har satt pp er vist i den venstre spalten g kmmentarer i frhld til egen målppnåelse er vist i den høyre spalten. Karakter fr egen målsetting er gså satt pp. (4 er best) Det er gså vist m leiemdellen ble innført både i frhld til en plitisk g administrativ målsetting. I kmmentarene fr egen målppnåelse er det gså tatt med i hvilken grad intervjubjektene vil anbefale leiemdellen fr andre kmmuner. Følgende betraktninger er gjrt m den enkelte kmmune: Kmmune 1 har brtimt full ptt i sin vurdering av egen målppnåelse. Dette er tydeligvis en rganisasjn sm har tatt en rekke riktige grep g fått meget gd kntrll på egen situasjn. Det er særlig jbbet mye med aksept av mdellen i egen rganisasjn. Kmmune 2 g ligger gså tett pp til høyeste karakter fr målppnåelse, mens kmmune 4 trenger nen ytterligere tiltak fr å nå helt pp, dette gjelder særlig frhldet til vedlikehld. Kmmune 4 har frtsatt ikke lagt leien ut på virksmhetene, selv m man sentralt har full versikt ver huskstnader splittet på virksmhetene. Det mangler gså ne i frhld til plitisk skjerming av vedlikehldsmidler. Kmmune 5 g 6 har ikke lykkes med egen målsetning. Kmmune 5 hadde muligens fr ambisiøs målsetting m å øke arealeffektiviteten g gjøre vedlikehldet billigere. Målsettingen var muligens gså fr diffus. Mye tyder på at ambisiøs målsetting g tr på at husleiemdellen alene kunne føre til ppfyllelse av målsettingen, gjrde at mdellen ikke fikk frståelse i egen rganisasjn. Det ble prblemer med fastsetting av leien. Dette skapte prblemer fr leietakere, mens frvalter satt med fraflyttet bygningsmasse, sm ikke lt seg leie ut eller selges eksternt. Kmmune 6 hadde ikke sikret plitisk frankring fr sin mdell. Mye tyder på at man ikke klarte å få egen rganisasjn til å få frståelse fr denne fullt ut. En av kmmentarene sier at mdellen kunne fungert bra, dersm den hadde vært nk frankret g hadde vært gjennmført fullt ut. Kmmune 5 g 6 søker nå andre løsninger men har freløpig gitt pp mdellene med husleie/internleie. Se fr øvrig kmmentarer i tabell. Kmmune 7 hlder på med innføring av mdellen g har så langt kun gitt uttrykk fr nen frventninger i frhld til innføring av mdellen. Dette er en kmmune sm kan følges pp senere i frhld til målppnåelse. Begge de t referansene har høy karakter på målppnåelse g har fått dette til å fungere meget bra. Begge bekrefter g støtter de mer generelle betraktninger g anbefalinger sm mtales av kmmunene Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 12

13 6.. Synliggjøring av kstnader De fleste intervjubjektene framhever synliggjøring av kstnader sm en av de største frdelene med innføring av husleie/internleie. Sm det framgår av kmmentarene i tabellen, har alle kmmunene g referansene strt sett nådd sin egen målsetting m bedre synliggjøring av kstnadene. Der er litt uklart m denne målsettingen implisitt var satt pp ved innføringen av leiemdellen, eller m dette har vært det første g mest markante resultatet. Mange betraktet tidligere kmmunens bygninger sm ne man benyttet mer eller mindre gratis. Synliggjøring av kstnader viser klare sammenhenger g skaper frståelse av at bruk av eiendmmer g lkaler er en av de stre utgiftspster på virksmhetenes budsjetter. Det blir således gså klart at dette er kstnader sm det er viktig å få gd kntrll ver. Mange plitikere har nk gså blitt verrasket ver hvr stre verdier sm ligger i den kmmunale bygningsmassen, ne sm igjen kan skape frståelse av hvr viktig det er å vedlikehlde g å være arealeffektiv. Dette legger grunnlaget fr ytterligere tiltak fr å prfesjnalisere eiendmsfrvaltningen. Synliggjøring av kstnader, ved siden av bedre rlleavklaring, er sannsynligvis de viktigste frutsetningene fr å effektivisere g prfesjnalisere eiendmsfrvaltningen, spare arealer g innføre systematisk verdibevarende vedlikehld. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 1

