Namsos kommune. Saksframlegg. Økonomiavdelingen. Reglement for innkjøp av varer og tjenester til Namsos kommune

Transkript

1 Namsos kommune Økonomiavdelingen Saksmappe: 2008/188-2 Saksbehandler: Kjellrun Gjeset Moan Saksframlegg Reglement for innkjøp av varer og tjenester til Namsos kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos kommunestyre Namsos formannskap Rådmannens innstilling Reglement for innkjøp av varer og tjenester til Namsos kommune vedtas slik det framgår av vedlegg 1.

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Reglement for innkjøp av varer og tjenester til Namsos kommune S Reglement for innkjøp av varer og tjenester til Namsos kommune Vedlegg 1 Reglement for innkjøp av varer og tjenester til Namsos kommune Saksopplysninger 7. april 2006 ble revisjon av lov om offentlige anskaffelser og ny forskrift om offentlige anskaffelser vedtatt i Kongen i statsråd. Den reviderte loven og den nye forskriften gjaldt fra og med 1. januar Forskriften skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Hensikten med forskriften er mao å kunne foreta Større fleksibilitet i innkjøp Elektroniske hjelpemidler likestilles med tradisjonelle innkjøpsmetoder Mulighet for elektroniske auksjoner Mulighet for konkurransepreget dialog ved kompliserte innkjøp Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter omfattes av forskriften. I tillegg omfattes rettsubjekter som driver innenfor forsyningssektoren i den utstrekning dette følger av internasjonale forpliktelser, samt rettsubjekter der det offentlige eier eller yter tilskudd på mer en 50 %. Namsos kommune har ikke tidligere hatt et eget reglement for innkjøp av varer og tjenester til Namsos kommune, det legges derfor fram et nytt reglement i tråd med de siste endringer i lov om offentlige anskaffelser og ny forskrift gjeldende fra og med 1. januar Formålet med et innkjøpsreglement er å sikre at alle anskaffelser til Namsos kommune utføres ihht. gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Reglementet gjelder for alle innkjøp av varer, tjenester og bygge og anleggsarbeider for eller på vegne av Namsos kommunes virksomheter. Rådmannen er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av dette reglementet. Rådmannen har ansvaret for både at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger reglementet, og at det er rutiner innenfor virksomhetene i kommunen som ivaretar reglementet.

3 Vurdering EU direktivet er bakgrunnen for at det nasjonale regleverket om anskaffelser er revidert. Det reviderte EU direktivet ble ratifisert av Norge i 2004 og førte til at en revisjon av det norske anskaffelsesregelverket ble initiert. Samtidig med EUs direktivrevisjon avdekket Riksrevisjonen i 2002 manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Nærings og handelsdepartementet nedsatte derfor en arbeidsgruppe for å vurdere sanksjonsreglene i lov om offentlige anskaffelser var tilstrekkelige til å motvirke ulovlige direkte anskaffelser, eller om det burde innføres nye sanksjonsmekanismer. AUDA presenterte sin rapport i 2003 med flere forslag til sanksjoner. (NHD hadde ansvaret for regelverket for offentlige anskaffelser inntil 18. juni 2004 og AUDA var arbeidsgruppen mot ulovlige direkte anskaffelser ). 6. april kom forslag om endringer i lov og forskrift om offentlige anskaffelser ut på høring fra Fornyings og administrasjonsdepartementet. Etter en omfattende høringsrunde og regjeringsskifte, ble det reviderte anskaffelsesregelverket lagt frem og godkjent i statsråd 7. april Noe senere varslet departementet at det nye regelverket skal tre i kraft fra 1. januar Revisjon har medført noen tillegg i selve loven og en helt omarbeidet forskrift om offentlige anskaffelser. Omgjøringene øker i sterkere grad behovet for å få etablert et eget innkjøpsreglement for Namsos kommune. De viktigste endringene i lov om offentlige anskaffelser er: 1. Sanksjonsmuligheten. KOFA, klagenemda for offentlige anskaffelser, kan ilegge overtredelsesgebyr på inntil 15 % av anskaffelsens verdi dersom nemda finner at det er utført ulovlig direkteanskaffelse. Enhver kan melde mistanke om ulovlig direkteanskaffelse inn for KOFA. Saken anses foreldet etter 2 år. I proposisjonen til lovendringen skriver departementet at Overtredelsesgebyr er en ny og streng reaksjonsform hvor hensikten er å komme til livs de tilfeller der oppdragsgiver ignorerer eller overser kravet til kunngjøring. Dette indikerer at oppdragsgivere som stadig bryter regelverket vil bli sanksjonert. Samtidig er det grunn til å anta at jo høyere anskaffelsens verdi er, jo strengere vil KOFA tolke saken. 2. Tillegg til selve formålsparagrafen. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med høy integritet, slik at allmennheten kan ha tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Tillegget må tolkes som en presisering av arbeidet mot å hindre korrupsjon i det offentlige og en forventning om at kommunene presiserer og klargjør sine holdninger og rutiner for å hindre mulig korrupsjon i sine anskaffelsesprosesser. 3. Universell utforming. Under planleggingen av den enkelte anskaffelse skal det tas hensyn til universell utforming. I begrepet universell utforming ligger det en ambisjon om at alle produkter, tjenester, bygninger og omgivelser skal planlegges slik at de kan brukes på like vilkår av så mange som overhodet mulig. Dette fordi fysisk tilgjengelighet ofte legger grunnlaget for sosial tilgjengelighet og deltagelse i samfunnet. Mange opplever å bli funksjonshemmet på grunn av de løsninger som velges. Dette gjelder ikke bare det som ofte kalles fysisk funksjonshemming, men også tilrettelegging for bl.a. allergikere med hensyn til bl.a. materialvalg, inventar og potteplanter.

