IKT drifts- og utviklingspartner for kommunene i Kongsbergregionen (IKT Drifts- og utviklingspartner)

Transkript

1 VERSJON 1.2 IKT drifts- og utviklingspartner for kommunene i Kongsbergregionen (IKT Drifts- og utviklingspartner) KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KONKURRANSE MED FORHANDLING Frist for forespørsel om deltakelse kl KONGSBERGREGIONEN - APRIL 2016

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kunngjøring Oppdragsgivers adresse og kontaktdata tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KVALIFISERINGEN OG KONKURRANSEN Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kvalifikasjonskrav til leverandør Attest for betalt skatt og merverdiavgift (Lovpålagt) Tekniske og faglige kvalifikasjoner Forbehold KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og levering Tidsfrister Vedståelsesfrist Alternative tilbud Endre og tilbakekalle tilbud Priser og betalingsbetingelser Prisreguleringer Underleverandør/samarbeidspartner OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE Åpning av tilbudene Retur av tilbud og kostnader Anskaffelsesprotokoll Avlysing og totalforkastelse Temaer for forhandlinger Tildelingskriterier... 9 Side 2

3 5.7 Innstilling på tildeling av oppdrag og kontrakt KRAVSPESIFIKASJON VEDLEGGSOVERSIKT Side 3

4 1. OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Kongsbergregionen er en kommuneregion som omfatter de 7 kommunene Flesberg, Hjartdal, Kongsberg, Nore og Uvdal, Notodden, Rollag og Tinn med i alt ca innbyggere. Totalt antall brukere på lokale og regionale IT-systemer er ca ansatte og elever. 1. juni 2015 etablerte kommunene en felles IKT driftsorganisasjon Kongsbergregionen IKT Drift, heretter benevnt som K-IKT ( 1.2 Anskaffelsens formål K-IKT ønsker nå å gå ut i markedet med sikte på en ny kontrakt med en ekstern IKT drifts- og utviklingspartner for bistand til drift og utvikling av kommunenes felles IKT-infrastruktur. K-IKT vil være oppdragsgiver og avtalepart på vegne av eierkommunene. For flere detaljer om anskaffelsens formål og innhold, vises det til kravspesifikasjonen (vedlegg 1), jfr. også kap. 6 i dette konkurransegrunnlaget. Det ønskes inngått en driftskontrakt med en varighet på 3 år, med opsjon på forlengelse av avtalen med ytterligere 2 år (3+2). 1.3 Kunngjøring Konkurransen med vedlegg er kunngjort i DOFFIN og TED-databasene i henhold til lov om offentlige anskaffelser. 1.4 Oppdragsgivers adresse og kontaktdata tilleggsopplysninger Oppdragsgivers adresse for denne anskaffelsen er: K-IKT, Postboks 193, 3672 NOTODDEN Oddvar.Kaasa@k-ikt.no Merkantile spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Petter Hoen Avd./adresse: Kongsbergregionen, Postboks 115, 3602 Kongsberg Telefon: E-post: Petter.Hoen@kongsbergregionen.no Side 4

5 Faglige og tekniske spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Oddvar Kaasa Avd./adresse: K-IKT, Postboks 193, 3672 NOTODDEN Telefon: E-post: Oddvar.Kaasa@k-ikt.no Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan denne skriftlig be om tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver. Henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger IKT drifts- og utviklingspartner og sendes oppdragsgivers kontaktperson via e-post. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er fremsatt senest 8 dager før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgivers svar publiseres på DOFFIN senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 1.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene, som nevnt i første ledd, kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av fristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KVALIFISERINGEN OG KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 30. juni 2006 nr. 41 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA), med siste endring For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Leie av IKT drifts- og konsulenttjenester for kommunene i Kongsbergregionen, er en offentlig anskaffelse hvor kontraktsverdien forventes å ligge over EØS-terskelverdien for tjenestekjøp i offentlig regi. Denne konkurransen følger prosedyren Konkurranse med forhandling, iht. FOA del III, jfr b og c. Oppdragsgiver vil invitere minimum 3 leverandører til forhandlinger, gitt at så mange er kvalifiserte. Denne utvelgelsen vil bli foretatt på grunnlag av tildelingskriteriene, jfr. kap. 5.6 nedenfor. Side 5

