KONKURRANSEGRUNNLAG. Administrative IKT-systemer. for. barnehage, skole og SFO. for. kommunene i Hallingdal. Tilbudsfrist: 28. april 2008, kl. 12.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Administrative IKT-systemer for barnehage, skole og SFO for kommunene i Hallingdal Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Statens standardavtale for IT-anskaffelser Vedlegg 2: Standard avtalevilkår for kommunene i Hallingdal Vedlegg 3: Utgår Vedlegg 4: HMS-skjema Vedlegg 5: Kravspesifikasjon/Tilbudsskjema Tilbudsfrist: 28. april 2008, kl

2 Innhold 1 Generell informasjon Oppdragsgiver Bakgrunn Prosjektets omfang Organisering av prosjektet Beskrivelse av kommunene Infrastruktur Interkommunalt samarbeid Eksisterende systemer Kompetansesnivå Generelle betingelser Informasjon om regelverket Anskaffelsens omfang Tidsplan Anskaffelsesprosedyre Forbehold Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Omkostninger Kontraktstildeling og kontrakt Orientering til tilbyder Kvalifikasjonskrav til leverandør Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) HMS-erklæring (Lovpålagt) Foretakets årsregnskap (Ikke lovpålagt) Beskrivelse av tjenesten Produkt/tjeneste Krav til tjenesten Priser og betingelser Pris- og leveringsbetingelser Betalingsbetingelser Tildelingskriterier Tildelingskriterier Beskrivelse av tildelingskriteriene Priser og kostnader Kvalitet av 11

3 1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for prosjektet er Regionrådet for Hallingdal på vegne av kommunene Flå, Nes, Gol, Hemsedal, Ål og Hol. Evaluering av anbud og innstilling til valg av leverandør vil bli gjort av en prosjektgruppe nedsatt av rådmennene. Formell kontraktspart vil være rådmennene i de seks kommunene. 1.2 Bakgrunn Hallingdalsregionen består av kommunene Flå, Nes, Gol, Hemsedal, Ål og Hol. Kommunene er inne i en prosess med samordning av nettverk og programvare. 1.3 Prosjektets omfang Prosjektet omfatter programvare og tilrettelegging av data og programvare med tilhørende opplæring for følgende område: o Administrative IKT-system for barnehage, skole og SFO Det skal leveres samlet anbud med priser spesifisert for hvert system/modul/tjeneste. Hvis en leverandør ønsker å gi rabatter basert på volum eller andre forutsetninger, må dette spesifiseres i anbudet. 1.4 Organisering av prosjektet Prosjektet er organisert på følgende måte: Styringsgruppe med 6 medlemmer (Rådmannsutvalget). Styringsgruppa vil delta i sluttforhandlingene og har mandat til å ta beslutning. Styringsgruppa har nedsatt en prosjektgruppe med følgende mandat utforming av tilbudsdokumenter utlysing av anbud vurdering av innkomne anbud innstilling til styringsgruppe Prosjektgruppa har følgende sammensetning: Fem representanter fra kommunene Regional IKT-koordinator 3 av 11

