HVORDAN BØR BESTILLER HÅNDTERE ANSKAFFELSER AV FORRETNINGSKRITISKE TJENESTER? Advokat Kjell-André Honerud kah@tt-co.no
Tema for foredraget Forretningskritiske tjenester Presentasjon - dagens situasjon for bestilleren Kort om anskaffelsesprosessen Kort om anskaffelsesregelverkets rammer for anskaffelsen Valg av anskaffelsesstrategi Valg av gjennomføringsmodell (Hovedtema) Begrepet Bestillers evne til å håndtere risiko Tradisjonell modell vs. Samarbeidsmodeller med eventuell outsourcing av FDV ansvaret Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier
Forretningskritiske tjenester Først og fremst fokus på anskaffelser av ytelser relatert til primærdriften; energi og kraftproduksjon (bygg- og anleggsarbeid samt FDVU tjenester tilknyttet bygg- og anleggsleveransen) Også relevant for tjeneste- og varekjøp
Dagens situasjon for bestilleren Det offentlige gjør innkjøp for ca 240 mrd i året, dvs 18 % av BNP- ikke ubetydelig andel innenfor forsyningssektoren Markedssituasjonen stramt leverandørmarked nye kontraktsmodeller Stort fokus på bestillerrollen Nytt revidert regelverk trådte i kraft 1.1.2007 Klageorganet for offentlige anskaffelser effektiv ressursbruk Sanksjonsmuligheter
Anskaffelsesprosessen 1. Planlegging og forberedelsesfasen (Fokus for dette foredraget) Prosjektets viktigste fase Utarbeidelse av tekniske og merkantile krav Valg av anskaffelsesstrategi Valg av gjennomføringsmodell/entreprisemodell Valg av anskaffelsesprosedyre Valg av kvalifikasjonskrav Valg av tildelingskriterier 2. Konkurransefasen 3. Tildeling og kontraktsinngåelsesfasen
Anskaffelsesregelverkets rammer Revidert lov om offentlige anskaffelser: Ikrafttredelse 1.1.2007 Egen forskrift for forsyningssektoren Terskelverdiene avgjør hvilke regler som kommer til anvendelse Direkte kjøp: NOK 500.000,- Hva gjelder under direkte kjøpsgrensen for forsyningssektoren? Lov om offentlig anskaffelser gjelder uansett Selihca brukes ofte i bransjen Lovens grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet og gjennomsiktighet
Anskaffelsesstrategi - viktige momenter som må avklares ved valg av anskaffelsesstrategi Rammebetingelser for anskaffelsen (lov, forskrift, konsesjon, budsjett, tid, omfang,,...) Tid til rådighet for anskaffelsen(e) Hva er kritisk parameter for anskaffelsen (Kost / Tid / omfang) Valg av anskaffelsesprosedyre Valg av spesifikasjoner (nasjonal/intern ) påvirker konkurransesituasjonen
Anskaffelsesstrategi - viktige momenter som må avklares Håndtering av grensesnitt mot andre anskaffelser - samordningseffekt med andre prosjekter? Enkeltstående anskaffelse eller serie av anskaffelser, - mulighet for rammeavtale? Markedssituasjonen, - ta temperaturen Plan B hva gjøres ved uønskede hendelser? Forankring av behov og økonomi internt i organisasjonen Klarlegging av bestillers egen ressurssituasjon og evne til å håndtere risiko
Valg av gjennomføringsmodell/ prosjektmodell Begrepet Valg av prosjekt - og organisasjonsmodell er styrende for valg av entreprisemodell Bestillerens egen ressurssituasjon Risikovillighet Økonomi Faglig kompetanse Bestillerens egen kapasitet Finansieringsform (Offentlig Privat Samarbeid) Kontrollbehovet svært viktig faktor