4 De viktigste endringene i forskrift om offentlige anskaffelser er: 4. Innføring av protokollplikt fra kroner, og krav om at valgt leverandør legger fram skatteattester og HMS-egenerklæring. Innføring av en enkel protokollplikt mellom kr og kr gjør at kravet om forenkling av forskriften er fulgt opp samtidig som Riksrevisjonens avdekking av grove brudd på regelverket er tatt på alvor. Fornyings og administrasjonsdepartementet mener at innføring av en protokollplikt, der det nedtegnes noen få faktiske forhold rundt innkjøpet, er en kostnadseffektiv måte å ivareta hensynet til etterprøvbarhet på. Departementet har utarbeidet et protokollskjema som tilfredsstiller kravene til innholdet i en protokoll, hvor det aller vesentligste er å beskrive hvilke tiltak som gjennomføres for å sikre reell konkurranse om kontrakten med navn på leverandør(er) som har mulighet til å levere tilbud. Protokollskjemaet er frivillig å benytte. Kravene om at valgt leverandør legger frem skatteattester og HMSegenerklæring støtter oppunder kravet om bruk av seriøse leverandører. 5. Grønne innkjøp. Presisering av at det skal, så langt det er mulig, stilles konkrete miljøkrav til produktet eller ytelsen. Fra har det vært tillatt å etterspørre miljøsertifiserte produkter, så som produkter merket med Svanen eller andre slike miljøkvaliteter. Tidligere var det kun lov å spørre om å få tilbud på produkter som oppfyller kravene dersom det hadde vært søkt om slik miljøkvalitetsgodkjenning. Namsos kommune ble miljøsertifisert desember 2007 og som et av satsningsområdene for kommunen er innkjøp og forbruk et av flere miljøaspekt. 6. Nye anskaffelsesprosedyrer Parallelle rammeavtaler, konkurransepreget dialog, dynamisk innkjøpsordning og elektronisk auksjon. I den nye forskriften tillates det å ha like rammeavtaler med flere leverandører, hvor den leverandøren som gir det beste tilbudet på det aktuelle produktet eller oppdraget, etter en minikonkurranse, får oppdraget. Det åpnes også for at det kan opprettes en dynamisk base med prekvalifiserte leverandører, kalt dynamisk innkjøpsordning. Etablering av og tildeling av kontrakter innenfor ordningen skal skje utelukkende ved hjelp av elektroniske midler. Elektronisk auksjon er en form for konkurranse hvor hele evaluerings og tildelingsprosessen foregår automatisk og elektronisk etter en på forhånd kjent metode. Konkurransepreget dialog er en form for dialog med leverandørmarkedet for å sondere alternative løsninger for store og komplekse anskaffelser uten klare løsninger på forhånd. Forskriften beskriver prosedyreregler og vilkår for hvordan slike kontrakter skal inngås. 7. Tildeling under EØS terskel (terskelverdi får påbudt annonsering i hele EØS området gjennom TED-databasen, i.e. EU Doffin). Presisering av at tildelingskriteriene skal ha tilknytning til kontraktsgjenstanden. Det skal opplyses om prioritering eller vekting av kriteriene dersom slikt er bestemt på forhånd. Utvidet begrunnelsesplikt. Fra ble det en innskjerping av hva som kan benyttes som tildelingskriterier ved nasjonal kunngjøring.

