Anskaffelse av renholdstjenester konkurransegrunnlag og litt om kontrakt. Anne Cathrine Jacobsen Seniorrådgiver

Transkript

1 Anskaffelse av renholdstjenester konkurransegrunnlag og litt om kontrakt Anne Cathrine Jacobsen Seniorrådgiver

2 Konkurransegrunnlag (KG) Formkrav: Grunnleggende krav til likebehandling, gjennomsiktighet, forutberegnelighet og etterprøvbarhet Innhold: Hva skal anskaffes? Hvilke kontraktsvilkår gjelder? Frister Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterer Rammeavtale? Hvordan skal konkurransen gjennomføres Krav til innhold og utforming av forespørsel om å delta eller et tilbud Andre opplysninger som er av betydning for å delta Mv. Oppdragsgiver har risiko for uklarheter i KG Kan gjøre endringer av KG som ikke er vesentlige

3 Kravspesifikasjoner Angi kravene som stilles til egenskapene til varen, tjenesten eller bygge- og anleggsarbeidet Tilknytning til leveransen Stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi Kan vise til alle sider og trinn i livssyklusen Ikke vise til bestemte fabrikater, prosesser, varemerker, patenter eller typer eller en bestemt opprinnelse eller produksjon Unntak

4 Kontrakt Kontraktsvilkårene skal ha tilknytning til leveransen og skal fremgå av konkurransedokumentene Finnes det fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder skal disse som hovedregel benyttes Kan fastsette endringsklausuler Prisjustering Opsjoner Ny FOA 19-1: Klart fremgå hvilke endringer som kan foretas Hvilket omfang Hvilke vilkår

5 Fra anskaffelser.no

6 Om malen Malen er utarbeidet med hjelp og støtte fra NHO service og enkelte av deres medlemsbedrifter innenfor bransjen. Malen har vært på en enkel høringsrunde blant et lite utvalg av offentlige innkjøpere

7 NS-INSTA 800 og NS 8431 Malen er basert på bruk av NS-INSTA 800:2010 System for å fastsette og bedømme rengjøringskvalitet Det legges også opp til bruk av NS Det bør imidlertid ikke være noe problem å benytte andre kontraktsvilkår

8 Dokumentene i malen «Konkurransegrunnlag» Inneholder regler for konkurransen, frister og generell informasjon om konkurransen «Tilbudsmappe» Inneholder kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Dokumentet skal fylles ut av leverandøren og leveres som del av tilbudet. Dokumentet er ment å gi en god oversikt for både leverandør og oppdragsgiver over hvilke dokumenter/opplysninger som skal følge tilbudet

9 Dokumentene i malen forutsetter «Kontraktsvilkår» Viser i stor grad til NS-8431 «Bilag 1 Kravspesifikasjon» Angir eksempel på hvordan en kravspesifikasjon kan utformes. Må tilpasses den enkelte oppdragsgivers behov. Basert på NS-INSTA 800 «Bilag 3 Prisbilag» Eksempel på hvordan et prisbilag kan utformes. Prisbilaget er kompatibelt med Bilag 1.

10 Dokumentene i malene forutsetter forts. «Bilag 5 -Rom og frekvensliste Lister opp alle rom som skal være omfattet av renholdet samt frekvens for renholdet og renholdets kvalitet. Bilag 7 Egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår Difi har utarbeidet et standard kontraktskrav for lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Finnes her: Egenrapporteringsskjemaet er tilpasset Difis standard kontraktsvilkår og finnes her:

11 Kvalifikasjonskrav Skatt Ordnede forhold med tanke på betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift Skatteattest som dokumentasjonskrav Lovlig etablert foretak Firmaattest (bekreftelse fra utenlandsk bransjeregister e.l.) Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten Kredittvurdering (kredittverdig tilstrekkelig) Erfaring fra tilsvarende renholdsoppdrag Referanseliste sammenlignbare oppdrag de siste 3 5 år

12 Kvalifikasjonskrav forts. God kapasitet tilpasset oppdragets omfang: Beskrivelse av tilgjengelig teknisk støtteapparat, maskiner eller teknisk utstyr som skal bidra til gjennomføring av kontrakten Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres Redegjørelse vedrørende firmaets kvalitetssikringssystem Dersom tilbyderen er sertifisert av et offentlig sertifiseringsorgan, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges Dersom tilbyderen ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres

13 Kvalifikasjonskrav forts. Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister. For leverandører som ikke er godkjent enda, skal de ha søknad under behandling. Dersom leverandøren ikke blir godkjent av Arbeidstilsynet, vil kontrakten opphøre med umiddelbar virkning. Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet. For leverandører som enda ikke er godkjent, kan kopi av søknad / bekreftelse på søknad leveres

14 Kvalifikasjonskrav forts. Leverandøren skal kunne sikre miljøhensyn ved gjennomføring av tjenesten Leverandøren kan dokumentere kravet ved fremleggelse av relevante miljøsertifikater, slik som EMAS eller ISO eller tilsvarende, eller ved en beskrivelse av eget system og rutinger for miljøpolitikk, miljøstyringsordning, opplæring av ansatte innen miljøvennlig renhold, etc.

15 Tildelingskriterier Kostnader (Pris) Kvalitet Oppgi vekting Krav til dokumentasjon

16