Valg av prosjektmodell - fordeling av risiko Vanskelige punkter mht. risikofordeling: Gråsoner på kravspesifikasjonen - risiko for manglende oppfyllelse Prisformat endringer Offentligrettslige endringer (inflasjon, skatt, nye lover og regler etc.) Force majeure (hvordan tolkes dette?) Opphørsgrunner ved manglende eller dårlig oppfyllelse (mislighold) Utøvelse av controller rollen ansvar for egne beslutninger
Tradisjonell modell vs samspillsmodeller Tradisjonell: Oppdragsgiver har ansvar for prosjektering og finansiering av prosjektet Byggherrestyrte prosjekter - leverandøren kun utførerrollen Samspill/prosjektallianser: Partene kommer tidlig sammen og utformer prosjektet sammen Leverandøren påtar helt eller delvis ansvar for prosjektering, (finansiering), utbygging og drifting av prosjektet
Samspill/prosjektallianse Samspillskontrakter (Offentlig Privat Samarbeid): Leverandøren påtar seg ansvaret for prosjektering, finansiering, utbygging og drifting av anlegget i en bestemt periode på bakgrunn av oppdragsgivers ytelsesspesifikasjon Oppdragsgiver utøver kun en ren bestiller/kontrollrolle som bruker av anlegget Controller rollen Prosjektallianse/partnering: Partene går sammen i en tidlig fase og utvikler/prosjekterer anlegget sammen (samspillsfase). Etter endt samspillsfase forestår partene sammen eller leverandøren alene finansiering, utbygging og drift av anlegget Modellen er basert på at de valg leverandøren gjør i prosjektering og byggefasen vil få direkte konsekvenser for ham i driftsperioden.
Organisering OPS modellen Leverandør drifter Med risiko for riktig oppfyllelse av kravspesifikasjonen Oppdragsgiver Prosjektstyre Arbeidsutvalg (Byggemøter) Entreprenør Finans Drift
Organisering i prosjektallianse Utviklingspartner Prosjektallians e- kontrakt kontrakt Oppdragsgiver Prosjekt - selskap Daglig leder Behovseiere Byggfaglig Finansiering Kommunikasjon og strategi Drift, vedlikehold og utvikling
Hva bør bestiller ha fokuset på ved bestilling av forretningskritisk tjenester Kvalifikasjonsfasen Må ta stilling til hvor høyt lista skal ligge for å være med i konkurransen Er Selicha godt nok som verktøy? Hvilke krav er relevante? Tekniske, økonomiske og juridiske stilling Relevante referanser for firma med referansepersoner Fagkompetanse hos tilgjengelig nøkkelpersonell Kapasitet (Personer og maskiner) Økonomisk evne og soliditet
Hva bør bestiller ha fokuset på ved bestilling av forretningskritisk tjenester? 1. Gjennomføringsevne Kapasitet i alle ledd og alle prosjektets faser (prosjektering - bygging og drifting) Tilbudt personale har erfaringer fra lignende oppdrag Tilbudt nøkkelpersonell svært viktig må sikre seg de riktige nøkkelpersonene hos leverandøren 2. Oppgaveforståelse Beskrivelse av hvordan oppdraget skal utføres - kritiske parametere for gjennomføringen Work shops hvor tilbyder og bestiller arbeider seg gjennom relevante problemstillinger for leveransen.
Hva bør bestiller ha fokuset på ved bestilling av forretningskritisk tjenester? 3. Prismodellen Avhengig av grunnlaget for å spesifisere ytelsene - funksjonskrav eller detaljerte spesifiserte krav? Må sondre mellom betalingsmekanismer for byggefasen og for driftsperioden: Så fremt leverandøren skal ha et driftsansvar må det etableres klare, enkle mekanismer for måling av leveransetilfredshet i driftsperioden (Betalingsmekanismer). FDV avtalen bør i tillegg til å spesifisere hvilke tjenester og utskiftningsintervall som skal utføres også utformes slik at den sikrer bestiller en nedre nivå på FDV i kontraktsperioden.