4 2 Beskrivelse av kommunene 2.1 Infrastruktur Hallingdalskommunene ligger i Buskerud fylke. Avstand Gol - Oslo er 190 km, Gol Bergen er 290 km. Kommunene er: Kommune Ant. Innbyggere pr Flå 974 Nes Gol Hemsedal Ål Hol Sum Gjennom prosjektet Hallingdalsmagneten er kommunene knyttet sammen i et høyhastighets nettverk (100 Mbps). Kommunenes nett er samordnet i felles IP- og domenestruktur. Tilgang til felles programvare skjer gjennom terminalserver- og webteknologi. Tilgang til internett, folkeregister, mm er samordnet via felles linjer. Totalt i kommunene er det: 20 skoler 27 barnehager 10 SFO Alle er koplet til kommunens nett via fiber eller leid linje. 2.2 Interkommunalt samarbeid Programvare Kommunene har gjennomført en prosess for samordning av felles programvare etter vertskommuneprinsippet. Følgende prosjekter er gjennomført: Kommunenes nettsider ble samordnet i 2001 og fornyet i Nettstedet driftes av leverandøren (Sem & Stenersen Prokom). E-post, kalender (MS Exchange), Hol kommune Telefoni, telefonistøtte (Trio), (Hemsedal kommune) Økonomi, lønn/personal, fakturering (Visma Unique), Nes kommune Sak/arkiv (EDB). Gol kommune. Kart/geodata, kommunalteknikk (Norkart, GeoService). Flå kommune Helse/sosialsystemene er planlagt samordnet i Ål kommune i Felles sikker sone er etablert. Faglig samarbeid Det eksisterer en regional arbeidsgruppe for skole. Arbeidsgruppen består av ett medlem fra hver kommune. Arbeidsoppgaver er bl.a.: Samarbeidstiltak for IKT-løsninger Samordning av rutiner mellom kommunene 4 av 11

5 2.3 Eksisterende systemer Kommunene benytter i dag følgende systemer: Kommune Skole Barnehage SFO Flå Nes WIS Nexima Gol Hemsedal Info Vest Elevregister WIS Ål IST Extens IST Extens - Hol IST Extens Kompetansesnivå IKT-avdelingene i kommunene har god erfaring med installasjoner og drift av fagapplikasjoner, både på klient/server, webplattform og i terminalservermiljø (MS og Citrix). Brukere av fagsystemene for skole, barnehage og SFO har god kompetanse i bruk av programmene som er i bruk. Generell datakunnskap og kjennskap til Windows er på normalt godt nivå. 5 av 11

6 3 Generelle betingelser 3.1 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har lagt ut grunnleggende informasjon om Vil du selge til det offentlige. Link til disse sidene er: Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider Anskaffelsens omfang Kommunene Flå, Nes, Gol, Ål, Hol og Hemsedal skal anskaffe administrative IKT-system for barnehage, skole og SFO. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlagets vedlegg 5 (Tilbudsmal). Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 3.3 Tidsplan Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert umiddelbart, og avhengig av behov vil tilbyderne bli kontaktet for avklaringer. Anskaffelsen skjer etter følgende tidsplan: Tilbudsfrist: 28. april Demonstrasjoner, referansebesøk: april - mai Innstilling til styringsgruppe: 30. mai Sluttforhandlinger: etter 13. juni Kontrakt: i løpet av juni/juli Innføringsfasen har følgende tidsplan: Installasjon: august - oktober Oppstart/lansering: november - februar 3.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som kjøp etter forhandlinger i henhold til 11 8 i forskrift til lov om offentlige anskaffelser. Kjøp etter forhandlinger: Etter at tilbudene er kommet inn vil oppdragsgiver velge ut hvem som skal inviteres til forhandlinger blant de leverandørene som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Det inviteres minst 3 leverandører til forhandlinger forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede leverandører. 3.5 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i vedlegg 5, pkt 5.2. Dersom oppdragsgiver ikke tar hensyn til forbeholdene, må leverandøren beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. 6 av 11

7 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere leverandører, anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist utover det som blir avtalt i evt. forhandlinger. 3.6 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: Mandag 28. april 2008, klokken For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 3.7 Innlevering av tilbud 2 sett av tilbudet, skriftlig og i elektronisk form, fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Tilbud administrative IKT-system til barnehage, skole og SFO til: Virksomhet Kontaktperson: Postadresse: Besøksadresse: Regionrådet for Hallingdal Halgrim Merødningen Torget1, 3570 Ål Kulturhuset i Ål Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. All kommunikasjon, inklusive forhandlinger mv, skal foregå på norsk. 3.8 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 3.9 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til 4 måneder etter tilbudsfrist Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den/de leverandør(er) som får sitt/sine tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag. Ved IT-anskaffelser, konsulenttjenester og/eller andre tjenester vil det være aktuelt å benytte statens standardavtale. 7 av 11

