Protokoll fra ekstraordinært styremøte

Transkript

1 Protokoll fra ekstraordinært styremøte Dato: Varighet: Sted: kl Ullevålstadion, Tilstede Styret: Administrasjon: Frafall: Ikhlaq Khan (IK), Owais Mahmood (OM), Fozia Ahmed (FA), David Kuhlwilm (DK), Teimoor Saqlain (TS) Kashif Majeed (KM) John Tvedt (JT), Nasar Bhatti (NB), Safir Hayat (SH), Asad Maaz (AM), Mohsin Irfan (MI) Åpen halvtime: Ingen tilstede Sak 011 Godkjennelse av sakslisten og innkallelse Enstemmig godkjent, ingen merknader Sak 012 Oppsummering fra forrige styremøte Det har kommet inn bekymringsmeldinger angående økning av antall lag til 16 i 4. divisjon slik at det totalt blir 56 lag i seriespillet. Styret har enstemmig vedtatt å utsette opptak av nye lag og hente en innstilling fra konkurransekomiteen før et endelig vedtak tas. Sak 013 NM OM opplyste styret om at konge pokalen kunne tildeles bare hvis alle lag får spille NM. Styret har enstemmig vedtatt å ikke søke om kongepokalen siden spillereglementet ikke åpner for at alle lag skal kunne spille NM. Et format endring av NM må vedtas på forbundstinget og kan kun implementeres hvis banekapasiteten tillater det.

2 Sak 014 Nye klubber oppdater liste KM opplyste styret om at det er en stor utfordring å drifte en ny klubb, og nye lag som har registrert seg i senere tid har ikke klart å oppfylle sine plikter ovenfor ligaen eller andre offisielle etater. Det anbefales at B lag prioriteres i opptak til seriespillet for sesong NIF anbefalte også at NCF burde satse på b lag slik at det blir mindre papirarbeid for ungdommene, og de kan fokusere seg om idretten som er mer attraktiv. Nye retningslinjer for opptak av nye lag ble presentert av KM, med B lag som prioritering. Retningslinjene ble enstemmig vedtatt av styret. Kravet om betaling av årskontingent for medlemskap i retningslinjene faller bort for lag som har meldt seg inn til nå. Ansienniteten til disse lagene skal bestemmes av datoen de ble registrert hos NCF. Opptak rekkefølgen ved evt. Opptak av nye lag til seriespillet er: 1. Aliens B registrert Klemetsrud B registrert Falken B registrert Holmlia B registrert Haugenstua B registrert Sentrum B registrert Grorud CK registrert Lillestrøm CK registrert Helsfyr CK registrert Opptak rekkefølgen ble enstemmig vedtatt. Sak 015 Godkjenning av kommunikasjons arkiv KM presenterte retningslinjer for formell informasjon fra NCF, enstemmig vedtatt. Sak 016 Oppdatering av utenlandsk Coach KM opplyste om at det totalt hadde kommet inn 4 søknader. Søknadene ble representert for styret, med anbefalingsbrev fra Fazil Mir. Styret valgte enstemmig ut 2 kandidater som skal tas med videre i søknadsprosessen. IK og DK fikk ansvaret for å intervjue Muhammad Haroon og Nheem Amin, og komme tilbake til styret med sin innstilling til neste styremøte. Ingen av kandidatene oppfyller alle kravene som Ncf søkte, derfor ser styret seg nødt til å dele oppgavene til stillingen i to, en person til å utføre kursing, og en hovedtrener. Dette fører til at hovedtrener stillingen kortes inn til 4 måneder.

3 Styret har enstemmig vedtatt ansette hovedtreneren fra og hente inn Peter brett i tillegg for kursing av trenere. Sak 017 Gjennomgang av komite mandater KM har foretatt en gjennomgang av retningslinjer og mandat for komiteene, som ble presentert for styret. Følgende retningslinjer og mandat ble godkjent: - Dommerkomiteen - Innkjøpskomiteen - Konkurransekomiteen - Uttakskomiteen - Valgkomiteen - Webkomiteen I tillegg presenterte KM retningslinjer og forslag til prosesser i NCF, som ble enstemmig godkjent av styret. - Retningslinjer for barneidrett - Bestemmelser for barneidrett - Retningslinjer for ungdomsidrett - Retningslinjer for betaling av kontingenter osv. - Retningslinjer for Anbud - Retningslinjer for utlysning av komite medlemmer - Retningslinjer og skjemaer for utbetaling av honorar til styre og komitemedlemmer, reiseoppgjør, trener honorar og utgiftrefusjon. Nærmere informasjon vedrørende disse retningslinjene blir lagt ut på Ncf siden. Sak 018 opprettelse av web komiteen Det har bare kommet inn en søknad for webkomiteen. Amar Malhi ble enstemmig valgt av styret. Sak 019 Orientering GS stilling Adecco opplyser at de er ferdig med førstegangsintervjuene av kandidatene. Intervju runde to blir tatt den med KM tilstede, og den siste runden mellom de to beste kandidatene

