1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE 21-07 05.06.2007, kl 16:15 NG1b FORSLAG TIL DAGSORDEN Forslag til ymse meldes her Godkjennelse av innkalling og dagsorden ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Styrearbeid Åpningsuken-tiltaksplan Praktisk gjennomføring på USF Verftet Månedshefte Merkevarestrategi NG2 Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra administrativ leder Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Muntlig orientering fra leder VEDTAKSSAKER 21-01 GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat 20-07 Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 20-07 21-02 KONTANTHÅNDTERING I SOMMER Til grunn: Muntlig orientering fra leder
Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å gå til anskaffelse av visakort, som kan disponeres sommer 07, av Tommy Torset Hellan, i forbindelse med den praktisk gjennomføringen av NG2-prosjektet. 21-03 SAMARBEID MED USF VERFTET Til grunn: Skriv fra leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å inngå et samarbeid med USF Verftet i perioden H07, i henholod til vedlegg. 21-04 STILLINGSINNSTRUKS FOR PR-ANSVARLIG Til grunn: Skriv fra informasjonsansvarlig Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar endre tittel på informasjonsansvarlig til PR-ansvarlig, og godkjenner samtidig ny stillingsinstruks og oppretter pr@kvarteret.no som dennes adresse. 21-05 GODKJENNING AV PERSONALGRUPPE-TING Til grunn: Referat fra ting Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne tinget til personalgruppen. 21-06 GODKJENNING AV RETNINGSLINJER FOR PERSONALGRUPPEN Til grunn: Referat fra ting Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne retningslinjene til personalgruppen. 21-07 NAVNESKIFTE Til grunn: Skriv fra avtroppende informasjonansvarlig Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om endring av navnet Studentkulturhuset i Bergen AS til Studentenes Kulturhus i Bergen AS. 21-08 BATTERI Til grunn: Skriv fra admn. leder Vedtaksforslag 1: Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av batteri til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1800,- inkl. mva. Vedtaksforslag 1: Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av batteri til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1300,- inkl. mva. 21-07 PROGRAMVARE INNKJØP Til grunn: Skriv fra admn. leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av programvare til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1000,- inkl. mva.
OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS
internnotat Fra Thomas Evensen Til Kvast 04.06.2007 Merkevarestrategi I løpet av Kvarterets 12 første år har Kvarteret gått fra å være et nytt og spennende hus for studenter til å bli omtalt som en drikkebule, konsertlokale, teaterscene, debattforum, utested og andre individuelle ting ofte til en viss grad inkludert øl. Denne individuelle promotering og mentalitet er lite gunstig for Kvarteret da det oppfordrer til en definering av huset basert på det største tilbudet; som er øl og rock. Denne utviklingen av lite helhet og tanke på Kvarterets profil og merkevare har skjedd parallelt som bruken av ordet studentkulturhus og studentkultur har vært benyttet i et halvhjertet forsøk på å omfavne den individuelle promoteringen. I løpet av de siste to årene har det blant dedikerte mannesker i infoetaten imidlertid blitt gjort forsøk på endringer av dette paradigmet av individuell promotering og fokus på promotering av arrangement. Det er blitt utarbeidet en oppdatert form og vi har blitt flinkere til å benytte denne for å synliggjøre huset på en større og mer helhetlig måte. Dette er derimot ikke nok; form og uttrykk vil endre seg med trender. Logoer og grunnelementer bør bestå, men designtrender vil kreve strategier og rammer til å boltre seg i. Kvarteret må finne et mål for sin merkevare, og skape rammer og fundamenter i forhold til dette. Målet til Kvarteret bør alltid være å være den beste i alt som skjer innenfor dets vegger. Kvarteret bør benytte denne nye vinden av strategitenking og nyvinning til å finne ut hvilken plass man ønsker å ha i Bergen, og Norge. Denne plassen bør være som en kulturell hjørnestein. Dette må bli gjort via fokus på to parallelle prosesser og mentaliteter mot to forskjellige mål. Dette er kun mine punkter, og flere kan unektelig plasseres inn for å styrke de to hovedmålene. 1. KULTURHUS a. presentere det akademiske kvarter som studentenes kulturhus Kvarteret gikk sine 11 første år under betegnelsen Studentkulturhuset i Bergen. Studentkultur henviser til to ting: 1; Kultur arrangert av studenter, 2; Festmentalitet. Jeg vil påstå at verken Immaturus eller Samfunnet føler seg inkludert av begge tolkningene av Studentkultur. Få av våre borger vil også kunne kle seg i Studentkultur slik det som oftest blir tolket, og jeg vil mene at kun ASF og RF til dags dato faller fullt og helt inn under dette i sin daglige drift. Kvarteret sin hoveddrift er tilrettelegging av kultur og ikke tilrettelegging av en festmentalitet. Om fest faller som et naturlig biprodukt av visse kulturelle arrangementer er det meget positivt, men det faller under profilen og merkevaren til våre kulturarrangører og ikke Kvarteret. Det er på tide å se hva Kvarteret er og hva våre arrangører er, og endre vår merkevare til å ikke inkludere våre arrangører sine spesialiteter eller nykker. Som jeg har beskrevet er Kvarteret tilbyder av lokaler til studentorganisasjoner som vil arrangere en eller annen form for kultur. Kvarteret er derimot ikke tilbyder av den festmentalitet det kulturtilbudet kan resultere i. Det er viktig å skille mellom disse to og Kvarteret faller dermed inn under punkt 1, men ikke punkt 2 av min tolkning av Studentkultur. Dette er grunnen til at Kvarteret bør gå vekk fra å promotere seg som et studentkulturhus, men heller la våre kulturarrangører stå frem som vår studentkultur. Kvarteret bør heller skape et merkevare rundt det som binder oss til punkt 1, nemlig det at vi er et hus hvor kultur arrangert av studentorganisasjoner kan finne sted.