14 Intervjusted Målsettinger Adm mål Pl mål Karakter Fungerer i henhld til målsetting? Synliggjøre kstnader Ivareta kapital Rette pp vedlikehlds-etterslep Synliggjøre kstnader Finne incitamenter til å redusere kstander Synliggjøre kstnader Kapitalfrigjøring (muligheter fr å frigjøre arealer) Entydig rllefrdeling Tydelig bedriftskultur Synliggjøre verdier, ressursbruk g reelle kstnader Bli mer arealeffektiv Sikre vedlikehldsmidler uavhengig av kmmunale budsjetter Få frutsigbare rammebetingelser fr FDV (beregnet andel) Synliggjøre kstnader Ta vare på kapitalstrøm Målsettingen var diffus Øke arealeffektiviteten Høyere effektivitet g billigere vedlikehldskstnad pr m2 Hvedprblem med målsetting var verdifastsetting g vedlikehld Synliggjøre riktig kntantstrøm av kapital. Prfesjnalisere eiendmsfrvaltningen Mer effektiv frvaltning Økt kstnadsbevissthet Ha fkus på kjernevirksmheten, spare kstnader g være arealeffektive Tabell x x 4 x x 4 x x x x, 7 2, 7 x 1 Fungerer fullt ut i henhld til målsetting Meget bra med husleie, brukere var skeptisk i starten Kan slippe systemet enda mer løs etter hvert fr å skape nye incitamenter til være enda mer arealeffektiv Fikk alle systemer på plass tidlig, bygget en kultur med frståelse. Kan ikke se nen brukbare alternativer til husleie/internleie Fungerer svært bra, burde være flere incitamenter fr brukere til å være kstnadsbevisst Gir frutsigbar øknmistyring g bedre vedlikehld Anbefaler sterkt mdell med internleie, gir frutsigbarhet, ryddighet g versikt i frhld til øknmi Bedre eiendmsfrvaltning Kapitalfrigjøring ved å avskaffe uhensiktsmessig lkaler Tydeliggjøring av rller Vil anbefale andre å innføre mdellen, men krever rllefrdeling fullt ut Gir meget gd synliggjøring av kstnadselementene sm lønn, materialer g eiendm Klare frbedringer, har ikke helt fulgt regler i aksjelven Ikke tilstrekkelig midler til vedlikehld Frsømt vedlikehld Anbefaler mdell med husleie/internleie Helt nødvendig med husleie/internleie Manglet plitisk frankring g målsetting Var ikke nk frankret administrativt Kunne fungert bra dersm fullt gjennmført g frankret Vil anbefale internleie dersm mdellen blir gjennmført fullt ut x x Gde Frventninger. Ordningen er under innføring. x x 1 4 Fungerte ikke etter hensikten Leietaker sparte arealer mens frvalter satt med arealer sm ikke kunne realiseres. Vil anbefale internleie i en mdell sm fungerer, ikke bare et nullsumspill med flytting av penger Fungerer meget bra Vil abslutt anbefale husleie/internleie Fungerer meget bra Anbefaler husleiemdell Mer markedsrientert leie gir mer incitamenter til arealeffektivitet Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 14

