KONKURRANSEGRUNNLAG FOR

Transkript

1 Versjon KONKURRANSEGRUNNLAG FOR INNKJØP AV TRAKTOR 4 X 4 Til Notodden kommune ved virksomhet for eiendom og utedrift Anbudsfrist mandag kl

2 Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Utkast til avtale Vedlegg 2: Standard avtalevilkår (Utgår) Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: HMS-skjema Vedlegg 5: Kravspesifikasjon/Tilbudsskjema 2 av 9

3 1 Generell informasjon 2 OPPDRAGSGIVER - Generell informasjon Notodden kommune har en egen innkjøpsrådgiverfunksjon, som er en felles administrativ samarbeidskoordinering for alle virksomheter. Virksomhetslederne er faglig ansvarlige. Mer finner du på under linken Innkjøp. Kommunen driver skoler, og har ansvar for områder innenfor helse, omsorg, kultur, teknisk, samferdsel og næringsutvikling. I forbindelse med fornyelse av offentlig sektor skal kommunen ha en rolle som lokal utviklingsaktør. En aktiv innkjøpsarena vil være med på å ivareta denne rollen. Notodden kommune har en befolkning på om lag personer. Kommuneorganisasjonen har om lag 800 årsverk. Driftsbudsjetter i underkant av 400 mill. kr. Notodden kommune har også på forskjellige måter et innkjøpssamarbeid med kommunene i Buskerud, Telemark og Vestfold fylker, samt et innkjøpssamarbeid i Kongsbergregionen. Innkjøpssamarbeidet representerer en befolkning på ca personer spredt over Km 2. Mer info finner du på Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonssdepartementet har lagt ut grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige. Link til denne siden er: Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider 3 Generelle betingelser 3.1 Anskaffelsens definisjon og omfang Oppdragsgiver er. Dager betyr kalenderdager. skal anskaffe 1 stk traktor 4 x 4. Det kan gis tilbud på både ny og demo/brukt traktor. Kommunen har en traktor som skal tas som innbytte: Case 4210 med Trima laster 1997 modell reg.nr: LT 7939 og tilhenger: Weckman WS modell reg. nr: NY Traktor og henger kan ses på etter avtale. Anskaffelsen forutsetter at prisen er innenfor disponibelt budsjett. 3 av 9

4 Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlagets vedlegg 5 (Tilbudsmal). Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som Åpen anbudskonkurranse i henhold til Del III, 14-1 i forskrift til lov om offentlige anskaffelser. 3.3 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i vedlegg 5, pkt 52. Dersom oppdragsgiver ikke tar hensyn til forbeholdene, må leverandøren beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere leverandører, anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: Mandag klokken For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 3.5 Innlevering av tilbud 3 sett skriftlig av tilbudet, og 1 sett elektronisk på minnepinne/cd/diskett i Word og Excel format (Ikke PDF format), fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Anbud anskaffelse av traktor 4 x 4 til: Adressant: Notodden Kommune Avdeling: Eiendom og utedrift Kontaktperson: Ole Sverre Kantebakke E-post [email protected] Mobil Postadresse: Pb. 193, 3672 Notodden Besøksadresse: Tinnesgt 4, 3675 Notodden Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. 1 sett av tilbudet skal ikke limes, stiftes eller innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. Papirkvaliteten skal heller ikke vanskeliggjøre kopiering. All kommunikasjon, inklusive forhandlinger mv, skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. 3.6 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: av 9

5 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minst to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å anta eller forkaste samtlige tilbud, forlenge tilbudsfristen ved behov og å be om mer informasjon for evaluering av tilbudet hvilket kan medføre ny utlysning. 3.8 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.9 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den/de leverandør(er) som får sitt/sine tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag. Ved kontraktsinngåelse vil det bli arrangert byggemøter mellom oppdragsgiver og leverandør. Disse møtene skal være inkludert i pristilbudet Orientering til tilbyder Spørsmål kan rettes til: Kontaktperson: Ole Sverre Kantebakke Avd./adresse: Notodden kommune, Tinnesgt 4, 3675 Notodden Telefon: E-post: [email protected] Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til ansvarlig innkjøper dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. 5 av 9

6 4 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 4.1 Økonomiske og tekniske minstekrav Lovpålagte krav Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme HMS-erklæring HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og (skjema vedlagt) Våre tilleggskrav Foretakets årsregnskap Fremleggelse av selskapets årsregnskap eller utdrag fra dette for de to siste regnskapsår. Balanse- og resultatregnskap med revisorrapport skal vedlegges for at oppdragsgiver skal vurdere tilbyders økonomiske stilling Revisorberetning Erklæring av foretakets revisor, med relevans til kontrakten av de siste tre regnskapsårene Referanser Liste over de viktigste leveranser/avtaler de siste tre år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere (referanser). Listen skal inneholde navngitte kontaktpersoner. 6 av 9

