2018 2022 Innbyggerrettet g effektiv side 1
Innhld 1. Bakgrunn... 3 1.1 Om helhetlig digital strategi... 3 2. Rammebetingelser g nasjnale føringer... 3 2.1 Føringer fra intensjnsavtalen... 3 2.2 Føringer fra regjeringen... 3 2.3 Føringer fra departementene... 4 2.4 KS FIKS plattfrm... 5 2.5 Føringer fra markedet digitale trender... 6 2.6 Digitalisering er mye mer enn teknlgi... 7 3. mål g delmål... 8 3.1 mål 1 - Innbyggere, bedrifter g freninger dialg g samhandling... 9 3.2 mål 2: Ansatte Fra «drift» til «drift g utvikling»... 9 3.3 mål 3: Strategisk digitaliseringsledelse g infrmasjnsflyt... 11 3.4 mål 4: Gjennmføring av vedtatt strategi... 12 3.4.1 Styringsmdell: Prgramrganisering... 12 3.4.2 Prsjektstyringsmdell... 14 3.4.3 Arkitekturfunksjn digital arkitekt, arkitekturfrum g sikkerhet... 14 3.4.4 Finansiering... 14 4. Åtte prinsipper fr digitaliseringsarbeidet... 14 4.1 Sky er førstevalget... 14 4.2 Ett nytt system inn betyr ett system ut... 14 4.3 Vi må utnytte de systemene vi har fullt ut... 15 4.4 Rett første gangen... 15 4.5 Nye systemer krever nye prsesser... 15 4.6 Vi bruker nasjnale felleskmpnenter... 15 4.7 Faktabasert innsikt i innbyggernes behv danner basis fr nye løsninger... 15 4.8 Vi tenker miljø i alle digitale løsninger... 15 side 2
1. Bakgrunn 1.1 Om helhetlig digital strategi I sammenslåingen mellm Aurskg-Høland g Rømskg kmmune er en av leveransene digital strategi fr den nye kmmunen. Det ble i den frbindelse pprettet en stilling sm digitaliserings- g innvasjnssjef med hensikt å fkusere arbeidet på tvers av kmmunegrenser g på tvers av sektrer. Dkumentets hensikt er å samle rganisasjnen bak verrdnede digitale mål. Dkumentet vil være gjenstand fr revisjn årlig. Knkrete digitale planer g prsjekter vedtas årlig i frbindelse med øknmiplan g er således ikke nevnt eksplisitt i dkumentet. De knkrete digitale finansierte prsjektene eller initiativene skal være i verenstemmelse med digital strategi. 2. Rammebetingelser g nasjnale føringer Samfunnet har til enhver tid vært i endring, men med utviklingen sm ligger i den "teknlgiske revlusjn 1 " har endringstakten økt, g fr deler av samfunnet vil takten bare frtsette å øke. Utviklingen av fr eksempel klimaet, beflkningen, øknmien g teknlgien krever nytenking. Dette må vi sm kmmune gså frhlde ss til. Fr innhldet i dette dkumentet m digital strategi kmmer de tre viktigste driverne fra kmmunenes intensjnsavtale, regjeringen g markedet (leverandørene). 2.1 Føringer fra intensjnsavtalen I intensjnsavtalen er hvedmålene styrende fr den nye kmmunens digitale strategi: Skape en mderne g attraktiv kmmune Ta vare på natur g kulturarv Sikre innbyggerne et likeverdig g gdt ffentlig tjenestetilbud av høy kvalitet Videre har hver sektr sine digitale målsetninger g leveranser: 2.2 Føringer fra regjeringen Føringene fra Regjeringen gjennm «Digital agenda fr Nrge» trekker pp frventningene til hva innbyggere g næringsliv skal ppleve, slik sm vist på figuren under (hentet fra Digital agenda fr Nrge): Meld. St.27 Digital Agenda Fig 1. Digitale frventninger fra innbyggere g næringsliv 1 HYPERLINK https://www.nh.n/siteassets/nhs-filer-g-bilder/filer-g-dkumenter/arsknferansen-2016/sintef-rapprt.pdf (NB! Bestilt frskning- må alltid leses med kritisk blikk red.anm.) side 3