15 6.4. Rllefrståelse Tabell 4 viser karakterer g kmmentarer til spørsmålene sm går på rllefrståelse, fkus på kjernevirksmhet, kmmunikasjn g ppfattelse av leienivå. Samlet sett gir karakterer g kmmentarer på disse spørsmålene indikasjner på hvr langt mdellen med leie er frankret g implementert i de ulike kmmunene. En høy scre indikerer at både frvalter, leietaker g rådmann samarbeider m en felles mdell g målsetning, med høy grad av felles frståelse. Kmmune 1 har gså her nær full scre. Det freligger en klar rllefrståelse, leietaker har full fkus på sin kjernevirksmhet g vedlikehld g kmmunikasjn rundt denne fungerer svært bra. At det ikke er høyeste karakter på ppfatningen m leie, viser at eldre bygninger ikke er fullt ut funksjnelle fr virksmhetene. Det man kan merke seg er at planer m vedlikehld ligger ute på intranettet, g at alle er frnøyd med status på samarbeidet. Kmmune 2 g er kmmet langt, men har frtsatt nen frbedringspunkter før de har beste karakter på alt. Det viktigste er at det er prsesser i gang fr å bedre samarbeid g rller ytterligere. Særlig kmmunikasjn mellm frvalter g leietaker i frhld til planlagt langsiktig vedlikehld er viktig, fr å sikre at det ppstår en kultur hvr alle drar i samme retning. Det at leien kan ppfattes urettferdig i sammenligning med KOSTRA tall g andre kmmuner, tyder på at mdellen ikke er fult frankret g frstått av alle. Kmmune 4 har ikke lagt leien ut på virksmhetene. Dette kan tyde på at mdellen ikke er fullt ut gjennmført. Det sies gså at det har vært en bratt læringskurve fr mange ledere. Mye tyder på at kmmunen er gdt i gang, men det blir sikkert viktig å jbbe aktivt fr at ikke misnøye får bre seg i frhld til leietakers ppfatning av mangler ved vedlikehld etc. Gde leieavtaler blir framhevet sm viktige verktøy fr å skape klarhet i rllene. Sammenlignet med tidligere er mye blitt bedre. Kmmune 5 g 6 viser at innføring av internleie sviktet i frhld til samarbeid g rllefrståelse. I kmmune 5 blir det framhevet at mdellen skapte så mye usikkerhet at dette gikk ut ver leietakers fkus på sin kjernevirksmhet. Alt tyder på at rganisasjnen ikke har vært mden fr å ta imt mdellen, eller at den ikke er blitt praktisert slik at den har ført til synliggjøring av kstnader g økt rllefrståelse. Det er ikke mulig på bakgrunn av intervjuene, å gi en klar analytisk begrunnelse på hvr det har sviktet. Mye tyder imidlertid på at det ikke er mdellen i seg selv sm er feil, da intervjubjekter i begge kmmuner anbefaler andre å innføre mdellen med internleie. Da disse kmmunene ikke har lykkes, frsøker man seg nå med andre egenutviklede mdeller, sm muligens på sikt kan føre til at mdellen med internleie tas i bruk igjen i litt andre varianter. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 15

16 Medfører bruk av internleie en klarere rllefrståelse fr eier, frvalter g bruker Gir internleie brukeren muligheter fr å ha økt fkus på sin kjernevirksmhet Her eier / frvalter versikt ver brukerens behv Oppfattes størrelsen på leien sm riktig g rettferdig kmmune karakter Kmmentarer Karakter Kmmentarer Karakter Kmmentarer Karakter Kmmentarer 1 2 4,7 4 4 Fått fjernet gråsner (Svarteper) Veldig bra. Klare kntrakter sm regulerer ansvar Få diskusjner m ansvar Brukeren kan ivareta sin egen rlle Inngåtte avtaler avklarer langt på vei ansvarsavklaringen Det er blitt større fkus på brukerrllen. Eierrllen er litt tungvint Tydeliggjøring av rller Mer prff eiendmsfrvalt ning En tydeligere bestiller Ja. Men leien bør legges ut på virksmhetene Det er laget ansvarsbeskrivelse i frhld til brukere, har litt frbedringsptensial Det har vært en bratt læringskurve Viktig at alle ledere frstår knstruksjnen Leveranseavtaler er viktige verktøy,0,, 4 Lite knflikter Kan drive barnehage g tenke på hva barnehagen trenger Ren vinn, vinn situasjn Virksmhetene skryter av at de kan ha full fkus g slipper å bekymre seg m vedlikehld Fungere bra, kan ha fkus på egen drift Gde leieavtaler er gunstig Fr ti år siden betegnet rektrer seg sm vaktr. Blitt mye bedre Ne klager på vedlikehld g mangel på vaktmestertjenester Det må frtsatt purres på tjenester sm skulle vært gjrt autmatisk Brukere har fra tidligere hatt mye fkus på eiendmsfrvaltningen på grunn av dårlig vedlikehld, Har jevnlige møter Blir alltid lyttet til Stre frbedringer siste årene Klare kanaler g str ryddighet Vet alltid hvem sm skal kntaktes Brukeren vet når ting kmmer Alt er planlagt g kmmer i riktig rekkefølge Gjennm tilstandsvurderinger gd versikt Delvis kjennskap, ikke veldig tett kmmunikasjn men gdt samarbeid. Bruker må melde sine behv Frtsatt ptensial fr å krdinere g skape frståelse fr brukerens ønsker. Har gd versikt Det er et ptensial fr bedre kmmunikasjn mellm frvalter g leietakere Frtsatt litt uklare rller 2,7,, Ha høy leie selv m kun deler av bygget blir benyttet. Skal flytte til mer egnet bygg Det varierer sikkert. Men er blitt klart bedre etter hvert Nen ppfatter det sm urettferdig ved sammenligning med KOSTA tall Ved å sammenligne med private virker det rettferdig Lite knflikt, men ne uenighet Får strt sett det man betaler fr, rimelig riktig Blir dyre ved sammenligning med andre kmmuner på grunn av avskrivninger Mye høyere leie enn andre kmmuner (KOSTRA) på grunn av markedsleie Alle bygg er taksert g leien baserer seg på finansiell leie Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 16