5 8. Tildeling over EØS terskel. Presisering av at tildelingskriteriene skal ha tilknytning til kontraktsgjenstanden. Den relative vektingen av hvert tildelingskriterium skal angis, eller det minste prioriteres. Utvidet begrunnelsesplikt. Det nye kravet er at alle tildelingskriterier skal vektes med relativ vekting. Dersom vekting av påviselige grunner ikke kan foretas skal tildelingskriteriene angis i prioritert rekkefølge. Her skjerpes forutberegneligheten og etterprøvbarheten av tildelinger. Begrunnelsesplikten ved tildeling utvides og skjerpes også. Nå skal begrunnelsen inneholde nok informasjon til at leverandør kan vurdere om valget er saklig og forsvarlig. Det betyr at KOFA s kjennelser i slike saker legges til grunn og er kommet inn i forskriften. 9. Sosial vinkling Kan be om tilbud kun fra bedrifter hvor flertallet av de ansatte har en funksjonshemming. Kan stille sosiale betingelser overfor leverandørene, så som integrering av langtidsledige. Kan kjøpe helse og sosialtjenester direkte fra ideelle organisasjoner. Det er nytt at kommunen kan stille særskilte kvalifikasjonskrav med tanke på integrering av særskilte samfunnsgrupper, funksjonshemmede, og langtidsledige. Prøveordningen fra 2004 om unntak ved kjøp av helse og sosialtjenester direkte fra ideelle organisasjoner videreføres. Departementet definerer begrepet ideelle organisasjoner, til å omfatte typiske virksomheter som skiller seg fra kommersielle virksomheter ved at de ikke har profitt som formål, og at et eventuelt overskudd benyttes til å drifte og tilby humanistiske og sosiale tjenester til allmennheten eller spesielle grupper, uten at mottageren yter et vederlag som fullt ut dekker kostnadene. Dette er virksomheter som på mange måter er det offentliges forlengede arm til å løse humanistiske og sosiale oppgaver i samfunnet. 10. Fullstendig omgjøring av forskriftens oppbygging og elektroniske anskaffelsesprosesser. Hovedlinjene i forskriften er videreført, men departementet ønsket å gjøre større endringer i strukturen. Derfor ble forslag til ny forskrift fremfor endring av gjeldende forskrift framlagt. Den nye forskriften sidestiller elektroniske innkjøpsprosesser med tradisjonelle anskaffelsesmetoder. Det innebærer at samtlige anskaffelser vil kunne gjennomføres ved bruk av elektroniske midler. Departementet ser på dette som et sentralt bidrag for å effektivisere offentlige anskaffelser og det er en viktig del av regjeringens satsing på fornye offentlig sektor. 11. Fra og med 9. september 2005 ble den nasjonale terskelverdien økt fra kr til kr med umiddelbar virkning (kalt nasjonal grenseverdi i reglementet). Den nasjonale terskelverdien på kr for pliktig kunngjøring i Doffin vil fortsette å gjelde også fra 1. januar Denne terskelverdien avgjør når prosedyrereglene i forskriften kommer til anvendelse. Anskaffelser under denne beløpsgrensen skal tildeles i tråd med de grunnleggende prinsippene om konkurranse, forutberegnelighet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og likebehandling, mens anskaffelser over terskelverdien må følge detaljert prosedyre og kunngjøringsregler. Om et år vil departementet gjennomføre en evaluering av hvordan den nye terskelverdien har virket. Allerede nå kommer det signaler om at det offentlige ikke gjennomfører konkurranseprinsippet under kr Det er derfor grunn til å tro at protokollplikten fra kr , se pkt 4, vil bli viet oppmerksomhet. Firmaet som driver Doffin arbeider på oppdrag fra departementet med å lansere frivillige Doffin for anskaffelser under kr Frivillig Doffin vil bli frivillig å benytte.

6 12. Fra 20.oktober 2005 ble VA-området flyttet fra forsyningsforskriften til vareforskriften. Begrunnelsen var at det var uoversiktlig og urettferdig at forskjellige etater innen samme rettssubjekt hadde ulike regelverk å forholde seg til. Daværende statsråd uttalte: Det henger ikke på greip at samme kommune må følge forskjellige regler avhengig av hvilke etat som foretar innkjøpene. Vann og avløpsetaten i en kommune har i dag ikke plikt til å gjennomføre offentlige konkurranse før de skal gjøre innkjøp over tre millioner kroner, mens andre deler av samme kommune har plikt til å gjennomføre slik konkurranse for alle kjøp over den langt lavere nasjonale terskelverdien. Mangel på konkurranse betyr at myndigheter ikke får de beste tilbudene. Departementet har føyd til i sin begrunnelse for å videreføre overføringen at den dessuten bidrar til å motvirke kameraderi og korrupsjonslignende praksis, da det innebærer at alle kjøp over kroner må kunngjøres. I den senere tid har det vært stort fokus på offentlige anskaffelser. Nyhetsbildet preges alt for ofte av saker som stiller offentlige myndigheters anskaffelsespraksis i et svært dårlig lys. Rådmannen benytter derfor anledningen til å slå fast at alt innkjøpsarbeid i Namsos kommune skal preges av integritet og profesjonalitet og utføres på en slik måte at det oppnår tillit og respekt både hos leverandører, befolkning og i allmennhetens rettsoppfatning for øvrig. Virkemiddelet som sikrer en slik praksis er nulltoleranse i kommunens administrasjon overfor brudd på innkjøpsreglementet, og nødvendig opplæring av medarbeidere som har innkjøpsansvar. Miljømessig vurdering: Ingen kjente.