KONKURRANSE- GRUNNLAG

Transkript

1 KONKURRANSE- GRUNNLAG KJØP AV PROGRAMVARE TIL HALLINGDALSKOMMUNENE KJØP AV NYTT INTRANETT-/ ANSATTPORTALLØSNING, SAMT EKSTRANETT TIL HALLINGDALSKOMMUNENE Samarbeidsprosjekt Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Statens standardavtale for IT-anskaffelser Vedlegg 2: Standard avtalevilkår for kommunene i Hallingdal Vedlegg 3: HMS-skjema Vedlegg 4: Kravspesifikasjon/Prisskjema Vedlegg 5: Organisasjonskart for alle Hallingdalskommunene Tilbudsfrist: 21. desember kl.12.00

2 Innhold 1 Generell informasjon Generelt om oppdraget Oppdragsgiver Bakgrunn Leveransens omfang Organisering av prosjektet Beskrivelse av kommunene Infrastruktur Interkommunalt samarbeid Eksisterende systemer Kompetansesnivå Kommunenes organisering Generelle betingelser Informasjon om regelverket Anskaffelsens omfang Vurdering av pris i forhold til terskelverdi Tidsplan Anskaffelsesprosedyre Forbehold Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Tilbudsåpning Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Vedståelsesfrist Omkostninger Kontraktstildeling og kontrakt Orientering til tilbyder Regler for gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Offentlighet Opplysningsplikt Miljø Forbehold Opsjoner Opsjon til å avrope andre moduler Opsjon på prosjektledelse og konsulentbistand Kvalifikasjonskrav til leverandør Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) HMS-erklæring (Lovpålagt) Foretakets årsregnskap Beskrivelse av tjenesten(e) Produkt/tjeneste Minimumskrav til tjenesten(e) Priser og betingelser Pris- og leveringsbetingelser Betalingsbetingelser Tildelingskriterier Tildelingskriterier Pris og kostnader Kvalitet VEDLEGG av 13

3 1 Generell informasjon 1.1 Generelt om oppdraget Regionrådet for Hallingdal ber om tilbud på Intranett-/ansattportalløsning, samt Ekstranett for alle kommunene i Hallingdalsregionen. Avtalen inngås på vegne av kommunene Flå, Nes, Gol, Hemsedal, Ål og Hol. Evaluering av anbud og innstilling til valg av leverandør vil bli gjort av en prosjektgruppe nedsatt av rådmennene. Formell kontraktspart vil være Regionrådet for Hallingdal. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Regionrådet for Hallingdal. Regionrådet er et samordningsorgan for alle Hallingdalskommunene. Aktuell faggruppe innen fagfeltet vil stå for oppfølgingen av den avtalen som inngås. Den enkelte kommune/etat avgjør selv i hvilken grad de vil bruke produktene innenfor de områdene avtalen dekker. 1.3 Bakgrunn Hallingdalsregionen består av kommunene Flå, Nes, Gol, Hemsedal, Ål og Hol. Kommunene har gått sammen om innkjøp og drift av nettverk og programvare og er nå inne i en prosess hvor den eksisterende Intranettløsningen skal byttes ut. 1.4 Leveransens omfang Det skal leveres samlet anbud med priser spesifisert for hvert system/modul/tjeneste. Hvis en leverandør ønsker å gi rabatter basert på volum eller andre forutsetninger, må dette spesifiseres i anbudet. Systemet skal tilpasses bruk av Microsoft SharePoint. Evt. kostnader forbundet med ønsket tilpasning skal inkluderes i tilbudet. Kommunene har selv lisenser for SharePoint/SharePoint server for alle brukere. 1.5 Organisering av prosjektet Prosjektet er organisert på følgende måte: Styringsgruppa er på 6 medlemmer og består av Rådmennene i kommunene Styringsgruppa har nedsatt en prosjektgruppe med følgende mandat: Utarbeide og gjennomføre tilbudsinnbydelse Vurdere innkomne tilbud Innstille valg av leverandør for styringsgruppa Prosjektgruppa har følgende sammensetning: Tre representanter fra kommunene Regional IKT-koordinator Prosjektleder Endelig beslutning tas av styringsgruppa 3 av 13

