PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 3/

Transkript

1 Alta, 17. oktober 2012 PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 3/ Dato: oktober 2012 Sted: Grand hotell Tromsø Møtetid: og Navn Funksjon Tilstede Forfall Merknader Ole Gudmestad Leder X Aleksander Windstad Nestleder X Arbeid Anita Håkegård Pedersen Styremedlem X Carina Moe Styremedlem X Frode Staurset Styremedlem X Hilde Grønaas Varamedlem X Pål Skjegstad Varamedlem X Ann Karin Westby Fung DL X Saksoversikt: Sak 16: Informasjon fra DL Sak 17: Økonomi Sak 18: Organisering av NHF, Region Nord Sak 19: Markedsarbeid Sak 20: Strategi og Handlingsplan Sak 21: Saker til Håndballtinget 2013 Sak 22: Eventuelt b. NM Veteran c. NNM Veteran d. Spørreundersøkelse SAKER: Sak 16: Informasjon fra DL DL informerer om status, viktige oppgaver og utfordringer Generelt Organisasjon Spill og trening Marked og arrangement status Fung daglig leder gjennomgikk situasjonen og status i f t regionens drift. Styret fikk tilsendt en mail som beskriver situasjonen på forhånd. Det er ikke noen vesentlige endringer i forhold til drift. Det har vært stor belastning med å drifte så lenge med redusert mannskap på kontoret. Nå er det imidlertid kommet en ny person som synes å ha kommet raskt inn i

2 oppgaveløsningen. DL har derfor for første gang litt tid til å kunne sette seg å prioritere bedre. Styret tar informasjonen til etterretning. DL må jobbe videre med å strukturere arbeidet i administrasjonen. Styret ber DL følge opp følgende: Sende ut informasjon og starte prosessen omkring sonetalentturneringen Regionale tiltak info om sesongens aktivitet og samlinger ordning Følge opp pilotklubbene for Ad Notum framdrift? Styreleder tar kontakt med Forbundsstyrets representant i prosjektet Innkalle til Soneledermøte Sak 17: Økonomi Regnskapet pr september ble framlagt. Styret gikk igjennom tallene, og har følgende merknader. Utfra den prognosen som er framlagt, ser det ut til at regionen skal klare seg mye bedre enn i fjor. Det er imidlertid noen usikkerhetsmomenter i forhold til inntektssiden men også litt usikkerhet rundt noen kostnader. Regnskapet tas til etterretning. Styret ber Administrasjonen om å sjekke ut alle forhold rundt de postene på inntektssiden som styret har spørsmål til. DL rapporterer snarest til Styreleder om resultatet av undersøkelsene. Kontoene Reise og oppholdskostnader må også gjennomgås nøye Sak 18: Organisering av NHF, Region Nord Hensikten med saken er å tilfredsstille Det regionale håndballtinget sitt vedtak om å opprette en gruppe for å komme med forslag til framtidig organisering av NHF RN. Gruppen skal levere rapport innen 1. november og er i rute. Gruppen har hatt sitt andre møte og resultatet av arbeidet er lagt fram for styret både i dokumenter før møtet og muntlig i møtet. Styret hadde gode diskusjoner rundt temaet og en modell begynner å tegne seg.

3 Styret gir sin tilslutning til det arbeid som er gjort, og ber om at arbeidet sluttføres innen den fristen som er satt, 1. november Styret skal behandle den endelige rapporten før den oversendes Generalsekretæren i NHF. Sak 19: Markedsarbeid DL informerte om framdriften i markedsarbeidet og la fram noen nye tanker for å få inn friske midler. Styret hadde gode diskusjoner og ideer rundt markedsarbeidet. En av de viktigste tingene som må gjøres nå, er å lage en markedsplan. Denne skal bidra til at regionen jobber strukturert med marked framover. Administrasjonen skal jobbe intensivt for å få inn markedsinntekter i henhold til de krav som er satt i budsjettet for Markedsplan utarbeides av styret innen februar Sak 20: Strategi og Handlingsplan Styreleder henviste til de oppfølgingsdokumentene som er laget. Dokumentene er laget for at administrasjonen og styret skal kunne følge med og måle framgang i h t de mål som er satt og i forhold til de tiltak som er prioritert. Styret vil at Strategi og Handlingsplan skal være en fast struktur på alle møtene, slik at vi alle kan følge med om vi er i rute i forhold til det vi har vedtatt å prioritere. Styret ber Administrasjonen om å gjennomgå Strategiplan og Handlingsplan og legge fra en status og prioriteringer til neste styremøte. Sak 21: Saker til NHF sitt Håndballting 2013 Det er viktig å følge opp de saker vi på forrige ting besluttet skulle fremmes håndballtinget. Samtidig er det viktig at klubbene melder viktige saker for Håndballtinget. Fristen for å fremme saker er 1. desember 2012.

4 Styret ber Administrasjonen å melde de saker som Det regionale tinget besluttet skulle videresendes Håndballtinget Samtidig ber vi om at klubbene påminnes om å fremme saker innen frist. Sak 22: Eventuelt. b. Regionale trenere c. NM Veteran d. NNM Veteran e. Spørreundersøkelse Eventuelt: Sonetalentturnering: DL leverer plan for sonetalentturnering innen 15. oktober. Dette legges ut på nett samme dag. Sonemøte: DL innkaller soneledere til møte innen 1. november Plan for dommere: Plan for dommer og dommerutvikling skal leveres styret innen 1. november 2012 Plan for spillerutvikling: Administrasjonen lager en fullstendig plan for spillerutvikling i RN. Frist: b. Regionale trenere: DL sørger for total oversikt over regionale trenere, hva slags avtale de har og hva hver enkelt har avtalt av betaling. DL presenterer en betalingsplan. DL sørger for at det blir laget en individuell plan for den enkelte trener. Avtalen skal inneholde: Ansvar og oppgaver Arbeidsbeskrivelse Kompetansekrav kurs og oppdatering Avtaler fremmes for AU og oversikt over regionale trenere med bilde legges ut på RN sine web-sider Frist: 07. desember 2012

5 c. NM Veteran 2015 BHK lager prospekt av arrangementet og presenter dette sammen med DL for NHF sitt styre. Frist: 1. februar 2013 d. NNM Veteran NNM for veteran tilbys klubbene i Tromsø å arrangere. Administrasjonen i RN har ikke kapasitet til å arrangere dette mesterskapet. DL ser på mulighetene for at Regionen får inntekter av arrangementet e. Spørreundersøkelse DL tar kontakt med NHF for å få laget en spørreundersøkelse til klubbene i RN Styret presenteres for innholdet i spørreundersøkelsen for godkjenning. Frist: 1. desember 2012 Alta, 17. oktober 2012 Ole Gudmestad Aleksander Windstad Ann Karin Westby Styreleder Nestleder Fung daglig leder