Retningen g ambisjnen fr regjeringens plitikk er gså frmulert slik: Offentlig sektr spør deg ikke på nytt m ne den vet. Du trenger ikke søke m ne du har rett til. Hvis ffentlig sektr trenger infrmasjn fra deg, skal du kunne gi den digitalt. Du får svar digitalt. Du får umiddelbart svar hvis det ikke er behv fr bruk av skjønn. Du kan enkelt få vite hva ffentlig sektr vet m deg g hvem sm har sett denne infrmasjnen. Regjeringen følger pp med årlige rundskriv Disse knkrete kravene gir tydelig retning fr hva brukere av kmmunens tjenester skal kunne frvente av kmmunen g våre digitale tjenester. 2.3 Føringer fra departementene De ulike aktørene i ffentlig sektr bygger strategier g rammeverk med litt ulik tlkning av regjeringens føringer, g innbyggeren er prisgitt disse ulikhetene selv m det er innbyggere det dreier seg m. Disse mrådene går på tvers av frvaltningsnivåene g treffer gså i str grad kmmunal sektr. Viktige i digitaliseringssammenheng er departementene Arbeids- g ssial (ASD), Helse- g Omsrg (HOD), Kmmunal- g mdernisering (KMD) g Kunnskapsdepartementet (KD). HOD g KD representerer de t tyngste mht. innflytelse ver kmmunens virksmhet. Føringer derfra mfatter ca. 75 % av kmmunens bruttbudsjett. På dette grunnlaget g fr å ivareta innbyggernes interesse i «en ffentlig sektr»- er strategien inspirert av føringene utarbeidet av Direktratet fr e-helse (e- helse). «Én innbygger én jurnal» kan ses på sm en annen måte å frmulere «ett digitalt førstevalg innen helse». Hensikten er å få ett samlet grep m de fundamentale endringene digitaliseringen representerer innen standardisering, endringsledelse, arbeidsprsesser, rganisasjn g digital støtte. Ut ver dette har e-helse definert en arkitektur g driftspplegg blant annet med bruk av nasjnale felles kmpnenter. Føringene fra KD er fkusert på pplæring. Kmmunal g Mderniseringsdepartementet (KMD) har gjennm Difi, Direktratet fr frvaltning g IKT, lagt vekt på standardisering av arbeidsprsesser m retningslinjer fr prsjektgjennmføring, gevinstrealisering, anskaffelse av IKT, knsulentanskaffelser på den ene siden, g utviklet arkitektur g nasjnale felleskmpnenter på den andre. KS reviderte digitaliseringsstrategi peker retning under føringene fra «Digital agenda fr Nrge» g innenfr bruk av nasjnale felleskmpnenter. side 4
KS' digitale strategi Fig 2. Satsningsmrådene fra KS' strategi er innen sektrene: 1. Helse g velferd 2. Oppvekst g utdanning 3. Plan, bygg g gedata De tverrgående satsningsmrådene er: Digital dialg Strategisk ledelse g IKT Kmpetanse Arkiv g dkumenthåndtering Persnvern, taushetsplikt g infrmasjnssikkerhet Arkitektur g standardisering 2.4 KS FIKS plattfrm I sammenslåingsprsjektet mellm Aurskg-Høland - g Rømskg kmmune deltar vi i et nasjnalt spleiselag sm ledes av KS. I 2018 deltar 361 kmmuner, 19 fylkeskmmuner, 16 kmmunale virksmheter, 22 statlige virksmheter g KS i spleiselaget. Deler av løsningen er allerede tatt i bruk (Svar Ut). Nye kmpnenter er under utvikling. Min side fr innbyggere frventes lansert i utgangen av 2018. Det vil være viktig strategisk fr kmmunen å ta i bruk fr å lage grunnlaget til å gjøre alle skjema digitale. Tjenesten MinSide vil kunne gi innsyn i innbyggers anliggende med kmmunen eller fylkeskmmunen gjennm fr eksempel innsendte søknader til kmmunen, versikt ver eiendmmer, fakturaer, samt digital pst til g fra kmmunen. Her legger man gså til rette fr at innbygger kan frtsette påbegynte innsendinger av skjema eller etablere en digital dialg knyttet til ulike tjenester. side 5