4 2 Beskrivelse av kommunene 2.1 Infrastruktur Hallingdalskommunene ligger i Buskerud fylke. Avstand Gol - Oslo er 190 km, Gol Bergen er 290 km. Kommunene er: Kommune Ant. Innbyggere pr Flå 1011 Nes 3461 Gol 4516 Hemsedal 1995 Ål 4640 Hol 4430 Sum Gjennom prosjektet Hallingdalsmagneten er kommunene knyttet sammen i et høyhastighets nettverk (100 Mbps). Kommunenes nett er samordnet i felles IP- og domenestruktur. Tilgang til felles programvare skjer gjennom terminalserver- og webteknologi. Tilgang til internett er samordnet via felles linjer. Det er ca 1500 brukere i kommunene og alle er koplet til kommunens nett via fiber eller leid linje. Tre av kommunene har nynorsk som administrasjonsspråk. 2.2 Interkommunalt samarbeid Programvare Kommunene har gjennomført en prosess for samordning av felles programvare etter vertskommuneprinsippet. Følgende prosjekter er gjennomført eller under utføring: Kommunenes nettsider ble samordnet i 2001 og fornyet i Nettstedet driftes av leverandøren (Sem & Stenersen Prokom). E-post, kalender (MS Exchange), Hol kommune Telefoni, telefonistøtte (Trio), Hemsedal kommune Økonomi, lønn/personal, fakturering (Visma Unique), Nes kommune Sak/arkiv (EDB). Gol kommune. Kart/geodata, kommunalteknikk (Norkart, GeoService). Flå kommune Helse/sosialsystemene ble samordnet i Ål kommune i Felles sikker sone er etablert. Innføring av MS SharePoint Server Nytt kvalitets- og avvikshåndteringssystem (innføres i løpet av 2010) Faglig samarbeid Det eksisterer regionale arbeidsgrupper innen de fleste fagområder. Arbeidsgruppene består av ett medlem fra hver kommune. Arbeidsoppgaver er bl.a.: Samarbeidstiltak for IKT-løsninger Samordning av rutiner mellom kommunene Faglige samordningsoppgaver Videreutvikling av IKT-løsningene 4 av 13

5 2.3 Eksisterende systemer Kommunene benytter i dag bl.a. følgende systemer: System Leverandør Kommune Etat/område Område Erstattes Eco ECOonline AS Hol Stoffkartotek Nei Qm+ Quality Ål Alle Avvikshåndtering Nei Manager Plus PPS Akribe Alle Pleie/omsorg Nei Tekniske Diverse Alle systemer TMS Technet Alle IKT Dokumentasjon Nei (Help Desc system) Holte Prosjekt Holte Prosjekt Nes Teknisk HMS, Nei Styringssystem styringssystem oa. Gerica, Socio, Tieto Enator Hol, Gol, Omsorg Nei mm Hemsedal og Ål Acos Acos Nes, Flå Omsorg ESA (EDB) Alle Kontorstøtte EPI-server Prokom, Sem Alle Internett Nei og Stenersen GIS/LINE, Norkart Alle Teknisk Kart, eiendom, Nei Komtek Geoservice kommunalteknikk Oppad Oppad Alle Skole Administrative Nei systemer Trio Trio Alle Telefon Telefonistøtte Nei Visma Visma Alle Økonomi, lønn, Nei personal og kommfakt Visma Visma Alle C2005 Intranett Ja Kommunene benytter MS Office kontorpakke. Plattform er MS Windows Server 2003/2008 og Citrix. Dokumenter og systemer er tilgjengelig fra felles serverpark. 2.4 Kompetansesnivå IKT-avdelingene i kommunene har god erfaring med installasjoner og drift av fagapplikasjoner, både på klient/server, webplattform og i terminalservermiljø (MS og Citrix). Brukere av fagsystemene for alle etatene/avdelingene har god kompetanse i bruk av programmene. Generell datakunnskap og kjennskap til Windows er på normalt godt nivå. 2.5 Kommunenes organisering Organisering for de enkelte kommunene er noe forskjellig. I vedlegg 6 vises organisasjonskartene for alle kommunene i tilfelle det kan være aktuelt å tilpasse systemet til lokale forhold. 5 av 13

