PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 2/

Transkript

1 Alta, 28. aug PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 2/ Dato: Sted: Tromsø Møtetid: Navn Funksjon Tilstede Forfall Merknader Ole Gudmestad Leder X Aleksander Windstad Nestleder X Anita Håkegård Pedersen Styremedlem X Carina Moe Styremedlem X Eksamen Frode Staurset Styremedlem X Øvelse Hilde Grønaas Varamedlem X Pål Skjegstad Varamedlem X Ann Karin Westby Fung DL X Saksoversikt: Sak 7: Informasjon fra DL Sak 8: Økonomi Sak 9: Konstituering av styret Sak 10: Organisering av NHF, Region Nord Sak 11: Markedsarbeid Sak 12: Møteplan Sak 13: Kompetanseutvikling i RN Sak 14: Strategi og Handlingsplan Sak 15: Eventuelt

2 SAKER: Sak 7: Informasjon fra DL DL informerer om status, viktige oppgaver og utfordringer Generelt Organisasjon Spill og trening Marked og arrangement status Fung daglig leder gjennomgikk situasjonen og status i f t regionens drift. Styret fikk tilsendt en mail som beskriver situasjonen på forhånd. Det er ikke noen vesentlige endringer i forhold til drift. DL føler at situasjonen er under kontroll. Styret påpeker en del viktige forhold som man m å starte arbeidet med. Styret tar informasjonen til etterretning. DL må jobbe videre med å strukturere arbeidet i administrasjonen. Styret ber DL følge opp følgende: Sende ut informasjon og starte prosessen omkring sonetalentturneringen 2012 (Web) Sende ut utskrift av vedtak fra forrige styremøte om Regionmesterskap for 2013 og starte prosessen. Info til særkretser for å unngå «krasj» (Web) Terminlistearbeidet informasjon om framdrift til klubbene Regionale tiltak info om sesongens aktivitet og samlinger ordning (Web) Sak 8: Økonomi Regnskapet pr juni og juli ble framlagt. Styret gikk igjennom tallene, og har følgende merknader. Sak 2 fra forrige møte følges opp. Spesielt må man følge opp at inntektene kommer. Budsjettet bør reguleres på reise- og oppholdskostnader Det er vanskelig å ha kontroll på økonomien når det som er fakturert ikke er ført i regnskapet Regnskapet tas til etterretning. Styret vil at alt som er fakturert ut skal regnskapsføres umiddelbart DL følger opp sak 2 fra RS-møte Ny regnskapsoversikt for august, der utfakturerte bilag er med, må være styret i hende innen 9. september 2012.

3 Sak 9: Konstituering av styret Styreinstruks ble lagt fram på møtet. Her er struktur, krav og oppgavene til styret beskrevet. I tillegg ble det diskutert hva styremedlemmene skal gjøre når de er på klubbbesøk. Hva skal man se etter og hvordan skal man gjennomføre disse besøkene? Den framlagte styreinstruksen vedtas og legges ut som info på websiden vår. Styreleder sammen med DL lager en presentasjon i powerpoint som skal brukes når man er på klubbesøk. Frist settes til neste styremøte. Sak 10: Organisering av NHF, Region Nord Hensikten med saken er å tilfredsstille Det regionale håndballtinget sitt vedtak om å opprette en gruppe for å komme med forslag til framtidig organisering av NHF RN. Gruppen er i gang og hadde sitt første møte 24. august Gruppa har definert mål og fordelt oppgaver. Styret er skuffet over at det er klubber som ikke prioriterer å delta i denne viktige gruppa I tillegg til at gruppa jobber, er DL i gang med tanker rundt organisering og hvordan ansvar og oppgaver blir tildelt i regionen. Styreleder er også fast medlem av den sentrale gruppa som skal se på organiseringen av NHF. Styret hadde en relativt lang diskusjon rundt temaet og det er viktig med god forankring i forhold til tiltak som blir foreslått. Orienteringen tas til etterretning. Styret avventer videre info om arbeidet. Sak 11: Markedsarbeid Hensikten med saken er å ha fokus på hvilke muligheter regionen har til å skaffe markedsinntekter, samt å treffe nødvendige tiltak for å få mer markedsinntekter.

