Investering i teknologiske systemer Handlingsrom i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser

Transkript

1 Investering i teknologiske systemer Handlingsrom i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser Advokat Gro Amdal, Sanntidsseminaret mars 2015

2 Dagens regelverk - oversikt Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser To sentrale forskrifter: Klassisk sektor; forskrift 7. april 2006 nr. 402 Forsyningssektorene; forskrift 7. april 2006 nr. 403 Bygger på EU-direktiver fra 2004 Direktiv for klassisk sektor (B&A, varer og tjenester) 2004/18/EF Direktiv for forsyningssektorene (vann, energi, transport og posttjenester) 2004/17/EF 2

3 Nylig revisjon i EU Februar 2014: Vedtatt nye direktiv for klassisk sektor og forsyningssektoren Formålet med revisjonen: Klargjøre rettstilstanden Integrere sosiale hensyn, fremme innovasjon og SMB-ers adgang til markedet Forenkle og delvis imøtekomme behovet for mer fleksible ordninger, f.eks. gjennom i større grad å åpne for konkurranse med forhandlinger og gi større åpning for endringer av konkurransegrunnlaget. Direktivene skal implementeres i Norge 17. mars 2015; utkast til nye anskaffelsesregler foreligger, høringsfrist 17. juni 2015 Planlagt ikrafttredelse våren

4 Hva gjelder klassisk eller forsyning? Forsyningsforskriften: Stille til rådighet eller drive rutenett beregnet på ytelse av offentlige tjenester i forbindelse med busstransport Klassisk forskrift: Gjelder i utgangspunktet ikke for oppdragsgivere som driver forsyningsvirksomhet Men et viktig unntak: Alle offentlige myndighetsorganer skal uansett følge forskriften i klassisk sektor, selv om de driver forsyningsvirksomhet Kommuner og fylkeskommuner som stiller til rådighet eller driver rutenett for busstransport Fra 2016: Forsyningsforskriften for alle, dvs kommuner/fylkeskommuner skal også bruke forsyningsforskriften 4

5 Teknologianskaffelser Utfordringen: Behovet for fleksibilitet i forhold til fremtidig teknologiutvikling versus anskaffelsesregelverkets bestemmelser Konkurransefasen Valg av konkurranseform Kravet til klarhet i konkurransegrunnlaget Forbudet mot vesentlige endringer risiko for ulovlig direkteanskaffelse Kontraktsfasen Forbudet mot vesentlige endringer - risiko for ulovlig direkteanskaffelse 5

6 Teknologianskaffelser - konkurransefasen Ytelsesbeskrivelsen («spekken») ved teknologianskaffelser Konkurransegrunnlaget må gi uttrykk for det oppdragsgiver vil ha bordet fanger Funksjonskrav eller detaljerte spesifikasjoner Forbudt å henvise til et bestemt merke eller produkt Oppstille minstekrav? Åpne for alternative tilbud? Beskrive opsjoner? Dialogkonferanse? Reglene om rådgiverhabilitet 6

7 Teknologianskaffelser - konkurransefasen Valg av konkurranseform ved teknologianskaffelser Anbudskonkurranse Kan alltid benyttes, med er ofte ikke optimalt ved anskaffelse av komplekse teknologiske systemer Konkurranse med forhandling Kan alltid benyttes i forsyningssektorene, kun unntaksvis tillatt i klassisk sektor I forslaget til nye regler utvides unntaksbestemmelsene i klassisk sektor 7

8 Teknologianskaffelser - konkurransefasen Konkurranse med forhandling i klassisk sektor dagens regler Særlige tilfeller der kontraktens art eller risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd Ved tjenestekontrakter der det ikke i tilstrekkelig grad kan fastsettes så nøyaktige spesifikasjoner at anbudskonkurranse kan benyttes Konkurranse med forhandling i klassisk sektor det nye direktivet (2016) Design eller innovative løsninger Nødvendig med tilpasninger i allerede tilgjengelige løsninger Anskaffelsens art, risiko, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning gjør det nødvendig å forhandle Kravspesifikasjonene kan ikke utformes tilstrekkelig presist ved henvisning til en «standard, europeisk teknisk bedømmelse, felles teknisk spesifikasjon eller teknisk referanse» 8

9 Teknologianskaffelser - konkurransefasen Konkurranse med forhandling i klassisk sektor det nye direktivet (2016) Departementet uttaler at det «antar at vilkårene vil omfatte de aller fleste anskaffelser der oppdragsgiver vil ha et legitimt behov for å gjennomføre forhandlinger, dvs. hvor forhandlinger er nødvendig for å sikre at oppdragsgivers behov blir oppfylt» 9

10 Teknologianskaffelser - konkurransefasen Valg av konkurranseform ved teknologianskaffelser (forts.) Konkurransepreget dialog ved «særlig komplekse kontrakter» Kun regulert i klassisk sektor, men antagelig også tillatt etter forsyningsforskriften En kontrakt er særlig kompleks når oppdragsgiver ikke er i stand til objektivt å presisere de tekniske, juridiske eller finansielle vilkår som kan oppfylle deres behov og formål EU-Kommisjonen og departementet nevner teknologisk kompliserte anskaffelser som et eksempel på tilfeller der konkurranseformen kan benyttes Utvidet adgang til bruk av prosedyren etter de nye direktivene (2016) 10