7 Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 5 Beskrivelse av varen/tjenesten 5.1 Produkt/tjeneste 1 stk traktor 4 x 4. Det kan gis tilbud på både ny og demo/brukt traktor. Kommunen har en traktor som skal tas som innbytte: Case 4210 med Trima laster 1997 modell reg.nr: LT 7939 og tilhenger: Weckman WS modell reg. nr: NY Traktor og henger kan ses på etter avtale. 5.2 Krav til varen/tjenesten Kravspesifikasjon er beskrevet i vedlegg 5. 6 Priser og betingelser 6.1 Spesifisering av pris og omkostninger Tilbudet skal gis som Total pris/kostnad ut fra kravspesifikasjon. Hvert enkelt element i kravspesifikasjonen må prissettes slik at elementer enkelt kan tas ut/inn av tilbudet. Tilbudet skal følge nummereringen i konkurransegrunnlaget. Spesielle løsninger som tilbyder kan tilby som ikke står i kravspesifikasjon. Her må priser spesifiseres. 6.2 Pris- og leveringsbetingelser Priskalkylen skal baseres på fritt levert på anvist sted. Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagte prisskjema (vedlegg 3). Prisene skal oppgis i NOK eks. mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser, skatter, toll og andre avgifter (eks. mva.) o.l.). Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester. Utstyr, deler, komponenter, materiell, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert. Tilbudet skal også inneholde en generell rabatt for øvrige produkter og reservedeler innenfor produktgruppen(e) som tilbys. Rabatten skal gjelde i forhold til veiledende utsalgspriser. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Ved kontraktsinngåelse vil det bli arrangert byggemøter mellom oppdragsgiver og leverandør. Disse møtene skal være inkludert i pristilbudet. 7 av 9

8 6.3 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene beskrives i vedlegg 5, punkt 6.2. Betalingsbetingelsene etter ferdig levert bil er 30 dager. 7 Kunde- og produktservice 7.2 Opplæring, rådgivning og service Tilbudet skal inkludere opplæring av oppdraggivers personell i bruk og vedlikehold av produktene/utstyr. Det skal gis en kort redegjørelse for hvordan opplæringen er tenkt gjennomført. Det skal også gis informasjon om eventuelle tilleggstjenester som kan tilbys utover det som kreves av oppdragsgiver. Det spesifiseres i tilbudet servicegrad, med tanke på levering av reservedeler. Leverandør må oppnevne en kontaktperson som er ansvarlig for oppdragsgiver. All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal foregå på norsk. Kontaktpersonen må kunne være tilgjengelig og det forventes responstid i løpet av samme eller neste dag. Manualer hvor delenummer er spesifisert, leveres ved utlevering av produkt(ene). 7.3 Garantier Leverandøren skal beskrive garanti på hele produktet. Garantien skal dekke både erstatning av hele produktet, nye deler, arbeid og reise/transport til og fra stedet. Leverandøren skal beskrive hvor evt. garantiarbeid er tenkt utført. 7.4 Leveringstider Tilbyder skal i sitt tilbud gi informasjon om leveringstider, både når det gjelder hovedleveranser og suppleringskjøp, samt etterlevering av reservedeler. Leverandøren skal oppgi hvor lenge reservedeler kan leveres og garanteres etter anskaffelsesdato. 7.5 Produktsortiment Tilbyder skal i tilbudet vedlegge en produktkatalog og veiledende prisliste med oversikt over alle leverandørens produkter, innenfor produktgruppen(e) som tilbys. Produkter som er priset i tilbudet, bør være tydelig avmerket. 7.6 Kvalitet, funksjonalitet og brukervennlighet Leverandøren må kunne tilby en kvalitet som dekker oppdragsgivers behov for bruk. Med kvalitet menes også levering av opplegg som er tilpasset de forskjellige brukermiljøene tjenesten skal betjene. Tilbyder skal redegjøre for produktenes kvalitet, funksjonalitet og brukervennlighet, utover de krav som oppdragsgiver har spesifisert i konkurransegrunnlaget. I tillegg skal det gis informasjon om hvilke garantivilkår som er gjeldende for de ulike produktene som tilbys. Produktet som leveres Kunden skal til enhver tid være i overensstemmelse med lover, forskrifter og retningslinjer på området. Leverandøren er ansvarlig for at de produkter som tilbys som et minimum holder de kvalitetskrav som er vanlig i bransjen. 8 av 9

9 7.7 Kvalitetskontroll Oppdragsgiver kan kreve kvalitetskontroll av bilen i henhold til kravspesifikasjonen under bygging. Leverandøren plikter å være behjelpelig med slik kontroll uten omkostninger for oppdragsgiveren. 8 Tildelingskriterier 8.2 Tildelingskriterier Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader Vekt 20 % Kvalitet Vekt 80 % 8.3 Beskrivelse av tildelingskriteriene Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Pris: Vekting:20 % Kvalitet deles opp som følger: Vekting:80 % Service og evnen til å betjene oppdragsgiveren opplæring Vekting: 10 % Betalings-/Leveringsbetingelser/-tid Vekting: 5 % Produktkvalitet, funksjonalitet, brukervennlighet, tekniske løsninger, m.m. Vekting: 50 % Tilgjengelighet på reservedeler på chassis og utstyr Vekting: 10 % Garanti Vekting: 10 % Kundeservice/Reparasjonstid Vekting: 15 % 100 % Kriteriene er listet opp i uprioritert rekkefølge. 9 av 9