Saksbehandler: Direkte innvalg: E-post: Deres referanse: Vår referanse: Dato:

Transkript

1 Høgskolen i Telemark Til tilbyderne Saksbehandler: Direkte innvalg: E-post: Deres referanse: Vår referanse: Dato: morten.ostby@hit.no Konkurransegrunnlag: Adgangskontrollsystem til Høgskolen i Telemark - studiestedene Porsgrunn og Notodden Bakgrunn Høgskolen i Telemark skal inngå kontrakt om kjøp av elektronisk adgangskontrollsystem på studiestedene Porsgrunn og Notodden. Konkurransen er kjørt tidligere, men måtte avlyses, se Doffin kunngjøring med anbuds id: JUN Alle dokumentendringer fra forrige konkurranse framkommer i rødt, Høgskolen har i dag tre ulike systemer fordelt på studiestedene Bø, Notodden og Porsgrunn, men forespørselen gjelder kun de to sistnevnte. Beskrivelse av ytelsen Vi ber om tilbud på et elektronisk adgangskontrollsystem dimensjonert for et høgskolemiljø med relativt mange brukere. Systemet skal settes opp på to ulike geografiske steder. Det er pr. i dag om lag 4000 kortbrukere på de to studiestedene. Det etterspørres en kvalitet beregnet for offentlig virksomhet og ment for bruk i lokaler med mange brukere. Leverandøren bes om å beskrive sine ytelser / tjenester i forhold til alle de nummererte punktene i pristilbudet i vedlegg 1. Ytterligere informasjon om ytelsen er beskrevet i vedlegg 2: beskrivelse av ytelsen. Befaring Siden det var stor oppslutning om befaringene ved forrige utlysing, vil Det i denne omgang kun gjennomføres befaring på direkte forespørsel fra leverandørene. Konkurranseregler Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41 og forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402, endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og blir gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Slettet: vil Slettet: bli avholdt en befaring ved hvert av studiestedene vedr. antall dører, elektroniske låskasser der det er behov for dette, eksisterende kabling og føringsveier for ny kabling der det er behov for dette den i Porsgrunn kl 0900 og på Notodden kl Slettet: Høgskolen i Telemark, Hallvard Eikas plass, 3800 Bø Telefon: Telefaks:

2 Tilbud Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. Høgskolen forbeholder seg retten til å anta et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige. Innlevering av tilbud To 2 sett av tilbudet, fullstendig utfylt, sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Tilbud adgangskontroll Notodden/Porsgrunn til: Kontaktperson: Postadresse: Besøksadresse: Høgskolen i Telemark, ekspedisjonen Thorstein Fåne Postboks Porsgrunn Kjølnes Ring 3918 Porsgrunn Tilbudet skal være utformet på norsk og tilbudsskjemaet i vedlegg 3 bør brukes som forside/innholdsfortegnelse i tilbudet. Elektronisk kopi av prisskjemaet legges på cd som følger med tilbudet. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. Eventuelle forbehold angis på eget ark som underskrives. Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til kl Slettet: Vedståelsesfrist Det forutsettes at tilbudet står ved lag i 60 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig anbudsåpning. Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Kvalifikasjonskrav Følgende dokumentasjon må følge tilbudet: Attester, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift hvor denne hører hjemme. Erklæring om foretakets totale omsetning, og dets omsetning med relevans for kontrakten de tre siste regnskapsår. HMS egenerklæring. HiT vil ikke være forpliktet til å etterlyse manglende dokumentasjon. Tilbyder må derfor kontrollere tilbudet nøye for å unngå å bli forkastet på formelt grunnlag. Priser og betingelser Prisene på de etterspurte produktene skal angis ved å fylle ut vedlegg 1. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva., inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser o.l.). Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester inkl. reisetid. Utstyr, deler, komponenter, materiell, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert.