17 ,7 2 4 Har frventninger Det sviktet i rllefrståelsen mellm frvalter g eier/bruker. Ordningen var initiert fra rådmannen Frvalter påpekte ikke i nødvendig grad feil i rammebetingelsene Delvis klarere rllefrståelse fr eier g bruker 1 2 1,7 Har årshjul med vedlikehld, kmmuniserer dette med leietakere Brukeren hadde frventninger m å kunne frigjøre midler. Disse ble ikke investert i bedre arealer eller økt vedlikehld Nei. Ordningen ble et frstyrrende element med usikre leieberegninger sm skapte prblemer fr virksmhetenes budsjettppfølging 4, Flere av frvalterene kjenner frmålsbygg veldig gdt g blir sparringpartnere fr leietakere Frtsatt ikke innført Fr lite midler til innvendig vedlikehld 2 Leien ble tilpasset markedskst uten nk hensyn til tilstand g alder. Ga uheldige knsekvenser Hadde ingen reell betydning Tabell Systematisk vedlikehld I tabell 5 er det satt pp en versikt med kmmentarene sm km i intervjurunden til tema vedlikehld. Det er gitt kmmentarer til i hvilken grad internleie gir mer frutsigbare vedlikehldsmidler, m kmmunen har ppdaterte vedlikehldsplaner g m det drives gdt verdibevarende vedlikehld. Det er gså vist hvilken karakter sm ble gitt på hvert av spørsmålene. Der både eiendmsfrvalter, leietaker g rådmannen har svart, er karakteren satt sm et snitt fra alle. Det er videre krysset av fr hvrdan leien er fastsatt. Dette er utdypet ne mer under punkt 5.2 Fastsetting av leie. Det er således litt flytende verganger mellm flat, kalkulert g markedsbasert leie. Det er verdt å merke seg at kmmune 4 ikke har lagt leien ut på virksmhetene, men har spesifisert denne på hver virksmhet sentralt hs rådmannen. Slik det er nevnt under punkt 7.1 Hvedtendenser er det ikke på systematisk vedlikehld kmmunene får høyest scre. Det ser derfr ikke ut til at vedlikehldssituasjnen nødvendigvis blir tilfredsstillende, kun ved å innføre internleie/husleie. Selv i kmmune 4, hvr eiendmsfrvaltningen er rganisert sm AS, benyttes vedlikehldsmidler til saldering i en anstrengt kmmuneøknmi. Dette gjøres ved å sette ned husleiene. De t kmmunene sm har reversert rdningen med internleie, fikk ikke kntrll ver sitt etterslep på vedlikehldet på grunn av manglende midler. Dette har sannsynligvis i str grad ført til manglende mtivasjn i deler av rganisasjnen til å frtsette rdningen med internleie. Kmmune 1 derimt framstår på mange måter sm en mønsterkmmune. Her er det abslutt full scre fra alle intervjupersner gså i frhld til vedlikehld. Karakter 4 på alle spørsmål. Systematisk vedlikehld er satt i system med prgram på intranett, svært gd kmmunikasjn med leietakere g fast beløp til vedlikehld sm blir økt i henhld til knsumprisindeks hvert år. Det er å anta at bruk av internleie har vært en frutsetning fr å få synliggjrt alle Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 17

