Ledermøte Tid: 14. mars 2017, 09.30. Utvidet ledermøte fra kl. 10.30 til 14.00. Sted: Andrsengården Til stede: Arild J, Gr E, Jhn O, Kathrin P g Stan R. Fra klkken 10.30, gså: Per Christian, Sylvi, Birgitte, Tm, Inger Marie. Knyttet til enkeltsaker: Janne, Eirin Frfall: Kpi: Gunhild Avd. ledere Dagsrden Sak Ansvar Frist 24/17 Gdkjenning av dagsrden g valg av referent Dagsrden gdkjennes. Referent: Kathrin 25/17 Gjennmgang g gdkjenning av referat fra sist møte. Referent har ansvar fr å sende gdkjent referat til Eva fr publisering på Intranett. Gr Referat gdkjennes. 26/17 Hestmanden, ferdigstilling g åpning Orientering Kathrin Tas til rientering 27/17 Lkalhistrisk utstilling Flekkefjrd Status på fremdrift. Det er viktig å krdinere arbeidet på Hestmanden g arbeid med lkalhistrisk utstilling, i..m. at det er flere sm jbber med begge utstillingene. Arild Kathrin Fremdrift: Per befarer utstillingen snarest. 01.04 Gjenstander utvalgte. Ansvarlige - arbeidsgruppe. 15.04 Finansieringsplan g detaljbudsjett klar. April. TT g SM gjennmgår de utvalgte gjenstandene. 1
28.04 Overrdnet utstillingsdesign klar, mnterne bestilles. Behv fr andre teknlgisk innretninger er avklart g klar til bestilling. 15.06 Utstillingstekster ferdig. Ansvarlige - arbeidsgruppe. Månedsskiftet August/September Utstillingsprduksjn Uke 42 Mntering. Prsjektbeskrivelse med budsjett, versikt ver tema g gjenstander skal være klar 1. april. Dkumentet bør være slik at det kan sendes sm søknad til kmmunen g andre mulige bidragsytere. Kathrin hører med Per, Gunhild g Jan Henrik m hvrdan prsjektene kan samkjøres best mulig. 28/17 Nytt museumsbygg g magasin Arkitektknkurranse i gang. Oppstartsbefaring gjennmført. Søknad m finansiering av magasin sendt. Det er etablert en arbeidsgruppe fr museumsbygg, g nedsettes nå en gruppe fr magasin i tillegg. Jhn/Kathrin Simn g Tnje deltar i arbeidsgruppen fr ny magasin. Tnje bes m å hjelpe til med søknadsskriving. 29/17 "Revitalisering av Kristiansand museum". Gjennmgang av tiltak frem til smmeren. Det trengs en detaljert fremdriftsplan fr å krdinere de ulike tiltakene. Frprsjektene må pririteres nå fr å kunne kmme i mål i 2017. Stan Fremdriftsplanen skal være klar 24. mars. T frprsjekter skal være klare til påske, det siste før 01. mai. 30/17 Finansiering Sjølingstad Uldvarefabrik Tilsagn mttatt fra RA. Drift i 2017 sikret. Arbeider fr å ppretthlde finansieringen i 2018. Tas til rientering 31/17 Tiltak fr å bedre samarbeid med andre museer g VAF VAM er det største museet g vil derfr ta initiativ til både en fagsamling der institusjnen frteller m arbeidet de hlder på med, g en ssial sammenkmst. Følgende kunne inviteres til en ssial sammenkmst: Statsarkivet, IKAVA, BDF, Stiftelsen Arkivet, Kunstmuseet, Agder naturmuseum, Fyrmuseum, Fylkesknservatren. 2
