Bestillerkompetanse og offentlige anskaffelser

Transkript

1 Bestillerkompetanse og offentlige anskaffelser februar 2009 Advokatene Kjell-André Honerud, Andreas Rostveit og Thomas Oskar Strömbom Torkildsen, Tennøe & co Advokatfirma

2 Agenda Dag 1: Håndtering av innkjøpsprosessen : Presentasjon Dagens situasjon for bestilleren Anskaffelsesprosessen Anskaffelsesregleverkets rammer : Valg og implementering av anskaffelsesstrategi/rutiner for deres virksomhet : Grunnleggende prinsipper bak anskaffelsesregelverket : Lunsj : Egenregi eller outsourcing/innkjøp av tjenester? : Valg av anskaffelsesprosedyre- særlig om rammeavtaler : Gjennomføring av anskaffelsesprosessen Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier forholdet til Selicha Evaluering og tildeling av kontrakt KOFA praksis for klage og sanksjon v/anneline Vinsgård for KOFA 1715 Oppsummering

3 Dagens situasjon for bestilleren Det offentlige gjør innkjøp for ca 240 mrd i året, dvs 18 % av BNP- ikke ubetydelig andel innenfor forsyningssektoren Markedssituasjonen: Store endringer i markedet som følge av finanskrisen relativt godt marked for bestilleren Stort fokus på bestillerrollen Nytt revidert regelverk trådte i kraft Klageorganet for offentlige anskaffelser effektiv ressursbruk Sanksjonsmuligheter

4 Anskaffelsesprosessen 1. Planlegging og forberedelsesfasen Prosjektets viktigste fase 1. Egen regi eller konkurranse i markedet? 2. Utarbeidelse av tekniske og merkantile krav 3. Valg av anskaffelsesstrategi 4. Valg av gjennomføringsmodell/entreprisemodell 5. Valg av anskaffelsesprosedyre 6. Valg av kvalifikasjonskrav 7. Valg av tildelingskriterier 2. Konkurransefasen 3. Tildeling og kontraktsinngåelsesfasen

5 Anskaffelsesregelverkets rammer Revidert lov om offentlige anskaffelser: Ikrafttredelse Egen forskrift for forsyningssektoren Terskelverdiene avgjør hvilke regler som kommer til anvendelse Terskelverdiene: Vare og tjenestekjøp: MNOK 3,3 eks mva Bygge- og anleggsarbeid: MNOK 41 eks mva Hva gjelder under terskelverdiene? Lov om offentlig anskaffelser og forskriftens del I gjelder uansett Konkurranse skal utøves dersom det er mulig Selihca brukes ofte i bransjen Lovens grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet og gjennomsiktighet

6 VALG OG IMPLEMENTERING AV ANSKAFFELSESSTRATEGI OG RUTINER I DERES VIRKSOMHET

7 Utdrag fra Skagerak sin hjemmeside: Skageraks virksomhet er konsentrert om produksjon, omsetning og overføring av elektrisk kraft og annen energi, samt virksomhet som er i tilknytning til dette. Konsernet har drøye 750 ansatte, en årlig kraftproduksjon på 5000 GWh, ca nettkunder og en årlig omsetning på 2 milliarder kroner. Skagerak selger ikke kraft til sluttbruker, men er medeier i kraftomsetningsselskapet Fjordkraft. En viktig del av konsernets strategi er å være en sentral aktør og motor for restrukturering i sin region. Gjennom samarbeid, oppkjøp eller fusjon skal Skagerak utøve en aktiv og ekspansiv rolle med målsetning om å bidra til en rasjonell og konkurransedyktig virksomhet.

8 Forretningskritiske tjenester for deres virksomhet Først og fremst fokus på anskaffelser av ytelser relatert til primærdriften; energi og kraftdistribusjon (bygg- og anleggsarbeid samt FDVU tjenester tilknyttet bygg- og anleggsleveransen) Også fokus på tjeneste- og varekjøp

9 Anskaffelsesstrategi - viktige momenter som må avklares ved valg av anskaffelsesstrategi Rammebetingelser for anskaffelsen (lov, forskrift, konsesjon, budsjett, tid, omfang,,...) Tid til rådighet for anskaffelsen(e) Hva er kritisk parameter for anskaffelsen (Kost / Tid / omfang) Valg av anskaffelsesprosedyre Valg av spesifikasjoner (nasjonal/intern ) påvirker konkurransesituasjonen Valg av entrepriseformer

10 Anskaffelsesstrategi - viktige momenter som må avklares Håndtering av grensesnitt mot andre anskaffelser - samordningseffekt med andre prosjekter? Enkeltstående anskaffelse eller serie av anskaffelser, - mulighet for rammeavtale? Markedssituasjonen, - ta temperaturen Plan B hva gjøres ved uønskede hendelser? Forankring av behov og økonomi internt i organisasjonen Klarlegging av bestillers egen ressurssituasjon og evne til å håndtere risiko