Dermed faller det naturlig at Kvarteret bør promotere seg, og merkevaren bør fokusere på, Studentenes Kulturhus. Studentenes Kulturhus omfavner alle våre aktiviteter og lar samtidig døren stå åpen for at våre arrangører fritt kan få definere seg selv og sitt tilbud under vår paraply. b. kulturnøytralitet For å kunne omfavne alle uttrykk som kulturhus krever er det nødvendig å ikke ekskludere noen fra Kvarteret sin form og sitt uttrykk. Tidligere har Kvarteret hatt en eldre og rocket form, noe som passer dårlig når formen skal promotere debatt om bistand, forestilling i moderne dans eller film om kinesisk surrealisme. Kvarterets form må være kulturnøytralt og igjen tillate at enhver arrangør på Kvarteret selv kan definere seg selv og sitt uttrykk uavhengig av hva Kvarteret sitt er. Kvarterts uttrykk må kunne inkludere ethvert arrangement i kvarterets promotering av det. La arrangørene være de rockete, høykulturelle, vimsete, politiske eller nerdete, og la Kvarteret som kulturhus være alt og ingenting av det. c. mangfold og kvalitet Kvarteret bør i ethvert tilfelle tenke mangfold og kvalitet. Man bør heller få frem det nye enn noe som allerede eksisterer. Vi bør alltid spørre oss om noe nytt enten vil øke kvaliteten på noe eksisterende eller øke bredden. Gjør det ikke gjør noe av det bør man ikke gjøre det. Vil noen starte et konsept eller konsertrekke for undergrunns rockeband, bør man ikke godta dette, men heller be dem gå i samarbeid med ASF om en forbedring av SUB eller komme med et tilbud som er bedre og som kan overta. Det bør i alt være en fokus på kvalitetsforbedring på initiativer vi har og inkludering av initiativer vi ikke har. d. synliggjøring av mangfoldet Det er samtidig viktig at Kvarteret går vekk fra mentaliteten om promotering av enkeltarrangement og i så stor grad som mulig alltid på en eller annen måte promoterer helheten og mangfoldet som skjer på huset. Vi er et kulturhus, vi er summen av alt som skjer og ikke enkeltdelene. Enkeltdelene er våre arrangører, men vi bør absorbere den helheten det gir oss og promotere oss som den. Dette inkluderer også vårt eget serveringstilbud. Det vil være enklere å få folk til arrangementene om de primært har et forhold til huset og henger på huset enn om de kun har forhold til enkeltarrangementer som kommer og går. e. rutinemessig nyskapning Det bør bli opprettet en form for kulturkomité, og det bør i denne bli opprettet en konseptpott. Dette for å sikre et helhetlig kulturtilbud, men også viktigere: å sikre nyskapende konsepter som kan bidra til å befeste Kvarteret som en innovativt og spennende kulturhus hvor nye uttrykk får spillerom. Det vil finnes lite bedre enn et mangfold av konsepter på de forskjellige steder i Bergen og Norge som har sitt utspring på Kvarteret. (Se vedlegg). f. promotere alt Kvarteret bør bli et samlested for all informasjon om hva som skjer i studentmiljøet. Om BSI Seiling skal ha et arrangement ved Nordnes bør det være Kvarterets side studenter går for å finne informasjon om det. Gratis mediekanaler som intern-tv og sider bør brukes intensivt for å liste opp absolutt alt som skjer som studenter er med på å arrangere eller har interesse av. Ved å gjøre dette vil Kvarteret fremstå som det naturlige stedet å gå hvis man skal promotere eller få ut informasjon mot studenter om egne arr. eller annet. Kvarteret bør være studentenes samlingssted både i den virkelige verden og den virtuelle. Det bør være et mål at alle studenter går via Kvarteret for å finne ut hva som skjer av studenthendelser i hele Bergen. 2. HJØRNESTEIN a. samarbeidspartnere Vi bør være bevisste hvem Kvarteret går inn i samarbeid med. Vi har nå to hjørnesteinsbedrifter i Bergen som partnere: Hansa & Bergen Tidende. Disse bør vi pleie forholde med og få mer involvert i vårt tilbud. Vi bør samtidig skaffe maks. 2 samarbeidspartnere til, også de sett på som hjørnesteiner i Bergen. Dette er viktig av den enkle grunn at det er en verdi i assosiasjon med disse bedriftene. For å
være en av de store må man også menge seg med de som allerede er store for å sole seg litt i deres glans og kanskje få litt drahjelp på veien. Hvilke samarbeidspartnere vi har tror jeg er mindre viktig for studenter, men dog mer viktig for Bergen som by og dens innbyggere generelt. Om vi vil være en viktig del av Bergen må vi oppføre oss som det og f.eks. ikke gå inn i samarbeid med pengemaskiner fra andre steder kun for pengenes skyld. b. samarbeid med andre kulturelle hjørnesteiner Som med samarbeidspartnere vil det være gunstig å involvere seg i andre kulturinstitusjoner i byen for å sole oss i deres glans. Det bør være som mål for Kvarteret å på en eller annen måte bli anerkjent eller nevnt i programhefter eller semesterprogram o.l. til bl.a. Festspillene, Grieghallen, Nattjazz og DNS. F.eks. burde vi bli takket eller oppført som mindre