Retningslinjer for orienteringsavdelingen i TIF Viking

Transkript

1 Retningslinjer for orienteringsavdelingen i TIF Viking Vedtatt av årsmøtet 2. februar 2016

2 1. Innledning Formålet med disse retningslinjer er å bidra til at orienteringsavdelingen drives på en ryddig og strukturert måte. Retningslinjene skal gi styret et godt utgangspunkt for sitt arbeid og sikre kontinuitet. Retningslinjene skal og gi alle medlemmer mulighet til å finne svar på hvilke rutiner og regler som gjelder i avdelingen. Retningslinjene skal ikke være fastlåste, men stadig kunne være gjenstand for revurderinger og eventuelle forbedringer. Forslag til justeringer av retningslinjene skal fremlegges og vedtas på årsmøtet. Retningslinjene er basert på Norges idrettsforbunds lovnormer. 2. Orienteringsavdelingens formål Orienteringsavdelingens formål er å skape et godt idretts- og treningsmiljø med fokus på idrettsglede, som gir medlemmene mulighet til å utvikle seg som orienteringsløpere. Gjennom satsing på både breddeidrett og toppidrett skal det enkelte medlem finne muligheter og støtte for å utvikle seg, med utgangspunkt i egne ambisjoner og talenter. Avdelingen skal ha særlig fokus på barn og ungdom. Orienteringsavdelingen skal gi barn en innføring i kart og kompass og gjøre de klare for konkurranseidrett. Avdelingen skal bidra til å fremme orienteringsidretten gjennom aktiv deltakelse i krets og forbund. Ungdom som satser på toppidrett vil og kunne finne støtte både sportslig og økonomisk gjennom Team Viking, som er et tilbud til de beste fra de ulike avdelingene. Team Viking er direkte underlagt styret i hovedforeningen. Avdelingen er og underlagt de formål som fremkommer av TIF Viking og Norges orienteringsforbunds gjeldende lover og bestemmelser. 3. Årsmøtet Årsmøtet er orienteringsavdelingens høyeste organ. Årsmøtet avholdes innen frist gitt av hovedforeningen. Skriftlig innkalling til årsmøtet må distribueres til alle gruppens medlemmer senest en måned før møtet, gjerne per e-post. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være gjort tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. Årsmøtet er åpent for alle medlemmer. Alle medlemmer av orienteringsavdelingen over 15 år har stemmerett på årsmøtet. Årsmøtet skal: 1) Godkjenne de stemmeberettigede 2) Godkjenne innkalling og saksliste 3) Velge møteleder og referent 4) Behandle årsmelding 5) Behandle regnskap 6) Behandle budsjett for kommende år 7) Behandle forslag og saker 8) Foreta følgende valg: a) Leder, normalt for 2 år b) 4-6 styremedlemmer, hvorav en kasserer, normalt for 2 år 2

3 c) Kartrådet, 2-4 medlemmer, normalt for 2 år d) Valgkomite, 2 personer for ett år e) Revisor for ett år f) Valg av representanter til kretsting i henhold til Lov for Hordaland orienteringskrets 4. Medlemmer Som medlem regnes alle som har betalt medlemskontingent og er registrert som medlem i orienteringsavdelingen. Som medlem regnes også æresmedlemmer og o-løpere som er med i andre avdelinger. 5. Styret Styret leder orienteringsavdelingen og er avdelingens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret skal: 1) Arbeide for å realisere orienteringsavdelingens formål. 2) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. 3) Påse at avdelingens midler brukes og forvaltes i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at avdelingen har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring. 4) Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse, herunder trenere. 5) Representere avdelingen utad og overfor hovedforeningen. 6. Sportslig utvalg Styret kan ved behov opprette et sportslig utvalg. Utvalget ledes av et styremedlem og rapporterer til styret. Utvalgets leder har ansvar for oppfølging av trener, herunder avklare hvilke av utvalgets oppgaver som skal ivaretas av trener. Utvalget har ansvar for følgende: 1) Arrangere treninger, herunder treningsøkter på avdelingens turer og samlinger 2) Følge opp den enkelte utøver 3) Ta ut og organisere stafettlag 4) Foreslå overfor styret kandidater til Team Viking 5) Foreslå overfor styret reiseleder til arrangementer der det er behov for dette 6) Foreslå overfor styret kandidater til avdelingens utmerkelser 7. Kartrådet Kartrådet forvalter orienteringsavdelingens kartportefølje. 8. Valgkomiteen Valgkomiteen har ansvar for å skaffe tilstrekkelig med kandidater til alle valg. Kandidatene må være forespurt og sagt seg villige til å påta seg aktuelle verv tidsnok til at de kan presenteres i saksdokumentene til årsmøtet. 3