11 Utarbeidelse og implementering av anskaffelsesrutiner i deres virksomhet Lag en veileder for gjennomføring av de ulike anskaffelser Veilederen må beskrive de enkelte trinn i en anskaffelse Veilederen må ta utgangspunkt i hvilken anskaffelse det gjelder Bygge- og anleggskontrakt? Varekjøp? Tjenestekjøp? Veilederen må videre ta utgangspunkt i om anskaffelsen er over eller under EØS terskelverdiene og forskriftens terskelverdier Bygge- og anleggskontrakt: NOK 41 mill eks mva Varekjøp og Tjenestekjøp. NOK 3,3 mill eks mva

12 Utarbeidelse og implementering av anskaffelsesrutiner i deres virksomhet Lag en veileder for gjennomføring av de ulike anskaffelser Veilederen må inneholde standarddokumenter som skal anvendes i anskaffelsesprosessen Eksempel på kunngjøringer Eksempel på konkurransegrunnlag Eksempel på protokoller Eksempel på kontrakter Veilederen må ikke være for rigid Den må lages slik at brukeren må vær kritisk til de maler som er utarbeidet. Det må tilrettelegge slik at malene kan tilpasses den enkelte anskaffelse.

13 GRUNNLEGGENDE PRINSIPPER BAK ANSKAFFELSESREGELVERKET

14 Lovens 1 og 5, Forskriftens 3-1- uttalelser fra KOFA: Krav om konkurranse Sak 2004/16: Helsebygg Midt Norge Likebehandling av leverandører Sak 2003/225: Sjøfartsdirektoratet Kravet til forutberegnelighet Sak 2004/106: Ballangen kommune Sak 2003/273: Hobøl kommune Sak 2003/236: Helse Stavanger HF Gjennomsiktighet Sak 2003/54: Statens forvaltningstjeneste

15 EGENREGI ELLER OUTSOURCING/INNKJØP AV YTELSER?

16 Situasjonen Bransjen endrer organisasjonsformer Tidligere: Utførte alle tjenester og entrepriser i egen organisasjon I dag: Endrer selskapsstrukturer Konsern med datterselskaper» Egne entreprenørselskaper» Egne fakturering og regnskapsselskaper Samarbeidsavtaler med andre nettselskaper

17 Hvordan skal dette håndteres i forhold til anskaffelsesregelverket? Grensen mellom egenregi og anskaffelse Anskaffelsesforskriften 1-7: Kontrakter som tildeles tilknyttede foretak Forskriften får ikke anvendelse på kontrakter som En oppdragsgiver tildeler tilknyttet foretak, eller Et fellesforetak, som er sammensatt av flere oppdragsgivere utelukkende med sikte utøvelse av en aktivitet som nevnt i 1-3, tildeler et foretak tilknytte en av disse oppdragsgiverne Unntaket kommer kun til anvendelse når minst 80 prosent av den gjennomsnittlige omsetning de tre siste år er innenfor anskaffelsesforskriften

18 Rammeavtaler Innhold; 1. Kort om rammeavtaler 2. Vilkår for å inngå rammeavtaler 3. Avropsmekanisme / Fordelingsnøkkel 4. Praktisk virkeområde

19 Rammeavtaler Rammeavtaler Forskriften mangler regulering. Hva gjelder når forhold ikke er regulert? Ikke fritt frem. Lov om offentlige anskaffelser gjelder. 5: Krav til konkurranse Krav til forutberegnlighet Krav til likebehandling Krav til gjennomsiktighet Krav til forretningsmessighet Hva løsningen blir innenfor forsyningsforskriften, er således ikke gitt. Tryggest å falle tilbake på løsningen i Foa. Praksis vil imidlertid kunne vise at man står noe friere under Forsyningsforskriften. Dette foredraget bygger på den sikre vei.

20 4-2 bokstav e) rammeavtale: avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder.

21 Rammeavtaler er en kontraktsform, ikke en egen prosedyre. Forskriften kan her være misvisende ettersom definisjonen er gitt under 4-2 prosedyrer.

22 Rammeavtaler Inngåelse; 6-1(1) Avrop Ikke regulert. Alminnelige prinsipper gjelder. Foa bygger på alminnelige prinsipper, se 6-2/6-3 og 15-2/15-3 Ikke vri/hindre konkurranse

23 Rammeavtaler Definisjon rammeavtale: Foa 4-2(): Avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder, Rammeavtale(r) Inngåelse av rammeavtale Avrop Enkeltstående, foa 6-2 og Parallelle, foa 6-3 og 15-3

24 FF 6-1: (1) Oppdragsgiver kan betrakte en rammeavtale som en kontrakt i henhold til 4-1 (generelle definisjoner) bokstav e), og tildele den i samsvar med reglene i denne forskrift. (2) Oppdragsgiver kan kun unnlate å kunngjøre kontrakter under en rammeavtale dersom rammeavtalen er inngått i tråd med denne forskrift. (3) Oppdragsgiver må ikke misbruke rammeavtaler i den hensikt å hindre, begrense eller vri konkurransen.

