Referat fra ledermøte 3. mai 2016

Transkript

1 Referat fra ledermøte 3. mai 2016 Tid: 3. mai Sted: Tilstede: Forfall: Kopi: Andorsengården Ledergruppa (Arild J., Gro, John, Kathrin, Stan) Ingen Avd. ledere Dagsorden Sak Ansvar Frist 44/16 Godkjenning av dagsorden og valg av referent Dagsorden godkjennes. Gro refererer fra møtet. 45/16 Gjennomgang og godkjenning av referat fra siste møter Referent har ansvar for å sende godkjent referat til Eva for publisering på Intranett. Referatene fra 15. mars, 5. og 19. april godkjennes og videresendes Eva av hver enkelt referent. Alle 46/16 Organisering av bygningsvern Det er behov for en klargjøring og skriftliggjøring av museets organisering av bygningsvernarbeidet. Kjetil håndterer håndverksoppgavene på Lista og noe i Flekkefjord så lenge hans stilling opprettholdes 100 %. Setesdalsbanen løser sine håndverkerbehov selv, primært gjennom innleie av eksterne håndverkere. Det samme gjelder Mandal inkl. Vigeland Hus. Stan er kontaktperson ifm. premissene for antikvarisk bygningsvern på tvers av avdelingene. 1

2 47/16 Avhending Saken var drøftet i ledermøtesak 24/16. Det kom noen innspill som har vært videre bearbeidet av fagseksjonen/samlingsforvaltningsansvarlige. Disse legges frem for ledergruppa på nytt for ny behandling. Ledergruppa gir sin tilslutning til fremlagte retningslinjer for avhending. Retningslinjene legges fram for styret i VAM for godkjenning. Tonje besøker eierstiftelsene på Lista, Kristiansand og Gimle for å informere om retningslinjene. Gro tar samme orientering til Stiftelsen Setesdalsbanen. Stiftelsene må protokollføre at avhendingsrutinene er akseptert. Før det avhendes gjenstander fra samlingene, vil stiftelsene få forelagt oversikt over hva som tenkes avhendet. Tonje + Gro 48/16 Bruk av restmidler bygningsvern/midler etter vakant stilling I et tidligere møte ble årets midler til bygningsvern fordelt slik: Lista/(Flekkefjord), inkl. ekstra lønn til Kjetil Flekkefjord (i tillegg til lønn Kjetil) Mandal Kristiansand museum Midlene til Flekkefjord og Mandal forutsetter at kommunene selv kan bidra med kr hver. Etter at denne fordelingen ble gjort, er det videre bestemt å søke Stiftelsen UNI om kr til hver av Mandal og Flekkefjord. Igjen til fordeling står kr lønnsmidler fra vakant stilling. Et stor prosjekt knyttet til Kristiansand museum og istandsetting av en av paviljongene der er på trappene, men ikke ferdig prosjektert enda. Det foreslås at fordelingen av restmidlene avventer ferdig prosjektering i Kristiansand, samt kommunemøtene i Mandal og Flekkefjord. Fordelingen av de gjenstående midlene utsettes til august. Paviljong i Kristiansand gis prioritet. 2

3 49/16 Orienteringer - Status arbeid med kutt i tilskudd til Sjølingstad: Klage er sendt til Riksantikvaren via Klima- og miljødepartementet. Det er i tillegg bedt om et snarlig møte med Riksantikvaren i sakens anledning. - Første møte med nytt styre: Vårt nye styre er engasjert og interessert, og fikk en god og grundig innføring i museets aktiviteter, strategi og samfunnsrollearbeid, bare for å nevne noe, i det første styremøtet 28. april. - Blikjentturer i museet for styrets leder og nestleder gjennomføres 19. mai i Kristiansand og 31. mai i Vest-regionen. 50/16 Eventuelt 1. Årskort asylsøkere/flykninger For å inkludere mangfoldstanken i enda større grad i museets arbeid og som en del av vårt samfunnsansvar, er et tiltak å gi gratis inngang til nyankomne asylsøkere. Ledergruppa går inn for gratis inngang for nyankomne asylsøkere/flykninger. Det produseres sett med kort som kan brukes på asylmottak e.l. Avdelingene må registrere antall innganger på disse kortene i besøksstatistikken. 2. Rapportmal (f.eks. prosjektrapporter) Per bes om å sette opp en enkel mal, med riktig logo, felles forside og format, for rapporter generelt i VAM. 3. Felles kontrakt håndverkere Administrasjonen, i samarbeid med Stan, lager forslag til en enkel kontrakt for inngåelse av kontrakter med håndverkere, men utgangspunkt i Norsk blankett. Kathrin Kathrin Gro/Sondre/Stan 4. Koordinering av innkjøp til butikk/kafé Felles effekter/ting som f.eks. servietter, poser og pappkrus osv., bør bestilles under ett. Det samme gjelder arbeidstøy til guidene. Det er tanken, på litt sikt, at markedsfører i større grad skal koordinere innkjøp av fellesprodukter til 3

4 museumsbutikkene, i tillegg til innkjøp av poser, servietter osv. For årets sesong kjøper avdelingene selv inn avdelingsspesifikke produkter for salg, mens Inger Marie og Sylvi koordinerer innkjøp av "fellesvarer" som f.eks. drops. Når det gjelder servietter, krus og poser, har vi på lager så det er naturlig heller å ta en evaluering etter sesongen ift. behov før neste sesong for felles bestilling. Ev. behov for supplering før årets sesong, meldes Inger Marie snarest, for felles bestilling. Når det gjelder innkjøp av arbeidstøy for guidene, bør dette også ligge til den felles markedsføreren. Avdelingene bes melde inn behov så snart som mulig til Inger Marie ift. innkjøp før årets sesong. Bruk av arbeidstøy i avdelingenes farge mm. bør evalueres før neste sesong. Inger Marie får hjelp fra Sylvi til koordinering og felles innkjøp av fellesartikler, felles produkter for salg og arbeidstøy til de sesongansatte. Avdelingene melder inn sine behov til Inger Marie. Inger Marie/Sylvi 5. Utforming av plakater og annonser Per, som museets designer, er ansvarlig for å utforme annonser, plakater og annet materiell til bruk i og på museet/for markedsføring av museet. Vår nye markedsfører skal lære seg nødvendig programvare for å bistå avdelingene (slik Per gjør i dag). 6. Markedsgruppe Markedsgruppa legges ned i sin nåværende form. Hver avdeling oppnevner en person med ansvar for markedsføring. Markedsfører leder markedsarbeidet i samarbeid med kontaktpersonene på avdelingene. 7. Kulturminnedagene 2016 Hver avdeling avgjør hvorvidt det er aktuelt å arrangere en dag under temaet " Se hva vi kan! Kompetanse og kunnskap i kulturvernet" i perioden september. Gunhild tar stilling Inger Marie Gunhild 4

5 til spørsmålet i fagseksjonen og sender ut informasjon til avdelingene. Neste møte: (telefon). Endret fra tirsdag til onsdag pga. 17. mai. Gro (ref.) 5