Protokoll fra ordinært styremøte

Transkript

1 Protokoll fra ordinært styremøte Dato: Varighet: kl Sted: Tilstede Styret: Administrasjon: Forfall: Ullevål Stadion,, Safir Hayat (SH), Fozia Ahmed (FA), John Tvedt (JT), Owais Mahmood (OM), Nasar Bhatti (NB) Espen Andre Johansen (GS), Kashif Majeed (KM) Ikhlaq Khan (IK), David Kuhlwilm (DK), Åpen halvtime: Leder av konkurransekomiteen Tariq Waqas (TW). Konkurransekomiteen har tre medlemmer og to varamedlemmer. Ett av medlemmene får ikke bidratt tilstrekkelig, derfor ønsker TW at 1.vara Suhail Iftikhar tas opp som fullverdig medlem, 2. vara flyttes til 1. vara og at medlem Santoshkumar R bli 2.vara. Styret vedtok forslaget fra TW og endringene gjøre omgående. Sak 046 Godkjennelse av sakslisten og innkalling Ingen merknader Styret godkjente sakslisten og innkallingen Sak 047 Signering av protokoll fra møte Styret signerte protokollen. Styremedlemmene IK og DK signerer ved neste anledning Sak 048 Engasjere landslagsmanager og assistenttrenere Stillingen som landslagsmanager har blitt lyst ut på hjemmesiden, Bob Gibb har som eneste person vist interesse. SH kom med en innstilling til styret om at Bob Gibb engasjeres som manager for landslaget, A laget og U 19. SH informerte styret om at Bob Gibb har god

2 kommunikasjon med ICC, han har også hatt en prat med landslagstrener M. Haroon og deres tanker samstemte godt. Engasjementet til Bob Gibb er frivillig og ulønnet. SH kom med forslag på Shahid Ahmad fra Nord Cricketklubb som assistenttrener 1 for landslaget, treneren får honorar inkl. feriepenger pr. trening og reiser med landslaget på deres turer. SH kom med forslag på Rizwan Bhatti fra Christiania Cricketklubb som assistenttrener 2 for landslaget, treneren lønnes ikke og reiser ikke med landslaget på deres turer. Assistenttrener 2 følger opp landslaget når de er i Norge. Styret vedtok å engasjere Bob Gibb som landslagsmanager, Shahid Ahmed som assistenttrener 1 og Rizwan Bhatti som assistenttrener 2. Sak 049 Opptak av nye jentelag Ullensaker Cricketklubb og Friends Cricketklubb har søkt om opptak for jentelag. Styret vedtok å godkjenne søknadene og ta opp Ullensaker Cricketklubb og Friends Cricketklubb til seriespill sesongen Sak 050 Gjennomgang av møtereferater - Bærum kommune Aspekt arkitekt Økonomisjef i NIF Anita Pelsholen SH og GS gjennomgikk referatene. Bærum kommune : Banen på Rud vil være spilleklar i juli eller august, da vil NCF sette opp kamper i helgene. ASPEKT arkitekt : ASPEKT jobber med et byprosjekt i Groruddalen, en del av dette er rettet mot OL 2022 og flere anlegg for OL grener som hocky, kunstløp og skiskyting. ASPEKT ser NCF som en god samarbeidspartner for dette prosjektet hvor skiskytterstadion vil være et Nasjonalt Cricketstadion sommerstid. Stadion lages som en Cricketbane med internasjonale mål og standarder. Anlegget kan tidligst stå ferdig i 2018, men trolig ikke før i 2020.

3 Møte med Anita Pelsholen (AP) Økonomisjef i NIF SH og GS hadde møte med NIF for en gjennomgang av NCF sitt regnskap, rutiner og tiltak for økonomikontroll. NIF er fornøyde med den oppryddingen det nye styret har foretatt de siste månedene. AP kommenterte at rutiner er etabler, dokumentasjon foreligger og det er tydelig at NCF styret har økonomi som høy prioritet. NIF vil derfor innen utbetale midler som er hold igjen, MVA refusjon på ,- og rammetilskudd fra NIF på ,- AP viste bekymring over høye kostnader NCF har relatert til komitearbeid og trener oppdrag. Honorar for disse tjenester er ikke normalt i andre særforbund og det ble anbefalt at NCF skulle oppfordre frivillige til å utføre disse oppgaver på en frivilligbasis. NCF vil i nærmeste fremtid avholde møte med IRK om videre samarbeid og etablering av flere rutiner. Styret tok orienteringen til etterretning og ba administrasjonen lage en rapport til klubbene på jobben so er gjort ift økonomi og rutiner. Sak 051 Større kontor til administrasjonen Administrasjonen jobber nå hovedsakelig på Ullevål og størrelsen på kontoret skapet til tider utfordringer, det er meget trangt. Et større kontor vil koste ,- ekstra pr. år. Styret vedtok av økonomiske hensyn at saken utsettes til budsjettprosess 2015 Sak 052 Gi GS tilgang til bank og økonomisystemer GS skal på sikt ta over større andel av jobben med økonomi og regnskap. GS vil i samarbeid med IRK finne en løsning som er effektiv og kostnadsreduserende. GS trenger da tilgang nettbank og økonomisystemer. Styret vedtok at GS skal få tilgang til altinn, bank og økonomisystemer for å kunne starte jobben med å overta deler av økonomiarbeidet for NCF Sak 053 Fullmakt til GS for signering av lønn og fakturaer Som en del av prosessen med at GS skal overta større andel av arbeidet med økonomi er det fornuftig at han får fullmakt til signering av lønn og fakturaer.

