Til interesserte leverandører Sak nr.: 11/ Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for levering av IKT utstyr til grunnskolen i Gran kommune

Transkript

1 Til interesserte leverandører Sak nr.: 11/03499 Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for levering av IKT utstyr til grunnskolen i Gran kommune INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Generelle opplysninger Oppdraget: beskrivelser og krav Oppdraget generelt Volum Produkter Produktkrav Leverandør: krav og dokumentasjon Kvalifikasjonskrav Ufravikelige krav Tilbudet Innlevering og frister Krav til tilbudet Valg av leverandør Tilbudsbehandling Avgjørelse av konkurransen Inngåelse av avtale Vedlegg

2 1 GENERELLE OPPLYSNINGER Konkurransen gjelder Konkurransen gjelder rammeavtale for innkjøp av bærbare PC er til grunnskolen i Gran kommune. Informasjon om kommunen: Regler for konkurransen Konkurransen gjennomføres i samsvar med gjeldende Lov om offentlige anskaffelser av , sist endret og tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og II, sist endret Konkurranseform Åpen anbudskonkurranse. Det innebærer at det ikke vil bli adgang til å forhandle om grunnleggende elementer i tilbudet som f.eks. priser, rabatter osv. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN database og Official Journal, TED Informasjon i tilbudsperioden Henvendelser relatert til konkurransegrunnlaget rettes til: Telefon: (Jens Harjo) E post: jens.harjo@gran.kommune.no Telefon: / (Hilde Laderud) E post: hilde.laderud@gran.kommune.no Post: Gran kommune, Rådhusvegen 39, 2770 Jaren Spørsmål mottatt etter tilbudsfristen vil ikke bli besvart. Kostnader ved tilbudsgivingen Oppdragsgiveren har ikke økonomisk ansvar for kostnader som leverandøren har i forbindelse med utarbeidelsen av tilbudet. Avtaleperiode Det skal inngås avtale for 1 år, med mulighet til forlengelse i år. Avtalen skal benyttes av oppdragsgiverens virksomheter når det skal anskaffes produkter som omfattes av avtalen. 2

3 2 OPPDRAGET: BESKRIVELSER OG KRAV 2.1 Oppdraget generelt Oppdragsgiveren ønsker tilbud på en rammeavtale for innkjøp av bærbare PC er til grunnskolen i Gran kommune. 2.2 Volum Gran kommune har 12 skoler med ca elever og 220 lærere. Pr. d.d. finnes noe ulike varianter av IKT utstyr i skolene mht. alder, men størstedelen er nå standardisert i forhold til type PCer. Alle skolene har i dag flere PC traller/skap med plass opptil 16 bærbare PCer i hvert skap. PCene er noen ulike modeller av merket Hewlett Packard. Alle PCene kan lades i PC skapene med standard Hewlett Packard strømforsyning. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiveren ikke forplikter seg til et bestemt volum, men til dekke sitt faktiske behov ut fra de økonomiske rammene som foreligger i kommunen. 2.3 Produkter Alle lisenser forutsettes tatt over kommunens sentrale EA avtale med Crayon og Antivirusavtale med Norman. Kommunens IT avdeling skal selv stå for tanking av PCene. Minimumskrav bærbar pc: Intel basert prosessor, minimum Core i5 Minst 4 GB RAM Dedikert minne til skjermkort DirectX støttet skjermkort SSD harddisk (Minimum 120 GB) Støtte for n på trådløst nettverkskort Robust og stabilt chassis Godt batteri 14 eller 15 tommers skjerm Leverte PC er skal ha gode utbyggingsmuligheter i forhold til de ovennevnte punktene. Disse beskrives og prises som opsjoner. 2.4 Produktkrav Leverandøren vedlegger nødvendig informasjonsmateriell som beskriver leverandørens produkter. Alle utstyrsprodukter som tilbys skal oppfylle krav i henhold til Forskrift om elektrisk utstyr. Alt utstyr skal oppfylle sikkerhetskrav og krav til EMC (elektromagnetisk forenlighet) og produktene skal være CE merket. Pc og skjerm skal oppfylle gjeldende energisparekrav i hht. ENERGY STAR. 3

4 3 LEVERANDØR: KRAV OG DOKUMENTASJON 3.1 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjons og dokumentasjonskravene skal sikre at leverandøren har oppfylt sine økonomiske forpliktelser i forhold til det offentlige og at leverandøren er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i avtalen. 3.2 Ufravikelige krav Skatteattester Dokumentasjon: Attest utstedt av kompetent myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme. Attesten skal bekrefte at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter. For norske leverandører innebærer dette framleggelse av skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF 1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS egenerklæring Dokumentasjon: Leverandør som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp (skjema: vedlegg 2). Økonomisk og finansiell stilling Godt økonomisk grunnlag: For at en rammeavtale skal være vellykket er det viktig at leverandøren som velges har et økonomisk fundament som gjør at leverandøren vil fungere som en solid samarbeidspartner i hele avtaleperioden. Leverandørens økonomiske soliditet vil derfor bli vektlagt ved kvalifisering av leverandørene. Leverandører med dårlig økonomi kan ikke regne med å bli kvalifisert. Dokumentasjon for at krav er oppfylt: Framleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Tekniske og faglige kvalifikasjoner samt referanser Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Referanser må kunne framlegges. Leverandøren må ha tilfredsstillende serviceapparat. Miljøkrav til leverandøren Emballasje: Leverandøren skal sørge for at emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). Utrangerte pc er og skjermer: Leverandøren skal sørge for at dette behandles forsvarlig som elektronisk avfall. 4

