KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse. leasing av biler

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse leasing av biler 1

2 INNHOLD INNHOLD GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M INNLEDNING NÆRMERE OM ANSKAFFELSENS OMFANG AVTALENS VARIGHET KONKURRANSEBESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS KONKURRANSEDOKUMENTENE DET ER IKKE TILLATT Å INNGI TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD TILBYDER KAN STILLE SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEDOKUMENTENE OG ANSKAFFELSEN SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSÅPNING TILBUDSDOKUMENTENE OG OFFENTLIGHET SPRÅKKRAV TILBUDETS INNHOLD DISPONERING FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT ATTEST FOR SKATT OG MERVERDIAVGIFT FIRMAATTEST HMS-EGENERKLÆRING TEKNISKE KVALIFIKASJONER FINANSIELL OG ØKONOMISK STILLING TILDELINGSKRITERIER Vedlegg: Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Avtaledokument 2

3 1. GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER Tysfjord Kommune (heretter også betegnet som oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse om leasing av biler med en 4- årig rammeavtale. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2. ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN Denne konkurransen administreres og gjennomføres av Innkjøpsservice Advokatfirma AS. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen kan rettes på e-post 3. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M Innledning Oppdragsgiver skal lease 9 biler med diverse utstyr Nærmere om anskaffelsens omfang Beskrivelse av anskaffelsen Tysfjord Kommune skal anskaffe 9 leasingbiler, 8 biler skal ha 4 hjulstrekk og en bil med tohjulstrekk. I tillegg ønskes det opsjon på 3 biler, 2 med firehjulstrekk og 1 med tohjulstrekk. Bilene skal gå på diesel. Tysfjord Kommune vil ved tildelingen også legge vekt på de miljømessige hensyn og vil i den forbindelse vektlegge et lavest mulig CO2 utslipp. Dokumentasjon av CO2 utslippet på tilbudte biler skal vedlegges i eget vedlegg. Bilene skal ha minimum 2 seter, 2 dører og en motorstørrelse på minimum 70 hk Biltype Bilene som skal leases er 8 små varebiler (4WD) og en personbil (2WD) med forhjulstrekk mellomklassebil. Alternativt 8 små personbiler (4WD) og en 3

4 personbil (2WD) med forhjulstrekk. Hvorvidt man tilbyr varebiler eller personbiler vil vurderes på samme måte i forhold til tildelingskriteriene Årlig kjørelengde Den årlige kjørelenden antas å bli ca km. Bilene skal ha utstyr i henhold til vedlegg 2 prisskjema Leveringstid Tilbyder bes å oppgi leveringstid fra bestilling til levering av biler i vedlegg 2 prisskjema Antatt omfang Det antas at rammeavtalen har en årlig verdi på: Antatt ca verdi Leasing av biler Stipulert samlet kontraktverdi pr. år er estimert til ca. kr eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det blir større eller mindre enn antatt. Det bemerkes også at årlig omsetning vil kunne variere betydelig. Det skal inngås en avtale på 4 år og den totale kontraktsverdien antas derfor å være kr for rammeavtalens varighet. 4. AVTALENS VARIGHET Avtalen skal ha en varighet på fire år fra undertegning av avtaledokumentet, vedlegg KONKURRANSEBESTEMMELSER 5.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del II. 4

5 Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling Leverandørene som blir tildelt oppdraget er forpliktet til å betale kr eks. mva til Innkjøpsservice AS For å sikre at regelverket om offentlige anskaffelser overholdes ved gjennomføring av konkurransen, har oppdragsgiver inngått en avtale med Innkjøpsservice Advokatfirma AS (IS). IS har ansvar for gjennomføring av konkurransen til en fast pris. Utgiftene ved gjennomføring av konkurransen skal dekkes av den leverandøren som vinner konkurransen. Leverandøren må derfor innkalkulere disse kostnadene i sitt pristilbud. Kostnadene er kr eks. mva og forfaller til betaling når kontrakt er inngått. Beløpet vil bli fakturert leverandøren direkte av IS. Aksept av disse betalingsbetingelsene er en forutsetning for å delta i konkurransen og forbehold mot dette vil således innebære at tilbudet blir avvist Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse Det er ikke tillatt å inngi tilbud på deler av oppdraget Det er ikke tillatt å inngi tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6 dager før tilbudsfristens utløp klokken

6 Spørsmål skal stilles skriftlig til Innkjøpsservice Advokatfirma AS v/ Rolf Willy Berg mailadr Henvendelsene skal merkes med Konkurranse leasing av Biler. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og alle spørsmål og svar vil bli lagt ut på doffin.no. Det vil således ikke bli sendt noen spørsmål og svar til den enkelte tilbyder, men kun til de som har meldt sin interesse for konkurransen på doffin.no Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Mener noen av tilbyderne at eventuelle endringer bør medføre at tilbudsfristen forlenges, skal de gi oppdragsgiver beskjed om dette. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere ved at det legges ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av tilbudsfristen. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: 6

7 Innkjøpsservice Advokatfirma AS Ørnflogveien 13 Bursi 8230 Sulitjelma Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Ørnflogveien 13 Bursi 8230 Sulitjelma Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud leasing av Biler Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 18. februar 2011 klokken Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender Taushetsbelagte opplysninger Det bes om at tilbyder presiserer om det er noen deler av tilbudet som anses å være forretningshemmeligheter som det av konkurransemessige hensyn vil være viktig å hemmeligholde. 7

8 5.12. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående Tilbudsdokumentene og offentlighet Alle dokumenter som er knyttet til konkurransen, unntas fra offentlighet Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Tilbudets innhold disponering Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret 8

9 - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder med e-postadresse Tilbudsbrevet skal også inneholde en bekreftelse på at leverandøren kan oppfylle alle minstekrav. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis på eget vedlegg. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Dokumentasjon av knyttet til tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet er undertegnet av begge parter. 9

10 6. KVALIFIKASJONSKRAV 6.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene vil medføre avvisning fra konkurransen. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt Attest for skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Eventuelle utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende attester fra myndigheter i sitt hjemland. Slike attester fra utenlandske tilbydere skal være oversatt til norsk. Viser attesten for skatt og merverdiavgift at det er utestående beløp, vil tilbyder bli avvist fra konkurransen Firmaattest Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak, og være registrert i et foretaksregister eller lignende. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges firmaattest HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge utfylt HMS-egenerklæring jfr. vedlegg Tekniske kvalifikasjoner Tilbyder må oppgi 1 referanse på tidligere sammanligbar leveranse som oppdragsgiver kan kontakte Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. Som dokumentasjon skal levere kredittvurdering av fra Creditinform eller tilsvarende. Vurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder. Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig. 10

11 7. TILDELINGSKRITERIER Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved evalueringen vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: Pris. 70% Leveringstid 10% Miljø 20% Pris Ved vurderingen av tildelingskriteriet pris legges det til grunn de priser som er oppgitt i prisskjemaet jfr. vedlegg 2. Leveringstid Ved vurderingen av tildelingskriteriet leveringstid legges det til grunn leveringstiden fra bestillingsdato. Miljø Ved vurderingen av tildelingskriteriet miljø legges det til grunn et lavest mulig CO2 utslipp. Tilbyder skal redegjøre for dette i eget vedlegg. 11