samarbeidspartner med Festspillene, da vi til vanlig har hatt et godt samarbeid med de. c. bli det offisielle kulturhuset for studenter Samarbeid med f.eks. NHH, HiB og Hulen bør fortsette, men det bør gjøres fremstøt for å befeste Kvarteret som Bergens offisielle hus for studenter, og de andre som supplementære steder for de forskjellige skolene å ha på campus. Det bør imidlertid jobbes for minst mulig vekst hos disse organisasjonene da det vil bli vanskelig å bli det naturlige kulturhuset for studenter ved NHH hvis kulturlivet ved campus på NHH får vokse utemmet. Det bør også i fremtiden jobbes mot at HiB bygget et eget hus ved sitt planlagte nye bygg. Det bør være småsteder ved alle fakulteter, men Kvarteret bør jobbe for en dogmatisk status som studentenes offisielle kulturhus. d. involvere NHH/Hib økonomisk I sammenheng med punkt c bør det jobbes for å involvere både HiB og NHH økonomisk i Kvarteret. Nå er det kun UiB som bryr seg økonomisk, og det vil bli vanskelig å befeste seg som kulturhuset for samtlige studenter om kun UiB bekjenner seg huset med annet enn mental støtte. Støtte fra disse vil ikke bare bety mindre press på UiB, delt ansvarsbyrde og kanskje også mer midler totalt, men også at disse i større grad promoterer Kvarteret i deres materiell ovenfor studentene. e. ha kontroll over mediekanaler Ved å til enhver tid ha kontroll over en stor og tiltrekkende pakke av muligheter for promotering vil Kvarteret kunne styre hvordan arrangement blir promotert helhetlig utenom de vanlige plakatopphenginger gjort av arrangører. Dette vil også gjøre det mer attraktivt å være en dorg på Kvarteret om dorgestatus kommer med en pr-pakke. Det må samtidig være klart at Kvarteret med dette støtter dorgene ved å gi dem tilbud om å bli med oss billigere og mer regelmessig enn det de ville klart selv. Dorgene er avhengig av at noen promoterer deres arrangementer, Kvarteret er ikke avhengig av at Kvarteret gjør det. I verste fall promoterer Kvarteret alt selv inntill hva midlene klarer, men da uten noen form for dorgepromotering. Dermed vil alt promoteres som kun Kvarteret. f. fungere som mellomledd for arrangører samlet For å stå sterkere og virke mer helhetlige bør Kvarteret ta på seg rollen som mellomledd eller proxy i ethvert tilfelle som er mulig. Vi bør ovenfor eksterne aktører være kontaktpersoner når en eller flere av våre dorger eller borger vil gjøre noe eksternt. Dette vil føre til at Bergen og eksterne aktører får et forhold de individuelle arrangører via Kvarteret, og ikke direkte via individuelle arrangører. Kvarteret bør være knutepunktet hvor eksterne tar kontakt for å få videre kontakt med de spesialiserte arrangørene samlet. g. opprettholde en profesjonell og åpen profil Selv den minste ting betyr noe, og en opprettholdelse og bruk av profesjonell form og materiell vil kun være positivt ovenfor eksterne partnere. Det vil også være positivt ovenfor Bergen generelt om de får inntrykk av at vi er så profesjonelle vi kan innenfor de rammene vi har, men samtidig kan være spontane, frivillige, ødeleggende, festende og studenter. Derfor bør enhver trykt ting, enhver uttalelse og tiltak bli sjekket oppimot profil og strategi. Denne profilen må være så lett tilgjengelig som mulig for absolutt alle slik at bruk av profilelementer har lav terskel.
HELHUSFØLELSE Legg merke til at denne strategien ikke er avhengig av at Kvarteret og arrangørene opparbeider en form for helhusfølelse som en stor familie for å samlet gå videre, men at den heller fokuserer på at vi gjør og promoterer det vi alle er best til og at Kvarteret agerer som det mellomleddet og kulturhuset det bør være. Helhusfølelse som følge av noe av dette vil kun være en bonus som bare vil styrke og effektivisere strategiene. Det vi trenger helhusfølelsen til mest er for å få våre medarbeidere til å alle promotere og tenke om Kvarteret på lik måte, og alltid leke innenfor de gitte rammene. Om samtlige medarbeidere bruker Kulturhus og samtlige har tilgang til formelementer og hvordan man bruker den, vil det oppstå egne initiativ og utnyttelser på undergrunnsnivå. ENDELIG MÅL Ved å kun bli en hjørnestein vil Kvarteret ende opp som kun en studentrettet utested som er viktig å opprettholde for utdanningsinstitusjonene, og da særlig UiB, men ikke like kritisk å opprettholde for Bergen som by da det vil være enkelt å heller endre fokus til de utallige andre studentorganisasjoner og utesteder. Ved å kun bli et kulturhus vil Kvarteret stille på lik linje som Landmark, Ole Bull, Garage, Hulen, Teatergarasjen o.l. I dette miljøet vil Kvarteret tape fordi det ikke kan konkurrere mot kommersielle aktører, men vil igjen bli kun et nisjested som risikerer å drukne i mengden. Når Kvarteret har opparbeidet seg anerkjent status som både et seriøst kulturhus og som en hjørnestein i Bergen vil Kvarteret som en kombinasjon av