NHF Region Øst. Referat fra regionstyremøte nr.8

Transkript

1 NHF Region Øst Referat fra regionstyremøte nr.8 Tidspunkt: Torsdag 21. Mars 2013 Møtetid: Sted: Idrettens Hus, Strømmen Referent: Karin Hansen Navn Tilstede Forfall Merknad Odd Granerud Leder X Anne Berit Lund Haube Nest-leder X Kjell Håvard Liane Styremedlem X Jørn Sølve Sundrehagen Styremedlem X Ingrid Blindheim Styremedlem X Kari Vanebo Styremedlem X Svein Storjord Styremedlem X Hanne Skogli Vara-medlem X Mats Kristoffersen Vara-medlem X Erik Bakke Ansatt repr. X Karin Hansen Daglig leder X Saksoversikt: 53/12-14: Frafall 54/12-14: FRAM 55/12-14: IKT arbeid 56/12-14: Anlegg 57/12-14: Sponsor / nettverksbygging i klubbene 58/12-14: Klubbledermøte, tingsaker 59/12-14: Årsregnskap /12-14: Avklaring på bruk av kompetanse 61/12-14: Temakonferanse, dialogmøter Info fra : Fra administrasjonen- Info møtene Ledermøte 16. mars Side 1 av 9

2 53/12-14: Frafall Saken settes opp på neste styremøte. 54/12-14: FRAM Anne Berit informerte om at prosjektet var i gang og følgende planer er lagt så langt: All informasjon legges på nett og saken var oppe på alle info møtene som er avholdt. Åpent for alle interesserte å søke om deltakelse, med frist 15. mai innen skal deltakerne være plukket ut Kick off på Mastemyr 4 samlinger er planlagt temaer er valgt Ambisjonene til Region Øst er flere kvinner i flere ledende posisjoner på regionsnivå RS-vedtak i sak nr. 54 Styret tok informasjonen til etterretning. 55/12-14: IKT arbeidet i NHF og RØ Odd informerte om status og fremdrift på dette prosjektet. NHF oppretter ingen prosjektgruppe før de vet hvem som blir leverandør. Arbeidet er nå inne i en fase med prototype frem til sommeren RS-vedtak i sak nr. Styret tok informasjonen til etterretning og vil følge opp saken ift Håndballtinget og ellers løpende informasjon og oppdateringer fra NHF sentralt. 56/ 12-14: Anlegg Kjell Håvard Liane, Svein Storjord og Kari Vanebo har gjennomført et møte for å starte noen gode prosesser ifm de punktene som er vedtatt i handlingsplanen for anlegg i Region Øst. Eget underlagsdokument fulgte denne saken. Forslag til mandat for videre arbeid tar også utgangspunkt i Handlingsplanen/anlegg. Neste møte planlagt til tirsdag 9.4 kl på Helsfyr før klubbledermøtet. Forslag til mandat for anleggsgruppas arbeid Punktene 4 og 7 anser gruppa dekkes gjennom administrasjonen. Gruppen anser videre at det ikke er mulig å sette like mye fokus på alle de øvrige punkter: Gruppen vil Side 2 av 9

3 derfor prioritere sitt fokus på tiltak som kan bringe flere hallflater i regionen foran punkt 3 (større anlegg) selv om gruppen også er enig i ambisjonen i dette punktet. Styret gir mandat til å etablere et konsept for hvordan klubber, med støtte fra regionen, kan bidra til å få etablert flere håndballflater for breddeidretten. Dette konseptet skal håndteres slik at dette blir grunnlaget for handlingsplanens punkter unntatt pkt 3,4 og 7. Tiltak under mandatet 1. Etablere et hallkonsept basert på erfaringer/modellen fra Rotneshallen a. Beskrivelse av konseptet b. Bilder c. Kravspesifikasjon (kvalitetssikret eksempel som kan brukes) d. Kostnadsbilde (eksempel med angitte forutsetninger fra pkt c) e. Prosess (kun beregnet på klubbene, hvordan gå frem ift. kommune/idr.råd osv.) 2. Dele konseptet med basket og bandy 3. Informere klubbene i RØ a. Temakveld høsten 2013 b. Informasjon pr. e-post og web 4. Dele med aktuelle kommuner/ir/oik ev. i samarbeid med bandy/basket a. Dette er en ren adm. oppgave b. Styret stiller ved behov ift. politiske prosesser 5. Ressurspersoner fra RØ a. Støtte politisk (styret) b. Avklare annen støtte som kan gis, jfr. handlingsplan (ressurser/økonomi) c. Prioritere RØs innsats mot de 10 dårligst stilte kommunene d. Støtter andre så langt det er mulig RS- vedtak i sak nr.56 Styret vedtok anleggsgruppas innstilling om mandat og prioritering for arbeidet som foreslått. I tillegg følger administrasjonen opp mulighetene rundt Elite og regionanlegg og spiller disse mulighetene inn for RS /anleggsgruppa etter hvert som de kommer Side 3 av 9

4 57/12-14: Sponsor/ nettverksbygging i klubbene Saken følges opp ihht sak nr. 52/12-14 fra siste styremøte. Mats hadde innhentet referanser og mener at det aktuelle firmaet er de som driver mest rettet mot nettverksbygging. Det er gjort en vurdering om det ikke er mulig å legge til dette som ekstra tema på styresamling i juni. Temaet er absolutt et positivt innslag på en annen møteplass med klubbene. Innstilling til vedtak: Styret tok informasjonen til etterretning og saken settes opp som et mulig tema på en temakonferanse, slik at klubbene selv kan velge om dette er noe de vil gå videre med. Saken overføres således til sak: Temakonferanse/dialogmøte som skal utredes for avvikling høsten /12-14: Klubbledermøte, tingsaker Styret tok en gjennomgang av alle sakene som skal behandles på Håndballtinget. AU innstiller på å dele inn sakene i 4 hovedgrupper og sette av litt ekstra tid på klubbledermøte for en ekstra gjennomgang rundt tema Ungdomshåndballen og de forslagene som er lagt i dette temaet. Side 4 av 9

