NHF Region Øst. Referat fra regionstyremøte nr.2

Transkript

1 NHF Region Øst Referat fra regionstyremøte nr.2 Tidspunkt: Fredag 24. Lørdag 25.august 2012 Møtetid: Lunsj 11:30 fredag tom lunsj 13:00 lørdag Sted: Helsfyr hotel Referent: Karin Hansen Navn Tilstede Forfall Merknad Odd Granerud Leder X Anne Berit Lund Haube Nest leder X Kjell Håvard Liane Styremedlem X Jørn Sølve Sundrehagen Styremedlem X Ingrid Blindheim Styremedlem X Kari Vanebo Styremedlem X Svein Storjord Styremedlem X Hanne Skogli Vara medlem X Mats Kristoffersen Vara medlem X Aina A. Westgaard Ansatt repr. X Karin Hansen Daglig leder X Saksoversikt: 5 /12-14: Instruks for daglig leder 6 /12-14: Organisasjonsnormer 7 /12-14: Instruks for arbeidsutvalg i region Øst 8 /12-14: Medlemsundersøkelsen /12-14: Klimaundersøkelsen /12-14: Regnskap 1. halvår 11/12-14: Anlegg, flater og tildeling av treningstid 12/12-14: Regionstinget oppfølging av vedtak 13/12-14: Temakonferanse Info fra : Fra administrasjonen Organisasjonsutvikling IT arbeid Olympisk Akademi Side 1 av 7

2 Regionstyret hadde samling fra fredag med blant annet en egen sekvens hvor styret satte opp flere temaer som de ønsker å bruke tid på i perioden: Frafall tema fra regionstinget, oppfølging via klubbutviklingstema og en egen konferanse IT fremtiden og mulighetene Organisasjonsutvikling med NHF Anlegg flere flater og bruken Dommere 5/ 12-14: Instruks daglig leder i RØ Vedlagt innkalling til styremøte fulgte instruks for daglig leder i Region Øst Det var ingen forslag til endringer i denne for neste periode, kun et par presiseringer. RS- vedtak i sak 5: Instruks for daglig leder for perioden vedtas som fremlagt og med de presiseringene som kom på møtet. Revidert instruks følger referatet til styret. 6/ 12-14: Organisasjonsnormer Vedlagt innkalling til styremøte fulgte forslag til organisasjonsnormer for NHF region Øst for perioden Disse er basert på org. normer som er vedtatt av FS. RS- vedtak i sak 6: Organisasjonsnormer for NHF region Øst vedtas for perioden som fremlagt. 7/ 12-14: Instruks for arbeidsutvalg (AU ) i region Øst Vedlagt innkalling til styremøte fulgte forslag til instruks for AU i region Øst. RS- vedtak i sak 7: Instruks for Arbeidsutvalg i region Øst ble vedtatt som fremlagt. Videre ble følgende medlemmer oppnevnt til AU i region Øst: Odd Granerud, Anne Berit Lund Haube og Ingrid Blindheim. Side 2 av 7

3 8/12-14: Medlemsundersøkelsen 2012 Denne er sendt ut i forkant av møtet og styret var også innom denne på sin samling i juni. Styret vurderte om det er noen områder man bør se nærmere på. Tilbakemeldingene på service og tilgjengelighet er tilfredsstillende med gode score.videre er det positivt at tilliten til de svarene klubbene får, er stor. RS- vedtak i sak 8: Undersøkelsen publiseres på nettsiden. Regionstyret må fortsette å ha fokus på halltilgjengelighet i regionen og fortsette å arbeide for å påvirke til flere haller/flater. 9/ 12-14: Klimaundersøkelsen 2012 Daglig leder informerer om denne undersøkelsen som tar pulsen på de enkelte regionskontorene og arbeidsmiljøet. Denne undersøkelsen følges ellers opp av generalsekretæren mot alle daglige ledere. RS- vedtak i sak 9 Styret tok informasjonen til etterretning Side 3 av 7

