Protokoll fra ordinært styremøte

Transkript

1 Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Budbil/fotballkontoret Jevnaker Dag/dato: Onsdag 25.februar 2015 Varighet: Tilstede styret: Espen A. Johansen (EJ), Christian Bjertnæs (CB), Geir Hagen (GH), Maria M. Jonassen Granberg (MG), Terje Bråthen (TB), Ole Martin Lafton (OL) og Tor Magne Bredesen (TM) Åpen halvtime Lill Olimb fra DUPRO AS presenterte forslag til inntektsbringende tiltak for fotballen som første i distriktet. Salg av diverse artikler med god fortjeneste for klubben. Artiklene som kan selges er blant annet bærbar mobillader og brann skum. Man kan tjene opptil kr. 100,- pr. salg. Organiseringen av dette gjøres med at klubben kjøper inn 1500 til 2000 varer og krever at medlemmene selger dette i løpet av en kort periode, klubben får ikke retur på varene. Potensiell fortjeneste på ,- hvis 200 medlemmer selger 10 varer hver med en fortjeneste på kr. 100 pr. vare. Styret diskuterte organiseringen av dette og om det er realistisk at man selger 2000 varer, det ble diskutert om kravet av et så stort innkjøp vil kunne gjøre at klubben brenner inne med et lager. Styret vedtok at EJ ser på saken og kommer med en innstilling til styret på neste styremøte. Dagsorden Sak 001 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 002 Presentasjon av styret og organisering av styremøter Styremedlemmene presenterte seg, bakgrunn og deres engasjement for å sitte i styret. EJ presenterte hvordan styremøtene organiseres med tanke på innkalling, publisering på web, agenda til styret, publisering og signering av protokoller. Styret tok orienteringen til etterretning.

2 Sak 003 Organisering av styret og frivillige Styret gjennomgikk de ansvarsområdene som må fordeles på styret, det ble gjort en grovinndeling som justeres fortløpende. Styret vedtok at følgende områder dekkes av styremedlemmene: Senior administrasjon: CB Implementere senior i sportsplan iht. årsmøtevedtak: CB er ansvarlig for å innkalle til møte og holde i prosessen og TB bidrar i gruppa. Sponsorer: EJ fortsetter arbeidet med sponsorer via sitt firma Sponsortjenesten, dette innebærer også kampannonser. Innkjøp av utstyr: CB og MG holder i dette for henholdsvis senior og yngre Oppfølging anlegg: Styret jobber med nytt styremedlem. EJ og TB holder i denne prosessen. Økonomi: EJ holder i dette og ser til at nye rutiner etableres. Yngres avdeling: MG og GH Hjemmekamper: EJ setter opp en liste over hvilke kamper styremedlemmene har ansvaret for sesongen OL organiserer loddselgere og billettører. EJ organiserer speaker, kioskansvarlig og økonomi. Oppfølging kommune, kunstgress og klubbhus: CB og EJ Sak 004 Regnskap og budsjett 2015 Styret gjennomgikk regnskap 2014 utarbeidet av Akonto Økonomi og budsjettforslag 2015 utarbeidet av avtroppende styre. Det ble diskutert at JIF budbiler trenger en buffer for uforutsette utgifter. CB presenterte en løsning for å tilby alle a-lagspillerne utvidet forsikring. Dette vil kunne bidra til raskere behandling og deretter bedre sportslig resultater. En sponsor er villig til å dekke deler av dette. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at EJ foretar nødvendige justeringer i budsjettet for vedtak på neste styremøte. Styret vedtok at JIF budbiler til enhver tid skal ha en buffer på minimum ,- til uforutsette utgifter. Fotballen disponerer kontoen og har anledning til å disponere bufferpengene ved behov, men dette må avklares av et samlet styre. Styret vedtok at CB kan fortsette forhandlingene med sponsoren som ønsker å bidra til utvidet forsikring og presentere et konkret forslag på neste styremøte. Sak 005 Status senior CB gjennomgikk status senior. A-lag: Godt oppmøte på trening i vinter. En ung stall som er så å si fylt opp. 21 spillere som trener fire økter pr. uke B-lag: Greit oppmøte på treninger i vinter.