6 3 Generelle betingelser 3.1 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har lagt ut grunnleggende informasjon om Vil du selge til det offentlige. Link til disse sidene er: Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider Forskriften får imidlertid ikke anvendelse på: - forsknings- og utviklingstjenester som i sin helhet er betalt av oppdragsgiver, når fordelen av tjenesten ikke fullt ut tilfaller oppdragsgiver til bruk i sin virksomhet. 3.2 Anskaffelsens omfang Kommunene Flå, Nes, Gol, Ål, Hol og Hemsedal skal anskaffe nytt Intranett-/ ansattportalløsning, samt Ekstranett. Hallingdalskommunene har innført Microsoft SharePoint server og vil benytte produktet i videre utvikling av tjenester. Tilbudt system må derfor kunne brukes på en SharePoint plattform. Alle dokumenter og dokumentbehandling skal lagres/behandles i SharePoint. 3.3 Vurdering av pris i forhold til terskelverdi Prosjektgruppa har gjort en vurdering av kostnadene forbundet med prosjektet. Da det er usikkert om anskaffelsen vil være over nasjonal terskelverdi, har prosjektet valgt likevel å publisere tilbudsinnbydelsen på Dette gjøres også for å nå potensielle leverandører i henhold til vår kravspesifikasjon (vedlegg 4). 3.4 Tidsplan Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert umiddelbart, og avhengig av behov vil tilbyderne bli kontaktet for avklaringer. Anskaffelsen skjer etter følgende tidsplan: Tilbudsfrist: 21. desember 2009, kl Demonstrasjoner, møter med leverandører: januar Referansebesøk: januar-februar Innstilling til styringsgruppe: februar Sluttforhandlinger: mars Kontrakt: i løpet av mars Innføringsfasen har følgende tidsplan: Forprosjekt: mars juni Lansering: 1. oktober Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling i henhold til 11 8 i forskrift til lov om offentlige anskaffelser. 6 av 13

7 Etter at tilbudene er kommet inn vil oppdragsgiver velge ut hvem som skal inviteres til forhandlinger blant de leverandørene som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Det inviteres minst 3 leverandører til forhandlinger forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede leverandører. 3.6 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i vedlegg 4, pkt 5.2. Dersom oppdragsgiver ikke tar hensyn til forbeholdene, må leverandøren beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere leverandører, anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist utover det som blir avtalt i evt. forhandlinger. 3.7 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: Mandag 21. desember 2009, klokken For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 3.8 Innlevering av tilbud Tilbudet oversendes skriftlig i ett eksemplar, samt at tilbudet sendes elektronisk. Skriftlig tilbud sendes i nøytral lukket forsendelse merket Tilbud på Intranettløsning til: Virksomhet Kontaktperson: Epostadresse: Postadresse: Regionrådet for Hallingdal Halgrim Merødningen halgrim@hallingnett.no Torget 1, 3570 Ål Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. All kommunikasjon, inklusive forhandlinger mv, skal foregå på norsk. 3.9 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av prosjektgruppa for oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart meddeles samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 7 av 13

8 3.11 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud i 4 måneder etter tilbudsfrist Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle tilbydere. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den/de leverandør(er) som får sitt/sine tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. Ved IT-anskaffelser, konsulenttjenester og/eller andre tjenester vil det være aktuelt å benytte statens standardavtale Orientering til tilbyder Spørsmål i forbindelse med tilbudet kan rettes til: Kontaktperson: Avd./adresse: Telefon: E-post: eller: Kontaktperson: Halgrim Merødningen Regionrådet for Hallingdal halgrim@hallingnett.no Eli L. Grimsgård Kleven Avd./adresse: Hol kommune Telefon: E-post: eli.kleven@hol.kommune.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (på e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen mandag 14. desember De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen reguleres av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I, III og V og reglene i dette konkurransegrunnlaget. 8 av 13