Fig 3. KS FIKS-Plattfrm Denne digitaliseringstrategien ligger tett pptil tilnærmingen fra Bærum kmmune frdi dette gir kmmunen en rbust hvedretning sm samtidig innebærer frihet til å kmbinere gde elementer fra øvrige departementer eller KS samarbeidet så vel sm fra markedet. Sm en viktig del av strategien vil Aurskg-Høland kmmune: - ta i bruk nasjnale strategier, rammeverk g felleskmpnenter - aktivt ta i bruk ny teknlgi sm utvikles på nasjnalt nivå, spesielt i tilknytning til helse g utdanning - Ta i bruk ny funksjnalitet fra FIKS samarbeidet. 2.5 Føringer fra markedet digitale trender Markedet tilbyr løpende frbedring av eksisterende, nye g banebrytende teknlgier. Aurskg- Høland kmmunes digitaliseringsstrategi kan gjennmføres på basis av tilgjengelig teknlgi. Imidlertid er det rimelig å anta at nen av nyvinningene vil bli stabilisert g praktisk tilgjengelig de nærmeste årene. Dette vil lette gjennmføringen g redusere kstnadene. Oversikten nedenfr viser nen av de viktige teknlgiske trendene: Banebrytende teknlgier (vil nrmalt føre til betydelige endringer i arbeidsmåter) Plattfrm fr invlvering via ssiale media vil lette dialg med individer, utvalgte grupper eller alle innbyggere. Maskinlæring vil «lære» å håndtere avvik fra fastsatte regler (f. eks. vedtaksprsesser) basert på dkumentasjn av tidligere avvik. Kgnitiv ekspert / rådgiver vil frstå sammenhenger, frklare, anbefale, lære g samspille i ulike sammenhenger. Plattfrm fr internett - av - ting vil lette innhenting g sammenstilling av data fra alle typer sensrer. Dette muliggjør løsninger på tvers av tjenestemråder g leverandører. Behandling av hendelsesdata er en felles «mtr» fr håndtering av sensrdata, tlking av hendelser g varslinger. Datadrevet beslutningsprsess der mønstre g sammenhenger i dataene danner beslutningsgrunnlag snarere enn å betrakte bare transaksjnene 3D-utskrift kan bli nyttig i undervisning, anskaffelse av reservedeler eller planlegging side 6
Sterk brukeridentifisering fr stre virksmheter vil gi høy sikkerhet fr at IT-brukeren er den hun/han gir seg ut fr å være g dermed på en bedre måte sikre persnvern g samtykke. Blkk-kjeder (blckchains) vil flytte sikkerhetslgikken, brt fra brannmur (sm beskytter «alt på en gang») til sikkerhet knyttet til hvert infrmasjnselement g sm samtidig legger til rette fr felles eierskap til data (kmmunen g innbygger/bedrift) g letter flytting av data (mellm frvaltningsnivåer g mellm kmmuner). Nye teknlgier (vil frbedre eller frenkle) Prgramvare fr å definere «alt» vil frenkle ppsett g drift av IT - løsninger. Muliggjør vedlikehld på dagtid g sømløs flytting av løsninger mellm fysiske steder. Gegrafisk g stedsbestemt analyse vil lette planleggingsfunksjner, f.eks. ppsøkende virksmhet, renvasjn, infrastrukturvedlikehld. Videre lette presentasjn av data fr ledelse, utførende eller publikum. Plattfrm fr kundesamspill vil lette innføring av digital dialg, selvhjelp, mestring, læring, invlvering g medvirkning. Tverrgående saksbehandlingsverktøy vil lette saksbehandlingen ved sammensatt vedtak g etterfølgende tjenester på tvers av enheter g sektrer. Smarte rbter vil muliggjøre «fysisk