4 Styret ber DL om en status på markedsarbeidet så langt med en orientering om hva RN kan forvente av avtaler videre i 2012 og Styret ber i tillegg DL om å lage en handlingsplan for markedsarbeidet for Sak 12: Møteplan Hensikten med møteplan er å gjøre ting forutsigbart for alle regionens ledere, og slik at man kan planlegge sin tid i forhold til aktivitet. Det er viktig at alle vet når regionens styre og ledelse har møter. Det bidrar til bedre planlegging i regionen. Sted Dato Saker Kommentar Tromsø august Styreinstruks Døgnvill Strategi Tromsø 12. sept Info forbundsråd Telefonmøte 1900 Tromsø okt Omorg - marked Tromsø 4. des 1800 Budsjett neste år Telefonmøte Tromsø 22. jan Telefonmøte Alta febr Ifm Altaturneringen 2011 Bodø Mars/april Neste sesong Ifm elitekamp i Bodø Håndballtinget 2013 Tromsø 14. mai Håndballtinget Telefonmøte Styret vedtar den framlagte møteplan for Sak 13: Kompetanseutvikling Hensikten med saken er å følge opp et av styrets viktigste tiltak i strategiplanen. Styret i Region Nord vil ha høyt fokus på økt kompetanse i regionen. Styret mener det er svært viktig for å skape utvikling, større interesse og aktivitet. Styret diskuterte kompetanseutvikling i forhold til: Trenere Dommere Ledere

5 Klubber Spillere I tillegg hadde vi en diskusjon rundt dette med elektronisk klubbhåndbok, Ad Notum. Styret ber DL om en status på kompetansebehovet i RN de nærmeste 2 årene. Vi ønsker spesielt å vite behovet for kompetanse i f t trenere, dommere og klubbutvikling/klubbadministrasjon. Frist: 1. oktober 2012 Videre ber styret om status på implementeringen av Ad Notum. Status på framdrift fra Bossekop UL, Junkeren IK og Bardu IL må leveres RN innen 9. sept 2012 Styret vil ha status på plan og framdrift i f t sonetalentturneringen Frist 21. september 2012 Dommerutvikling: DL legger fram status på utvikling, kurs, observasjoner og oppfølging i f t dommerne for denne sesongen. Frist 21. sept 2012 Styret ber også omstatus, målsetting og plan i f t den regionale spillerutviklingen for 2012/2013. Frist: 21. sept 2012 Sak 14: Strategi og Handlingsplan Hensikten med saken er å ha nødvendig fokus på de strategiske tiltak styret i RN har satt opp for perioden. For å komme fra strategi til handling, krever ofte stor grad av forankring, struktur og oppfølging. Styreleder innledet litt i forhold til det arbeidet som er gjort i f t strategi og henviste til det som ble lagt fram for det regionale håndballtinget i Det er viktig at strategien og handlingsplanen er forankret i styret, administrasjonen og klubbene i RN Strategien og Handlingsplanen skal være tema på hvert styremøte. Planene må kommuniseres bedre og blant annet ligge ute på websidene våre. DL sørger for at Strategien og handlingsplanen er godt kjent og forankret i administrasjonen og klubbene i RN. Sak 15: Eventuelt. a. Rekruttering av spillere som står i annen klubb

6 Det hender fortsatt at klubber forsøker å rekruttere spillere som står i annen klubb uten at reglene om å informere blir gjennomført. Det ble nevnt et eksempel på dette i møtet. b. NM Veteran Status og oppfølging c. Oppfølging av sak 89 10/12 om klubber og gjeld I denne sak 89 fra forrige tingperiode satte vi krav til klubbene som hadde gjeld til regionen. Dette må følges opp. Eventuelt: a. Rekruttering av spillere som står i annen klubb DL sender ut generell informasjon til klubbene vedrørende reglene for kontakt med spillere i annen klubb. DL sender et brev til klubben som ble referert på styremøtet og gjør klubben oppmerksom på hva som gjelder og at det ikke er anledning til å kontakte spillere direkte. b. NM Veteran DL følger opp saken. Se styremøte 1/ c. Oppfølging av sak 89 10/12: I henhold til sak 89 10/12 var fristen for klubbene til å nedbetale sin gjeld 1, august Styret forlenger denne fristen til 31. august Det betyr at de klubbene som fortsatt har mer enn ,- i gjeld til regionen må dokumentere at dette blir betalt innen 31. august. Dette kan gjøres ved bankgaranti eller annen dokumentasjon på at pengene vil bli betalt. Hvis dette ikke er gjort innen 31. august 2012, får disse klubbene ikke mulighet til å stille seniorlag, Bringlag eller Sparlag i sesongen 2012/2013. De får heller ikke delta med spillere på andre sentrale eller regionale tiltak Alta, 27. august 2012 Ole Gudmestad Aleksander Windstad Ann Karin Westby Styreleder Nestleder Fung daglig leder