dette overstige begge disse nivåene og samlet fremstå som en kulturell hjørnestein på nivå med Grieghallen og DNS. Dette vil bidra til en naturlig økt omtale fra media, en (etter hvert) innebygd stolthet i Bergens befolkning også ovenfor Kvarteret og et enklere forhold til næringslivet og eventuelle velgjørere. Studentenes kulturhus som en kulturell hjørnestein vil fylle et naturlig tomrom ved siden av Grieghallen med samme rammestatus, men med innhold primært definert av og for studenter. Det endelige målet med dette, og det vi bør jobbe mot, er derimot ikke status som kulturell hjørnestein, men å oppnå en status til og et forhold med våre medarbeidere og borgere i Bergen at det hvert år blir testamentert gaver til Kvarteret. Når dette er en realitet har Kvarteret oppnådd en status som ikke bare en kulturell hjørnestein i Bergen, men som en institusjon som former og påvirker liv både innenfor egne vegger og utenfor i Bergen som by. Med vennlig hilsen Thomas Evensen Ensom sjel i natten 91 78 48 59 thomasevensen@kvarteret.no
internnotat Fra Thomas Evensen, Informasjonsansvarlig i Kvast Til Kvast 05.03.2007 Konseptpott Som nevnt under VEJUM har jeg et ønske om opprettelsen av en konseptpott som kan aktiveres etter utbygging. Hovedpoenget er et ønske om bruke Kvarteret som fødeplass for nye og spennende konsepter; både innen konserter, klubb, kunst og lignende. En vellykket gjennomføring av noe slikt vil kunne gi Kvarteret rykte som startplassen til mange fremtidige vinnende konsepter, og samtidig gi Kvarteret en kontinuitet i konseptutviklingen når de eksisterende konsepter blir for store og forsvinner, eller har hatt sin storhetstid og dør. Tanken blir at Kvarteret setter av en pott penger, enten av egen kapital eller fra en enkelt sponsor. Ved slutten av hvert semester/skoleår utlyses det om en søknadsfrist for denne konseptpotten. De to beste søknadene/konseptene vil får tildelt halvparten av denne potten hver som kapital for å drifte dette konseptet på Kvarteret. Disse bør kanskje også få tildelt kontorplasser, samt tilgang til Kvarterets ressurser ellers. Disse konseptene kan bedrive (noe som vil være formmessig positivt for Kvarteret), egen profilering, men profileringen må selvsagt bære sterkt preg av at det avholdes og støttes av Kvarteret. Kulturkomiteen som Ingrid har tanker om kan godt fungere som avgjørende instans i denne søknadsprosessen. Det må samtidig hvert semester holdes av rom og tidspunkter som automatisk kan gis til de to beste søknadene. Disse tidene må være med i utlysningsteksten. Med vennlig hilsen Thomas Evensen Informasjonsansvarlig, Kvast 91 78 48 59 infoans@kvarteret.no
REFERAT KVARTERSTYREMØTE 20-07 29.05.2007, kl 16:15 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Jude Reczek Ingrid Solstrand Thomas Evensen Rikke Vestergaard Halvard Løvik Ukonstituerte medlemmer Stephanie Farstad Robin Sandborg REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Ingrid Solstrand Ivar Strand REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig
AD Sponsorer Muntlig orientering fra leder Åpningsuken-tiltaksplan Muntlig orientering fra leder Kvarter Skriv fra Skjenkeansvarlig Endring i mailstruktur Skriv fra Informasjonsansvarlig VEDTAKSSAKER 20-01 Godkjennelse av referat 20-02 Ølpriser 20-03 Folder 20-04 Stillingsinnstruks for PR-ansvarlig 20-05 Vistittkort 20-06 Dekonstituering 20-07 Konstituering AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER - Allmøte - SKiBAS møte SKJENKEANSVARLIG Rikke : - Allmøte - Foredrag i Grieghallen - Møte med Gustav - Sendt inn Skjenkebevilling søknad - Sett på T-skjorte bestilling - Holder på å revidere rutinebeskrivelsen - Tenkt på neste semester Stephanie : - Sett på Skjenkebevillingen - Allmøte - Jobber INTERNANSVARLIG - Gjort ferdig internansvarlig ting - Sett på t-skjorter EKSTERNANSVARLIG
- Ikke tilstede ØKONOMIANSVARLIG - SKiBAS møte - Allmøte - Eksamen INFORMASJONSANSVARLIG Robin : - Allmøte - Møte med Knut fra Info ang webside - Pr-forum Thomas : - Lagd mange dokumenter - BT strategi - Ting og tang - Kjøpt eple og eplejuice (Trodde det var nektar) - Stjålet en kopp fra butikken (burde kanskje betalt for den) PROSJEKTANSVARLIG - Holder på med opplæring av Magnus ADM. LEDER - Skal begynne å orientere mere - Jobbet med OCÈ avtale - SKiBAS møte - Tidsfrist for tømming av gangareal på DAK og Villa : 6. Juni - Jobbet med alt annet som har med driften å gjøre RS V/AU - Ikke tilstede FASTAD GLEM/DORG Glem - T-skjorter Dorg - Ikke tilstede ØKONOMIRAPPORT Ferdig med SKiBAS rapporten. Alle leser til neste gang DAK2 Gustav er på mailingslisten. Får kontinuerlige oppdateringer. INNBOKSEN Anja og Pro.Kom : Reklame og verktøy ; Sponsor logo I NG2 slik at vi får billig/gratis verktøy i sommer. Greit for oss om alt er avsluttet før åpningsuken. Robin følger plakat på døren på Kvarteret. John følger Anja.