5 4 TILBUDET 4.1 Innlevering og frister Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal Være skriftlig, datert, undertegnet av person med nødvendig fullmakt Være merket: 11/03499 Anbud IKT utstyr grunnskole 2014 Leveres i lukket forsendelse Leveres på norsk, og all videre kommunikasjon skal foregå på norsk, til: Gran kommune, Kommunetorget, Rådhusvegen 39, 2770 Jaren Leveres i 3 papireksemplar og 1 elektronisk eksemplar på cd/minnepinne Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud: kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Vedståelsesfrist Tilbudet må stå ved lag fram til: Tilbakekalling Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 24. juni 2014 Frist for å stille spørsmål til konkurransen 29. juli 2014 Frist for å levere tilbud 29. august 2014, kl Tilbudsåpning 29. august 2014, kl Evaluering 29. august september 2014 Meddelelse om valg av leverandør 12. september 2014 Klagefrist 26. september 2014, kl Vedståelsesfrist 14. oktober Krav til tilbudet Tilbudets innhold Tilbudet danner grunnlaget for valg av leverandør og skal inngå som en del av en eventuell avtale. For å få et mest mulig korrekt sammenligningsgrunnlag og sikre at alle blir behandlet likt er det viktig at tilbudet inneholder opplysninger, utfylte skjemaer og dokumentasjon som besvarer dette konkurransegrunnlaget. Dette omfatter bl.a.: a. Leverandøropplysninger og dokumentasjon Dokumentasjon i h.h.t. pkt. 3 5

6 b. Priser og økonomiske forhold Prisene gis oversiktlig og klart spesifisert. For bærbare PC er ønskes spesifisert pris for image per PC. Prisene skal vise hvilke komponenter som inngår i prisen. Aktuelle prislister og rabattsatser som er benyttet, legges ved tilbudet. For tilleggsutstyr og nye produkter skal det benyttes samme eller for oppdragsgiver gunstigere kalkylemodell. Leverandøren må oppgi kursforholdet i norske kroner mot leverandørens oppgjørsvaluta på tilbudsdagen, samt hvor stor del av prisen som er kursavhengig. Betaling faktureres etterskuddsvis per 30 kalenderdager. c. Leveringsforhold Leverandøren skal oppgi normal og maksimal leveringstid regnet fra ordremottak. Utstyret skal leveres på angitt sted. d) Produktopplysninger og dokumentasjon Nødvendig dokumentasjon for å beskrive produktene samt oversikt over hvilke produsenter leverandøren representerer, legges ved. e) Eventuelle forbehold Eventuelle forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget og avtalevilkårene skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet. Dette må også inneholde opplysninger om hvilke konsekvenser det vil få for tilbudet hvis oppdragsgiveren ikke tar hensyn til forbeholdene. Manglende dokumentasjon medfører at tilbudet kan bli forkastet. Elektronisk handel Leverandøren skal opplyse om eventuell mulighet for elektronisk bestilling via leverandørens webløsning. Elektronisk faktura Gran kommune har Visma Enterprise økonomisystem og har tatt i bruk e faktura. Valgt leverandør skal kunne benytte dette. 5 VALG AV LEVERANDØR 5.1 Tilbudsbehandling Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Det avgitte tilbudet vil bli åpnet av representanter fra oppdragsgiveren og protokollført. Avklaring Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: Klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. 6

7 Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt. Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsningene leverandøren har satt fram. Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 5.2 Avgjørelse av konkurransen Forbehold Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Kriterier for tildeling av avtale Valg av leverandør vil skje ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier Bærbare PC: Priser, kostnader, leveringsbetingelser, % Produkt: kvalitet, funksjonalitet, ytelse, garantier, % Brukervennlighet: service, brukerinformasjon, elektronisk handel, organisering av leveranser, leveringstider, ordreoppfølging, % 5.3 Inngåelse av avtale Etter vurdering av innkomne og godkjente tilbud vil det bli inngått en rammeavtale med en leverandør. Rammeavtalen vil bestå av følgende dokumenter: Statens standardavtale for it anskaffelser (den lille kjøpsavtalen) legges til grunn for avtalen (vedlegg 1). Ved eventuelle avvik mellom konkurransegrunnlaget og standard avtalevilkår gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. Bilag 1: tilbud fra leverandøren Bilag 2: konkurransegrunnlag 6 VEDLEGG Vedlegg 1: Statens standardavtale for it anskaffelser (den lille kjøpsavtalen) Vedlegg 2: HMS egenerklæring 7