NHF Region Øst. Til stede: Navn Tilstede Forfall Merknad

Transkript

1 NHF Region Øst Referat fra regionstyremøte nr.15 Tidspunkt: Torsdag 1. Oktober 2009 Møtetid: Sted: Idrettens Hus, Strømmen Referent: Karin Hansen Til stede: Navn Tilstede Forfall Merknad Jan Thormodsæter Leder X Anne Berit Lund Haube Nest leder X Odd Granerud Styremedlem X Jan Knoph Styremedlem X Øivind Brevik Styremedlem X Vidar Fillingsnes Styremedlem X Odd Egil Lien Ansatt repr. X Karin Hansen Daglig leder X Saksoversikt: Saker fra styremøte nr. 14: 91/08-10: Arbeidsmøtet 92/08-10: Tema kveld 93/08-10: Eliteforum 94/08-10: Regionsting 95/08-10: Økonomi - halvårsregnskap 96/08-10: Spillerutvikling 97/08-10: Sentral temakonferanse 98/08-10: Protokolltilførsel Nye saker : 99/08-10: Refusjon av reiseutgifter 100/08-10: Tema kveld 101/08-10: Eliteforum 102/08-10: Regionsting 103/08-10: NHF`s Temakonferanse 104/08-10: Arbeidsmøte 1

2 91/08-10: Arbeidsmøtet Vedlagt innkallinga fulgte forslaget til gjennomføring og tidsplan for arbeidshelga 29. oktober til 1. november- sammen med temaer. RS-vedtak i sak nr. 91: Styret vedtok forslag for gjennomføring. Viktige temaer for helgen vil være: Regionstinget med oppsett og fremlegging av rapporter, regnskap med mer. Og fordeling av ansvar. Handlingsplan ut fra innspill fra administrasjonen. Øremerking av avkastning på div avsetninger og kriterier for disse Elite og bredde tilskudd. 92/08-10: Tema Kveld Odd informerte 1. oktober - om status på Temakvelden. Tema: Konfliktløsning har allerede fått mange positive tilbakemeldinger fra klubber om at dette er et topp aktuelt tema og et godt valg. Det endelige dokumentet om klubbutviklingsprosjektet lå vedlagt innkallinga. Valgkomiteen er invitert til tema kvelden og vil gjerne delta. RS-vedtak i sak nr. 92: Styret tok informasjonen til etterretning og synes tema og gjennomføring høres spennende ut. Saken er satt opp igjen senere i styremøte nr 15 for videre oppfølging. Det utsendt dokumentet ang klubbutvikling ble vedtatt med de endringer som var gjort fra AU. 93/09-10: Eliteforum Mandag 21. september i Langhushallen - er satt av til å avholde Eliteforum møte blant regionens klubber i Postenligaen og 1. divisjon. Alle aktuelle klubber har fått invitasjon tilsendt pr mail 21. august. Jan Thormodsæter er ansvarlig i styret og vil informere om Topphåndballprosjektet i NHF og topphåndballmidler i RØN noe rundt klubbens side. Jan Knoph innleder og orienterer om tema: anlegg. Videre har Nordli i Follo HK sagt seg villig til å informere og dele klubbens erfaringer med sine tiltak for å FYLLE HALLEN. RS-vedtak i sak nr. 93: Styret tok informasjonen til etterretning. Saken kommer opp igjen senere i styremøte nr 15 med nye innspill i etterkant av møte. 2

3 94/08-10: Regionsting Fremdriftsplanen for regiontinget lå ved innkallinga til styremøte. Administrasjonen orienterte om status på følgende områder: Dirigenter hedersmerkeutvalg. RS-vedtak i sak nr. 94: Styret tok orienteringen til etterretning og går inn for Bente B. Pettersson og Christian Christiansen som dirigenter. Leder i styret har ansvar mot Hedersmerke utvalget. Styret ba om at det ble lagt informasjon på nettsiden etter hvert, om muligheten klubbene har, til å komme med forslag til utvalget. Videre vedtok styret å invitere til tinget: - de gruppene som er invitert tidligere og i tillegg regionens ressurspersoner for klubbutvikling som er engasjert for div typer klubbesøk. Saken blir videre behandlet senere i møte nr /08-10: Økonomi - halvårsregnskap AU gikk gjennom halvårs regnskapet på sitt møte 17. august og godtok dette slik det ble fremlagt. Kontrollkomiteen hadde møte med administrasjonen og Anne Berit L. Haube 25. august info fra dette møtet ble gitt på styremøte. Kontrollkomiteen godkjente regnskapet slik det ble fremlagt og ba om en ytterligere redegjørelse rundt personalkostnadene som viser store forskjeller fra 2008 til 2009 administrasjonen har sendt ut en oversikt som viser at regionen hadde færre ansatte i perioder i 2008 enn i 2009 som skyldes helt naturlige årsaker kontrollkomiteens leder har meldt tilbake at dette var en tilfredsstillende redegjørelse. Prognose frem til er et underskudd på ca kr. 1,7 mill. Summen for mindre inntekter og/ eller merutgifter som er forklarbare med henvisning til egne styre vedtak om div tilbakeføringer til klubbene i form av rabatterte påmeldingsavgifter og ikke utfakturering av regionskontingent for 2009 og div bonusordninger med mer. Rabatten blir fordelt på 2009 og 2010 som vi gjør med inntektene for aktiviteten periodiseres med 1/3 over på I tillegg ser styret at div gebyr poster er vesentlig lavere i 2009 enn tidligere, noe som er en gledelig utvikling. Vedtatt budsjett for 2009 er kr ,- i underskudd. Regnskapet pr 30. juni 2009 legges frem for styret til godkjenning. RS-vedtak i sak nr. 95: Styret tok informasjonen til etterretning. Halvårs regnskapet ble godkjent slik det ble fremlagt. Administrasjonen gjennomfører de innspillene som kom fra kontrollkomiteen. 3