AD Sponsore Muntlig orientering fra leder - Få inn sponsore til åpningsuken - (Samarbeidspartnere) - Har prøvd Apple og Sparebanke Vest - Voldsom og liten logo eksponering mot studentene - Aktivitetsstøtte - Hjørnesteinsbedrifter i Bergen - Eksklusiv ting å være sponsor i åpningsuka - Friele, Chess, Netcom, Telenor, HydroStatiol, Rieber-Mohn, Sony Ericsson, Nokia... Gustav og Robin følger Åpningsuken-tiltaksplan Muntlig orientering fra leder - Mye som må på plass - Vi må bli strukturerte - Lage tiltaksplan for neste semester : - Samarbeidspartnere - Websidene - Rekrutteringsarbeid - Reklame - Priser - Rutinebeskrivelser - Infopakke til alle nye - Opplæring av alle på Verftet - Skjenkebevilling - NG2 må være ferdig - Tillatelse fra Kommune til å ha events på diverse steder - Program på Verftet og NG2 - Banner på DAK - Buss og Båt til Veftet - Avtaler - Vareutvalget - Bemanning - Flatskjermer - Mailkaos - Faddere - Internkontroll Gustav følger Kvarter Skriftlig orientering fra Skjenkeansvarlig - SKiBAS er imot timelønn - Fortsette med kompensasjon da dette er det billigste alternativet - Kan se dette i sammenheng med organiasjonsendringen KvaSt sendte til UFO - Ansette 4 Kvarter - Ansette etter tjenestetid på Kvarteret
Rikke følger Endring i mailstruktur Skriftlig orientering fra Informasjonsansvarlig - Sende det ut til GLEM før det blir vedtatt, for å få tilbakemeldinger - Ser bra ut - Få folk til å bruke det - Intern-, info- eller prosjektansvarlig får ansvaret - Gi E-tjenesten mer ansvar på mailingslister Thomas følger VEDTAKSSAKER 20-01 GODKJENNELSE AV REFERAT Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 19-07 For 6 Mot 0 Avholdende 0 Thomas mener at stemmemåten er diskriminerende for de som ikke har armer. Rikke følger referatet. 20-02 ØLPRISER Til grunn : Muntlig orientering fra leder Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å ikke operere med internpriser i utbyggingsperioden For 0 Mot 6 Avholdende 0 20-03 FOLDER Til grunn : Skriftlig orientering fra Informasjonsansvarlig - Gjøre det bedre profilmessig - Finere foldere - Ta utgangspunkt i Fast sine foldere - Må kunne brukes - Informasjonspakke ( info inne i folderne ) Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å innvilge opptil 5875,- inkl. mva. til trykk av folder For 2 Mot 2 Avholdende 2
Leder stemmer mot og dermed faller vedtaksforslaget, grunnet leder sin dobbeltstemme. Stemmetall blir derfor slik : For : 3 Mot : 2 Avholdne : 2 20-04 STILLINGSINNSTRUKS FOR PR-ANSVARLIG Til grunn : Skriftlig orientering fra Informasjonsansvarlig - Thomas har hatt problemer med å uttale infoans, vil derfor bytte til pr@kvarteret.no Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar endre tittel på informasjonsansvarlig til PR-ansvarlig, og godkjenner samtidig ny stillingsinstruks og oppretter pr@kvarteret.no som dennes adresse. For 0 Mot 0 Avholdende 0 Saken utsette til alle nye kvastmedlemmer er tilstede og kan stemme. 20-05 VISITTKORT Til grunn : Skriftlig orientering fra Informasjonsansvarlig - Bestille inn mindre enn 500 stk Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å innvilge inntil kr 2000,- inkl. mva. til trykk av visittkort For 6 Mot 0 Avholdende 0 Thomas følger 20-06 DEKONSTITUERING Til grunn : Ting må gå sin gang Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å dekonstituere det sittende styre for Det Akademiske Kvarter. For 6 Mot 0 Avholdende 0 20-07 KONSTITUERING Til grunn : Generalforsamlingen ved Det Akademiske Kvarter Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar det nye styret av Det Akademiske Kvarter med følgende sammensetning av personer: Leder: Iselin Høle Informasjonsansvarlig: Robin Sandborg
Eksternansvarlig: Ingrid Solstrand Internansvarlig: Rikke Vestergaard Økonomiansvarlig / Nestleder : John H. Fjellseth Prosjektansvarlig: Magnus Øverli Skjenkeansvarlig: Stephanie Farstad For 5 Mot 0 Avholdende 0
internnotat Fra Administrativ leder Til SKiBAS, KVAST 25.05.2007 Ny vurdering av samarbeidsløsninger USF Kafédrift - DAK Nedenfor har jeg forsøkt å forbedre oversikten som ble presentert i forrige notat av 8. mai etter at vi gikk gjennom dette på forrige SKIBAS-møte. Svakheten ved den forrige presentasjonen av samarbeidsløsningen var at den tok utgangspunkt i USF sin produktmiks og avanse. Jeg forsøkte å beregne en størrelse på den omsetningen DAK bidrar med ved å ta utgangspunkt i et litervolum for å se hva dette tilsvarte under de vilkårene USF driver under i dag. Dette blir for optimistisk da vi ikke kan oppnå samme avanse eller et like stort salg av andre produkter under DAK sine hovedaktiviteter. Jeg har i denne presentasjonen tatt utgangspunkt i den omsetningen USF har beregnet for DAK i sitt forslag gitt de forskjellige litervolum og en studentpris på kr. 40,- for 0,4l. øl. Dette burde jeg selvsagt ha gjort allerede i forrige notat. Modellene er forskjellige i struktur og er derfor vanskelige å sammenlikne ettersom den ene tar utgangspunkt i den samlede omsetningen for USF mens den andre kun tar utgangspunkt i omsetningen under DAK sine arrangementer. Jeg har forsøkt å skissere de økonomiske konsekvensene for SKiBAS ved tre alternativer: Lav, forventet og høy omsetning. For å finne en felles variabel har jeg valgt å ta utgangspunkt i salgsvolum