tilstedeværelse» på et annet sted enn innbygger befinner seg, vil kunne utføre deler av arbeidsprsesser (f. eks. løfte persn ut av sengen eller dele ut rett medisin til rett tid) Frutseende analyse vil «frutsi» ukjente hendelser i fremtiden, f.eks. behv fr innsats inne et mråde eller på ett sted. Verktøy fr økt datakvalitet vil lette «datavasking/fjerne feilkilder» i stre datamengder ne sm blir sentralt særlig når sensrprduserte data øker kraftig. Applicatin Prgramming interface (API) Markedsplass vil lette gjenbruk av data på tvers av løsninger. Nødvendig fr «ikke å spørre m det kmmunen/det ffentlige allerede vet». Internt plassert samling av 3. partsprduserte skydata vil lette gjenbruk av data samt bedre tilgang til data ved driftsavbrudd hs 3. part. Skyfrmidlingstjeneste (mekler/markedsrlle) vil lette bruk av flere ulike 3. parts prdusenter av skyløsninger (Almen, privat eller hybrid). 2.6 Digitalisering er mye mer enn teknlgi Digitalisering blir fte betraktet sm synnymt med teknlgi g harde gevinster sm autmatiserte arbeidsprsesser, rbtisering, g derigjennm vertallige ansatte g innsparte midler. Disse aspektene er en naturlig del av digitalisering, men gir ikke et fullstendig bilde Digitalisering handler ikke primært m teknlgi, men innebærer mlegginger av virksmheten sm endrer arbeidsprsesser, rganisering, regelverk eller teknlgi. Digitalisering handler derfr i str grad m styring, rganisasjnsutvikling g ledelse. Dette må understøttes av ulike virkemidler juridiske, rganisatriske g øknmiske (Digital agenda fr Nrge (82)) Aurskg-Høland kmmune vil utnytte digitaliseringen til å frsterke båndene til innbyggere, næringsliv g ansatte. Digitalisering av saksbehandling g digitale elementer i tjenesteprduksjnen vil gi helt nye muligheter fr bruk av infrmasjn fr å underbygge gde innbyggertjenester, samskapning g legge til rette fr selvhjelp. Sentralt i dette er å gå fra en driftsrientert kultur til en drifts g utviklingsrientert kultur. Dette understreker behvet fr et naturlig endringsperspektiv side 7
hs både ledere g ansatte i kmmunen. Negativ ppmerksmhet knyttet til enkelthendelser får lett dminere rdskiftet m ffentlige tjenester. Gjennm digitalisering vil kmmunen så vel sm innbyggere g næringsliv kunne få digitaliserte tjenester g et større tilfang av dkumentasjn skapt autmatisk sm kan bidra til innsyn i en mer transparent tjenesteprduksjn. 3. mål g delmål Strategiens målhierarki tar utgangspunkt i kmmunes visjn, verdier g de tre hvedmålene fr Nye Aurskg-Høland kmmune. målene kategriseres i fire mråder sm er innbyggere, ansatte, ledelse g gjennmføring. Målene beskriver de tilstander sm skal ppnås fr kmmunen sm helhet, på tvers av nåværende tjenestemråder g til beste fr dem kmmunen er til fr. De enkelte sektrers gjennmføringsplaner vil knkretisere arbeidet med gjennmførbare, knkrete, tidfestede g målbare resultater. side 8
