Saksnr. Tid Sak Ansvar. 19/ Innkalling og saksliste Klaus. 20/08 Referat fra siste møte Klaus

Transkript

1 Referat fra Kurland Fotballklubb Dato: Onsdag Tid: Kl Sted: Klubbhuset Til: Klaus, Ole, Nina, Stig og Bjørn Forfall: Oddrun, Ola og Einar 19/ Innkalling og saksliste Klaus 20/08 Referat fra siste møte Klaus 21/ Orienteringssaker Fordele post Regnskapsgjennomgang på VinterCup. Ser ellers greit ut på inntektssiden. God kostnadskontroll. Status på gass og banedrift på neste møte. Kontingentkrav Nina distribuert. Forfall satt til 15 april. Referat fra møte i sportslig utvalg Kretstinget Vårdugnad Innkalling og oppdrag sendt lagene. Status arbeidet med rulleringen av handlingsplanen. 22/ Salgs- og markedsaktiviteter - Markedsplan Oddrun Saken gjelder: KFK har en rekke markedstiltak knyttet til å tjene penger til Side 1 av 5

2 klubben, skaffe fordeler for lag og medlemmer og for generelt å ivareta klubbens omdømme. Tiltakene er i stor grad blitt til ad-hoc. Vi har i liten grad vurdert de samlet, utover at årsmøtet årlig vedtar begrensninger på hvilke plikter styret kan pålegge lagene kommende sesong. KFKs markedsaktiviteter i 2008 kan sorteres som følger: Salg til direkte til medlemmer og tilskuere Salg av kioskvarer fra kiosken på Parken. Salg av klubbefekter fra kiosken på Parken. Effektene er beskrevet på Må organiseres ift kioskgruppa. Salg av klubbefekter og andre relevante produkter fra klubbhuset før jul. Salg av klubbefekter og produkter fra Klubbhuset Aabel sport til medlemmer kveld på klubbhuset før seriestart Salg av førstehjelpsutstyr. Kredittnota fra Norsk Folkehjelp på retunert førstehjelpsutstyr ikke mottatt. Loddsalg Et årlig stort loddsalg i regi av klubb Lagene arrangerer selv kakelotteri og andre mindre lotteri på egne aktiviteter. Annonser, stadion- og draktreklame KFK tilbyr annonseplass på For tiden er det liten volum og lav inntjening på dette. KFK tilbyr samarbeidspartnere annonseplass på Kurlandsparken. For tiden ingen annonsører. Lagene kan selv selge annonseplass på utstyr de selv eier eller etter tillatelse på drakter som eies av klubben. Stor forskjell mellom lagene Leverandør- og samarbeidsavtaler Vi har utstyrsavtale kjeden Sport Direkt via forhandler Klubbhuset Abels Sport Lillestrøm. Avtalen utløper ved årsskiftet. Vi bør hente inn alternative tilbud Bankavtalen med DnbNOR skal ut på konkurranse. Nettbankende vil ikke ha oss. DnbNor, Strømmen Sparebank og Lillestrøm Sparebank er aktuelle samarbeidspartnere. Inkludert i avtalen bør det være elementer av sponsing. COOP Prix Kurland. Kjøp av varer til kiosk på kreditt. Tilbyr oss dugnad. 3-4 varetellinger i året. Går til lagene Side 2 av 5