4 Styret vedtok at GS er den som nå har fullmakt til å signere lønn, timelister og fakturaer. Ingen andre i NCF enn GS og evt. et samlet styre kan godkjenne lønn, timelister og fakturaer. GS skal legge inn betalinger i nettbanken og førstegangs godkjenne, Arnstein Mo skal andregangs godkjenne betalingene i nettbanken. Betalingene sendes til President Safir Hayat på mail i tillegg. Utbetalinger som angår GS skal være signert av idrettsleder KM. Sak 054 Kredittkort til GS og rutiner for kontroll/godkjenning av kjøp GS trenger kredittkort for å gjøre innkjøp til NCF. Idrettsleder KM fortar etterkontroll av kjøp på vegne av NCF styret. GS kan foreta kjøp på inntil 5000,- uten forhåndsgodkjenning av KM. Styret vedtok at GS får tilgang til kredittkort og at KM foretar for og etterkontroll av innkjøpene på vegne av NCF Sak 055 Bytte bank fra Sparebank1 til DNB DNB har kontorer ved Ullevål, derfor vil det være mer praktisk å flytte fra Sparebank1 til DNB Styret godkjente forslaget om å bytte bank til DNB Sak 056 Forslag til styremøteplan for 2014 GS la frem forslag om møteplan for Møtene er på onsdager kl.17.30, en gang pr. Måned. Ved forslag til endring av møtetidspunkter må dette sendes administrasjonen senest 14 dager før oppsatt møtet. Planen publiseres på hjemmesiden. Styret vedtok møteplanen og rutinen for endring av møtetidspunkt Sak 057 Eventuelt - Ny hjemmeside Den nåværende hjemmesiden fungerer ikke godt nok, den er overbelastet og kommuniserer ikke med andre mer moderne systemer. Dette skaper utfordringer for oppdatering av siden. KM ber om at vi gjør nødvendige oppdateringer og lanserer ny hjemmeside, dette vil koste ,- Alternativt kan vi lage en testside som vi kan lansere i 2014 for kvinneliga, ungdommsliga og juniorliga. Dette vil koste mindre, estimert ,-

5 - Mela festivalen Spørsmål om Mela skal arrangeres av NCF eller settes ut på anbud. Ved at NCF arrangerer dette selv vil kontrollen være større og NCF kan sette sitt preg på arrangementet. Ved at Mela settes ut på anbud vil ikke NCF ha den nødvendige kontrollen. Diskusjonen gikk da på om NCF har kapasitet til dette. - Markedskomite SH fremla forslag om å etablere en markedskomite som skal jobbe med å få NCF og Cricket ut til folket. En slik komite og deres arbeid vil ha en kostnad på ,- pr. år. - Organisasjonskart og hierarki Styret føler det ikke et klart nok organisasjonskart for NCF. Styret vil at NCF skal være tydelig på hvem som rapporterer til hvem i organisasjonen, dette for tydeliggjøre ansvar og for fortsatt å styre Norsk Cricket i riktig retning. - Ny hjemmeside: Styret vedtok at ny side tester ut i 2014 og evt lanseres Mela festivalen: Styret vedtok at NCF selv skal arrangere festivalen. SH lager en prosjektplan som presenteres på neste styremøte. SH ser også på om festivalen skal bytte navn. - Markedskomite: Administrasjonen fikk i oppdrag å vurdere alle komiteer, deres bidrag og behovet. Administrasjonen vil komme med et forslag på hvilke komiteer vi trenger, retningslinjer for deres arbeid og frister. - Organisasjonskart og hierarki: Styret vedtok at det skal utarbeides et organisasjonskart som skal publiseres på hjemmesiden. Styret vil at administrasjonen klargjør for komiteene hvem de rapporterer til og hvilke rapporteringsrutiner som gjelder. Dette gjelder også for landslagstrenere og manager. GS er øverste leder i administrasjonen og bindeledd mellom komiteene og styret, i samarbeid med KM skal komiteer, trenere og manager rapportere til GS. Møte hevet 19:00 Signering: Safir Hayat Ikhlaq Khan John Tvedt Fozia Ahmad David Kuhlwilm Nasa Bhatti Owais Mehmood