Tirsdag 9. mai inviteres til ssial mingling i museumshavna, fra kl. 15. Servering av tapas. Utvidet ledermøte 32/17 Persnlig sikkerhet i håndtering av samlingene Eirin har vært på kurs m gjenstandshåndtering g ptensielt farlige stffer man kan kmme i kntakt med i den frbindelse. Resultatene/hensyn sm bør tas med tanke på stffene sm gså finnes i våre samlinger ble presentert via PPP. Ved våre avdelinger finnes mange farlige stffer, g det er viktig at de ansatte bruker verneutstyr sm engangshansker g støvmasker. Eirin/ avd. lederne Tas til etterretning. Mulige faremmenter hensyntas i den enkelte avdelingens HMS arbeid. Hansker g masker kan fås fra fagseksjnen. 33/17 Janne g Gr rienterer m regnskap, fakturaer, sesng mm Janne innledet. Skatt Sør øker kravene sine frtløpende, g det har knsekvenser fr vår arbeidsmåte g innrapprtering. Nye skjema er lagt ut på intranettet, g disse skal tas i bruk mgående. Dette berører bl.a. lønnsutbetaling fr sesngansatte sm heretter skal bruke de samme tidsregistreringsskjema sm de vanlige ansatte, i tillegg til den sm ble brukt fra før. Arbeidsavtalene må være utfylt g registrert på fellesmråde. Husk ansattnummer på reiseregninger g kntrakter. Viktig gså med fakturering/bruk av riktig skjema g adresse her, g riktig kasseppgjør. Janne sender ut en e pst m dette. Janne/Gr avd.lederne Gr infrmerte m at det nå jbbes med en ny måte å jurnalføre g arkivere inngående g utgående pst sm er arkivverdig. Systemet (Dcumaster) prøves ut nå g vil tas i bruk etter hvert, sannsynligvis allerede før smmeren. Maks t persner per avdeling vil få ansvar fr arbeidet, g hele arkivet vil ligge på et eget nettmråde etterpå. Opplæring kmmer. Det settes en dat fra når av Dcumaster sm tas i bruk; gamle/tidligere dkumenter registreres ikke her. Avdelingene følger pp i tråd med nye rutiner 34/17 Orienteringssak ny øknmi- g sikkerhetsrådgiver Tre Martin vil presentere seg selv på neste fellesmøte, g Jhn rienterte derfr kun krt m arbeidsppgaver g funksjn. Offentlige anskaffelser har blitt mer krevende å Jhn 3
følge pp, g blant her vil Tre Martin kunne bistå. Selve gjennmføringen av prisinnhenting/knkurranseutsetting må fregå i avdelingene (ansvar avdelingsleder), men bør skje i tett samarbeid med Tre Martin. Tre Martin kan bistå med det frmelle. 35/17 Orienteringssak markedsføring Inger Marie rienterte m pågående markedsarbeid. Inger Marie Brsjyrene er sendt til trykk, markedsføringsartikkel (kpper, servietter m.m.) g klær er på vei. Det vil lages en ny fellesbrsjyre sm er bygd pp på en annerledes måte, rundt et kart sm viser plasseringen av alle avdelinger. Et årskrt er klart, g prisen er kr 299 fr vksne g kr 199 fr barn. Ved salg samler vi samtidig inn e-pstadressen. Frnyes hvert år med et klistremerke. Aktivitetskalender fr hele året ligger på fellesmråde. Inger Marie legger inn all inf hun mttar g bruker den aktivt i markedsføringsarbeid g kntakt med avisene. Det er viktig å gi beskjed m alt sm skjer ved avdelingene, så tidlig sm mulig, slik at Inger Marie kan bruke det i nyhetsbrevene, pressemeldinger, annnser. Hun hjelper gjerne til. 36/17 Dispsisjnsfnd Det settes årlig av midler til avdelingenes dispsisjnsfnd. I tillegg verføres eventuelt verskudd/underskudd til dispsisjnsfnd. Alle avdelinger bør ha et dispsisjnsfnd fr å ta høyde fr ufrutsette kstnader. Størrelsen på fnden bør varierer ut fra typen avdeling. Alle avdelinger må ha minimum kr 100 000. De tekniskindustrielle anleggene kr 500 000. Kannmuseet kr 250 000. Jhn/ Gr Nevnte summer er et minimumsnivå fr dispsisjnsfnd fr avdelingene, g disse skal nå ppfylle. Dispsisjnsfndet kan ikke belastes med kstnader før dette nivået er nådd. I tillegg vil Gr se på avsetningsprsenten i budsjettarbeid fr 2018. 37/17 Ny terskel fr innkjøp uten gdkjenning g frhøyet kvalitetskntrll av søknader Det trengs en større grad av øknmikntrll, i..m. at styret reagerte på fr stre underskudd i nen avdelinger. 4
