REFERAT FRA ÅRSMØTET I ÅS IL MANDAG 28. FEBRUAR 2005 KL

Transkript

1 REFERAT FRA ÅRSMØTET I ÅS IL MANDAG 28. FEBRUAR 2005 KL Til stede: 19 Referent: Tord Thorshov Sak 1. Åpning. Kristen ønsket alle frammøtte velkommen og åpnet årsmøtet. Sak 2. Godkjenning av innkalling og sakliste. Årsmøtet var bekjentgjort i annonse i Østlandets Blad 18. januar 2005 og i brev sendt ut til alle medlemmene 15. februar. Møteinnkalling og sakliste ble godkjent. Sak 3. Valg av to personer til å underskrive protokollen. Forslag: Liv G. Dahl og Arne Nordli. Liv G. Dahl og Arne Nordli ble valgt. Sak 4. Valg av møtedirigent og sekretær. Forslag: Mette Jacobsen som møtedirigent og Tord Thorshov som sekretær. Mette Jacobsen og Tord Thorshov ble valgt til henholdsvis møtedirigent og sekretær. Før årsmøtet gikk videre med de enkelte sakene informerte Mette om at Ås ILs æresmedlem Arne Andresen gikk bort 27. november Arne Andresen gjorde en stor innsats for Ås IL og var blant annet en av de største drivkreftene ved byggingen av idrettslaget klubbhus. Årsmøtet minnet Arne Andresen med ett minutts stillhet. Sak 5. Årsmelding - herunder gruppenes. Ås ILs årsmelding ble gjennomgått side for side, både for hovedstyret og de enkelte gruppene. Det ble gitt følgende kommentarer - I årsmeldingen for orientering har det oppstått en liten feil ifm trykkingen. I oversikten over gruppestyret i punkt 1 skal alle navn i høyre kolonne forskyves en linje ned. - Det ble igjen påpekt at alle gruppene bør ha med et verdiregnskap som gir en oversikt over frivillig innsats gjennom året. Dette er viktig informasjon overfor kommune og andre som bevilger økonomisk støtte til idrettslagets aktivitet. Vedtak: Ås Ils årsmelding for 2004 godkjennes.

2 Sak 6. Regnskap - herunder gruppenes i revidert stand. Hovedlagets og de enkelte gruppenes regnskap var kopiert opp til årsmøtet. Tore gjorde kort rede for oppsettet av konsernregnskapet. Det ble påpekt at ikke alle gruppene har sammenfallende kontoføring. Sammendraget viser at totale inntekter i 2004 er ca 4,47 mill kr, mot ca 3,5 mill kr i fjor. Tore informerte også om at det i 2004 er gjennomført en såkalt grunnlagsdatakontroll av fotballgruppas regnskap i Det kan være hensiktsmessig med en felles briefing av de andre kassererne på grunnlag av erfaringene fra kontrollen. Ellers viser balanseregnskapet at likviditeten i laget er bra med oppimot 2,0 mill kr i egenkapital og ca kr ,- i gjeld. Revisor har følgende merknader til regnskapet: - Som påpekt tidligere er laget overforsikret, dvs både med forsikring for de enkelte gruppene og gjennom hovedlaget. - Regnskapet for klubbhuset bør også omfatte utgifter. Regnskapsteknisk framstår det noe merkelig at klubbhusregnskapet kun omfatter inntekter, mens utgiftene føres på hovedlaget. - Gruppene må være klar over plikten til å innrapportere alle utbetalinger over kr 2000,- til firmaer/foretak og utbetaling av kjøregodtgjørelser som overstiger kr ,- - Alle gruppene bør ha nettbankordning for å holde administrasjonsutgiftene nede. - Regnskapene for hovedlaget og de enkelte gruppene er generelt ryddigere enn tidligere Når det gjaldt kommentarene om forsikring ble det forklart at hovedlagets forsikring er viktig i tilfeller der medlemmer driver andre idretter enn innen den gruppa de egentlig er medlem i. For øvrig tas merknadene til etterretning. Vedtak: Ås ILs konsernregnskap godkjennes Årsmøtet gikk deretter gjennom de detaljerte regnskapene og revisjonsrapportene for de enkelte gruppene: Vedtak: Fotballgruppas regnskap ble godkjent Friidrettsgruppas regnskap ble godkjent Håndballgruppa regnskap ble godkjent Orienteringsgruppas regnskap ble godkjent. Revisors forutsetning om innberetning av 3 bilag er utført etter revisjonen. Idrettsskolens regnskap ble godkjent Svømmegruppas regnskap godkjennes under forutsetning av at innberetningen av reisegodtgjørelse blir foretatt, jf revisors merknader. Trimgruppas regnskap ble godkjent Skigruppas regnskap ble godkjent Skøytegruppas regnskap ble godkjent Klubbhusregnskapet ble godkjent.

