KONKURRANSEGRUNNLAG. Leasing av multifunksjonsmaskiner kopi/print til Høgskolen i Buskerud

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpent anbud Leasing av multifunksjonsmaskiner kopi/print til Høgskolen i Buskerud 1. GENERELL INFORMASJON 1

2 Papirbredden kunnskapsparken i Drammen, åpnet januar 2007, med følgende leietagere: Høgskolen i Buskerud (HiBu), Høgskolen i Telemark, Handelshøgskolen BI, Drammen Folkebibliotek, Buskerud Fylkesbibliotek, samt Papirbredden drift, og andre private leietagere. I forbindelse med drift av hele bygget ønskes en felles policy på kopi, utskrift og scanning for hele bygget. Driftsenheten i bygget (HiBu) ønsker en follow me funksjonalitet, der brukere av bygget kan sitte på en hvilken som helst arbeidsstasjon eller bærbar datamaskin, og skrive ut til hvilken som helst skriver i bygget. Det er valgt adgangskontrollsystem for bygget, som leveres av Securitas systems AS. Det er berøringsfrie låser i bygget som betjenes trådløst gjennom MAYFAIR teknologi. Kort for adgangskontroll er også tenkt brukt til follow me funksjojnaliteten til Multifunksjonsmaskinene. 1.1 Referanse Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, alternativt Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Høgskolen i Buskerud. 1.3 Kontaktpersoner Oppdragsgivers kontaktperson for konkurransen: Jon Østreng Knut-Anders Høiaas Rådgiver Studiestedsansvarlig IT Tlf: Tlf: Mail: jon.ostreng@hibu.no Mail: knut.hoiaas@hibu.no 1.4 Formål og omfang Konkurransen gjelder leasing og support av multifunksjonsmaskiner til Høgskolen i Buskerud. Behovet er 14 multifunksjonsmaskiner med follow me funksjonalitet. Nærmere spesifikasjoner i del 5, kravspesifikasjon. Antall maskiner vil kunne endres underveis i prosessen. 1.5 Avtalens varighet Avtalen vil ha en varighet på 3 år, med opsjon på forlengelse for ett år av gangen i inntil 2 år, etter nærmere avklaringer. 2. PROSEDYRE 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 2

3 2.2 Kostnader i forbindelse med tilbudsutarbeidelse Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Ikke antatte anbud vil ikke bli returnert. 2.3 Spørsmål og svar i forbindelse med anskaffelsesprosessen Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, ref. punkt 1.3. Henvendelsen må merkes TILLEGGSOPPLYSNINGER. Siste frist for mottak av spørsmål er 7 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt skriftlig til alle tilbydere. 2.4 Rettelser eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Høgskolen i Buskerud rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget, som ikke er av vesentlig karakter. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil i så tilfelle umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2.5 Fremdriftsplan Planlagt fremdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysning av konkurranse uke 5 / 2007 Frist for å levere inn tilbud 1. mars 2007 Behandling av tilbud uke Eventuelle presentasjoner og avklaringsmøter uke Avtaleinngåelse uke Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.6 Behandling av tilbud Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 2.7 Tildeling av avtale Det skal velges èn leverandør, basert på det økonomisk og funksjonelt mest fordelaktige tilbudet. Det godtas ikke tilbud på del-leveranser, men tilbyder har anledning til å benytte seg av underleverandører. Det er et krav at Høgskolen i Buskerud kun har ett kontaktpunkt å forholde seg til, så ved bruk av underleverandører vil tilbyder være ansvarlig for hele leveransen. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i punkt 4.4 tildelingskriterier. Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. 2.8 Rett til å forkaste tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta deler av et tilbud forkaste samtlige tilbud fritt modifisere anbefalte løsninger 3