Det er gså viktig at søknader hlder høy kvalitet før de sendes fra museet. Alle summer ver kr. 50.000 må gd kjennes av administrasjn (Gr) før varer/tjenester bestilles. Alle søknader g brev fra museet skal ha dbbel signatur (saksbehandler g nærmeste verrdnede). I frhld til søknader signerer nrmalt avd. leder g direktør. 38/17 Ladestasjn fr publikum ved museumsavdelingene Nen reginråd gir tilskudd til etablering av ladestasjn fr elbiler, g Sylvi infrmerte m muligheten til å søke midler hs Lindesnesrådet i år. Det er i utgangspunktet en kmmunal ppgave å legge til rette fr ladestasjnene/elbiler. Sylvi Sylvi sjekker priser g knkrete muligheter til å søke m ladestasjn på Sjølingstad. 39/17 Fylkessammenslåing, knsekvenser Aust- g Vest-Agder har vedtatt å slå seg sammen, g mye tyder på at samtalene m en sammenslåing av museene i hvert av fylkene vil kmme snart. Her vil vi gjerne være frberedt. Saken ble drøftet åpen uten vedtak. 40/17 ROS Museet fikk utarbeidet en ROS analyse i 2016. Denne legger pp til årlige tiltak. Nen av disse er av administrativ karakter eller er tiltak med små kstnader. Planen gjennmgås fr å avklare hva sm er gjrt av administrative tiltak g hva sm må følges pp i 2017. Gjennmgang av status på prsjekter sm har fått midler g hvilke tiltak sm msøkes fr 2018. Søknadsfrist fr neste års midler er 15. ktber. Jhn Gr/Tre Martin/ avd. lederne Avdelingslederne følger pp plan fr egen avdeling i tråd med fremdriftsplan i ROS-analysen. 5
41/17 Oppfølging styremøte Jhn rienterte m flere saker sm km pp i styremøtet 28. februar. Her bestilte styret flere saker til neste møte. Følgende var de mest sentrale, sm gså invlverer flere avdelinger: Jhn /Gr 1. Strategi reiseliv. Styret ønsker en sak g en "wrkshp" på museets reiselivsstrategi, her under gså arbeidet med egeninntjening g å øke marginene ved salg. Ledergruppa drøftet innspill til denne saken. 2. "Organisasjnsevaluering/mrganisering fem år etter. Status." Det er nå ca. fem år siden rganisasjnsevalueringen til Trygve Nrdby. Denne resulterte i en mrganisering. Denne skal evalueres i hele rganisasjnen på et tidspunkt, g en første drøfting i ledermøte tilsier at fr eks. reginlederrdningen ikke har fungert etter frmål. 3. Driftsbudsjett magasin. I frhld til vurdering av finansieringsmdeller fr magasin, ønsker styret gså å se et ppsett på estimerte driftskstnader. Tas til rientering. Jhn g Gr følger pp. 42/17 Behv fr økt salg ved avdelingene Vi er nødt til å øke egeninntjening gjennm salg, g hvrdan dette kunne gjøre ble drøftet i plenum. Det var enighet m at det er viktig å satse på kvalitet g å ha et bevisst frhld til hvilke prdukter sm tas inn. Dette gså med tanke på et miljøperspektiv sm museet vil følge pp tematisk i andre fra. Jhn/avd.lederne 43/17 Neste ledermøte Neste ledermøte tirsdag, 21. mars kl. 12 (telefnmøte). 16.03.2017 Kathrin Pabst 6