3.1 mål 1 - Innbyggere, bedrifter g freninger dialg g samhandling «Innbyggere g bedrifter skal ha tilgang på enkle, brukervennlig g sikre digitale tjenester fr dialg, selvhjelp, mestring, læring, invlvering g medvirkning.» Under dette målet har vi følgende delmål fr våre innbyggere: Alle tjenester g skjema skal være heldigitale Ekte digital dialg g samhandling med kmmunale tjenesteytere sm erstatning fr pdf skjemaer. Min side fr innbygger skal etableres. Egne (persn) pplysninger inkludert muligheten fr egenregistrering g muligheten til å bestemme ver bruk av dem (fullmakter g samtykkeerklæring) via KS fiks plattfrm «Min side». Kmmunikasjn gjennm digitale kanaler skal være førstevalget Innbyggere g virksmheters mulighet til å kntakte ss sikkert, raskt g digitalt g kunne mtta alle svar digitalt Gd digital kmpetanse fr våre elever Vi skal utvikle elevenes digitale ferdigheter slik at de ppnår digital kmpetanse g får et likeverdig digitalt tilbud. Digitale ferdigheter skal være gdt integrert med kmpetansemålene i alle fag. Velferdsteknlgi Innbyggere sm mttar tjenester fra Aurskg-Høland kmmune skal, uavhengig av alder, funksjnsnedsettelse g bsted, kunne mtta velferdsteknlgitjenester der tjenesten er vurdert til å bidra til økt mestring g trygghet. Vi skal ha gde løsninger fr plitisk engasjement Gde løsninger fr Innsyn, dialg g medvirkning i plitiske g (relevante) administrative saker. Tjenestene skal så langt det er mulig preges av selvbetjening g autmatiserte vedtaksprsesser. 3.2 mål 2: Ansatte Fra «drift» til «drift g utvikling» «Aurskg-Høland kmmunes ansatte skal i større grad dreie fkus fra drift til drift g digital utvikling» Under dette målet vil kmmunens ansatte (tjenesteytere) jbbe aktivt g kunnskapsbasert med disse delmålene: Vi ptimaliserer arbeidsprsesser. side 9
Den nye kmmunen jbber aktivt fr å fjerne tidstyver fr å ptimalisere g effektivisere arbeidsprsesser. Digitaliseringen skal alltid så langt sm mulig understøtte hele arbeidsprsessens verdikjede. Digitalisering er aldri et mål i seg selv g skal alltid ha et gevinstperspektiv. Vi bygger kultur Vi dreier fra tradisjnell driftskultur til digital utviklingskultur. Vi frigjør ressurser fra drift til digital utvikling gjennm gevinstrealisering i prsjekter. Vi må tørre å lære. Vi må ta ansvaret fr å finne smartere måter å jbbe på g være agenter fr endring Vi bruker standardiserte IT løsninger Ved å bruke markedet smart, standardisere hvilke verktøy g plattfrm vi bruker kan vi frigjøre ressurser fra drift til utvikling. Vi skal ha standardiserte IT verktøy (Hardware) g prsesser. All anskaffelse av sftware g hardware skal gjennmføres gjennm eller i samarbeid med digitaliseringsprgrammet/avdelingen. Mbilitet En mderne kmmune krever mbile løsninger. Arbeidsmarkedet g ny teknlgi muliggjør at vi jbber der vi er. På bussen, på tget, på hjemmekntret eller på kafe m det passer slik. Våre arbeidsflater skal tilpasses en mbil hverdag. Bevisstgjøring på digital g analg sikkerhet GDPR refrmen g strengere krav til persnvern stiller krav til økt bevisstgjøring g aktiv kmpetansebygging på sikkerhet både digitalt men gså analgt. Papirutgaver er langt mer usikre enn digitale i mange tilfeller. Fillagring av persndata skal unngås g lagres i arkivsystem eller fagsystem. Tilgangskntrllsystemer skal gjennmgås g evalueres sett i sammenheng med GDPR. Rapprtering på avvik videreutvikles. Det skal etableres fastsatte intervaller fr tilgangsrevisjn. Autmatisk saksbehandling der dette er mulig Vi skal ta i bruk autmatisk saksbehandling der det er frsvarlig kvalitetsmessig g øknmisk. Omstilling Samfunnet går raskere g raskere, kunnskap er ferskvare g mstilling er i str grad blitt den nrmale tilstanden i rganisasjner. Innvasjn er avhengige av at man har ppdatert kmpetanse. Vi skal ha gde mstillingsprsesser g være gde på kunnskapsutvikling. Ansatte må være med g ta ansvar fr egen kmpetanseutvikling. I nyrekruttering etterspør vi digital kmpetanse. Å etablere eller endre krdinert g helhetlig den planlagte tjenesteprduksjnen basert på felles beskrivelse av alle tjenester på tvers av alle tjenestemråder Beslutnings-, prsess- g kunnskapsstøtte integrert i sitt arbeidsverktøy basert på standardiserte, ppdaterte g ffentlige retningslinjer side 10