4 10/12-14: Regnskap 1. halvår Anne Berit gikk gjennom regnskapet på møtet. Rapportene for 1. halvår fulgte med innkallinga til styrmøte, noterapport balanse periodiseringer aldersfordelt saldoliste kunder. En kort forklaring til de avvikene som gir et bedre resultat enn budsjettert: Inntekter ca bedre enn budsjett Org.bas.fin.tiltak Deltageravgift mer på NM regionslag Am.midler NHF BringCup LMS som ikke var budsjettert Lisensmidler Mer enn budsjettert Kontingenter, gebyrer Påmeldingsavgifter Mer enn budsjett på regionsserien ca kr (omlegging av tilbud i G/J 8 og 9) Påmeldingsavgifter Mer enn budsjett på dommersamling 2. og 3. div kr (ble før satt over på balansen nå pålagt å vise dette) Lisensgebyr kr mindre enn budsjett Dommergebyr kr mindre enn budsjettert Adm.gebyr kr mindre enn budsjett Omberammingsgebyr kr mer enn budsjett Tingkontingent kr mindre enn budsjett (ble ført som viderefakturering og dermed vises ikke) Utgifter ca bedre enn budsjett Kjøp salgsvarer Etter at vi har blitt momsregistrert har dette også fått konsekvens for viderefaktureringer. Kostnadene som ennå ikke har blitt fakturert videre vises her. Utlønning Utbetalt mindre lønn enn budsjettert Sos.utgifter Fått igjen sykepenger for de som har vært sykemeldt. Ikke budsjettert med dette. Annet Ellers er det mindre over/underforbruk på resten av postene Totalt ca bedre enn budsjettert RS- vedtak i sak 10: Regnskapet for 1. halvår ble godkjent som fremlagt, med et resultat som er bedre enn budsjettert pr Side 4 av 7

5 11/12-14: Anlegg flater og tildeling av treningstid Administrasjonen melder at i forbindelse med fordeling av treningstid i Oslo er det bekymringsfullt at det stadig blir flere aktører å dele hallflatene med. Problemstillingen har to dimensjoner; Nok halltilgjengelighet og tildelingskriterier. Det er viktig at det fra politisk hold settes trykk på begge disse dimensjonene så fort som mulig. RS -vedtak i sak 11: Saken settes opp på neste styremøte og ber administrasjonen om en egen innledning og informasjon rundt temaet. 12/12-14: Regionstinget oppfølging av vedtak Ting protokollen fulgte med innkalling til styremøte og ligger tilgjengelig på nettet. Protokollen viser at RS skal innarbeide de forslag som ble vedtatt (under behandling av Handlingsplanen) der de naturlig hører hjemme Følgende saker må følges opp: Endringer i kampreglementet 4 : Det kan søkes dispensasjon fra 16 års grensen ( for kvotedommere) S: 14 i protokollen. S: i protokollen med div innspill. Side 5 av 7

6 RS -vedtak i sak 12: RS oppnevner et eget hurtigarbeidende utvalg som får i oppgave å legge frem et forslag til styret på: Hvilke kriterier som kan brukes/legges til grunn ved søknader om dispensasjon fra 16 års regelen. Administrasjonen setter sammen utvalget etter innspill på styremøte. Innspill må være ferdig til å behandles i RS møte 22 okt. Det er viktig at klubbene får tilsendt kriteriene senest nov/des 2012 slik at de i god tid vet om hva de må forholde seg til i dommerarbeidet for 2013/14. 2 forslag som går på IT: Etter enstemmighet om at IT-situasjonen ikke er tilfredsstillende for klubber og administrasjon, oppnevner RS ansvarlige for IT fra styret. Det skal lages en strategi for arbeidet hvor disse innspillene fra regionstinget tas med. Styret vedtok enstemmig at Region Øst vil være ledende på IT, og at regionen er villig til å bidra ift. Forbundet sentralt på området. RS oppnevnte Odd Granerud, Svein Storjord og Jørn Sølve Sundrehagen til å drive IT arbeid/utvikling i tillegg forespørres en klubb representant og en representant fra administrasjonen. Et innspill på frafall: Her oppnevnte RS: Ingrid Blindheim, Kari Vanebo og Hanne Skogli til å drive arbeidet med frafall, egen sak nr innspill på dommerarbeid: Disse settes inn i handlingsplanen under dommere og Administrasjonen tar dette med i arbeidet i sesongen 2012/13. 3 innspill som kom på anlegg: Det tas med i det videre arbeidet som regionstyret skal fortsette på anlegg siden. 13/12-14: Temakonferanse 2012 RS må ta stilling til om det skal holdes en egen temakonferanse høsten På regionstinget ble det snakket noe om å følge opp frafall utfordringen noe mer. Det var en tanke å ha en fortsettelse av tema ned mot trener nivå. Side 6 av 7

7 RS- vedtak i sak 13: RS oppnevnte Ingrid Blindheim, sammen med Hanne Skogli og Kari Vanebo - til å legge frem et eget notat på utfordringene til neste styremøte. Hva ønsker RØ å ha som mål hvordan lage en god fremdriftsplan på frafallsarbeidet, gjerne med gode gruppeprosesser? Side 7 av 7