18 kstnader g skaffet frutsetningen fr å drive så prfesjnelt, men det er tydeligvis gjrt andre grep i tillegg fr å få dette til å fungere så bra. Kmmune 2 har ikke full scre på vedlikehld, men vedlikehldet er blitt mye bedre enn tidligere. Eiendm er rganisert sm KF g det er blitt mye vanskeligere fr plitikere å benytte vedlikehldsmidler sm salderingspst. Frbedringsptensialet ligger i økte midler til vedlikehld g bedre dialg g kmmunikasjn med leietakere. Kmmune hvr eiendmsfrvaltningen er rganisert sm etat, har fått aksept på at plitikere ikke skal endre på vedlikehldsmidlene, selv m disse frtsatt er ne lave. Dette er et viktig prinsipp å få gjennmslag fr g er en del av nødvendig kulturbygging i kmmunen. Her er det gså frtsatt fr knappe midler til et fullt ut verdibevarende vedlikehld, særlig til innvendig vedlikehld. Frbedret kmmunikasjn med leietakere g mer kntinuitet i vedlikehldsplaner blir nevnt sm frbedringsptensial. Ved å selge unna upraktiske bygg g nedbetale lån øker arealeffektiviteten g øknmien frbedres. Kmmune 4 har til trss fr rganisering sm AS fått kutt i vedlikehldsmidler ved at plitikere har satt ned husleien. Det er nå tatt grep fr å frbedre situasjn med økt egenkapital til frvalter. Kmmunen har frtsatt etterslep i frhld til vedlikehldet. Status viser at rganisering sm AS ikke nødvendigvis skjermer vedlikehldsmidler fullt ut. Kmmune 5 g 6, sm har reversert mdellen med internleie, har ikke lykkes i frhld til å ivareta verdibevarende vedlikehld. Begge kmmuner ppgir strt sprik mellm behv g midler. Dette viser at innføring av internleie alene ikke er nen sikker suksessfaktr, men derimt en viktig frutsetning fr å få til andre nødvendige tiltak. Så lenge dette ikke blir satt skikkelig i system vil det alltid være fristende fr plitikere å tenke krtsiktig i frhld til vedlikehldet, dersm kmmuneøknmien er vanskelig. Kmmune 7 har alt fr lave midler til vedlikehld, men frventer at dette endres ved innføring av internleie. Frsvarsbygg kan tilpasse sin husleie til varierende behv hs leietakere. Dersm leietaker ønsker det kan Frsvarsbygg levere kmplette bygg med alle bygningsrelaterte tjenester innbakt i husleien. Leietaker kan derved verlate alt til Frsvarsbygg sm sitter med kmpetansen på dette mrådet. Det er et tankekrs at kun en kmmune har innvendig vedlikehld sm del av husleien. Det er viktig at leietakere (sm ikke har bygningskmpetanse) benytter tildelte midler til innvendig vedlikehld i tett samarbeid med eiendmsfrvalter. Et bedre grep er kanskje å la dette være del av husleien. Innføring av internleie/husleie er en frutsetning fr å skaffe versikt ver kstnader, klargjøre rller g synliggjøre hvrdan vedlikehld henger sammen med ivaretakelse av verdier g eiendmmer. Fr å få til et systematisk prfesjnelt vedlikehld må det i tillegg tas andre grep i tillegg til å få dette til å fungere. Se punkt 8 suksesskriterier. anbefalinger Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 18