3 Sak 7. Kontingent for Vedtak: Ingen endring i kontingenten for Dette innebærer følgende kontingentsatser: - Familiemedlemskap kr 300,- - Medlemmer over 17 år kr.200,- - Medlemmer under 17 år kr.100,- - Støttemedlemmer kr.120,- Det ble presisert at medlemmer som begynner med en aktivitet om sommeren også må betale full kontingent. Det ble stilt spørsmål om ordningen med familiemedlemskap i og med at basisloven krever at idrettslaget bare kan ha personlige medlemmer. Det ble forklart at alle medlemmer formelt sett er personlige medlemmer, men at en har familiekontingent som en rabattordning. (Det er imidlertid mer korrekt å bruke begrepet familiekontingent.) Sak 8. Innkomne forslag og saker. Det var kommet inn 4 forslag til behandling. Forslag nr 1 - Forslagsstiller: Hovedstyret Ås IL oppretter en Friskis og Svettis-gruppe som en egen gruppe i Ås idrettslag Det ble orientert om at gruppa har funger i et halvt år med ca 60 deltakere. Opptak av Friskis og Svettis som egen gruppe vil innebære at den blir en renskaps- og budsjettpliktig gruppe fra og med Vedtak: Ås IL oppretter en Friskis og Svettis-gruppe som en egen gruppe i Ås idrettslag Forslag nr 2- Forslagsstiller: Hovedstyret Ås IL omdannes til et allianse-idrettslag. Fotballgruppa gjøres om til et eget idrettslag Ås IL Fotball. Allianseidrettslaget skal organisere Ås IL Fotball. Organiseringen vil være i samsvar med reglene i NIFs basislovnorm for allianseidrettslag. Det vises for øvrig til skisse til avtale mellom Ås IL allianseidrettslaget og Ås IL Fotball som skal regulere mer detaljerte forhold vedrørende endringen i organisering. Hovedstyret gis fullmakt til å arbeide videre med og inngå endelig avtale med Ås IL Fotball med utgangspunkt i skissen som er forelagt årsmøtet. Det ble stilt enkelte spørsmål om bakgrunnen for forslaget. Nils Sopp i fotballgruppa forklarte at en hovedgrunn var at Fotballgruppa ønsket å ha mulighet til å ansette en daglig leder. Forslaget til organisering av fotballgruppa som eget lag vil gi gruppa frihet mhp økonomiske disposisjoner uten at dette vil innebære noen økonomisk risiko for de øvrige gruppene i idrettslaget. Kristen og Mette forklarte at hovedstyret hadde stilt seg positive til forslaget på behandlingen i hovedstyret 10. januar Flere stilte spørsmål om hva omorganiseringen vil innebære mhp en del formaliteter som ikke er behandlet i skissen til avtale. Dette gjelder bl.a i

