enkeltanskaffelse (tjenester) under EØS-terskelverdi

Transkript

1 RØYKEN KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG enkeltanskaffelse (tjenester) under EØS-terskelverdi Avtale om kjøp av konsulenttjeneste til utredningsarbeid og sekretariatsbistand i Kommunalteknisk samarbeidsutredning (KSU) Tilbudsfrist: klokken Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Utkast til avtale Vedlegg 2: Standard avtalevilkår Vedlegg 3: HMS-skjema

2 1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Røyken kommune Info om Røyken kommune finnes på: Prosjekt Kommunalteknisk samarbeidsutredning (KSU) Røyken kommune v/kommunalteknikk inviterer til å delta i konkurranse om anskaffelse av konsulentbistand til utredningsarbeid og sekretariatsfunksjon i prosjektet Kommunalteknisk samarbeidsutredning (KSU). Kort om prosjektet: Kommunene Røyken, Hurum og Lier skal utrede nærmere samarbeid på det kommunaltekniske området. Utredningen skal omfatte fellesløsninger og samarbeid innenfor tjenester på vann- og avløpsområdet, tjenester på veiområdet og miljø- og vassdragsforvaltning. Røyken er valgt som prosjektførende kommune. Utredningen skal belyse økonomiske stordriftsfordeler over tid, mulighetene for bedre kvalitetssikring og større driftssikkerhet i de kommunaltekniske tjenestene. Det er lagt spesiell vekt på at ulike samarbeidsformer skal vurderes. Videre skal det underveis i prosjektet sikres tett dialog med aktuelle politiske fora i de tre kommunene, og en gjennomføring i samarbeid med de ansattes organisasjoner. Gjennom et tidligere utredningsprosjekt i regi av Drammensregionen er allerede flere ulike aspekter ved et samarbeid utredet. Utredningene fra det tidligere prosjektet skal legges til grunn i dette utredningsarbeidet. Prosjektet er gitt en tidsramme som innebærer at utredningen må være ferdig innen utgangen av mai Informasjon om regelverket Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift (FOA). 2 Generelle betingelser 2.1 Anskaffelsens omfang I prosjektet er det behov for ekstern konsulent til gjennomføring av utredningsarbeid, som sekretariatsfunksjon og bistand til prosessveiledning for ulike prosjekt- og faggrupper. Utredningsprosjektet ledes av prosjektleder i Røyken kommune, og konsulenten skal utføre både utredningsarbeid, sekretariatsfunksjon og eventuell prosessveiledning i tett dialog med prosjektleder. Arbeidet vil omfatte følgende: - Systematisk gjennomgang av foreliggende utredninger og rapporter - Utredning av ulike aspekter, som for eksempel stordriftsfordeler og kvalitetssikring, ved ulike samarbeidsformer. - Utredning av konsekvenser for kommuneorganisasjonene 2 av 7

3 - Bistå prosjektleder som sekretariatsfunksjon og prosessveileder for drøftingsarbeid i ulike grupper i prosjektet. - Utarbeide skriftlig rapport med utgangspunkt i utrednings- og drøftingsarbeid. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. i henhold til Del II, 5-1 i forskrift til lov om offentlige anskaffelser. Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene vil ikke komme videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene til de leverandørene som blir kvalifisert. Ved denne anskaffelsesformen, kan det ikke gjennomføres forhandlinger om tilbudene. Det kan kun gjennomføres samtaler for å oppklare eventuelle uklarheter eller for å få tilleggsinformasjon. 2.3 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil kunne bli avvist. Eventuelle andre forbehold til konkurransegrunnlaget, skal være presise og entydige, og beskrives i eget punkt i tilbudsbesvarelsen. Eventuelle forbehold skal prissettes dersom de har en prismessig konsekvens. Dersom det tas forbehold som gjør det umulig å sammenligne tilbudet med øvrige tilbud, skal tilbudet avvises. 2.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 18.februar 2013 kl For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.5 Innlevering av tilbud 1 sett av tilbudet, skriftlig og elektronisk på cd/minnepenn (NB: Ikke pdf-format!), fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Anbudsinnbydelse Kommunalteknisk samarbeidsutredning (KSU) til: Virksomhet Røyken kommune Kontaktperson: Einar Jørstad Postadresse: Røyken rådhus, 3440 Røyken Besøksadresse: Katrineåsveien 20 Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 3 av 7

4 2.6 Offentlighet I henhold til offentleglova 23 (3) er anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er disse dokumentene i utgangspunktet offentlig tilgjengelige. Etter FOA 3-6 har oppdragsgiver likevel plikt til å sørge for at opplysninger i tilbudene som for eksempel er å anse som forretningshemmeligheter, ikke gjøres offentlig tilgjengelig, jf. forvaltningsloven 13. Taushetsplikten er pålagt oppdragsgiver og det er derfor oppdragsgiver som til syvende og sist må vurdere hvilke opplysninger som omfattes av bestemmelsen i FOA 3-6. Ved denne vurderingen er oppdragsgiver avhengig av leverandørens synspunkt med hensyn til hva vedkommende selv oppfatter som forretningshemmeligheter i tilbudet. Dersom det er aktuelt å utlevere tilbudet, vil tilbyder bli kontaktet av innkjøpsavdelingen, for avklaring av hva som er forretningshemmeligheter. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 2.9 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud, samt å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn. Det vil bli inngått kontrakt med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av kontrakten. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag Orientering til tilbyder Alle spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: 4 av 7

