Forespørsel om deltakelse

Transkript

1 Forespørsel om deltakelse Begrenset anbudskonkurranse for kjøp av medarbeiderundersøkelse for Politidirektoratet Søknadsfrist: 4. juni 2009

2 Innholdsfortegnelse 1 Innbydelse til å delta i anbudskonkurranse Anskaffelsesprosedyren Om rammeavtalen Om oppdraget Bakgrunn for medarbeiderundersøkelsen Nærmere om undersøkelsen Krav til kvalifikasjoner og dokumentasjon Krav til kvalifikasjoner Krav til dokumentasjon Krav til søknaden Utforming av søknaden Adresser og frist for levering av søknad Endre og tilbakekalle søknad Eventuelle spørsmål Kvalifisering for videre konkurranse Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Kostnader ved å delta i konkurransen...6

3 1 Innbydelse til å delta i anbudskonkurranse Politidirektoratet inviterer herved til deltakelse i anbudskonkurranse om inngåelse av rammeavtale for kjøp av medarbeiderundersøkelse i politi- og lensmannsetaten. Politi- og lensmannsetaten består totalt av 27 politidistrikter og 6 særorganer med Politidirektoratet som overordnet organ. Ytterligere informasjon om Politidirektoratet og politi- og lensmannsetaten finnes på 2 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsesprosedyren er begrenset anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, del I og III, begge med senere endringer. Konkurransen er delt i to faser. Fase 1 er en invitasjon til å delta i konkurransen om å bli kvalifisert, Fase 2 er en konkurranse på grunnlag av innleverte tilbud fra de kvalifiserte leverandørene. På bakgrunn av krav som fremsettes i dette dokumentet, vil Politidirektoratet kvalifisere inntil 5 leverandører. Søkere som blir kvalifisert til å delta i den videre konkurransen vil få tilsendt konkurransegrunnlaget. Samtidig vil de utvalgte leverandørene bli invitert til et møte i Politidirektoratet for å gi en demonstrasjon av sitt tilbud. Innleverte tilbud kan ikke endres under eller etter demonstrasjonen. Politidirektoratet vil velge en leverandør ut fra kravene i konkurransegrunnlaget. Forespørselen om deltakelse er kunngjort i DOFFIN- databasen, se Oppdragsgiver kan innen fristens utløp foreta rettelser, suppleringer og endringer i forespørselen som ikke er vesentlige. Eventuelle rettelser, suppleringer og endringer blir publisert på Politidirektoratets nettsider. Gå til adressen Klikk på Velg sted under teksten Hvor vil du?. Klikk deretter på Politidirektoratet og videre på Anbud øverst i høyre hjørne av skjermbildet. Den aktuelle anbudskonkurransen står da oppført i en grå boks på høyre side av skjermbildet. 3 Om rammeavtalen Rammeavtalen vil gjelde inntil 4 år, i første omgang to år fra kontraktsignering med opsjoner for et år av gangen. Prisene skal være faste i det første året av kontraktsperioden. Justering av prisene kan deretter skje årlig i tråd med konsumprisindeksen. Politidirektoratet anslår verdien av kontrakten i hele avtaleperioden til å ligge under EØSterskelverdien. Denne avtalen vil inngås med Politidirektoratet.

4 4 Om oppdraget 4.1 Bakgrunn for medarbeiderundersøkelsen Politidirektoratets funksjon som overordnet organ for politi- og lensmannsetaten er å lede og samordne arbeidet med bekjempelsen av kriminalitet og skape trygghet for befolkningen. I 2006 ble et styrings- og rapporteringsverktøy innført i etaten, Politimesterens StyringsVerktøy (PSV), se figuren i vedlegg 1. Verktøyet har til hensikt å støtte kommunikasjons- og beslutningsprosessene i politidistriktene og inneholder nøkkeltall som kan gi objektive målekriterier for det totale politiprodukt. Direktoratet gjennomførte medarbeiderundersøkelser i 2006 og Nærmere om undersøkelsen Politidirektoratet ønsker å gjennomføre medarbeiderundersøkelser i etaten for å måle faktorer eller drivere som har betydning for etatens resultatoppnåelse. Undersøkelsen er tenkt gjennomført annethvert år slik at vi kan se utviklingen over tid. Politidirektoratet skal eie spørsmålene. Medarbeiderundersøkelsen skal: Skaffe tilveie kunnskap om sentrale faktorer som har betydning for medarbeidernes motivasjon og engasjement for jobben. Være et (utviklings)verktøy for å styrke de områder der det trengs samt vedlikeholde det positive som allerede finnes. Gi ledere ved politidistriktene og særorganene grunnlag for å iverksette forbedringstiltak. Kunne vise utvikling over tid på sentrale områder. Det er ønskelig å utforme et måleverktøy som innehar et langsiktig perspektiv. Undersøkelsen vil sendes ut via e-post til alle ansatte i etaten. Den er tenkt gjennomført annethvert år. Første undersøkelse vil tidligst bli gjennomført på nyåret Før vi gjennomfører første undersøkelse vil vi teste ut spørsmål og metodikk i en pilotundersøkelse med et par underliggende virksomheter. Politidistriktene og særorganene vil utarbeide handlingsplaner på bakgrunn av resultatene fra undersøkelsen. Måloppnåelse og effekt av iverksatte tiltak ønskes etterprøvd i de etterfølgende målingene. 5 Krav til kvalifikasjoner og dokumentasjon 5.1 Krav til kvalifikasjoner 1 Det kreves bred erfaring med å bistå offentlige virksomheter i nasjonale og lokale medarbeiderundersøkelser eller andre tilsvarende større undersøkelser. Liste over slike leveranser de siste fem årene med relevans for dette oppdraget, må vedlegges. 2 Det kreves liste over minimum tre eksterne referansepersoner fra tidligere utførte oppdrag med medarbeiderundersøkelser i offentlig sektor. Disse må kunne kontaktes uten nærmere varsel.