3 som utfører dugnaden. Cola-avtalen. KFK har inngått samarbeidsavtale med Coca Cola for kalenderåret Bør videreføres i Reforhandling bør skje i desember. Kioskgruppa har hatt møte med leverandør av automat for varmdrikke og takket nei til leieavtale. KFK tar kontakt med Coca Cola Kalddrikke med tanke på å få i drift kalddrikke automat ved garderobene. Driftes av markedsgruppa eller av menn senior. Vi leier ut plass til basestasjon i fyrhuset til Telenor Mobil. Vi er i ferd med å inngå driftsavtale med Lørenskog kommune om Parken og klubbhuset. I prinsippet enige om alle betingelser unntatt prisen. Avventer regnskapstall for Omdømmetiltak KFK deltar sammen med Kurland Vel om å etablere fritidsområde på Trekanten. Velet vil prøve å få i gang Sthansfeiring. Venter på referat fra møte om Barnas dag. KFK, Velet og Framlaget. Aldersgruppe 1 12 år. A vgjørelse: Styret tar framstillingen til orientering og setter i gang arbeidet med å utvikle en markedsplan. 23/ Trener- og lederforum S aken gjelder: Vi må avgjøre saksliste og fordel oppgaver og ansvar knyttet til gjennomføring. Avgjørelse: Stig og Klaus fastsetter dagsorden og kaller inn. Stig 24/ Organisering medlemsfest/30 års jubileum Oddrun Saken gjelder: KFK ble stiftet Vi er med andre ord 30 år i Oddrun har holdt av Grendehuset til jubileumsfest lørdag Vi må fastsette økonomisk ramme, gjesteliste og organisering. Oddrun etablerer festkomité. Konstituerendemøte i festkomiteen i mars før påske. Komiteen diskuterer organisering og innretning. Side 3 av 5

4 Nina fått tilbud på minnegave. Stig sjekker om det finnes tilskudds ordninger for jubileumsarrangement. Avgjørelse: 25/ Endringer attestasjonsmyndighet Klaus S aken gjelder: På konstituernede styremøte besluttet styret følgende knyttet til attestasjon og anvisning: Alle bilag og fakturaer skal attesteres av den som er bestiller, bruker eller ansvarlig for varen eller tjenesten. Alle bilag til utbetaling skal anvises av kasserer. Se forøvrig idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Klaus kan attestere på alle bilag. Nina anviser. I tillegg til det som framkommer av oversikten nedenfor skal Bjørn attestere bilag knyttet til inv esteringer. Nr Post Sum Attestasjonsmyndighet 4030 Reiseutgifter/tilskudd Ola 4110 Vintercup kostnader Nina gir eget reglement 4115 Vårcup kostnader Nina gir eget reglement 4210 Trening- og instruksjonstiltak Ola kan delegere i SU 4610 Idrettsmatriell Oddrun 4620 Gratispakke idrettsmateriell Oddrun 4630 KFK-produkter/supporterutstyr Oddrun 5200 Adm.utgifter Bjørn/Stig 5310 Tilskudd tillitsvalgte Stig 6510 Drift klubbhus og baner Bjørn (bygg)/ole (bane) 7010 Påmelding i serien Klaus 7210 Div. gebyrer, o.gang,kampavgift Klaus 7220 Dommerregninger Dagny Øby 7540 Kiosk varekjøp Dagny Øby 7610 Utgifter til lagene, dugnad 0 Stig 7720 Informasjon 0 Stig Det er behov for å gjøre visse presiseringer i et som er vedtatt ovenfor, for at de som det forventas skal ta ansvaret for oppgaven har tilsvarende myndighet. Oddrun som materialforvalter bør få myndighet til å anskaffe og attestere på overtrekksdresser til trenere og ledere. Side 4 av 5

5 Einar Blankenborg som sportslig leder bør få myndighet til å anskaffe og attestere på kostnader knyttet til trening- og instruksjonstiltak. Under samme post gis utdanningskontakt Wenche Ramsvik myndighet til å melde på til kurs og attestere bilag knyttet til dette. Innstilling: I tillegg til delegeringen over, gjøres følgende tillegg og presiseringer: 4210 Trening- og Einar + Wenche for den del instruksjonstiltak som gjelder utdanning 5010 Adm.utgifter Stig + Oddrun for overtrekk til trenere og ledere. 26/08 a) Eventuelt VårCup Avlyst pga kun 30 lag påmeldt. For få lag til at det er regningssvarende å sette i gang den nødvendige organisasjonen. Turneringskomiteen sender mail til påmeldte lag og informerer om andre aktuelle tuneringer lagene kan delta på i dette tidsrommet. Alle Referent Klaus Wike. Neste møte: tir 15 apr kl på klubbhuset. Saker til neste møte: Møteplan for styret ut vårsesongen, evt fram til årsmøtet Oppsummering turneringer Serieoppsettet Kioskdrift Side 5 av 5