Målet innehlder digitale fysiske g lgiske elementer i tjenesteprduksjnen, eksempelvis: Velferdsteknlgi, sm digitale alarmer, medisindispensere, ulike type sensrer, sv. Sikringsteknlgi, sm digital adgangskntrll, vervåking, gjenkjenning, krisehåndtering sv. Opplegg fr digital sklehverdag, digital helsetjeneste, styring av søppeltømming, sv. Mer g bedre integrert «tradisjnelle» digitale elementer fr vann, avløp, trafikk, sv. Bruk av drner der det er hensiktsmessig. 3D kart av terreng. Bruksmråde; utbygging g simulering av frskjellige scenarier Elektrniske bygg frvaltningssystemer (BIM) Autmatisert saksbehandling, fjerne samarbeidsbarrierene (kntrsted, fysisk nærhet) g tilrettelegging fr ptimalisert bruk av felles stabs- g støttefunksjner. Oppgaveløsningen skal, så langt det er mulig, preges av helhetlige g del-autmatiserte primær- g støtteprsesser. 3.3 mål 3: Strategisk digitaliseringsledelse g infrmasjnsflyt «Aurskg-Høland kmmunes ledelse skal sørge fr utvikling» Digitalisering er strategisk ledelse Digitalisering handler mer m rganisasjnsutvikling g endring enn IT. Hvilke prsjekter, satsninger g mderniseringer sm velges må dette være en del av kmmunenes strategiske verktøy fr å nå sine verrdnende mål Digitalisering betyr endringsledelse Digitalisering medfører rganisasjnsendringer. Mye tyder på at endring vil være det nrmale g ikke ne sm inntreffer i 2020, men sm krever daglige, ukentlige g årlige endringsprsesser. Lederne skal være fyrtårn i arbeidet ved å vise vei g gå fran i arbeidet. Endring stiller større krav til ledernes kmpetanse m endring. Tverrgående digitaliseringsprsjekter stiller større krav til systematisk kmmunikasjn g samarbeid. Sikkerhet g persnvern Det stilles stadig større krav til sikkerhet g persnvern gjennm GDPR i parallell med ulike aktørers økende aktivitet g kreativitet innen misbruk av data til manipulering av valg, reklame, nde hensikter fra fremmede makter l. Analyser viser at mrådet skal pririteres g være en del av strategisk daglig ledelse. Gd styringsinfrmasjn Fr å fatte gde beslutninger må gd styringsinfrmasjn være tilstede på et aggregert nivå. Kmmunen skal etterstrebe å ha gd styringsinfrmasjn til enhver tid. Kmmunen skal ha data g infrmasjn tilgjengelig fr kunnskapsbasertplanlegging, styring g kvalitetsfrbedring». Får å nå dette målet må kmmunens ledelse ha tilgang til: Analyseverktøy g rapprter fr å frbedre kvaliteten, tjenestesikkerheten g ressursutnyttelsen Analyser g rapprter fr å planlegge, styre g lede kmmune med hensyn til pririteringer av prsjekter, kvalitet, tjenestesikkerhet, ressursutnyttelse g beredskap side 11