4 9. Dugnad Drift av orienteringsavdelingen er normalt sett avhengig av inntekter fra dugnad i tillegg til kontingentinntekter. Det forventes derfor at medlemmer og deres foresatte bidrar aktivt med dugnadsinnsats når det er behov for det. 10. Kostnadsrutiner Generelt: 1) Rutiner for dekning av utgifter skal være entydige og enkle slik at det er lett for medlemmene å forstå hva som dekkes og hva man selv må betale. 2) Avdelingens økonomiske støtte skal sammen med det sportslige og sosiale tilbudet bidra til å gjør klubben attraktiv for medlemmene. 3) Økonomi skal i minst mulig grad være en begrensende faktor for utøvernes sportslige utvikling. 4) Barn, ungdom og eliteutøvere skal prioriteres. Startkontingenter: 1) Orienteringsavdelingen dekker som hovedregel startkontingenter til løp i Norge. 2) Det enkelte medlem må selv dekke etteranmeldingsgebyrer. 3) Dersom løpere er påmeldt konkurranser men ikke stiller til start, kan startkontingenten kreves refundert fra løperen. Unntak er skader og sykdom. 4) Løpere over 25 år må selv dekke startkontingenter til Sørlandsgaloppen, Fjord-O (Nordvestgaloppen, Midnattsolgaloppen) og eventuelle andre løp i juli. 5) Startkontingenter for løp i utlandet kan man søke styret om å få dekket. 6) Løpere til og med 25 år får dekket startkontingent ved deltakelse på bedriftsløp. 7) Utgifter til leiebrikker dekkes for N-løpere. Reisestøtte: 1) Til løp eller samlinger der styret arrangerer felles tur, kan det bli krevd egenandel i forhold til turens kostnader. Eventuell familierabatt vil fremkomme av invitasjonen. 2) Når det kreves at reiseleder eller trener følger utøvere dekkes vedkommendes utgifter. 3) Styret organiserer deltakelse på stafetter. 4) Utenlandsløp og -samlinger krever søknad til styret for å få dekket utgifter. Egenandel fastsettes i forhold til reisens lengde og varighet. 5) Ved bruk av egen bil til arrangementer der transport dekkes, regnes kr. 2,50 per km. 6) Dekning av utgifter forutsetter at reise og opphold gjennomføres på en prisgunstig måte. 7) Det forventes at utøvere som får tilskudd til NM, Norgescup, nasjonale løp og reiser og samlinger i utlandet trener systematisk og målrettet. Arrangement Målgruppe Orienteringsavdelingen dekker Egenandel Transport Overnatting Kretssamlinger 12 år + - X 250 kr O-festivalen Alle medlemmer 500 kr - Veteranmesterskapet 35 år kr - Hovedløp, O- landsleir og O-idol Norgescup og NM år X X 500 kr Junior og senior eliteløpere X X 500 kr 4

5 Nasjonale løp ungdom tom senior X X 500 kr Camp Norway (NOFsamling) eliteløpere 14 år - senior X X 500 kr Utenlands 14 år - senior treningssamlinger eliteløpere Etter søknad til styret Night Hawk (stafett) Junior og senior X X 500 kr Jukkola/Tiomila (stafett) Junior og senior X X 1500 kr 11. Kartfondet Kartfondet er midler akkumulert fra kartsalg og skal sikre fremtidig kartproduksjon. Kartrådet forvalter kartfondet i henhold til vedtak i årsmøtet. Regnskap fra kartfondet legges frem på årsmøtet sammen med det ordinære regnskapet. 12. Sponsorer Styret har fullmakt til å inngå sponsoravtaler på vegne av orienteringsavdelingen, forutsatt at eventuelle avtaler ikke kommer i et motsetningsforhold til overordnede organisasjonsledd. 13. Drakter Orienteringsavdelingen tilbyr subsidierte løpsdrakter til medlemmene. Det forventes at medlemmene bidrar til å profilere klubben ved å benytte løpsdraktene ved deltakelse på løp. 14. Klubbmesterskap Det arrangeres klubbmesterskap i mellomdistanse, hvor det kåres klubbmester i dame- og herreklasse. Vinnerne av dette løpet premieres med Vikingmedaljen i gull med inngravert årstall. Ved senere seire inngraveres årstall i samme medalje inntil 3 ganger. For klasser til og med 12 år følges idrettens regler om barneidrett. Det arrangeres et mer uhøytidlig klubbmesterskap i sprint, der det vanligvis startes med handicap i forhold til alder slik at de som kommer først i mål vinner. 15. Utmerkelser Ski- og orienteringsrådets vandreskjold deles hvert år ut til ære for en av klubbens unge medlemmer med god sportslig fremgang. Ski- og orienteringsrådets vandrepokal deles ut til ære for beste enkeltprestasjon i klubben. Hvis det ikke er noen idrettsprestasjoner som er vurdert som gode nok kan pokalen deles ut for særdeles godt foreningsarbeid. Pokalen trenger ikke nødvendigvis å deles ut hvert år. 16. Arrangementer Orienteringsavdelingen har som målsetting å arrangere lokale orienteringsløp og Bergen Fjellmaraton årlig. Med noen års mellomrom er målsettingen å arrangere større nasjonale løp. 5

6 17. Kart Orienteringsavdelingen ønsker å vedlikeholde aktuelle kart og vurdere produksjon av nye. Dette er Kartrådet ansvarlig for. 18. Turorientering Turorientering er både en mulighet til å markedsføre orienteringsidretten og en mulig inntektskilde. Det er derfor en målsetting for avdelingen å arrangere turorientering. 6