19 Er leien / innehlder leien Gir internleien bedre frutsigbarhet i frhld til midler til vedlikehld Har kmmunen ppdaterte vedlikehldsplaner Drives det gdt verdibevarende vedlikehld Intervjusted Kstnadsdekkende Kalkulert Markedsbasert Utvendig vedlikehld Innvendig vedlikehld Teknisk drift Energi g renhld Karakter Kmmentarer Karakter Kmmentarer Karakter Kmmentarer 1 x x x x x x x 2 x x x x x 4 x x x x x 6 flat x x x 1 2,7,5 4 Helt klart. Har handlingsprgram på 4 år med vedlikehldsmidler justert etter knsumprisindeks. Eneste usikkerhet er prisstigning g rentenivå Gir stabile rammebetingelser. Har fått aksept på at dette er et system plitikere ikke skal endre på Det er blitt vanskeligere fr plitikere å saldere vedlikehldsmidler Har nedbetalt lån g er blitt kvitt dårlige bygg Til trss fr AS har plitikere satt ned leien g dermed redusert midler til vedlikehld Dårlig frutsigbarhet på grunn av mangel på midler Viktig å få frståelse fr årskstnader Sliter med strt etterslep 4 4 Har årlig prgram fr vedlikehld Prgrammet ligger på intranett. Brukere vet alltid hva sm skal gjøres g når det skal gjøres. Alt er planlagt g kmmer i riktig rekkefølge Har planer med et frbedringsptensial Få mer kntinuitet i planene Det er laget ny vedlikehldsplan basert på en tilstandsanalyse Har fått ekstra midler i år 2 2,7 2,7 2,7 4 Har strt sett rehabilitert alt. Gd ivaretakelse av kapitalverdier Vedlikehld kan bli bedre. Midler er utilstrekkelig Innvendig vedlikehld kan frbedres Kunne hatt mer midler Mye bedre vedlikehld enn tidligere. Kan frbedres med mer kmmunikasjn med brukere Startet bra, gikk litt ned igjen men på vei pp nå. Har fremdeles etterslep Mangler midler Har et frbedringsptensial Ønske m mer kmmunikasjn med leietakere Vedlikehldsbudsjettet var alt fr lavt 7 Kun FDV bevilgning Har frventinger m mer frutsigbare midler etter innføring av internleie Ganske gde planer 1 Altfr fr lave bevilgninger til vedlikehld Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 19

20 5 x x x x x 1 Altfr lite midler til både utvendig g innvendig vedlikehld Internleie førte ikke til økte budsjetter, nullsumspill med eksisterende tall Gde planer, men ikke midler til gjennmføring Strt etterslep på midler 1,7 Strt sprik mellm planer g midler Tabell 5 Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 20

21 7. AREALEFFEKTIVITET I tabell 6 er det vist karakterer på følgende spørsmål: Hvrdan utnyttes arealene i kmmunen? Her har alle kmmunene fått frhldsvis høy scre. Dette spørsmålet har i snitt fått høyest karakter av alle. Det synes imidlertid ikke sm m dette gjenspeiler i hvilken grad kmmunen er arealeffektiv, men heller at de fleste virksmhetene ppfatter at de ikke har mer plass enn de trenger g at alt tilgjengelig areal i en kmmune alltid vil finne et behv. Dette underbygges ved at karaktersetting på alle de andre mer spesifikke spørsmål m arealeffektivitet er kmmet langt ned på listen, se etterfølgende tabell 6. Kmmune 1 utmerker seg ikke på samme måte i frhld til arealeffektivitet, sm i frhld til målppnåelse, rlleavklaring g vedlikehld. Det ser ut til at kmmunen kjører et frhldsvis stramt regime, ved å begrense virksmhetenes muligheter til kunne behlde husleiemidler ved innsparinger av areal. Dette er en kmmune i sterk vekst sm har vksende behv fr arealer. Rådmannen sier at kmmunen har et frbedringsptensial, g kan slippe dette mer løs etter hvert. Mye tyder på at det er en frnuftig strategi å ikke ha fr ambisiøse mål m å spare kapital g arealer, før mdellen med internleie er etablert, rllefrståelsen g samarbeidet er på plass, g det er tatt grep fr å bedre vedlikehldet. I en rganisasjn hvr disse elementene er på plass, vil det sannsynligvis være skapt et klima hvr en kan sette inn neste støt mt arealeffektivitet, uten å skape frustrasjner i frhld til rganisasjnens kultur g mdenhet. Kmmune kmmer her best ut. Kmmunen har klart høyest karakter av alle i frhld til arealeffektivitet. Virksmhetene får i enkelte tilfeller behlde deler av leien g det freligger en viss grad av incitamenter til å spare arealer. Kmmunen har hatt internleie helt siden 1997 g har derfr sikkert kunne innføre dette gradvis. All innleie av andre arealer går via frvalter, ne sm synes å være et sunt prinsipp, da det er der kmpetansen ligger. Kmmune 2 kmmer gså frhldsvis bra ut g følger mye av de samme prinsipper sm kmmune 1 g. Kmmunen ser at de har et klart ptensial fr frbedringer. Kmmune 4 har ikke frdelt leien ut på de enkelte virksmhetene, men har full versikt ver alle kstnader spesifisert på virksmhetene hs rådmannen. Dette gir gd versikt g synliggjøring av kstnader, men tar brt mye av incitamentene fr virksmhetene til å spare arealer. Kmmune 5 synes å ha hatt fr ambisiøse mål m å spare arealer, uten at mdellen med husleie var tilstrekkelig implementert i frhld til rllefrståelse, samarbeid, husleieberegning g kntrll ver vedlikehldssituasjnen. Dette er muligens en sterkt medvirkende grunn til at systemet med internleie nå er reversert. Kmmune 6 har gså avskaffet mdellen g kmmune 7 har ikke fått erfaringer enda. Frsvaret har jbbet mye med arealeffektivitet g innsparinger i eiendmsfrvaltningen fr å få mer midler til kjernevirksmheten. Dette har lykkes langt på vei g rdningen med husleie er nå strt sett akseptert g gdt mttatt i hele rganisasjnen. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 21