for tankøl på henholdsvis 30, 70 og 110 liter. Volumet for Kvarteret for 2005 var ca. 180 liter mens USF solgte ca. 60 liter i 2005. Vi har dessverre for lite informasjon til å kunne gjøre brukbare beregninger av sannsynligheten for hvilket salgsvolum eller omsetningsnivå vi vil kunne oppnå fra DAK sin drift på USF. Dette skyldes både at det er vanskelig å forutsi hvordan et nytt konsept som dette vil fungere samtidig som vi ikke har noe statistikk utover salgstall fra Kvarterets drift (dette siste har vi tenkt å gjøre noe med). Ettersom Kvarteret pleier å være helt fullt ved semesterstart og vi ikke klarer å ta unna alle studentene mener jeg at det er sannsynlig at vi bør kunne oppnå nesten samme salgsvolum på Verftet da kapasiteten der er det doble. Under åpningsuken i 2006 solgte vi omtrent 22 liter øl. Ut i fra dette bør vi kunne anta at det minste salgsvolumet blir på omtrent 30 liter. Under normal drift selger Kvarteret 180 liter øl. i året. Dersom vi tror at konseptet skal fungere bør vi kunne forvente at vi havner oppunder halvparten av Kvarterets omsetning ettersom driften er fordelt på to steder. Nygårdsgaten 2 har likevel dårligere publikumskapasitet enn Stjernesalen alene. Jeg mener derfor at det er realistisk å kunne vente et salgsvolum på rundt 70 liter dersom vi klarer å følge opp ambisjonsnivået for samarbeidet. Vi bør, slik jeg ser det, med andre ord kunne forvente et salgsvolum mellom 30 og 70 liter øl med en tilsvarende omsetning som beskrevet i modellene nedenfor. Jeg forutsetter at forrige notat er kjent og nøyer meg med å kun forsøke å beskrive de direkte økonomiske konsekvensene for SKIBAS. Inntil økonomiansvarlig har laget en ny analyse av de direkte personalkostnadene for DAK på USF forutsetter jeg at disse er kr. 200 som tidligere beregnet, og at dette gjelder for alle alternativer. Dette er ikke helt riktig da kostnadene vil variere med aktivitetsnivået, men ikke nødvendigvis med omsetningsnivået. Samarbeidsløsning 1 USF - Partnermodellen
Dette er modellen som kom frem på siste møte med USF Kafedrift. USF Kafédrift sitt forslag til intensjonsavtale er som følger: 1. DAK beholder sin bryggeriavtale. Dette gjelder for ølomsetning under DAKs arrangementer. 2. DAK får 5 % av USFS sin omsetning ut over kr. 15 000 000 o pr år. Altså omsetning uten mva. 3. Det etableres en kulturpott på 1 % av o omsetning utover 15 000 000 som disponeres av DAK s styre til støtte til kulturarrangementer på USF. 4. Kostnader for drift av lokaler og teknisk utstyr faktureres DAK etter priser skissert 07.03.07. 5. Mannskaper til vakthold og serveringsrelaterte tjenester stilles til rådighet fra DAK etter nærmere avtale. Kulturpotten er Kvarteret sitt forslag. Modellen ovenfor tar utgangspunkt i en omsetning for 2006 på 13.200, og en forventet årsomsetning for samarbeidsperioden på 15.000. Andelen på 5% tar utgangspunkt i at USFS forventer et overskudd på 10% av o omsetning per år ved relativt gode år. Denne forutsetningen har vi ikke kunnet kontrollere ytterligere ut over at den er bedre enn det både DAK og USF har oppnådd de siste år. Omsetningen har for de tre siste år vært: 2004: kr. 1.2418 2005: kr. 1.2160 2006: kr. 1.3200 En tilsvarende utvikling for 2007 som for 2006 vil gi: 13.200 * (13.200/1.2160) = 14.329 Konsekvenser Andelen DAK får utbetalt i skissen nedenfor forutsetter at grensen på 15 er passert. Vi kan forvente at DAK sine aktiviteter til en viss grad vil fortrenge alternative inntektsbringende aktiviteter. Dette vil kunne trekke ned den samlede omsetningen. På den annen side vil vi også gjennom DAK sine aktiviteter skape en omsetningsøkning i blant annet Kafé Kippers som ikke er tatt med i tabellen nedenfor. Da begge deler er vanskelig å beregne vil jeg her forutsette at disse til en viss grad utlikner hverandre. Det skal også nevnes at USF ikke utnytter lokalkapasiteten fullt ut samtidig som de er fleksible mht. å finne rom til flest mulig aktører. Sett samlet kan vi kun si at den forventede omsetningsøkningen er usikker. Lav (30'l.) Forventet (70'l.) Høy (110'l.) Forventet økning i omsetning 3,717,472 8,674,102 13,630,731 5% andel til DAK 185,874 433,705 681,537 1% andel til kultur 37,175 86,741 136,307 Markedsstøtte 111,000 259,000 407,000 Profilstøtte mm. 350,000 350,000 350,000 Kostnadsreduksjon 200,000 200,000 200,000 Totalt 884,048 1,329,446 1,774,844 Totalt innbetalt 334,048 779,446 1,224,844 Samarbeidsløsning 2 USF - Arrangørmodellen
Dette er en provisjonsavtale som USF har foreslått og forbedret etter lenger forhandling når vi fremholdt at en provisjonsløsning ikke var det vi ønsket. Dette er det beste alternativet til Partnermodellen. Denne modellen gir en økende prosentandel av omsetningen i de lokalene DAK har arrangementer. Denne har blitt kalt arrangørmodellen da DAK kun vil fokusere på de lokalene der vi har arrangementer og da den har samme struktur som de vilkårene som gis andre arrangører på Verftet. Konsekvenser Lav (30'l.) Forventet (70'l.) Høy (110'l.) Provisjon 408,922 1,127,633 2,044,610 Markedsstøtte 0 0 0 Profilstøtte mm. 0 0 0 Kostnadsreduksjon -200,000-200,000-200,000 Totalt 208,922 927,633 1,844,610 Totalt innbetalt 408,922 1,127,633 2,044,610 Vi har dessverre fortsatt ikke nok tid til å kunne analysere dette så mye som vi kunne ønsket, så dersom noe er mangelfullt eller uklart håper vi at dere tar kontakt med leder eller administrativ leder for ytterligere informasjon. Med vennlig hilsen Gustav Birkeland