4 3. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 Utarbeidelse av tilbud Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utformes på norsk. 3.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedståes i 3 måneder fra frist for innlevering av tilbudet. 3.3 Tilbudsmal Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle tilbydere har rett til lik og rettferdig behandling. Det er derfor ønskelig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Skjemaet teknisk kravspesifikasjon skal fylles ut. Eventuell utdyping av punktene kan forklares i vedlegg hvis dette er nødvendig. 3.4 Innlevering av tilbud format, pakking, merking og frist Tilbudet skal leveres skriftlig og undertegnet i to 2 eksemplarer. Det skal også leveres ett elektronisk eksemplar. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil utskrevet og signert versjon gjelde før elektronisk versjon. Komplett underskrevet tilbud, inkludert elektronisk tilbud, sendes/leveres i lukket konvolutt. Tilbudet skal merkes på utsiden av forsendelsen, med: Multifunksjonsmaskiner. Tilbudet skal leveres eller sendes til følgende adresse: Høgskolen i Buskerud v/ Jon Østreng Grønland 40b 3045 Drammen Tilbudet skal være Høgskolen i Buskerud i hende innen torsdag 1. mars 2007 kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, og ikke er Høgskolen i Buskerud i hende på overnevnte adresse innen oppgitt frist, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer fram til rett sted til rett tid. 3.5 Tilbuds-/prisskjema Tilbudspriser inklusiv MVA skal oppgis ihht. Kravene i vedlagt kravspesifikasjon. (Se eget prisskjema, i vedlegg 4) Dersom prisene ikke inkluderer service og/eller opplæring, skal det oppgis prising også for disse tjenestene. 4

5 3.6 Forbehold og reservasjoner Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette framkomme i eget vedlegg i tilbudet. Alle forbehold skal spesifiseres, og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Henvisning til tilbyders egne avtalevilkår er å anse som forbehold dersom disse fraviker fra konkurransegrunnlaget. 4. VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskriften, og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er listet nedenfor. 4.1 Leverandøropplysninger Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon nummer, fax nummer, firmaets epost-adresse og web-adresse. Kontaktpersonens navn, epost-adresse, direkte-telefon og mobiltelefon 4.2 Minstekrav Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. HMS egenerklæring. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftsattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke innleverer attest for innbetalt skatt og mva (2 attester), samt HMS egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 Kvalifiseringskrav Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at han har tilstrekkelig kompetanse og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling Foretaksregistrering Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 5

6 Årsregnskap Tilbyder skal vedlegge de siste to 2 års regnskap. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske kapasitet Organisasjon Tilbyder skal presentere sin organisasjon med antall ansatte, CV for relevant personell, og annen relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser rundt multifunksjonsmaskiner. Herunder også eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Tilbyder skal beskrive tilgjengelige tekniske ressurser (kompetanse og utstyr) relevant for denne leveransen. Underleverandør Tilbyder skal beskrive de eventuelle underleverandører som benyttes i dette tilbudet. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører. Referanser Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende leveranser de siste to 2 årene. De mest relevante referansene for denne konkurransen skal oppgis med kontaktperson, telefonnummer og epost-adresse. 4.4 Tildelingskriterier Tilbydere som tilfredsstiller minste- og kvalifikasjonskravene, og som har levert inn tilbud innen oppgitt frist, vil konkurrere på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: Produkter / funksjonalitet Det vil legges vekt på at tilbyder har produkt og funksjonalitet som tilfredsstiller kravene i kravspesifikasjonen. Pris Priser inkl. mva ihht prisvedlegget vil bli vurdert og samlet evaluert mht. Høgskolen i Buskeruds totalkostnad over avtaleperioden. (Det vil også hensyntas pris på maskinvare, service, samt forbruksmateriell som er nødvendig for maskinens drift). Service Det vil legges vekt på tilbyders serviceordning. Herunder oppstartstid for utbedringsarbeider ved feilmelding på multifunksjonsmaskinene, tilgjengelighet etc. Installasjon, implementering og i gang kjøring. Leverandørs plan, ressurser og evne til installasjon, implementering og i gang kjøring av en total kopi / print / skanner løsning for Papirbredden Drammen kunnskapspark. Tildelingskriteriene er ikke oppgitt i prioritert rekkefølge. 6

7 5. KRAVSPESIFIKASJON FOR LEVERANSEN Se beskrivelse av ønsket funksjonalitet i vedlegg 1, generell kravspesifikasjon i vedlegg 2, og teknisk kravspesifikasjon i vedlegg PRIS Se prisskjema i vedlegg 4. 7