3 De avtalte prisene er bindende. Priskalkylen skal baseres på fritt levert på anvist sted. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Betalingsbetingelsene er: 50 % faktureres ved kontraktsinngåelse og 50 % når høgskolen har akseptert leveransen. Betaling. 30 dager etter korrekt mottatt faktura. Miljø Høgskolen har vedtatt en policy for miljøeffektive innkjøp. Tilbyder bes redegjøre for sin miljøprofil i eget vedlegg. Det skal her oppgis om leverandøren har en dokumentert miljøpolitikk, hvilke miljøhensyn som tas ved produksjon av de tilbudte produktene og om produktene er tildelt et offisielt miljømerke eller tilfredsstiller de kriteriene som kreves for å bli tildelt miljømerke. Slettet: som kan sendes når høgskolen har akseptert leveransen. Leverandørene skal støvsuge områder umiddelbart etter at støvende arbeid er gjennomført. EE-avfall kan deponeres hos høgskolen. Alt annet avfall skal avhendes for leverandørens kostnad og kildesorteres så langt som mulig. Lokale forhold Høgskolens fasiliteter som kantine, toaletter kan benyttes. Ut over dette må leverandørene selv dekke sine kostnader til rigg etc. Da arbeidet foregår samtidig med at skolen er i virksomhet, må støyende arbeider og tilgang til områder avtales med skolens stedlige representanter. Ventetid pågrunn av slike forhold vil ikke bli kompensert. Tildelingskriterier Tilbyder vil bli valgt ut fra det økonomiske mest fordelaktige tilbudet vurdert på grunnlag av følgende kriterier i prioritert rekkefølge: 1. Kvalitet vurdert ut fra teknisk beskrivelse og: 35 % Driftssikre produkter ut fra referanser og/eller garantier Funksjonalitet (offline kortlåser, dataoverføring etc ) Bruk av industristandarder og sikkerhet mot sabotasje. 2. Pris som beregnet ut fra prisskjema, vedlegg 1 * 30 % 3. Brukervennlig datasystem basert på referanser 15 % 4. Leveringstid når kan dørene ta i bruk ** 10 % 5. Miljø 10 % Slettet: <#>Logisk grensesnitt Slettet: <#>Enkel installasjon Slettet: <#>Enkel programvare Slettet: og enkelt for kortbrukerne * I evalueringen av pris i tildelingskriteriene legges prisskjemaet til grunn. Høgskolen har om lag kr til disposisjon for anskaffelsen, antall enheter som faktisk anskaffes, kan derfor bli noe høyere eller lavere enn angitt. ** det beregnes dagbøter fra den dato som leverandøren tilbyr bruksstart pluss eventuell forsinkelse fra høgskolens side når det gjelder tildeling av kontrakt. Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av høgskolen. Kontrakt Kontrakten vil bestå av følgende dokumenter i prioritert rekkefølge: Spesielle avtalebetingelser/avklaringer i kontraktsmøter Høgskolens konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon Alminnelige kontraktvilkår for statlige anskaffelser, AKS-89

4 Leverandørens tilbud/løsningsforslag Det skal medregnes møter med brukere før kontraktundertegning for å avtale hvordan anlegget skal legges opp, og konkret hvilke dører som skal styres ved hvert av studiestedene. Opsjon Høgskolen har opsjon på å anskaffe utvidelser av adgangskontrollsystemet til samme enhetspriser som gitt i tilbudet i inntil 12 måneder fra kontraktstildeling. Det er anledning til å kreve pristillegg begrenset til økningen i konsumprisindeksen fra kontraktstildelingen. Henvendelser Spørsmål om tilbudet og tilbudsgrunnlaget rettes innen på e-post til: e-post: morten.ostby@hit.no faks: tlf.: Formatert: Normal Slettet: Thorstein Fåne Slettet: thorstein.fane Slettet: 75 Svar på viktige spørsmål vil bli meddelt alle tilbydere på Doffin eller via mail. Med hilsen Vedlegg: 1) Prisskjema 2) Ytelsesbeskrivelse 3) Tilbudsskjema

5 Vedlegg 3 Tilbudsskjema fra (firma) Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut hvilke vedlegg som medfølger tilbudet: Pristilbud - Skjema i vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget Økonomiske og tekniske minstekrav (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): - Attest for betalt skatt og trygdeavgift - Attest for betalt merverdiavgift - HMS egenerklæring - Tilbyders årsregnskap. Både balanse- og resultatregnskap skal vedlegges Opplysninger om tilbyders organisasjon og logistikk - Informasjon om leveringstider (når kan systemet være i bruk) Andre forespurte dokumenter - Redegjørelse av tilbyders miljøprofil - Referanseliste over salg av tilsvarende adgangskontrollsystem med navngitte kontaktpersoner og telefonnummer - Teknisk beskrivelse av produktene inkl. garantitid - Dokumentasjon på at leverandør, fabrikant og/eller produkter er ISO-sertifisert