8 3.12 Orientering til tilbyder Merkantile spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Jan Winther Avd./adresse: Nes kommune Telefon E-post: jan.winther@nes-bu.kommune.no Tekniske spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Halgrim Merødningen Avd./adresse: Regionrådet for Hallingdal Telefon: E-post: halgrim@hallingnett.no Spørsmål i kravspesifikasjonen for skole/sfo skal rettes til: Kontaktperson: Jan Winther Avd./adresse: Nes kommune Telefon: E-post: Spørsmål i kravspesifikasjonen for barnehage skal rettes til: Kontaktperson: Grete Svarteberg Avd./adresse: Oppvekstkontoret, Ål kommune Telefon: E-post: grete.svarteberg@aal.kommune.no Øvrige spørsmål skal rettes til: Kontaktperson: Halgrim Merødningen Avd./adresse: Regionrådet for Hallingdal Telefon: E-post: halgrim@hallingnett.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 23. april De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til ansvarlig innkjøper dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. 8 av 11

9 4 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 4.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av kompetent myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) Hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 4.2 Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**)Hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 4.3 HMS-erklæring (Lovpålagt) HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og (skjema vedlagt). 4.4 Foretakets årsregnskap (Ikke lovpålagt) Fremleggelse av selskapets årsregnskap eller utdrag fra dette for de to siste regnskapsår. Balanse- og resultatregnskap med revisorrapport skal vedlegges for at oppdragsgiver skal vurdere tilbyders økonomiske stilling. Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt og 4.2 må fremskaffes fra to instanser. 9 av 11

10 5 Beskrivelse av tjenesten 5.1 Produkt/tjeneste Det ønskes tilbud på følgende produkt/tjenester: Administrativt system for skole inkl. voksenopplæring og SFO Administrativt system for barnehage Installasjon på kundens servere Forprosjekt (planlegging, tilpasninger, med mer) Opplæring av systemansvarlige (skole/sfo: 6 personer, barnehage: 6 personer) Opplæring av driftspersonell for evt. lokal drift (4 5 personer) Datakonvertering. Så mye som mulig av eksisterende data skal konverteres. Evt. omfang av nødvendig medvirkning fra kommunenes side skal beskrives Årlig vedlikehold programvare Brukerstøtte 5.2 Krav til tjenesten Kravspesifikasjon er beskrevet i vedlegg av 11

11 6 Priser og betingelser 6.1 Pris- og leveringsbetingelser Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt 3.1. Leverandør skal oppsummere sitt spesifiserte pristilbud i prisskjemaet i vedlegg 5, pkt Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 7 Tildelingskriterier 7.1 Tildelingskriterier Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader Kvalitet 7.2 Beskrivelse av tildelingskriteriene Prinsippet om det økonomisk mest fordelaktige tilbud vil ligge til grunn for utvelgelsen. Tilbudene vil bli evaluert i henhold til følgende uprioriterte kriterier: Priser og kostnader Prisskjema skal fylles ut av tilbyder. Se punkt 4 i kravspesifikasjon (vedlegg 5) Kvalitet Kvalitet vurderes etter besvarelse av kravspesifikasjon (pkt 3, vedlegg 5) samt demonstrasjon av systemet og referanser fra eksisterende kunder. Underpunkt til kvalitet er beskrevet i pkt 5 i kravspesifikasjon (vedlegg 5). Underpunktene er: Teknisk løsning Tilbudt forprosjekt Konvertering Implementering av løsning Opplæring og brukerinformasjon Support og responstid Kompetanse Videreutvikling Statistikk/gevinstmåling Produktspekter Referanser Forbehold Brukervennlighet Samarbeidsvilje og fleksibilitet Forbedringer i forhold til innbydelsen 11 av 11