Konkurransegrunnlag for kontrakt om Boganes sykehjem nytt rom for nødstrømsaggregat Stavanger kommune Stavanger eiendom

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kontrakt om Boganes sykehjem nytt rom for nødstrømsaggregat Stavanger kommune Stavanger eiendom

2 Innhold 1 Innledning Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kontraktens omfang Kontraktsperiode Kontrakt Evaluering Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen Innleveringsfrist Innleveringssted... 4 Merket tilbud skal leveres til: Vedståelsesfrist Tidsplan for behandling av tilbud Gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling av tilbud Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse Tilbudsåpning Avvising av tilbud Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Kostnad med deltakelse i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Innstilling på kontraktstildeling Krav til tilbudet Tilbudets utforming Språk Forbehold Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Generelt Tildelingskriterier Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter Stavanger eiendom 2 av 11

3 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Stavanger kommune ved Kommunalstyret for miljø og utbygging heretter også kalt oppdragsgiver, inviterer med dette til konkurranse. Informasjon om oppdragsgiver finnes på Henvendelser i anledning konkurransen skal rettes til prosjektleder hos Oppdragsgiver. Prosjektleder hos Oppdragsgiver: Navn: Rahiem Fazel Onsi, Stavanger eiendom Postadresse: Postboks 8001, 4068 Stavanger Tel: E-post: Rahiem.fazel.onsi@stavanger.kommune.no 1.2 Anskaffelsens formål Byggearbeidene utføres som totalentreprise. Oppdragsgiver ønsker gjennom denne konkurransen å inngå kontrakt om bygging av nytt bygg for nødstrømsaggregat. Arbeidet dreier seg i hovedsak om terrengbearbeiding, betongarbeider samt mindre beslag og rekkverksarbeider 1.3 Kontraktens omfang Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i vedlagt beskrivelse og tegningsunderlag. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering, godkjenning eller annen saklig grunn. 1.4 Kontraktsperiode Se vedlagt overordnet fremdriftsplan. 1.5 Kontrakt Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8407:2011 med de endringer som fremgår av de Generelle kontraktsbestemmelsene for totalentreprise. 1.6 Evaluering Evalueringsskjema vedlagt konkurransegrunnlaget vil bli brukt til å evaluere leveransen etter endt oppdrag. Det utfylte evalueringsskjema vil da bli sendt til leverandøren til orientering, og for eventuelle kommentarer. Utfylt skjema vil sammen med eventuelle kommentarer bli arkivert hos oppdragsgiver for bruk i fremtidige anskaffelser. Stavanger eiendom 3 av 11

4 2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf. nedenfor, kl1200. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert på leveringsstedet rettidig. 2.2 Innleveringssted Merket tilbud skal leveres til: Stavanger kommune Stavanger eiendom Olav Kyrres gate 23, resepsjonen i 1. etasje 4005 Stavanger Norge Tilbudet skal merkes: «Tilbud Totalentreprise for Boganes sykehjem nytt nødstrømsaggregat. Tilbudet skal kun åpnes av adressat». Det vil bli gitt kvittering for anbud innlevert ved fremmøte. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 120 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 2.4 Tidsplan for behandling av tilbud Oppdragsgiver har lagt opp følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for innlevering av tilbud Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Meddelelse om valg av tilbud (tentativt) Klagefrist (tentativt) Kontraktsinngåelse (tentativt) Tilbudets vedståelsesfrist 3 Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets Internettsider Stavanger eiendom 4 av 11

5 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 3.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin ( 3.4 Tilleggsopplysninger. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig kontakte oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse (Doffin) til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 3.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal tilgjengeliggjøres på en måte som sikrer likebehandling mellom leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 3.6 Tilbakekalling av tilbud Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene i konkurransegrunnlaget. 3.7 Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt felles tilbudsbefaring/ tilbudskonferanse. 3.8 Tilbudsåpning Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen av tilbudene. Stavanger eiendom 5 av 11

6 3.9 Avvising av tilbud Oppdragsgiver følger reglene i FOA om avvisning av tilbud Alternative tilbud Det er adgang til å gi tilbud på alternative løsninger i tillegg til de løsninger som fremgår av konkurransegrunnlaget. Et hvert alternativt tilbud skal være beskrevet og prissatt i tilbudsbrevet med opplysning om tilbyderens vurdering av tilbudets konsekvenser for Stavanger eiendom i forhold til innvirkning på fremdriften, drift og vedlikehold og lignende. Alternative tilbud vil bare bli antatt dersom Stavanger eiendom etter en samlet vurdering finner tilbudet gunstigst/gunstigere enn beskrevet løsning Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Kostnad med deltakelse i konkurransen Enhver kostnad som leverandøren pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen må dekkes av leverandøren Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig til leverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt inngås på det tidspunkt da kontrakt er signert av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for leverandøren til å fremme eventuell klage over beslutningen. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. Tilbudet skal utformes i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget. Det skal leveres et tilbud i papirformat. Tilbudet ønskes levert i ringperm og ingen dokumenter skal stiftes. Sidene skal nummereres. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i kapitel 5 og 6 i dette dokument. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Stavanger eiendom 6 av 11