9 4.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater inviterte leverandører å gi tilbud, men hvor kjøp først skjer etter forhandlinger. 4.3 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. Leverandørene bes informere oppdragsgiver om eventuelle opplysninger i tilbudet som etter deres mening bør unntas offentlig innsyn av ovennevnte årsak. 4.4 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes, eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 4.6 Miljø Oppdragsgiver legger vekt på miljømessige konsekvenser ved anskaffelsen. Dette gjenspeiles i konkurransegrunnlaget, ved at det stilles krav til leverandørene som skal delta i konkurransen, til det som skal anskaffes eller til hvordan den valgte leverandør skal oppfylle sine forpliktelser i avtaleperioden. 4.7 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 9 av 13

10 4.8 Opsjoner Opsjon til å avrope andre moduler Regionrådet skal kunne avrope andre moduler som leverandøren kan tilby. Dette gjelder både moduler som beskrives i leverandørens tilbud og moduler som evt. utvikles i kontraktsperioden Opsjon på prosjektledelse og konsulentbistand Kommunene skal ha opsjon på kjøp av prosjektledelse og konsulentbistand fra leverandøren dersom det er behov for det. 5 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av kompetent myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) Hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 5.2 Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**)Hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 5.3 HMS-erklæring (Lovpålagt) HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og (skjema vedlagt). 5.4 Foretakets årsregnskap Fremleggelse av selskapets årsregnskap eller utdrag fra dette for de to siste regnskapsår. Balanse- og resultatregnskap med revisorrapport skal vedlegges for at oppdragsgiver skal vurdere tilbyders økonomiske stilling. Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt og 4.2 må fremskaffes fra to instanser. 10 av 13

11 6 Beskrivelse av tjenesten(e) 6.1 Produkt/tjeneste Det ønskes tilbud på følgende produkt/tjenester: Publiseringssystem for Intranett. Systemet skal kunne installeres og driftes på kundens servere. Det skal ikke gis tilbud på maskinvare eller MS SharePoint. Forprosjekt. Inkludert design av nettsider, funksjonalitet, grensesnitt mot andre fagapplikasjoner (som tidligere beskrevet) Installasjon av program på kundens servere Opplæring av systemansvarlige Opplæring av driftspersonell Årlig vedlikehold programvare Brukerstøtte 6.2 Minimumskrav til tjenesten(e) For øvrig vises det til kravspesifikasjon i vedlegg 4. 7 Priser og betingelser 7.1 Pris- og leveringsbetingelser Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt 3.1. Leverandør skal oppsummere sitt spesifiserte pristilbud i prisskjemaet i vedlegg 4, pkt Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 8 Tildelingskriterier 8.1 Tildelingskriterier Prinsippet om det økonomisk mest fordelaktige tilbud vil ligge til grunn for utvelgelsen. Tilbudene vil bli evaluert i henhold til følgende uprioriterte kriterier: Pris og kostnader Kvalitet 11 av 13

12 8.2 Pris og kostnader Prisskjema skal fylles ut av tilbyder. Se punkt 4 i kravspesifikasjon (vedlegg 4). 8.3 Kvalitet Kvalitet vurderes etter besvarelse av kravspesifikasjon (pkt 3, vedlegg 4) samt demonstrasjon av systemet og referanser fra eksisterende kunder. Underpunkt til kvalitet er beskrevet i pkt 3 i kravspesifikasjon (vedlegg 4). Underpunktene er: Tilbudt funksjonalitet Teknisk løsning Forprosjekt Implementering av løsning Opplæring og brukerinformasjon Support og responstid Kompetanse Videreutvikling Statistikk/gevinstmåling Produktspekter Referanser Forbehold Brukervennlighet Samarbeidsvilje og fleksibilitet Forbedringer i forhold til kravspesifikasjonen 12 av 13

13 VEDLEGG Vedlegg 1: Statens nye standardavtale for IT-anskaffelser Vedlegg 2: Standard avtalevilkår for kommunene i Hallingdal Vedlegg 3: HMS-skjema Vedlegg 4: Kravspesifikasjon/Prisskjema Vedlegg 5: Organisasjonskart for alle Hallingdalskommunene 13 av 13