KONKURRANSEBETINGELSER

Transkript

1 KONKURRANSEBETINGELSER IKT-tjenester for Nes kommune Kategori kjøp: Tjeneste, prioritert, følger del III i forskrift om offentlige anskaffelser Tilbudsfrist: klokken 10.00

2 1 OPPDRAGSGIVERNE - Generell informasjon Oppdragsgiver for prosjektet er Nes kommune. Evaluering av anbud og innstilling til valg av leverandør vil bli gjort av Nes IKT Utvalg. Formell kontraktspart vil være rådmann i Nes kommune. Nes kommune er avtalepart Nes kommune har satt ned en arbeidsgruppe som skal vurdere innkommende anbud. Denne gruppen består av: kommunalsjef og konstituert rådmann i Nes Nes kommune gjennomfører konkurransen. 1.1 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har lagt ut grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige. Link til denne siden er: Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider: 2 av 7

3 2 Generelle betingelser NES KOMMUNE 2.0 Vekting av tilbud Vekting av anbydere foretas på grunnlag av oppnådd poeng, dvs. oppnådd karakter på pris og tildelingskriterier multiplisert med delvekt og vekt. Det benyttes en relativ karakterskala for pris og tildelingskriterier på 0-10 der 10 er best oppnåelig. 2.1 Anskaffelsens omfang Nes kommune er vertskommune for regionens felles IKT-systemer for økonomi, lønn, personal og fakturering. Oppdraget gjelder teknisk drift av Visma Enterprise og rådgiving for kommunen, jfr. kravspesifikasjon. Nes kommune har ingen tilsette med ansvar for IKT-drift. Det kreves relevant kompetanse og erfaring, samt kort responstid ved driftsavvik. Driftsleverandøren skal være rådgiver for kommunen i strategiske spørsmål innenfor fagområdet. Driftsleverandøren skal stå for innkjøp og administrasjon av IKT-utstyr i tråd med regionale rammeavtaler. Avtaleperioden vil være på 4 år, med mulighet for gjensidig oppsigelse av avtalen. Det skal leveres samlet anbud med total pris for 1,4 årsverk pr år i avtaleperioden, spesifisert for hver hovedtjeneste. - Drift av økonomi- og HRM-systemer: ca. 0,8, stilling - Prosjektledelse: ca. 0,2 stilling - Rådgivning, Innkjøp, Administrasjon, Programvare/Opplæring ca. 0,4.stilling Det legges inn en mulig opsjon på 0,5 stilling på programvare opplæring. Det ønskes opplyst om tilbyder kan forestå implementering/opplæring for andre kommuner i regionen 3 av 7

4 2.2 Beskrivelse av kommunene NES KOMMUNE Infrastruktur Nes kommune ligger i Buskerud fylke. Avstand Nes - Oslo er 170 km, Nes Bergen er 330 km. Kommunen har: Kommune Ant. Innbyggere pr Sum 3461 Gjennom IKT Hallingdal er kommunene knyttet sammen i et høyhastighets nettverk (200 Mbps). Kommunenes nett er samordnet i felles IP- og domenestruktur. Tilgang til felles programvare skjer gjennom terminalserver- og webteknologi. Tilgang til internett, folkeregister, mm er samordnet via felles linjer. Interkommunalt samarbeid Programvare Kommunene har gjennomført en prosess for samordning av felles programvare etter vertskommuneprinsippet. Følgende prosjekter er gjennomført: Kommunenes nettsider. Nettstedet driftes av leverandøren. E-post, kalender (MS Exchange), Hol kommune Telefoni, telefonistøtte (Trio), (Hemsedal kommune) Økonomi, lønn/personal, fakturering (Visma Enterprise), Nes kommune Sak/arkiv (Gol kommune.) Kart/geodata, kommunalteknikk (Norkart, GeoService). Flå kommune Felles sikker sone er etablert. (Skole- og barnehageadm. programvare (Oppad) Felles intranett på SharePoint plattformen. Felles domene med AD (ActiveDirectory)administrasjon Faglig samarbeid Hallingdal samarbeider rundt IKT-løsninger på tvers av kommunegrensene, og arbeidet koordineres av en regional IKT-koordinator. Ansvar for drift av de viktigste fagapplikasjonene er fordelt gjennom vertskommunemodellen, der hver kommune er ansvarlig for sitt vertskommunesystem. 4 av 7

5 Teknisk drift av serverpark, mm blir utført av en felles IKT-avdeling på Gol, IKT Hallingdal 2.3 Eksisterende IKT Drift Nes kommune har i dag avtale med et eksternt firma om 3,0 årsverk. IT vedlikehold skjer i samarbeid mellom dette firmaet og kommunens regionale ikt-avd. på Gol. 2.4 Kompetansenivå Nes kommune sin lokale IKT kunnskap er basert på innleide kapasiteter og gjennom det regionale IKT-samarbeidet i Hallingdal. 2.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene vil ikke komme videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene til de leverandørene som blir kvalifisert. Ved denne anskaffelsesformen, kan det ikke gjennomføres forhandlinger om tilbudene. Det kan kun gjennomføres samtaler for å oppklare eventuelle uklarheter eller for å få tilleggsinformasjon. Konkurransen er kunngjort og i DOFFIN-databasen i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.6 Tidsplan Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert umiddelbart, og avhengig av behov vil tilbyderne bli kontaktet for avklaringer. Anskaffelsen skjer etter følgende tidsplan: tilbudsfrist ref. avklaringer uke 6 innstilling før kontrakt: Oppstart av 7

6 Innføringsfasen har følgende tidsplan: mars Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i eget punkt i tilbudsbesvarelsen. Dersom oppdragsgiver ikke tar hensyn til forbeholdene, må leverandøren beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn, herunder at tilbudene ikke ligger innenfor de tilgjengelige økonomiske rammer. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.8 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: kl For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.9 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres Nes kommune, Rukkedalsveien Nesbyen All kommunikasjon skal foregå på norsk Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud i 3 måneder etter tilbudsfrist Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 6 av 7

7 2.13 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og statens standardavtale (Driftsavtalen SSA-D), gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag. 3 Betingelser 3.1 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager, levert elektronisk via aksesspunkt. 7 av 7