25 Foa 6-1(1) Rammeavtaler-inngåelse Vilkår; Tildele i samsvar med reglene i denne forskrift Åpen eller begrenset konkurranse, eventuelt konkurranse med forhandling. Det samme gjelder for forsyningssektoren.

26 Rammeavtale Gjensidig bebyrdende avtale Rammeavtale med én leverandør Oppdragsgiver Kjøpsplikt i utgangspunktet. Vil bero på en avtaletolkning Ytelsen i konkurranse - grunnlaget Leveringsplikt Leverandør vinner av konkurransen

27 Rammeavtale Gjensidig bebyrdende avtale Rammeavtale med flere leverandører Ytelsen i konkurransegrunnlaget

28 Parallelle rammeavtaler Foreligger et krav om antall leverandører som må delta Ikke regulert i forsyningsforskriften. - Foa 15-3(1). Over terskelverdien; minst tre. - Foa 6-3:; ikke noe krav. Må det på bakgrunn av konkurranseprinsippet oppstilles et krav om at minst tre leverandører deltar? Vil trolig bero på anskaffelsens art / karakter

29 Rammeavtale med flere Gjensidig bebyrdende avtale Problem; hvordan fordele oppdragene, dvs hvordan foreta avrop? Ytelsen i konkurransegrunnlaget Bestilling Konkurransegrunnlaget må ha en fordelingsmekanisme. Hvis ikke; uferdig konkurranse, kofa 2003/30 og 2003/38 Må kunngjøres Forhåndsdefinert prosentandel 4 leverandører får 25 %. Laveste tilbyder blir spurt først. Ulike tidsperioder Oppdragene tildeles på rundgang Minikonkurranser Foa 6-2(2) og 15-3(3) Priskonkurranse? Problem; vilkårene er fastsatt i forkant. Et minstekrav er at alternativet fremgår av Kunngjøring/konkurransegr.lag Leveringsbetingelser, slik som hvilke personer, leveringstid mv.

30 Minikonkurranser Enkelte forutsetninger Ikke alle vilkårene kan være fastsatt i forkant Leveringstid Volum Pris? Priskriteriet reiser særskilte problemstillinger; er det anledning til å konkurrere om nye priser? Problemstillingen er ikke avklart, men det må trolig legges til grunn at slike konkurranser er tillatt. Forutsetningen er i tilfelle at det klart fremgår av konkurransegrunnlaget at den innleverte prisen representerer et tak, og at nye priskonkurranser blir iverksatt etter at visse kvantum har blitt levert. Vilkårene for senere konkurranser vil da ikke ha blitt fastsatt. Foa 6-3(2) og 15-3(2); de leverandører som er i stand til å levere skal konsulteres skriftlig i forkant. Leverandørene må få tilstrekkelig tid Tilbudene må være skriftlige Tildelingskriteriene må være oppgitt i konkurransegrunnlaget. Det er ikke et krav at tildelingskriteriene er de samme som for valg av leverandør til rammeavtalen.

31 Rammeavtaler eksklusivitetsvern Kofa 2005/240: Bergen kommune Flere oppdragsgivere kunne ikke slutte seg til rammeavtalen. I tilfelle ville det være en ulovelig direkteanskaffelse. En eller flere Oppdragsgiver Monopol for dem som er med i rammeavtalen En eller flere leverandører Annerledes dynamisk innkjøpsordning, jf. FF 6-2(3).

32 Rammeavtaler fordeler/ulemper Fordeler Ulemper Regelmessighet, 2-4(9) og 2-4(15) Stordriftsfordeler Monopol Et begrenset marked kan lide skade over tid. Administrative innsparelser Fleksibilitet Tid

33 Rammeavtale Leveransens omfang Forventet volum / varighet må kunngjøres Forutberegnlighet Etterprøvbarhet Usikkert volum, angi sammenligningsgrunnlaget, Kofa 2006/106 År 1? År 4?

34 Rammeavtale - Varighet Konkurransekravet; maks 4 års varighet, med mindre særlig berettiget tilfelle. Foa 6-1(4). Når er siste frist for bestilling av arbeidet? - Kofa sak 2004/310, Statens vegvesen/skandia Automater - Veileder side 105 Ferdigstillelsestid? År 1 År 4 Bestillingstidspunkt

35 Rammeavtale - klarhetskravet Hvilke produkter eller tjenester som skal leveres under en rammeavtale, må klart fremgå. Kofa 2004/310: Statens vegvesen/skandia Automater. Kontrakten var kunngjort som en tjenestekontrakt. Da ikke adgang til å foreta avrop av utstyr. Lov om offentlige anskaffelser 7b; overtredelsesgebyr. Uhjemlede avrop vil bli ansett som en ulovlig direkteanskaffelse