5 RS-vedtak i sak nr. 58 Styret gjennomgikk det fremlagte dokumentet med alle sakene til Håndballtinget. Det kom flere gode innspill til oppfølging og spørsmålstilling under behandlingen på Håndballtinget. Styret vedtok videre sin holdning til en gruppering av mange av tingsakene: Organisasjon og organisasjonsutvikling Ungdomshåndball, partner/prestasjonsklubber, Spar og Bring Serie og divisjonssytemet Overganger og frister RS oppnevnte en egen gruppe som jobber videre med de innspillene som kom og fordeler ansvar innen styret og kommer med forslag til hvordan alt skal presenteres på klubbleder-møtet 9. april. Gruppa som jobber med dette er: Odd, Svein, Hanne og Karin. Daglig leder renskriver oversikten med alle tingforslagene og sender denne ut igjen. Side 5 av 9

6 59/12-14: Årsregnskapet for 2012 Rapportene på regnskapet var sendt ut sammen med innkalling til RS møte. Resultat 2011 Budsjett 2012 (tingvedtak) Budsjett 2012 (RS revidert) Resultat 2012 Spill og Trening Inntekter kr kr kr kr Utgifter kr kr kr kr Resultat kr kr kr kr Organisasjon Inntekter kr kr kr kr Utgifter kr kr kr kr Resultat kr kr kr kr Marked Inntekter kr kr kr kr Utgifter kr kr kr kr Resultat kr kr kr kr Drift totalt Driftsinntekter kr kr kr kr Driftsutgifter kr kr kr kr Driftsresultat kr kr kr kr Finansposter Renteinntekter kr kr kr kr Renteutgifter kr -464 kr - kr - kr -153 Sum finansposter kr kr kr kr Årsresultat kr kr - kr kr Side 6 av 9

7 Resultatet viser minus kr: revidert budsjett var på minus kr: Inntektssiden viser kr dårligere enn budsjett og utgiftssiden viser til sammen kr bedre enn budsjett derav diff på og så tilkommer ca i mer inntekter på finansposter. Den største differansen på resultatet kommer i form av store merinntekter på sosiale utgifter (refusjon av sykepenger) og som man ikke budsjetterer med. Anne Berit tok en gjennomgang på styremøte. Revisor er ferdig med sin jobb og avventer bare tilbakemelding på styrets beretning ift økonomi denne ble lagt frem for å undertegnes av alle i styret sammen med underskrifter på balansen. Kontrollkomiteen vil ha et møte onsdag 3. april. RS-vedtak i sak nr. 59 RS godkjente fremlagte årsregnskap for 2012 med et resultat på minus kr ,-.styret underskrev balansen og styrets årsberetning som skal til revisor. Videre godkjente styret de fremlagte notene for 2012, som skal inn i tingboka for regionstinget Side 7 av 9

8 60/12-14: Avklaring på bruk av intern kompetanse Anne Berit og dagligleder informerte omkring regionens bruk av styremedlemmers kompetanse i organisasjonen. Så tok styret en dialog om regionen kan fortsette å gjøre bruk av den kompetansen som finnes i RS på samme måte som eksterne engasjerte konsulenter. Konkret gjelder dette denne gangen å gjøre bruk av styreleders kompetanse på Coaching/kursing innen kommunikasjon, ut mot grupper som: dommerobservatører og evnt trenere. Dette vil bety at regionen også vil måtte avlønne ift medgått tid for oppdrag som gjøres ifm dette arbeidet. Nest leder Anne Berit førte saken, og styrets leder, Odd Granerud fratrådte under behandling av saken. RS- vedtak i sak nr. 60 RS diskuterte saken og fant at en slik bruk av intern kompetanse ikke er greit. Styrets leder og medlemmer har sin naturlige rolle i flere av regionens samlinger og møteplasser og man ønsker ikke å blande den rollen med innleide- konsulent tjenester. 61/12-14: Temakonferanse - dialogmøter En totaloversikt over alle de møteplasser som allerede gjennomføres i regi av regionen, fulgte som et vedlegg til saken og ble gjennomgått på møtet. Styret gjorde videre en avklaring av følgende punkter i saken: Hva ønsker RØ å gjennomføre av møter med klubbene og i hvilken form og hvilke temaer er aktuelle? Målgrupper? Alle nye innspill må ses i sammenheng med alle andre møteplasser som regionen bruker gjennomen sesongen. Regionen må ikke komme i en slik situasjon av vi inviterer til for mange møteplasser, men sørge for at de vi ønsker å fortsatt ha, blir så gode at klubbene deltar. Vurdere andre former for involvering av klubbene ifm temaer som RS ønsker innspill på Side 8 av 9

9 RS-vedtak i sak nr. 61 RS vedtok å ikke sette i gang med nye møteplasser, men ønsker å avholde en temakonferanse høsten Styret ser da for seg ett stort møte med flere «små plasser» med egne temaer. Egen gruppe til å drive saken ble oppnevnt: Svein (leder gruppa) Ingrid, Mats og Hanne. Klubbledere er målgruppe sammen med andre styremedlemmer som kan delta på et av flere temaer som tilbys. Daglig leder bes om å komme tilbake med alternative forslag til dato og sted for gjennomføring på høsten Side 9 av 9