Samarbeid på tvers av kmmuner g sektrer Vi skal søke å samarbeide med andre der dette er hensiktsmessig. Aurskg-Høland kmmune er fr liten til å drive stre utviklingsppgaver alene g kan høste gdt av å være med i andre kmmuners satsninger fr å få bedre g mer rbuste digitale løsninger. Det skal etableres digitale nettverk på tvers av kmmunegrenser. Oppfølging g etterlevelse Strategiens knkrete mål skal følges pp g etterleves gjennm avgivelse av ressurser til pririterte vedtatte ppgaver. Ledergruppen skal behandle digitaliseringssaker løpende. 3.4 mål 4: Gjennmføring av vedtatt strategi 3.4.1 Styringsmdell: Prgramrganisering Det etableres et prgram sm har ansvar fr: at digitaliseringstrategien blir gjennmført, etterlevd g rapprtert at nasjnale føringer blir fulgt at nasjnale felleskmpnenter/løsninger blir brukt ptimalt gde kmmunale tjenester fr ansatte, innbyggere g næringsliv i et livsløps- eller virksmhetsperspektiv at digitaliseringsprsjekter følger prsjektstyringsmdell at digitaliseringsprsjekter blir gjennmført på tid, kst g kvalitet at rllefrdelingen mht. ledelse g rganisasjnsutvikling er klar at sektrenes behv blir ivaretatt at investeringene i IT g annen teknlgi betraktes helhetlig g understøtter Aurskg-Høland kmmunes mål, helhetlig g er gevinstdrevet. At prgrammet rapprterer til styringsgruppen At vedtatte standardiseringer blir gjennmført At sikkerhet ivaretas At det etableres integrasjnsmtr sm muliggjør datautveksling på tvers av sektrene Styringsmdellen angår alle ansatte i kmmunen. Alle ledere må frstå hvedelementene i styringsmdellen g frhlde seg ljalt til denne i sin ledergjerning. side 12
Organisering av prgrammet Prgramstyret Rapprterer samlet status på prgrammet Kvalitetssikring Kvalitetssikring av prsjektfrslag i hht prsjektstyring prsessen Eier av prsjektmetde prgrammet ansvarlig (prsjektleder, nettverksleder) Helse ansvarlig (prsjektleder, nettverksleder) Oppvekst g utdanning ansvarlig (prsjektleder) Teknisk ansvarlig (prsjektleder) Øknmi ansvarlig (prsjektleder/ arkitekt) Adm/HR ansvarlig (Leder/ prsjektleder/ Sikkerhet) Samfunn g utvik. ansvarlig prsjektleder Kultur Digitalisering Helse Tjenestekntr Sykehjem ( Aurskg, Rømskg, Hemnes Bjørkelangen) Hjemmesykepleie Legevakt Dagsenter Nedsatt funksjnsevne/ bveiledning Digitalisering skler/ barnehage (Hanebrg, Rømskg, Setskg, Bråte, Aurskg, Bjørkelangen, Løken) Rlle i IT avdeling - Skleansvarlig Rller på hver skle - IT Kntakt - Digitale fyrtårn IT avdelingen Sentralkjøkken Rlle i IT avdeling - Helseansvarlig Rller på hver enhet - IT Kntakt - Digitale fyrtårn side 13
3.4.2 Prsjektstyringsmdell Vi vet at digitaliseringsaktiviteten øker. Alle kmmende digitaliseringsprsjekter skal følge en prsess ihht Difis prsjektveiviser. Prsess, rutiner g verktøy etableres med malverk i h.h.t. Difis prsjektveiviser. Prsjektene blir samlet i et prgram. Prgrammet rapprterer til prgramstyret sm består av representanter fra begge kmmunen i interims fasen. De ulike prsjektene vil kunne ha egne styringsgrupper ved behv. Alle kmmende prsjekter må kunne vise til: Gevinster kvantitative g kvalitative Ressurser dedikert g avtalt med linjeledelsen Kmpetanse i prsjektledermetdikk (Prince 2.0 eller tilsvarende) Organisering g plan Plan fr rapprtering Plan fr kmmunikasjn Endringsstyring Overføring til linje 3.4.3 Arkitekturfunksjn digital arkitekt, arkitekturfrum g sikkerhet Alle digitale initiativ skal gjennm en enkel prsedyre g behandles av digital arkitekt g/eller av arkitekturfrum. Dette fr å sikre at nye løsninger standardiseres eller vurderes pp mt eksisterende arkitektur, sikkerhet eller teknlgi. Funksjnen freslås løst ved pprettelse av en funksjn sm kmbineres med prsjektledelse g/eller sikkerhet. Funksjnen inngår i gruppen. 