internnotat Fra Thomas Evensen, Informasjonsansvarlig i Kvast Til Kvast 28.05.2007 Endring av tittel på informasjonsansvarlig Jeg ønsker at Kvast tar stilling til om de ønsker å endre tittelen på informasjonsansvarlig til PRansvarlig. Dette for å lage et klart skille mellom ansvaret for ekstern og intern informasjon. Pransvarlige bør ha de ansvarsoppgavene ovenfor ikke-interne som infoans har i dag, og gjerne også utvide de videre mot eksterne aktører. Den interne informasjonsflyten hører mer naturlig hjemme hos internansvarlig, og bør bli flyttet dit. Dette gjelder f.eks. nyhetsbrev, referatføring (og publisering), rekrutteringsarbeid (under rek.kom) og glem (som er den største kilden av interninformasjon). Jeg tror det vil være en forbedring om infoans kan fokusere på de eksterne profilerings og informasjonsbehov, samt oppbygging av merkevare og profil. En nyopprettet pr-ansvarlig vil naturligvis være i sterk dialog med internansvarlig om interninformasjonen, og selv om både info og expo er primært rettet mot eksterne er f.eks. Kvartært et sterkt internmedium som vil fortsette å være under en pr-ansvarlig. Se vedlagt stillingsinstruks. vedtaksforslag 1 Kvarterstyret vedtar endre tittel på informasjonsansvarlig til PR-ansvarlig, og godkjenner samtidig ny stillingsinstruks og oppretter pr@kvarteret.no som dennes adresse. Med vennlig hilsen Thomas Evensen Informasjonsansvarlig, Kvast 91 78 48 59 infoans@kvarteret.no
internnotat Stillingsinstruks for PR-ansvarlig 28.05.2007 HOVEDANSVAR PR-ansvarlig har hovedansvar for Kvarterets profil- og merkevarebygging, samt at Kvarteret blir promotert helhetlig og i henhold til de strategier og profiler som er blitt utarbeidet. PR-ansvarlig skal overse det totale markedsføringsarbeidet og påse at Kvarteret til enhver tid er profilert og promotert i de kanaler nødvendig for å nå frem til Kvarterets målgrupper. PR-ansvarlig har ansvar for opprettholdelse av eksisterende annonseavtaler, og opprettelse av nye. PR-ansvarlig er kontaktperson for informasjonsetaten, eksponeringsetaten og dorgenes pr-grupper. PR-ansvarlig har spesielt ansvar for forvaltning av Det Akademiske Kvarter som merkevare og at alle husets grupper og organisasjoner opprettholder merkevarene på en positiv og oppløftende måte. Stillingen innebærer også pressekontakt og ansvar for uttalelser og promotering av Kvarteret opp mot mediene. GRUPPEANSVAR PR-ansvarlig har et særlig ansvar for Infoetaten. PR-ansvarlig skal se til at de produserer det materiellet de skal, på en økonomisk og praktisk forsvarlig måte. Ansvaret omfatter også (i samarbeid med gruppens personalansvarlig) signering av arbeidskontrakter, samt utdeling av kvarterkort. Man bør være til stede på infoetatens styremøter, hvor informasjon kan utveksles mellom etaten og pr-ansvarlige. Eksponeringsetaten ligger også under PR-ansvarlig sitt verv. Her gjelder det samme som for Infoetaten. DORGEANSVAR Det er naturlig for PR-ansvarlig a ha jevnlig kontakt med PR-ansvarlige i driftsorganisasjonene. Dette skjer via jevnlige pr-forum hvor PR-ansvarlig er leder. PR-ansvarlig har hovedansvar fra Kvarterets side for å skape en helhet i dorgenes promotering og få til samarbeid på alle steder og medium som mulig. På disse møtene, er det også naturlig for infoetatens leder, samt grafisk leder å delta. Pr-ansvarlig har ansvar for videreføring av interne annonseavtaler og avtaler om pr-støtte mellom Kvarteret og dorgene. KONTAKTER PR-ansvarlig har kontakt med bedrifter som trykkeri, aviser/blader og liknende. Det er en viktig oppgave å oppdatere seg på gjeldende avtaler, og sørge for å inngå nye der det trengs. Kontakten mot Bergens Tidende som samarbeidspartner faller under PR-ansvarlig sine oppgaver, og PR-ansvarlig har ansvar for forvaltning og utvikling av de midlene BT stiller til disposisjon. PR-ansvarlig skal også være Kvarterets pressekontakt og fungere som talsmann m.m. PR-ansvarlig delegerer dette videre i enkelttilfeller. PR-ansvarlig bør ha oversikt over de forskjellige medier som er tilgjengelig og benytte seg av de for presseoppslag når ønskelig. GENERELT Informasjonsansvarlig har et generelt ansvar for å sørge for at Det Akademiske Kvarter får den publisitet som er nødvendig. Alle studenter i Bergen skal til enhver tid være opplyst om hva Kvarteret er og hva det kan tilby. PR-ansvarlig bør ha oversikt over semesterets aktiviteter slik at en presseplan kan bli utarbeidet og jobbet ut fra.
PR-ansvarlig skal også være tilgjengelig, og sørge for at infoetaten gjør sitt arbeid, for personalgruppen under rekrutteringsarbeid eller arbeid for interninformasjon. Da alt er en del av merkevarebygging, bør PR-ansvarlig i varierende grad være involvert eller informert om alle grep gjort av Kvast eller arbeidsgrupper som inkluderer noe form for kontakt med eksterne eller informasjonsarbeid til interne. Dette for å sørge for en rød tråd gjennom alt arbeid Kvarteret gjør som et merkevare. F.eks. bør skriv sendt ut til nye medarbeidere gå gjennom PRansvarlig for å sørge for at Kvarteret blir nevnt som Kulturhus, og ikke Studentkulturhus.