6 3. Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og merverdiavgifter i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.2 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal bekrefte i tilbudsbrevet at tilbyder har erfaring med tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 år. 3.3 Forbehold Tilbyder skal på eget ark opplyse om alle forbehold som tas i forhold til konkurransegrunnlaget med vedlegg. Vi ønsker alle forbehold samlet under dette punkt, andre forbehold tas det ikke hensyn til. Dersom det ikke opplyses om eventuelle forbehold, er dette å forstå slik at det ikke gjelder noen forbehold. Vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget med vedlegg eller kontraktsvilkårene kan føre til at tilbudet blir avvist. Dersom det tas forbehold, som kan gi kostnadsmessige konsekvenser for oppdragsgiver, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å beregne et forholdsmessig prispåslag på grunnlag av dette. Oppdragsgiver forbeholder seg ellers retten til endringer i kontraktens omfang dersom pågående kommunereform fører til endringer i antall kommuner eller kommunenes organisering av samarbeidet i kontraktsperioden. 4. KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1 ett sett av tilbudet skriftlig og 1 sett elektronisk på cd/minnepenn fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Tilbud IKT drifts- og utviklingspartner til: Virksomhet Kontaktperson: Postadresse: Leveringsadresse: Kongsbergregionen Petter Hoen Postboks 115, 3602 Kongsberg Kongsberg kommunes servicesenter, Kirkegt. 1, Kongsberg All kommunikasjon mv. skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. Det stilles følgende krav til øvrig utforming av tilbudet: Side 6

7 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet skal inneholde en bekreftelse iht. kap. 3.3 ovenfor. 2. Tilbudet skal være merket: TILBUD IKT drifts- og utviklingspartner. 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse i nøytral konvolutt. 4. Tilbudet skal leveres på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. 6. Tilbudet skal inneholde: Signert tilbudsbrev Dokumentasjon iht. kvalifikasjonskrav, jfr. kap Angivelse av eventuelle forbehold, jfr. kap. 3.3 Kort sammendrag av tilbudet. Tilbyder skal på inntil to A4-sider gi et sammendrag av sitt tilbud, slik at personer som ikke er direkte involverte i anskaffelsesprosessen, lett skal kunne få en oversikt over tilbudte tjenester og kostnadene knyttet til disse. Orientering om leverandøren. Det skal lages en kort beskrivelse av leverandøren, inkl. kompetanseprofil og minst 3 referanser fra tilsvarende oppdrag (jfr. kravspesifikasjonen vedlegg 1, s. 5). Hvis det benyttes underleverandør eller samarbeidspartner, beskriv på hvilke områder denne benyttes. Underleverandør/samarbeidspartnerens kompetanseprofil, referanser samt dokumentasjon iht. kvalifikasjonskrav (kap ) må da beskrives og vedlegges (jfr. kravspesifikasjonen vedlegg 1, s. 5). Forpliktelseserklæring fra underleverandør/samarbeidspartner skal også vedlegges. Orientering om leverandørens leveranseorganisasjon. Beskrivelsen skal omfatte hvordan leveransen tenkes organisert, med tilhørende CV er på nøkkelpersonell og deres referanser (jfr. kravspesifikasjonen vedlegg 1 s. 5). Beskrivelse av leverandørens løsningsforslag iht. kravspesifikasjonen, se vedlegg Tidsfrister Aktivitet Prissammenstilling i et eget prisskjema (vedlegg 2), iht. kap Kravspesifikasjonen (vedlegg 1) angir nærmere beskrivelse av hva som skal inkluderes i prisene. Dato Kunngjøring Doffin og TED Tilbudsfrist, angitt dato kl. 14: Forhandlinger, tentativt Uke 22 og 23 Innstilling på tildeling av oppdrag, tentativt Undertegning av kontrakt, tentativt Tilbudets vedståelsesfrist Side 7