3.4.4 Finansiering Kmpetansehevingstiltakene fr prsjektledere g ledergruppe på prsjektstyring søkes finansiert gjennm KS OU midler. Prgramfinansiering kan ha tre kilder frem til 2020: - Linjefinansierte digitale prsjekter (Budsjettet delegeres til prgrammet) - Kmmunesammenslåingsprsjektet finansierte prsjekter (Budsjettet delegeres til prgrammet) - Prgrammet får verført linjebudsjett fr sine egne dedikerte ressurser g IT avdelingens budsjett. De enkelte sektrenes innspill til budsjettarbeidet vil peke ut linjefinansierte prsjekter fr hvert budsjettår. Kmmunesammenslåingsprsjektets arbeid vil peke ut digitaliseringsprsjekter i 2018 g 2019 4. Åtte prinsipper fr digitaliseringsarbeidet 4.1 Sky er førstevalget Ved inngåelse av nye avtaler eller etablering av nye systemer skal skyløsninger vurderes først. Frhld sm sikkerhet, respnstid, kstnader g andre hensyn vil påvirke beslutningen m sky eller egen drift. 4.2 Ett nytt system inn betyr ett system ut Aurskg-Høland - g Rømskg kmmune har i dag til sammen ca. 180 IT systemer. Når nye systemer planlegges g prsjekt beskrives skal en plan fr utfasing av gammelt system alltid freligge med tilhørende plan fr arkivering av data. side 14
4.3 Vi må utnytte de systemene vi har fullt ut Det kan være fristende å ta i bruk et nytt system. Det er lett å gjøre det uten at man har vurdert m lignende muligheter finnes i eksisterende systemer. Likeså kan det være uutnyttede funksjner i eksisterende systemer sm ikke benyttes, men sm kan gi gevinster. Slike vurderinger bør gjøres løpende i jakt på å ptimalisere våre arbeidsprsesser 4.4 Rett første gangen Mye tid går med på å etterspørre mangelfulle utfylte skjemaer fra brukeren. Ved etablering av digital datafangst med skjemavalidering kan man få data inn rett første gangen. 4.5 Nye systemer krever nye prsesser Det er klassisk å etterspørre mdellering av gamle arbeidsprsesser i nyanskaffede IT systemer. Det må fretas en prsesskartlegging g vurdering av prsessen med fkus på frenkling før man anskaffer nye systemer. 4.6 Vi bruker nasjnale felleskmpnenter Aurskg-Høland g Rømskg kmmune bruker i dag en rekke nasjnale felleskmpnenter sm flkeregister, kartdata, skatt, NAV, svar ut m.m. Vi skal ligge i frkant å ta i bruk nye nasjnale felleskmpnenter, fr eksempel min side i KS FIKS plattfrm 4.7 Faktabasert innsikt i innbyggernes behv danner basis fr nye løsninger Vi skal bruke tilgjengelig data sm gir ss faktabasert innsikt i innbyggernes behv når vi lager nye løsninger. Ved å ha et aktivt frhld til det sm etterspørres flest ganger, hvem sm etterspør dette, hvrdan det etterspørres, mfang m.m. kan vi lage interaktive gde løsninger sm svarer på innbyggernes behv. 4.8 Vi tenker miljø i alle digitale løsninger Digitalisering byr på muligheten fr miljøtiltak i frhld til smarte løsninger sm energistyring av bygg, mindre papir g mindre kjøring. Overvåkningssystemer, bedre digitale arbeidsflater g mbile løsninger med gde videknferanseløsninger er teknlgi sm fører til bedre miljø. Livsløpsansvar fr teknlgien med resirkulering g gjenbruk av utgått teknlgi videreføres. side 15