5 Kontaktperson: Avd./adresse: E-post: Einar Jørstad Røyken Rådhus, 3440 Røyken Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (og være kommunen i hende) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli gjort tilgjengelig på Doffin for alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til ansvarlig innkjøper dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.2 Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.3 HMS-erklæring (Lovpålagt) HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og (skjema vedlagt). 3.4 Finansiell og økonomiske stilling Oppdragsgiver skal vurdere tilbyders finansielle og økonomiske stilling. Dette gjøres ved at oppdragsgiver henter inn opplysninger om leverandørens finansielle og økonomiske stilling gjennom oppdragsgivers abonnement på Proff Forvalt. Det skal altså ikke fremlegges årsregnskap med revisorrapport. Firma som ikke er innsendingspliktige må legge ved årsregnskap med noter for siste 3 år. Dersom tilbyder har flere opplysninger som det bør tas hensyn til, må disse legges ved. 3.5 Oppgaveforståelse Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha god forståelse av hva som kreves for gjennomføring av et utredningsarbeid av denne typen, spesielt med henblikk på det å utrede og drøfte samarbeid/samorganisering av offentlige tjenester/kommuneorganisasjon i samarbeid med organisasjonen. 5 av 7

6 Dokumentasjonskrav: Kortfattet skriftlig redegjørelse av hvordan oppgaven er tenkt gjennomført, med milepæler for gjennomføring (inntil 2 A4 sider). 3.6 Bemanning Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal redegjøre for hvilke navngitte personer som stilles til rådighet. Dokumentasjonskrav: Oversikt over bemanning til prosjektet, der navn på primæransvarlig og reserve(r) fremgår. Det skal vedlegges CV for alle personer som prosjektet er tenkt bemannet med. 3.7 Utdanning og kompetanse Kvalifikasjonskrav: Utdanning på høyskole- eller universitetsnivå og erfaring fra utredningsarbeid. Dokumentasjonskrav: CV der utdanning og arbeidserfaring fremgår. 3.8 Erfaring fra liknende prosjekter eller liknende arbeider Kvalifiskasjonskrav: Kjennskap til det kommunaltekniske feltet eller andre relevante forvaltningsfelt. Erfaring fra prosjekter som innebærer interkommunalt samarbeid eller omorganisering innen forvaltning/næringsliv. Erfaring fra utredningsarbeid og prosessveiledning. Dokumentasjonskrav: Liste over relevante prosjekter og arbeider. Det skal i tillegg oppgis referansepersoner for 2 prosjekter. Manglende dokumentasjon av kvalifikasjonskrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 4 Beskrivelse av tjenesten 4.1 Produkt/tjeneste Tjenesten som skal leveres vil omfatte følgende: - Systematisk gjennomgang av rapport fra prosjektet i Drammensregionen og deltakelse i utvelging av hva som skal legges til grunn i dette prosjektet. - Utredning av ulike aspekter ved forskjellige samarbeidsformer sett i lys av den kartlagte nå-situasjonen for det kommunaltekniske området i de tre kommunene. - Utredning av økonomiske stordriftsfordeler over tid med utgangspunkt i ulike samarbeidsformer. - Utredning av mulighetene for bedre kvalitetssikring og større driftsikkerhet med utgangspunkt i ulike samarbeidsformer. - Utredning av konsekvenser for kommuneorganisasjonene med hovedvekt på økonomi og personalmessige forhold. - Bistå prosjektleder som sekretariatsfunksjon og prosessveileder for drøftingsarbeidet som skal foregå i prosjekt-, fag- og referansegrupper. - Utarbeide skriftlig utredningsrapport med utgangspunkt i utredningsarbeidet og drøftingsarbeidet som er beskrevet over. 6 av 7

7 4.2 Krav til varen/tjenesten Arbeidet må kunne startes opp senest i løpet av uke 10 (2013). Det ønskes at tilbyder knytter minst to personer til prosjektet, der en person gis primæransvaret for gjennomføringen av de oppgavene som er spesifisert her. I tillegg skal det være tilgjengelig en reserve, som kan stilles til rådighet for å sikre leveransen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til senere å kunne avgjøre om enkelte deler av arbeidet skal løses i egen regi. Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til senere å kunne avgjøre om det er behov for eventuelle tilleggsarbeider ut over det som er beskrevet her. Arbeidet skal utføres på norsk, og i tråd med de maler og standarder oppdragsgiver finner nødvendig. Utredningsarbeidet skal være ferdigstilt og rapporten skal foreligge innen utgangen av mai måned Priser og betingelser 5.1 Pris- og leveringsbetingelser Det skal oppgis en totalpris basert på et estimert tidsforbruk på 400 timer. Av disse skal inntil 150 timer kunne benyttes til møtevirksomhet og annet arbeid lokalisert hos oppdragsgiver. Det skal i tillegg oppgis en timespris for eventuelle tilleggsarbeider. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til senere å kunne avgjøre behov for eventuelle tilleggsarbeider på et senere tidspunkt. Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt Tildelingskriterier 6.2 Tildelingskriterier Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Kompetanse/Erfaring (Vekt 35 %): Tilbyder skal dokumentere kompetanse og erfaring. Løsningsforslag/oppdragsforståelse (Vekt 30 %): Tilbyder skal beskrive sin tilbudte løsning med milepæler for gjennomføring. Totalpris (Vekt 25 %) Prisen skal oppgis på følgende måte: Totalpris basert på estimert tidsforbruk på 400 timer, der inntil 150 av disse timene skal kunne benyttes lokalisert hos oppdragsgiver. Timepris tilleggsarbeider (Vekt 10 %) Det skal oppgis timepris for eventuelle tilleggsarbeider. 7 av 7