4 hvilken grad regnskap og budsjett for Ås IL fotball skal behandles av Ås IL allianse-idrettslaget og hvordan Ås ILs fotballs rolle i hovedstyret for allianseidrettslaget skulle være. Det ble påpekt at en endelig avtale mellom Ås IL allianse-idrettslaget og Ås IL fotball må avklare disse forholdene. Vedtak: Ås IL omdannes til et allianse-idrettslag. Fotballgruppa gjøres om til et eget idrettslag Ås IL Fotball. Allianseidrettslaget skal organisere Ås IL Fotball. Organiseringen vil være i samsvar med reglene i NIFs basislovnorm for allianseidrettslag. Det vises for øvrig til skisse til avtale mellom Ås IL allianse-idrettslaget og Ås IL Fotball som skal regulere mer detaljerte forhold vedrørende endringen i organisering. Hovedstyret gis fullmakt til å arbeide videre med og inngå endelig avtale med Ås IL Fotball med utgangspunkt i skissen som er forelagt årsmøtet. Avtalen må også avklare de spørsmålene ved den endrete organiseringen som ble tatt opp av årsmøtet. Forslag nr 3 - Forslagsstiller: Hovedstyret Forslag til revisjon av Lov for Ås Idrettslag. Forslaget går ut på å tilpasse loven til NIFs basislovnorm. Det foreligger to alternative forslag til lovtekst. Det ene er i samsvar med basislovnormen for idrettslag, det andre i samsvar med basislovnormen for allianse-idrettslag. Det vises til vedlagte forslag til revidert lovtekst. Tord gjorde kort rede for forslaget og hvilke deler av lovteksten som er tillegg ift basislovnormen. Vedtak: Framlagt forslag til ny lovtekst for Ås IL alternativet tilpasset NIFs basislovnorm for allianseidrettslag - vedtas. Forslag nr 4 - Forslagsstiller: Hovedstyret Forslag til handlingsplan for Ås IL Det vises til hovedstyrets forslag til handlingsplan som er tatt inn i årsmeldingen for Vedtak: Framlagt forslag til handlingsplan for Ås IL vedtas. Sak 9. Budsjett - herunder gruppenes. Forslag til budsjett for hovedlaget og de enkelte gruppene ble lagt fram. Trimgruppas budsjett ble godkjent. Svømmegruppas budsjett ble godkjent Skigruppas budsjett ble godkjent Orienteringsgruppas budsjett ble godkjent Idrettsskolens budsjett ble godkjent Håndballgruppas budsjett ble godkjent Friidrettsgruppas budsjett ble godkjent Ås IL fotballs budsjett ble godkjent Ås IL hovedlagets budsjett ble godkjent

5 Sak 10. Valg. Valgkomiteens forslag: Arbeidsutvalg (AU): Funksjon Navn Funksjonsperiode Leder Kristen Treekrem 1 år (Gjenvalg) Nestleder Arnstein Moe (ikke på valg) Sekretær Grethe Johnsen 2 år Kontingentkasserer Terje Gjengedal 2 år (gjenvalg) Styremedlem Anne Kjersti Uhlen (ikke på valg) 1.varamedlem Mette Jacobsen (ikke på valg) 2.varamedlem Olav Høibø 2 år Vedtak: Valgkomiteens forslag ble enstemmig vedtatt. Revisorer: Dag Guttormsen 1 år Ivar Sæveraas 1 år Valgkomiteens forslag til valgkomité: Mikal Johansen Astrid Pyk Liv Skatter 1 år 1 år 1år Vedtak: Valgkomiteens forslag til nye revisorer og ny valgkomité ble enstemmig vedtatt. Arne Brekka ble valgt inn i hederstegnkomiteen Valg av representanter til Ås Idrettsråd årsmøte 14. mars: Leder og nestleder ble valgt. Sak 11. Godkjenning av de nye gruppestyrene. Lista over nye gruppestyrer ble lagt fram på årsmøtet Vedtak: Alle gruppestyrer ble godkjent Ved avslutningen av møtet overrakte Kristen Treekrem blomster til Tord Thorshov som slutter i AU og til møtedirigent Mette Jakobsen. Blomster går også til Mikal Johansen som slutter som varamedlem og til Terje Gjengedal som takk for at han har sagt ja til å fortsette som kontingentkasserer. Ås 6. mars 2005 Tord Thorshov