Konsulenttjenester for Identitets og Feide løsning for grunnskole

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse Konsulenttjenester for Identitets og Feide løsning for grunnskole Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Tilbudsfrist: Arendal Konkurransegrunnlag 1

2 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON REFERANSE OPPDRAGSGIVER KONTAKTINFORMASJON FORMÅL OG OMFANG PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK KONFIDENSIALITET KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN FREMDRIFTSPLAN BEHANDLING AV TILBUD TILDELING AV AVTALE RETT TIL Å FORKASTE TILBUD KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD TILBUDSMAL INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST AVTALEVILKÅR FORBEHOLD OG RESERVASJONER VALG AV LEVERANDØR LEVERANDØROPPLYSNINGER MINSTEKRAV KVALIFISERINGSKRAV TILDELINGSKRITERIER OPPDRAGSGIVERENS SPESIFIKASJON KRAV TIL TILBUDSBESVARELSEN INNHOLDSFORTEGNELSE VEDLEGGSOVERSIKT Konkurransegrunnlag 2

3 1 Generell informasjon 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i DOFFIN databasen og TED databasen. 1.2 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er IKT Agder IKS. 1.3 KONTAKTINFORMASJON Kontaktperson, merkantilt: Organisasjon IKT Agder IKS Navn Daniel Sjølander Telefon Stilling Innkjøpsleder Mobil daniel.sjolander@ikt-agder.no 1.4 FORMÅL OG OMFANG Formålet med anskaffelsen er innføring av identitetsstyring og Feidetilgang for grunnskolen i eksisterende Oracle IAM løsning. Løsningen skal være tilpasset våre krav og forventninger som beskrevet i kravspesifikasjonen. Dette er nærmere spesifisert i del 5. Konkurransegrunnlag 3

4 2 Prosedyre 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er over EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser som er gitt i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Det forutsettes at tilbyder har kjennskap til disse bestemmelsene ved innlevering av tilbud. 2.3 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 2 3-5, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, merkantilt punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: uke 16 / 2012 Frist for å levere inn tilbud: kl. 14: Behandling av tilbud: uke 23, 24 Eventuelle presentasjoner av tilbud og avklaringsmøter: uke 25 Avtaleinngåelse: uke 26 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.7 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det vil ikke bli gitt opplysninger som knytter pris og andre konkurransemessige betingelser til navngitte leverandører. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser. Ajourført ved endring ved lov 15. juni 2001 og 14. desember Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. Res. 15. juni 2001 mv, med etterfølgende endringer Konkurransegrunnlag 4

5 2.8 TILDELING AV AVTALE Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, avtalevilkår og de antatte tilbud. Det vil ikke være anledning til forhandlinger forut for en eventuell avtaleinngåelse. 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jfr. forskriftens Konkurransegrunnlag 5

6 3 Krav til utforming av tilbudet 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.5, og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Kjøpere ber om at samtlige spørsmål i kravspesifikasjonen besvares. Leverandøren skal benytte tabellene i forespørselen i besvarelsen. I tabellene skal det på samme måte være spesifikke referanser til eventuelle vedlegg i form av side-, kapittel- og avsnittshenvisning. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres i komplett elektronisk form lesbart med standard verktøy og egnet for elektronisk distribusjon, eksempelvis PDF-format, samt to komplette utskrevne og undertegnede eksemplarer. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudsinnlevering via e-post eller oversendelse av elektronisk kopi via e-post ikke tilfredsstiller forskriftens krav til konfidensialitet, og vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Tilbud skal ikke innbindes, stiftes eller samles på en måte som vanskeliggjør skanning av tilbud for IKT Agders elektroniske arkiv. En hensiktsmessig innlevering kan være i mappe eller ringperm. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Anskaffelse konsulenttjenester Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: IKT Agder IKS v/ Daniel Sjølander Postadresse: Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal. Gateadresse: Ragnvald Blakstads v 1, 4838 Arendal. Tilbudet skal være IKT Agder IKS i hende innen kl. 14:00. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er IKT Agder IKS i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Konkurransegrunnlag 6

7 3.4 AVTALEVILKÅR Avtalevilkår vil basere seg på Statens standardavtale. Spesifikt Bistandsavtalen (SSA-B). Dette konkurransegrunnlaget samt leverandørens tilbud med vedlegg vil inngå som en del av avtalen. Dersom tilbyder har forbehold til avtalevilkår, se punkt FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg. Konkurransegrunnlag 7

8 4 Valg av leverandør Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMSegenerklæring av nyere dato, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling: Foretaksregistrering Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Konkurransegrunnlag 8

9 Årsregnskap Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge Dokumentasjon omkring tilbyders organisatoriske/tekniske kapasitet: Organisasjon Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte, antall år virksomheten har drevet med salg og service på det leveransen omfatter, og annet relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Tilbyder må bekrefte at han har en salg-/serviceorganisasjon som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Tilbyder må beskrive sin organisering med hensyn til stedfortredere/fraværshåndtering. Tilbyder skal opplyse om hvilke sertifikater/autorisasjoner tilbyderen har for tjenesten de kan levere. Tilbyder må beskrive hvilket kvalitetssikringssystem bedriften bruker i leveransen mot kunde. Underleverandører Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører som om de var deres eget personell. Samarbeidsavtaler med underleverandører skal kunne dokumenteres på forespørsel. Referanser Tilbyder skal oppgi minimum tre referanser fra tilsvarende avtaler/leveranser/oppdrag siste 3 år. Disse referansene skal inneha navn og telefon og e-postadresse som kan kontaktes, samt skriftlige uttalelser fra de oppgitte referansene. Konkurransegrunnlag 9

10 4.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, samt besvart kravspesifikasjonen, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: Kompetanse: Vekt 40 % I vurderingen av dette punktet vil følgende momenter inngå: o Kompetanse og erfaring hos tilbudt nøkkelpersonell Leveringsevne: Vekt 20 % I vurderingen av dette punktet vil følgende momenter inngå: o Leveringspresisjon og servicegrad; evne til å betjene oppdragsgiver o Referanser på tidligere oppdrag Pris: Vekt 40 % I vurderingen av dette punktet vil følgende momenter inngå: o Pris på anskaffelsen (fast pris) o Prismessige konsekvenser av eventuelle forbehold Konkurransegrunnlag 10

11 5 Oppdragsgiverens spesifikasjon Kravspesifikasjon for leveransen er gitt i vedlegg 1. Konkurransegrunnlag 11

12 6 Krav til tilbudsbesvarelsen 6.1 INNHOLDSFORTEGNELSE Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget: Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon Ikke besvart / begrunnelse 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS-egenerklæring (vedlegg) 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske stilling (inkl. vedlegg) Referanser 5. Besvarelse av kravspesifikasjon Konkurransegrunnlag 12

13 6.2 VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Avtalevilkår Konkurransegrunnlag 13