3 15 spillere med Allan Simensen og Kristian Orvang som trenere. Styret tok orienteringen til etterretning Sak 006 Status yngre 22 lag med totalt 204 spillere. Første styremøte skal gjennomføres innen påsken Fotballskoler skal gjennomføres i sommerferien og høstferien. HadelandsCup flyttes tilbake til mai. Det ble diskutert om det skal etableres undergrupper i yngres avdeling, det kan være behov på enkelte områder. Det ble diskutert behovet for dommeransvarlig som kan bistå med oppsett på cuper, utdanning av klubbdommere og oppsett i serie. Styret tok orienteringen til etterretning. Styret i barn og unge avgjør hvilke personer som eventuelt skal sitte i undergruppene og hvilke områder som skal dekkes. Dette skal avgjøres av et samlet styre. GH tar kontakt med aktuelle kandidater til dommeransvarlig og kommer med et forslag til avtale på neste styremøte. Sak 007 Innkjøp av klær og utstyr CB orienterte styret om den nye utstyrsavtalen som gjør at det blir en del utskiftinger av utstyr og klær i CB spurte styret om B-laget skal få utdelt treningsutstyr, flere av spillerne etterspør dette da de betaler treningsavgift til klubben. MG avklarte at de har kontroll på innkjøp for yngres til sesongen Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at CB utarbeider en oversikt over hva som er brukt av penger på innkjøp så lang i Oversikten skal være styrende for hva som kan bestilles heretter, oversikten skal oppdateres underveis i sesongen. Sak 008 Hjemmekamparrangement Det er satt opp styremøte tidligere enn vanlig i april 2015 grunnet seriestarten og hjemmekamparrangement. Ref. sak 003 for fordeling av ansvar. Styret tok orienteringen til etterretning

4 Sak 009 Diverse kontrakter: Godtgjørelse styret, regnskapsførsel, utstyrsleverandør og klubbhus EJ presenterte forslag til retningslinjer for utbetaling av styrehonorar, de som stiller på møtene får prosentvis honorar to ganger pr. år etter innlevert honorarskjema. EJ orienterte om årsmøtevedtaket som gir styret fullmakt til å disponere kr til godtgjørelse til personer som bidrar ekstra, dette kan benyttes til refusjon av utgifter, kjøring osv. EJ gjennomgikk oppdragsavtalen JIF har med Akonto Økonomi. CB orienterte om utstyrsavtalen JIF har signert med NIKE Avtale for klubbhus finnes ikke, det er tydeligvis en muntlig avtale mellom fotballen og JIF Allianse. Styret tok orienteringene til etterretning. Styret vedtok retningslinjer for styrehonorar, for 100 % oppmøte vil det utbetales totalt 4000,- til hvert styremedlem i løpet av Dette er iht. vedtak på årsmøte. Varamedlemmer som møter i tillegg til alle styremedlemmer har ikke krav på honorar. Styret vedtok å gi EJ fullmakt til å videreføre avtalen med Akonto Økonomi og gjennomgå økonomirutiner. Sak 010 Møteplan 2015 Styret vedtok at CB tar kontakt med JIF allianse for å se på avtalen som foreligger. EJ presenterte møteplan for Det er planlagt månedlige møter i 2015 og frem til årsmøte i Planen publiseres på hjemmesiden. Styret vedtok møteplan for 2015 Sak 011 Eventuelt Ingen saker ble meldt inn til eventuelt

5 Signering: Espen A. Johansen - leder Christian Bjertnæs - nestleder Geir Hagen Terje Bråthen Maria M. Jonassen Granberg Ole M. Lafton (vara) Tor M. Bredesen (vara)