11 Teknologianskaffelser - konkurransefasen Konkurransepreget dialog (forts.) Oppdragsgiver kan føre en dialog med leverandørene på et tidlig stadium, for å få kunnskap om hvilke løsninger som finnes på markedet Altså før det endelige konkurransegrunnlaget utformes Dialogen kan skje i flere faser for å begrense antall løsninger Endelig tilbud innhentes på grunnlag av løsninger som fremkommer under dialogen Ulemper ved prosedyren Kostnader ved gjennomføring En del uavklarte fortolkningsspørsmål 11

12 Teknologianskaffelser - konkurransefasen Etter kunngjøringen: Adgang til ikke-vesentlige endringer, rettelser og suppleringer av konkurransegrunnlaget Konkurranser med forhandling Ikke-vesentlige endringer frem til endelig tilbud Anbudskonkurranser Ikke-vesentlige endringer frem til tilbudsfristens utløp 12

13 Teknologianskaffelser - kontraktsfasen Vesentlige endringer av kontrakten er ikke tillatt Er å anse som en ny anskaffelse ulovlig hvis ikke kunngjort Hva er en vesentlig endring? Viktig: Hvordan ville markedet respondert? Momenter: Introduseres vilkår som ville gjort det mulig for andre leverandører å konkurrere om kontrakten? Ville en annen leverandør kunne vunnet med de nye vilkårene? Utvides kontrakten til å gjelde ytelser som opprinnelig ikke ble dekket? Endres den økonomiske balansen i favør av leverandøren på en måte som ikke følger av vilkårene til den opprinnelige kontrakten? (I favør av oppdragsgiver er ansett å være ok) Utskiftning på leverandørsiden er vesentlig endring, med mindre leverandørbyttet er hjemlet i kontrakten. 13

14 Teknologianskaffelser - kontraktsfasen Endringen er i samsvar med en revisjonsklausuler/endringsklausuler i kontrakten Tillatt, men bare dersom det fremgår klart av klausulen hvilke endringer som kan foretas, i hvilket omfang og på hvilke vilkår Opsjoner må utformes med en tilstrekkelig grad av klarhet: Usikkert hvor terskelen ligger Må være noenlunde klar med tanke på varighet, hvilket omfang det er snakk om, og prisen må være rimelig fastsatt, eller fastsatt gjennom en forutsigbar prismekanisme. Partene må ha fastlagt det sentrale innholdet i opsjonsteksten, ikke i senere forhandlinger 14

15 Tillatte endringer i eksisterende kontrakt Tillatt ved nødvendige tilleggsarbeider som utføres av opprinnelig leverandør og der bytte av leverandør ikke er mulig av tekniske eller økonomiske grunner For eksempel fordi tilleggsleveransene må kunne erstatte eller være kompatible med eksisterende utstyr, software, tjenester eller installasjoner som ble anskaffet ved den opprinnelige kontrakten Tilleggsvilkår at skifte av leverandør vil føre til betydelige vanskeligheter eller merkostnader Tillatt i øvrige tilfeller når endringen skyldes forhold som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse, og ikke endrer kontraktens karakter prisen ikke er høyere enn 50 % av den opprinnelige kontrakten

16 Tillatte endringer i eksisterende kontrakt Vesentlig endring hvis: Endringen, hvis med i opprinnelig grunnlag, kunne muliggjort valg av annen leverandør enn den som opprinnelig ble valgt eller deltakelse av andre leverandører i konkurransen Endrer den økonomiske balansen i favør av leverandøren og på en måte som kontrakten ikke foreskriver Betydelig utvidelse av avtalen Ny leverandør (dog noen unntak her)

17 Tillatte endringer i eksisterende kontrakt En endring skal uavhengig av alle de øvrige bestemmelsene alltid være tillatt dersom verdien av endringen Ikke overstiger EØS - terskelverdien, og Er under 10 % av den opprinnelige kontrakten for tjenester og varer og 15 % for bygge- og anleggskontrakter, og Kontrakten ikke endrer overordnet karakter Ved flere påfølgende endringer skal disse vurderes samlet i forhold til %-grensen.

18 Unntak fra kravet om konkurranseutsetting Der ytelsen av tekniske grunner bare kan presteres av én bestemt leverandør Meget snever unntaksbestemmelse Oppdragsgiver har bevisbyrden Presisering i utkastet til nye regler (2016) Konkurranse skal være umulig Bare tillatt når det ikke finnes «rimelige alternativer og den manglende konkurransen ikke skyldes at oppdragsgiver har tilpasset konkurransegrunnlaget til en bestemt leverandør» 18

19 Unntak fra kravet om konkurranseutsetting Tilleggsleveranser Til delvis fornyelse etter utvidelse av normale leveranser eller installasjoner Vilkår: Skifte av leverandør vil pålegge oppdragsgiver å anskaffe utstyr som er teknisk uforenlig med eksisterende utstyr, eller som skaper uforholdsmessig store tekniske vanskeligheter ved drift og vedlikehold Varigheten for den opprinnelige kontrakten og tilleggsleveransen må normalt ikke overstige 3 år 19

20 Sanksjoner Før kontraktsinngåelse Midlertidig forføyning stans av anskaffelsesprosessen Etter kontraktsinngåelse «Uten virkning» Gebyr for ulovlig direkteanskaffelse 20

21 Takk! Advokat Gro Amdal