4 96/08-10: Spillerutvikling Administrasjonen, ved Odd Egil Lien og Marianne Aarønes, hadde en gjennomgang av spillerutvikling i regionen lagt opp som en orientering med muligheter for spørsmål og dialog i styremøte. RS-vedtak i sak nr. 96: Styret tok orienteringen til etterretning og takket for god informasjon. Regionen har mange spillere på yngre landslag noe som er positivt. 97/08-10: Sentral Temakonferanse NHF har lagt denne som følger: Fredag 25.september lørdag 26. september på Rica Gardermoen. Det legges opp til felles start og slutt med ellers 4 paralleller underveis: 1.Forbundsråd 2. Dommerarbeid 3. Spillerbelastning 4. Inkludering. Man så for seg at regionene sendte min 2 stk på hvert tema. RS-vedtak i sak nr. 97: Jan Thormodsæter deltok i Forbundsråd og ellers deltok Odd Granerud, Øivind Brevik og Anne Berit L. Haube på konferansen sammen med 3-4 stykker fra administrasjonen. Dette var i tråd med tidligere innspill ifm konferansen. 98/08-10: Protokolltilførsel Styrerepresentant Vidar Fillingsnes hadde sendt inn et innspill på tilførsel i sak 83 sammen med et nytt forslag i samme sak. RS-vedtak i sak nr 98: Styret avslår å sette inn noen tilførsel og nytt forslag i sak 83 men ber styrerepresentanten om å fremme dette som en egen sak til neste styremøte. Det bør samtidig følge med en begrunnelse i saken. 99/08-10: Refusjon av reiseutgifter Styremedlem Vidar Fillingsnes har flyttet til Trondheim og i den forbindelse ber han om en refusjon av utgifter ved reise til styremøter og arbeidsmøter i regi av regionstyret i region Øst. RS-vedtak i sak nr. 99: Styret vedtok å kunne refundere utgifter til billigste reise T/R styremøter samme dag. Dette vil da gjelde ut ting perioden til 2010 og skaper ingen presidens for fremtidige styremedlemmer. 4

5 100/08-10: Tema Kveld 12. oktober Odd Granerud gikk kort gjennom status for påmeldte pr dd og litt om tidsplan og innhold. RS-vedtak i sak nr. 100: Styret tok informasjonen til etterretning og ble enige om følgende innslag: Etter en kort velkomst så brukes det ca 10 min til eget innslag ang styre/underslagforsikring i klubbstyrer, Jan Knoph har ansvar og kontakt med egen person fra IF om denne saken. Odd Granerud har ansvar for innlegg om status for klubbutviklings -prosjektet i region Øst så langt før resten av kvelden vies tema konflikt håndtering. Administrasjonen utarbeider en egen oversikt over alle regionens klubber som viser hvilke tiltak de har deltatt på relatert til klubb utviklingsprosjektet så langt. 101/09-10: Eliteforum Det ble gjennomført mandag 21. september i Langhushallen en takk til daglig leder i Follo, Frode Nordli som holdt et godt innlegg om det å fylle hallen mye bra og konkret for de andre klubbene å kunne ta med seg tilbake til sin egen klubb. Klubbene fra de to øverste divisjonene er de som inviteres til Eliteforum i region Øst er dette totalt 15 klubber / 17 lag. Region styret var representert med 3 stykker på møtet sammen med 3 fra administrasjonen. I tillegg var daglig leder Hein Barthold i Norsk Topphåndball og anleggsansvarlig Tom Andersson i NHF tilstede vi takker begge for deres bidrag i regionens Eliteforum. 8 klubber deltok og responsen var positiv også for fremtidige møter det kom innspill på at man kan tenke seg at slike møter gjøres enda mer aktive for selve klubb deltakerne. RS- vedtak i sak nr. 101: Styret tok innspillene til etterretning og vil følge opp med å innkalle til nytt møte på nyåret Møteformen vil også bli gjennomgått slik at klubbene vil bli utfordret på å være mer aktive i de fremtidige møtene. Videre ønsker regionen å balansere dette fora mot topphåndballprosjektet som er satt i gang fra NHF sentralt for de samme klubbene. Regionen ser også at dette er en del av klubbutviklings arbeidet i regionen generelt slik at vi ser for oss at informasjon / korte referater vil legges tilgjengelig på regionens nett side etter hvert som regionen har utviklet egen plass for klubbutvikling på nett siden. 102/08-10: Regionsting Styret tok en første gjennom gang av div saker som skal inn i ting boka. RS-vedtak i sak nr. 102: Styret vil jobbe videre med denne saken i sitt arbeidsmøte i Tyskland og se på fordeling av ansvar og presentasjonsformer. Jan T. forbereder saken til arbeidsmøte. 5

6 103/08-10: NHF`s Temakonferanse Styrerepresentantene som var representert på konferansen gav referat fra de forskjellige gruppene. Jan T. informerte fra Forbundsrådet. RS-vedtak sak nr. 103: Styret tok informasjonen til etterretning. 104/08-10: Arbeidsmøte Tyskland Jan T. tok en gjennomgang av programmet og temaer som var aktuelle for styret å jobbe med. RS-vedtak i sak nr. 104: Jan T. setter opp endelig saksliste til arbeidsmøte i samarbeid med daglig leder. Evnt ekstra forberedelser av saker kan gjøres i AU møte 15. oktober. 6