Stillingsinstruks for informasjonsansvarlig Ansvarsområder: Informasjonsansvarlig har et særlig ansvar for Infoetaten, å se til at de produserer det materiellet de skal, på en økonomsik og praktisk forsvarlig måte. Sørge for å samle inn og underskrive arbeidskontrakter, og lage kvarterkort. Man bør være til stede på infoetatens styremøter, hvor informasjon kan utveksles mellom etaten og infoansvarlig. Eksponeringsetaten ligger også under informasjonsansvarlig sitt verv. Her gjelder mye av det samme som for Infoetaten. Kontakter: Det er naturlig for informasjonsansvarlig å ha jevnlig kontakt med PR ansvarlige i dtiftsorganisasjonene. Samarbeid om blant annet annonser, reklame og plakater er viktig, samt utarbeidelse av eventuelle interne annonseavtaler. På disse møtene, er det også naturlig for infoetatens leder å delta. Informasjonsansvarlig har kontakt med bedrifter som trykkeri, aviser/blader og liknende. Viktig å oppdatere seg på gjeldende avtaler, og evt. sørge for å inngå nye der det trengs. Pressekontakt ligger også under informasjonsansvarliges verv. Andre oppgaver: Informasjonsansvarlig har et generelt ansvar for å sørge for at Det Akademiske Kvarter får den publisitet som er nødvendig. Alle studenter i Bergen skal få den nødvendige informasjon de trenger om vårt tilbud. Rekruteringsarbeidet er en viktig del av vervet. Hver høst og vår bør det jobbes kontinuerlig med informasjonsarbeid tett knyttet til infoetaten. Det er viktig å sørge for at åpningsuken (høsten) fungerer som den skal. Her er det viktig med kontakter både innenfor Universitetet og Høyskoler i Bergen.
Oppdatert mars 05
internnotat Fra Thomas Evensen Til Kvast 04.06.2007 Endring av SKiBAS Som en del av merkevarestrategien (som jeg håper jeg har rukket å skrive ferdig så dere har lest den) ønsker jeg at Kvast innstiller SKiBAS om å endre navnet fra Studentkulturhuset i Bergen AS til Studentenes Kulturhus i Bergen AS. Forkortelsen vil fortsatt være SKiBAS. Jeg henviser til skriv om merkevarestrategi for dypere gjennomgang av hvorfor dette er viktig. Men påpeker at dette er ekstra viktig da SKiBAS er det faktiske navnet på det som driver oss. Endring er meget enkelt og innebærer innfylling av det nye navnet i et skjema som enten kan leveres via brev, eller elektronisk via altinn.no. Dette må gjøres av person med myndighet til dette. Informasjon kan finnes på http://www.spor-oss.no/kap2/spm251.html Vedtaksforslag 1 Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om endring av navnet Studentkulturhuset i Bergen AS til Studentenes Kulturhus i Bergen AS. Med vennlig hilsen Thomas Evensen Ensom sjel i natten 91 78 48 59 thomasevensen@kvarteret.no
internnotat Fra Administrativ leder Til Kvarterstyret 04.06.2007 Innkjøp av personlig datautstyr Batteri til datamaskin Da jeg ble ansatt i 2005 betalte UiB for oppstartskostnadene knyttet til innkjøp av kontor- og datautstyr til meg. Nå begynner batteriet på den bærbare datamaskinen jeg bruker å bli dårlig. Jeg jobber ofte når jeg er på reise, enten fordi tog og bussreiser gir gode muligheter til å jobbe i fred, eller fordi en kort tidsfrist gjør det helt nødvendig at jeg fortsetter arbeidet mens jeg reiser til helgetur. Jeg ønsker derfor å ha muligheten til å kjøpe et nytt batteri i løpet av sommeren ved behov. Dette koster kr. 1225,- inkl. mva. for originalbatteri, og kr. 1725,- for et batteri med mye bedre kapasitet. Jeg ønsker selvsagt det med lengst kapasitet, da jeg ofte sitter og skriver om kapp med batteriet. Jeg kommer trolig til å kjøpe dette gjennom UiB sin avtale, noe som vil gi en viss rabatt (har ikke eksakt tall). vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av batteri til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1800,- inkl. mva. Alternativt: Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av batteri til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1300,- inkl. mva. Prosjektstyringsverktøy Jeg har siden jeg begynte i jobben vært på jakt etter et godt prosjektstyringsverktøy. Her har det vært flere alternativer tilgjengelig, men ingen som jeg syntes vill fungere fullgodt til mitt behov. Jeg bruker hver dag programmer fra The Omnigroup (Omnioutliner Professional og OmniGraffle Professional) i mitt arbeid, blant annet til huskelister, organisasjonskart, strategikart, idémyldringer, tiltaksplaner og strategiarbeid generelt. Nå har denne leverandøren laget et godt verktøy for prosjektstyring som kommuniserer med de andre programmene på markedet (f.eks Microsoft Project og FastTrack Schedule i tillegg til å skrive til andre formater som excel mm. Programmet heter OmiPlan. Det jeg først og fremst savner for å kunne jobbe mer effektivt er verktøy som hjelper meg å holde oversikt over kompliserte prosjekter og som hjelper meg å prioritere i alle de daglige gjøremålene. Særlig ønsker jeg å bruke dette til implementeringen av den strategiske handlingsplanen. I første omgang vil jeg prøve ut en redusert gratisversjon og dersom dette programmet er godt nok ønsker jeg å ha muligheten til å kjøpe det inn og ta det i bruk i løpet av sommeren. Programmet koster $ 150 eller med dagens kurs kr. 930,-. Jeg vil også forsøke å kjøpe dette billigere gjennom UiB sin avtale. vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av programvare til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1000,- inkl. mva. Batteriet og programvaren vil da høre til datamaskinen som igjen tilhører Kvarteret (dette er ikke mitt private utstyr). Med vennlig hilsen Gustav Birkeland Administrativ leder