7 Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse, og merkes som angitt ovenfor. Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke. 4.2 Språk Tilbudet, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert norsk oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert norsk oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/ forplikte tilbyder rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. 4.3 Forbehold Forbehold skal klart fremgå i eget vedlegg for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en selvstendig vurdering av de økonomiske konsekvensene. Forbehold som ikke lar seg prissette vil medføre avvisning. Bemerkninger til den tekniske beskrivelsen kan anføres på det aktuelle sted, men skal i så fall også opplistes i tilbudsbrevet med henvisning til sidetall. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. 5 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for deltakelsen i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet Stavanger eiendom 7 av 11

8 og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer oppdrag. Der leverandørene ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørs kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kriterier Krav Dokumentasjon Del av tilbud Organisasjon og juridisk stilling Økonomisk og finansiell stilling Lovlig registrert Firmaattest VEDL. 1 Ordna forhold skatt og avgifter Lovbestemte krav Økonomisk kapasitet Skatteattest Mva attest HMS erklæring jf. Internkontroll forskriften, se vedlegg Erklæring om lønns og arbeidsvilkår jf. Forskrift om Lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ( nr112) se vedlegg Årsregnskap for siste 2 år. ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt Kredittvurdering VEDL. 2 VEDL. 3 VEDL. 4 VEDL. 5 VEDL. 6 VEDL. 7 Teknisk og faglige kvalifikasjoner Norsk språk Kompetanse og erfaring fra tilsvarende bygg Attester/egenerklæring Liste over tilsvarende bygg tilbyder har utført de siste 5 år. Tilbyder skal oppgi prosjektnavn, sted(adresse) areal og kontraktsstørrelse. SIGNERT ANBUDS SKJEMA VEDL. 9 ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt Kapasitet og gjennomføringsevne. Oversikt over antall fast ansatte i firmaet, for eksempel VEDL. 10 Stavanger eiendom 8 av 11

9 Kvalitetssikringssystem Tiltaksklasse og arbeidsområde organisasjonskart. ISO Attester eller beskrivelse av kvalitetssikringssystemet Sentral godkjenning for aktuelt arbeidsområdet eller tilsv. VEDL. 12 VEDL. 13 Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis mht. å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom oppdragsgiver blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) (2) eller (2), og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 11-10(3) eller 20-12(3). Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA (2) og (2), vil bli avvist. 6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris % - Tilbudspris - Timepriser - påslagsprosent - Opsjoner Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema Timepriser vil bli vurdert for eventuelle tilleggsarbeider; 200 timer vil bli tillagt anbudssum. Oppgitt påslagsprosent for materiell og underleverandører vil bli vurdert for eventuelle tilleggsbestillinger; tilbyders høyeste oppgitte påslagsprosent x 15 % av det laveste kvalifiserte Tilbudsbrev Utfylt tilbud, Anbudsskjema Stavanger eiendom 9 av 11

10 innkomne anbud. Kvalitet % Valgte løsninger, arbeidsmetoder eller materialer. Tilbudt nøkkelpersonells erfaring og gjennomføringsevne Beskrivelse og dokumentasjon av løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som tilbyder selv foreslår. CV for tilbudt nøkkelpersonell. Det må komme frem i CV eller et vedlegg til CV, hvilken rolle tilbudt nøkkelpersonell har hatt i tidligere prosjekter, det må også oppgis oppdragsgiver, type bygg, budsjett og areal i m2. Evaluering av pris: forholdsmessig mellom tilbyderne. Evaluering av kvalitet: Vurderingen av kriteriet er basert på en helhetsvurdering hvor de momenter som var spesifisert i konkurransegrunnlaget er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. Poengene blir deretter multiplisert med det angitte vekttallet, og disse vektede poengene summeres. Den tilbyder som har den høyeste poengsummen sammenlagt, vil bli tildelt kontrakt. 7 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt og kan hentes ut på Doffin. Det er tilbyders ansvar å sørge for at alle dokumentene som gjelder som underlag for totalentreprisen er gjennomgått og medtatt i tilbudet. Tilbudet leveres komplett med dokumentasjon, jf. punkt 4.1. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dette dokument «Konkurransegrunnlag» Oppdragsbeskrivelse Funksjonsbeskrivelse Stavanger eiendoms generelle kontraktsbestemmelser for totalentreprise. Kravspesifikasjon Skisse-tegninger, datert xx.xx.xx Planer, snitt og fasader 1:50 Situasjonskart 1:500, Takplan 1:200, Utkast til avtaledokument, KU-avtale, KP-avtale Evalueringsskjema Stavanger eiendom 10 av 11

11 Det gjørs oppmerksomt på at eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og eventuell, tilleggsinformasjon publisert på Doffin blir en del av konkurransegrunnlaget jf. punkt 3.4 i dette dokumentet. Stavanger eiendom 11 av 11