4 blir holdt den 12.02, med JT og KM tilstede. Målet er da å kunne presentere en avtale på førstkommende styremøte den Sak 020 Eventuelt Idrettsleder og utviklingsleder Nye arbeidsbeskrivelser/ funksjonsbeskrivelser for idrettsleder og utviklingsleder ble presentert av IK. Enstemmig vedtatt av styret. Mail fra Amir Waheed ang. Zeeshan Siddiqui Mailene fra Amir Waheed og Peter Brett ang. bowling action til Zeeshan Siddiqui ble presentert av KM. Det ble anbefalt at Zeeshan Siddiqui skal sendes til England for veiledning og kontroll av action. Styret har enstemmig valgt å sende ham til England dersom har er blant de 30 utvalgte kandidatene. Mail fra Sandefjord ang. møte med kommunen for nye anlegg Styret er enige om at JT og IK reiser til Sandefjord for å representere NCF. Det er viktig å avklare driftsansvar og bruksrett dersom NCF investerer i et nytt anlegg. Mail fra klubber ang. overganger Klubber har klaget på at flere overganger som har blitt sendt inn ikke har blitt godkjent. Styret er kjent med problemet, og utfordringen KK har hatt pga. medlemmer som er bortreist. Styret har enstemmig vedtatt å velge 2 vara medlemmer til KK, OM og Suhail Iftikhar grunnet mengden arbeid komiteen står foran i denne perioden frem til sesongstart. Mail fra Amarinder Singh Styret er enige om at de ikke er rette instans til behandling av denne saken grunnet alvorlighetsgraden, og anbefaler Amarinder Singh å kontakte domsutvalget til NIF dersom han ønsker å ta saken videre. Mail fra Anna Maalø KM har opplyst om en mail fra Anna Maalø og at svaret har blitt sendt. Reglementet er veldig klart og styret kan ikke gjøre noe i dette tilfellet. Saken protokoll føres ikke pga. personvern.

5 Mail fra Adil Hameed Adil Hameed har sendt inn et krav på 2800 kr som styret har enstemmig valgt å utbetale. Styret ønsker å påpeke at det i fremtiden skal utarbeides retningslinjer for prosjekter NCF skal støtte økonomisk. Videre er det viktig at alle som søker støtte hos NCF holder seg til budsjettet, og beløp som overstiger vil ikke NCF være ansvarlig for. Krav om møtereferat IK ønsket at alle møter styret medlemmer deltar på skal det skrives møtereferat for og sendes til. Enstemmig vedtatt. A- Landslag TS opplyste om at A landslag turne måtte planlegges snarest. Shakeel Chaudhry har sagt seg villig til å bistå. Styret har enstemmig vedtatt å gi mandat til Shakeel Chaudhry for å hente inn oversikt over turneringer i Europa A landslag kan delta på, med estimat over kostnader. Dette skal representeres for styret snarest. Idrettsleder og administrasjonsarbeid Idrettslederen KM forklarte at det var vanskelig å utføre arbeidsoppgavene til idrettsleder stillingen og samtidig bistå med administrasjonsarbeid. Styret har enstemmig vedtatt at TS skal bistå med arbeidsoppgavene til idrettslederen inntil ny GS er på plass. A- Landslag TS opplyste om at planen for landslaget og A landslaget kolliderer med hverandre noen dager, og ingen av hoved treneren eller assistent treneren ville være tilgjengelig for A landslaget på disse dagene. TS foreslo at Shakeel Chaudhry og Munawar Ahmed skulle være reserve trenere inntil videre. Styret stiller seg positivt til forslaget. Økonomi ansvarlig KM opplyste om at han hadde vært i kontakt med Arnstein Mo som anbefalte at en person skulle få ansvaret for å attestere og godkjenne fakturaer, honorar og lønns utbetalinger. SH har tidligere hatt ansvaret men er nå bortreist. IK som fungerende leder har attestert de siste honorar og lønningene, og det praktiske vil være at han får fullmakt fra styret til å gjøre det. Enstemmig vedtatt, IK får fullmakt til å godkjenne lønn og honorar utbetalinger.