22 Kan brukeren selv definere sitt arealbehv g leie i frhld til dette Har brukeren mulighet til å leie arealer av andre aktører Får brukeren mer midler til øvrig drift ved å være kstnadsbevisst i frhld til leie Gir internleie brukeren incitamenter til å være kstnadsbevisst i frhld til arealbehv g standard kmmune karakter Kmmentarer Karakter Kmmentarer Karakter Kmmentarer Karakter Kmmentarer 1 2 4,,7 2,,0 Brukeren definerer sitt behv i frhld til egen øknmi Ja ved samarbeid med rådmannen Leietaker blir utfrdret fra rådmannen i frhld til øknmi Avklares av rådmannen All innleie går via frvalter sm står fr alle kntrakter 2,7 2,,0 2,7 Ville bli en plitisk avgjørelse Rådmannen ønsker å ha flest mulig virksmheter i kmmunale bygg Gjør det nen steder Alle leie går via eiendmsavdelingen sm har kmpetansen Tas pp med sin direktør i rådmannens lederteam. Budsjettdiskusjn mellm frvalter, rådmann g leietaker Nen leier av andre Avtaler med frvalter (AS) på 20 år på alle bygg sm er vertatt fra kmmunen All leie går via frvalter 1, 2,7 4,0 2,7 Dette er et nullsumspill. Husleie kan ikke benyttes til ne annet Kan spare leie dersm lkaler er utleibare eller salgbare I prinsippet ja, men i praksis økende behv fr arealer Sjeldent at nen får ledige arealer Leien er ikke frdelt ut på virksmhetene 1,7 2,,7 2,7 Fullt ut på nybygg, ikke aktuelt på eldre bygg Kun delvis Har sikkert frbedringsptensial Kan slippe dette mer løs etterhvert Incitamentet frsvinner litt ved at bruker får økte rammer ved økte arealbehv Erfaring med dette freligger g det fungerer Dersm de finner på ne lurt får de behlde rammen Fått et mye mer bevisst frhld til arealbruk Abslutt ptensial fr frbedringer Leie ikke frdelt på virksmhetene 6,0 Basert på dialg ,0 Frventning,0 Frventning 1 Frventning 1 Frventning 5,0 Ja men avtaler var ikke gde nk. Frvalter frsøkte å begrense sitt tap 2, I prinsippet ja, men måtte gdkjennes Hele helse adm. flyttet til mer hensiktsmessige bygg. Frvalter satt igjen med bygg sm ikke kunne selges 2 I prinsippet ja, fikk behlde midler 1, Tabell 6 Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 22