5 3 Tilbydere skal gi en beskrivelse av sin og evt. underleverandørers organisasjon og det personell (CV) som skal bidra til å oppfylle kontrakten. Det skal redegjøres for den tid og kapasitet som personellet kan avsette til oppdraget. Det skal også opplyses om navn, telefonnummer og e-postadresse på vedkommende som blir vår kontaktperson i dette oppdraget 5.2 Krav til dokumentasjon 1. Attest for betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd.). 2. Attest for betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd.) 3. Helse-, miljø og sikkerhet: HMS egenerklæring skal være underskrevet av daglig leder og representant for de ansatte. (Skjema er vedlagt). 4. Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor søker er etablert (firmaattest). 5. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette, samt en utskrift av foretakets totale omsetning de tre siste regnskapsår for de ytelser oppdraget omhandler. 6 Krav til søknaden 6.1 Utforming av søknaden Søknadsbrev skal være skriftlig, datert, stemplet med firmaets navn og undertegnet bemyndiget person hos leverandøren. Søknaden skal utarbeides på norsk. Søknaden skal utformes med henvisning til pkt. og nummerering oppført i dette dokumentet Dokumenter etterspurt i pkt. 5 skal følge søknaden. Det skal leveres én signert original og to kopier av søknadsbrevet. En kopi av søknaden kan også leveres på Cd-rom. Søknader levert pr. telefaks eller e-post, aksepteres ikke. Manglende informasjon og dokumentasjon vil kunne føre til avvisning av søknaden. 6.2 Adresser og frist for levering av søknad Søknaden kan kun sendes pr. post eller leveres i Politidirektoratets resepsjon. Postadresse Politidirektoratet Att. Kathrine Berg Postboks 8051 Dep 0031 Oslo Leveringsadresse Politidirektoratet Att. Kathrine Berg Hammersborggt. 12 (samme inngang som Sentrum politistasjon) Resepsjon i 1. etasje Innleveringstid: Kl Søknaden sendes/leveres i lukket konvolutt/pakke og tydelig merkes: Søknad om deltakelse i konkurranse om medarbeiderundersøkelse. Skal kun åpnes av mottaker Siste frist for mottak er kl juni 2009

6 Søknader som er mottatt senere enn kl juni 2009 vil bli avvist uansett grunn. Det gis skriftlig bekreftelse på at søknaden er mottatt. 6.3 Endre og tilbakekalle søknad En søknad kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av søknaden er å betrakte som en ny søknad. 6.4 Eventuelle spørsmål Dersom det skulle være spørsmål til dette dokument eller konkurransen, sendes disse skriftlig til eller Det svares ikke på spørsmål muntlig. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Frist for å stille spørsmål settes til 10 dager før innleveringsfrist, 25. mai Oppdragsgivers svar på spørsmål blir publisert på Politidirektoratets nettsider, se nærmere beskrivelse i pkt Kvalifisering for videre konkurranse Søkere som blir kvalifisert til å delta i den videre konkurransen vil få tilsendt konkurransegrunnlaget i 12. juni 2009 med invitasjon til å levere tilbud innen 4. august Samtidig inviteres den enkelte tilbyder til møte i Politidirektoratet for å presentere tilbudet sitt. Det vil bli tegnet kontrakt med den valgte leverandør. Søkere som ikke blir kvalifisert vil få skriftlig melding om dette. 8 Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn for det. Dersom konkurransen avlyses, skal oppdragsgiver snarest mulig gi tilbyderne melding om det. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 9 Kostnader ved å delta i konkurransen Tilbyders kostnader forbundet med å delta i konkurransen dekkes ikke av oppdragsgiver.