8 4.3 Vedståelsesfrist Oppdragsgiver ber om at tilbudene har gyldighet til vedståelsesfristen angitt i pkt. 4.2, siden dato for kontraktsinngåelse/signering er oppgitt tentativt. 4.4 Alternative tilbud Det anses ikke som relevant å åpne for alternative tilbud i denne konkurransen. 4.5 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Priser og betalingsbetingelser Alle priser i tilbudet oppgis i et prisskjema, bruk malen i vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. Prisene skal oppgis i NOK eksklusiv merverdiavgift Prisene skal oppgis pr. enhet (servere, nettverkskomponenter, timer osv.) Prisene skal inkludere alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser, reisekostnader og lignende). Det skal gis fastpris pr. oppmøte differensiert i forhold til oppmøtested. Ved månedlig fakturering skal betalingsbetingelsene være fri leveringsmåned + 30 dager Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke 4.7 Prisreguleringer Priser som er oppgitt i tilbudet skal være bindende og faste frem til første prisreguleringsdato, som vil være Deretter vil det kunne være årlige reguleringer ved årsskiftet, med utgangspunkt i konsumprisindeksen (hovedindeksen). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre prisforhandlinger ved utløpet av den initielle kontraktsperioden, dvs. etter tre år. Dersom helt spesielle forhold som har betydelig innvirkning på prisen oppstår, kan anmodning om prisendring fremsettes av partene. Begrunnet anmodning om prisendring skal fremsettes skriftlig med minimum to måneders varsel før ikrafttredelse. 4.8 Underleverandør/samarbeidspartner Oppdragsgiver kan akseptere at det benyttes én underleverandør eller samarbeidspartner i leveransen. Dersom leverandøren benytter seg av en underleverandør eller samarbeidspartner i denne leveransen, skal det vedlegges en forpliktelseserklæring fra denne. Oppdragsgiver skal bare ha en kontraktspart for denne leveransen. Oppdragsgiver skal ikke ha noe kontraktsmessig forhold til eventuell underleverandør/samarbeidspartner. Side 8

9 5. OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Åpning av tilbudene Se pkt. 4.2 vedr. tidsfrister. Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Rettidig levert tilbud åpnes seinest første ordinære virkedag etter tilbudsfristens utløp av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Leverandørene har ikke anledning til å være til stede selv eller ved representant. Alle tilbud vil bli behandlet konfidensielt. 5.2 Retur av tilbud og kostnader Oppdragsgiver vil ikke returnere forespørsler eller tilbud. Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 5.3 Anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen, jfr. FOA 3.2 samt vedlegg 4 til forskriften. 5.4 Avlysing og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg bl.a. retten til å avlyse konkurransen dersom det ikke oppnås kommunal godkjenning eller finansiering som planlagt. Dette omfatter også finansieringssvikt som oppstår som en følge av at de totale kostnadene overskrider budsjetterte, beregnede kostnader i vesentlig grad. 5.5 Temaer for forhandlinger Under forhandlingene kan alle aspekter ved tilbud og kontrakt drøftes med de utvalgte leverandørene. Det henvises her til tildelingskriteriene nedenfor. 5.6 Tildelingskriterier Tildeling av oppdrag gjøres til den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, ut fra en totalvurdering basert på følgende kriterier: Priser og kostnader Kvalitet Beskrivelse av tildelingskriteriene: 1. Priser og kostnader, vekt 30 %, basert på utfylt prisskjema: Enhetspriser for drift 10 % Timepriser for tilleggs- og konsulenttjenester 10 % Fastpris for etableringsprosjekt 5 % Fastpris for reisekostnader 5 % Side 9

10 2. Kvalitet, vekt 70 %, basert på dokumentasjon og besvarelse av kravspesifikasjon: Kompetanse og erfaringer 20 % Rutiner og prosesser 20 % Tjenestekvalitet inkludert responstid 10 % Plan for etableringsprosjekt 20 % 5.7 Innstilling på tildeling av oppdrag og kontrakt Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles oppdraget, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Karenstid vil i dette tilfelle være 10 dager. Det vil bli inngått skriftlig avtale/kontrakt med den leverandør som får sitt tilbud antatt, basert på at: Oppdragsgiver ønsker at det inngås en kontrakt som er basert på Statens standardavtaler, Driftsavtalen (SSA-D), samt Bistandsavtalen (SSA-B) for konsulenttjenester - ref. Difi. Dette konkurransegrunnlaget med kravspesifikasjon vil inngå som en del av avtalen Leverandørens tilbud med vedlegg vil inngå som en del av avtalen. Avtalen anses først inngått når kontrakten er underskrevet av begge parter. 6. KRAVSPESIFIKASJON En kravspesifikasjon, som nærmere angir oppdragsgivers behov innenfor oppdraget, foreligger i vedlegg 1. Merk at dette dokumentet også beskriver en tilbudsmal, hvor tilbyder skal besvare hvert enkelt punkt i spesifikasjonen. På denne måten får man sammenlignbare tilbud, som forenkler evalueringsoppgaven for oppdragsgiver. 7. VEDLEGGSOVERSIKT Følgende vedlegg følger dette konkurransegrunnlaget: 1) Kravspesifikasjon 2) Prisskjema 3) Kongsbergregionens mal for databehandleravtale Kongsbergregionen, Side 10