23 8. SUKSESSKRITERIER ANBEFALINGER Det kan være enklere å skape klare rller i en str rganisasjn med internleie enn en liten. Det er derfr viktig at ikke de samme persner sitter med fr mange hatter Frvalter bør ta mest mulig innen sitt mråde sm frvalter har best kmpetanse på (vedlikehld inklusive innvending vedlikehld, renhld, avfallshåndtering, teknisk drift etc) Eventuelt lage kntrakter/avtaler hvr frvalter g leietaker kan være fleksible i frhld til hva frvalter utfører av tjenester i frhld til husleiens størrelse. (Frsvarsbygg kan f.eks. eksempel levere fullt innredede kntrer inklusive møbler g utstyr, dersm frsvarets leietakere ønsker det.) Etablere mest mulig likeverdighet mellm frvalter g leietaker. Ha avtaler mellm frvalter g leietaker sm klart definerer ansvarsfrdeling g i størst mulig grad ikke lar det være igjen uklare gråsner. Figur 1 Legge til rette fr at eiendmsfrvaltning g drift blir egen kjernevirksmhet sm skaper drivkrefter g synergier i kmmunen. Lage enkle men slide rganisasjnsfrmer. Det er viktig at rllene sm frvalter, eier g leietaker er klart definerte g kmmer til uttrykk i rganisasjnen. Organisering av frvalterrllen i et kmmunalt fretak ser ut til å fungere bra. Ikke ha fr høye ambisjner i starten, begynne med synliggjøring g rllefrståelse, deretter vedlikehld g arealeffektivitet når rganisasjnen er mden fr det g den nødvendig rllefrståelse blant ansatte, ledere g plitikere er etablert. Etablere gd kmmunikasjn mellm frvalter, eier g leietaker m systematisk vedlikehld. Lage langsiktige gde vedlikehldsplaner sm blir systematisk ppdatert g gdt kmmunisert med leietakere g sm er lett tilgjengelig fr alle (f.eks. på intranett). Få aksept fra plitikere på at vedlikehldsmidler til enhver tid skal skjermes g være frutsigbare. Få aksept fr at vedlikehldsmidler skal følge vanlig prisstigning g ppjusteres årlig. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 2

24 Lage enkle g gjennmførbare mdeller fr beregning av leie. Få med alle elementer slik at leien blir reell g kstnadsdekkende. Arbeide mye med å bygge vinnerkulturer i egen rganisasjn, frklare, lære pp g skape frståelse, deretter frvente, kreve g følge pp at alle ledere g nøkkelpersner er ljale til systemet. Sm det framgår av figur 1 under, har vi en tendens til kun å jbbe med den synlige delen av en rganisasjn, det sm går på struktur, systemer, mdeller etc. Det viktigste er imidlertid å være bevisst den mindre synlige delen av rganisasjnen, bedriftskulturen. Denne viser seg sm et isfjell. Den synlige delen utgjør kun ca 10 % av hele isfjellet. Dersm man ikke lykkes med å frankre mdellen med internleie / husleie i selve kulturen slik at alle samarbeider i en vinn / vinn situasjn, vil det være vanskelig å unngå sabtasje av mennesker sm mtarbeider mdellen eller systemet. Figur 2 Samtlige kmmuner g begge referansene svarer ja på spørsmålet m de vil anbefale andre kmmuner å innføre internleie / husleie fr sine bygg. Dette gjelder gså de kmmuner sm har reversert rdningen. Det tas imidlertid nen frbehld: Ha vilje til å utvikle mdellen ver tid. Ikke la dette bli et nullsumspill i frhld til eksisterende budsjett, men ha vilje til å tenke nytt g langsiktig gså i frhld til midler. Husleien må kunne dekke reelle kstnader. Det er ikke lurt å skille på innvendig g utvendig vedlikehld. Leietaker kan spekulere i dårlig vedlikehld fr å ppnå nye investeringer når det er blitt fr slitt. Eier g frvalter må kunne selge uhensiktsmessige bygninger utfra frretningsmessige prinsipper. Unngå fr mye plitisk innblanding i taktiske avgjørelser. Eier må sørge fr at husleien dekker midler til systematisk verdibevarende vedlikehld. Frvalter må sørge fr at dette vedlikehldet blir utført best mulig g kmmunisert med leietakere. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 24

25 Det må utvikles gde måter fr å fastlegge kstnadsdekkende leie på kmmunens frmålsbygg. Det sm verrasker ne, er at samtlige intervjusteder anbefaler andre kmmuner å innføre husleie/internleie, selv m de selv ikke har lykkes. Dette tyder på at rdningen med internleie/husleie aksepteres av alle, men at det er viktig å jbbe med en klar g versiktlig mdell sm får gd frankring i egen rganisasjn. Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 25

26 9. VEDLEGG 1 - OVERSIKT OVER KARAKTERSETTING Tabell 7 Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 26

27 Tabell 8 Sivilarkitekt Bengt Næspe ArkiData AS Rapprt.dc 27