PROTOKOLL STYREMØTE 12. NOVEMBER 2013

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "PROTOKOLL STYREMØTE 12. NOVEMBER 2013"

Transkript

1 Vestfold Fotballkrets Postboks 16, 3249 Sandefjord Nygårdsveien 84, 3221 Sandefjord PROTOKOLL STYREMØTE 12. NOVEMBER 2013 Sandefjord Til stede: Kopi: Sak 46/13 Thorfinn Haugen, Alexander Hesselberg, Anette Vestly, Rune Mikkelsen. Ikke til stede: Torleiv Sandvik, Hilde Preus, Kjell Rune Pedersen, Elin R. Kristensen (permisjon). Styret, komiteene, NFF, ansatte, klubbene. Evaluering av sesongen 2013 i forhold til serieavvikling Vedlagt følger rapport fra administrasjonen som har evaluert sesongen 2013 i forhold til gjennomføring av kampene, forhold til regelverk og til føringer lagt av styret i Vestfold Fotballkrets. Ut fra vedlagt rapport vil daglig leder foreslå følgende føringer for sesongen 2014: Hovedsesongen 2014 Barnefotball: Oppstart uke 17 vårsesongen avsluttes i uke 25. Høstsesongen starter uke 34 avsluttes i uke 39 for 8 10 år og uke år Ungdomsfotball: Starter i uke 15 (avhengig av antall deltagende lag i avd.) Vårsesongen avsluttes i uke 25 Høstsesongen starter uke 34 (kan vurderes tidligere i IK) Høstsesongen avsluttes senest i uke 43. Seniorfotball: 4. div. herrer Sesongstart uke 15 vårsesongen avsluttes i uke 26. Oppstart høst: uke 32 avsluttes uke divisjon og lavere: Sesongstart uke 17-avsluttes uke 26 Oppstart høst uke 33-avsluttes uke 42

2 4. divisjon kvinner: Avklares etter at antall deltagende lag er endelig Kvinner 7`er og Menn veteran 7`er: Avklares etter påmelding er endelig er utløpt Nivåpåmelding barnefotball: Det foreslås at nivåpåmelding tas bort for klassene J8 og G8. Ungdomsfotball: Siste serierunde: I interkrets, kvalifisering til interkrets og avdelinger hvor det spilles om kretsmesterskap skal siste serierunde spilles på samme tidspunkt. Kamper kan i disse avdelingene spilles før siste serierunde dersom begge de involverte lagene er enige om dette. I alle øvrige avdelinger gjelder ikke disse forutsetningene. Det skal gis tilbud om G19 7`er. Seniorfotball: Det skal gis tilbud om Super Old Boys (50+) Styret i Vestfold Fotballkrets tar vedlagt evaluering av sesongen 2013 til etterretning. Styret i Vestfold Fotballkrets vedtar føringer for sesongen 2014 som vist i saksfremlegget. Sak 47/13 Fotballturnering arrangert av kommersiell aktør Daglig leder ble gjort oppmerksom på av klubber i Larviksregionen at det var en kommersiell aktør som hadde kontaktet klubber i Larviksregionen for å få distribuert invitasjon til innendørs fotballturnering. Saken har versert i lokalavisen i Larvik og klubbene i Larviksregionen har engasjert seg sterkt i denne saken. Arrangør inviterte til et oppklaringsmøte mellom arrangør, klubbene i Larviksregionen og daglig leder i Vestfold Fotballkrets. I dette møtet ytret daglig leder forbauselse over at et organisasjonsledd i vår organisasjon som ikke tilhører «fotball linjen», står som arrangør av en fotballturnering. Likeså var daglig leder tydelig på at dersom eier fortsatt ønsket å gjennomføre tiltaket ville daglig leder og styret i Vestfold Fotballkrets vurdere 2

3 å bringe dette inn for høyere organer ikke bare i eget særforbund men også innenfor NIF systemet. Dette av årsaker som vist over. Avslutningsvis i møtet ble det bestemt at representanter fra fotballklubbene i Larvik, sammen med initiativtaker til turneringene, sammen skulle prøve å finne løsninger på dette som ligger innen for de rammer klubb og krets kan akseptere. Styret i Vestfold Fotballkrets tar daglig leders orientering til etterretning. Styret bes å bli orientert om hvordan saken løses i forholdet til klubbene i Larviksregionen. Sak 48/13 Forslag til styret i Vestfold Idrettskrets I styremøtet den 22. oktober viste daglig leder til notat fra org.sjef i Vestfold Idrettskrets der særkretsene ble anmodet om å melde inn kandidater til styret i Vestfold Idrettskrets. Styremedlemmene fikk i oppgave å foreslå kandidater med «fotballbakgrunn» inn til denne saken. Styremedlemmene bes legge fram kandidater i styremøtet. Saken legges fram uten forslag til vedtak. Behandling i styremøtet: Saken utsettes til styremøte Sak 49/13 Utestående til Vestfold Fotballkrets Vedlagt følger reskontro oversikt pr Daglig leder har som rutine og kontrollere og informere om utestående til klubbene hvert kvartal. Generelt så er dette en enkel og grei jobb. Klubbene i Vestfold Fotballkrets er slik daglig leder oppfatter det meget ryddige på dette, og «purrejobben» er nærmest unødvendig. I og med at en slik jobb kun gjøres en gang i 3

4 kvartalet så har klubbene dermed også litt mer rom på forfallsdatoer. Slik daglig opplever det så er denne innarbeidede ordningen en god løsning både for klubb og krets og fungerer etter intensjonene. På slutten av året kan det være en og annen faktura som ikke er innbetalt. For å sikre en riktig behandling av disse enkelttilfellene foreslår daglig leder følgende: Pr tar daglig leder en kontroll av reskontro. Dersom det finnes utestående som har gått til forfall innen denne dato, skal klubbene orienteres om dette og orienteres om at NFF`s lov 8-6, (3) gjeldene «Klubbers rapporter og avgifter» kan gjøres gjeldene. Styret i Vestfold Fotballkrets vedtar å håndtere utestående fordringer pr som vist i saksfremleggets siste del. Sak 50/13 Evaluering av VFK`s spillerutviklingsmodell Vestfold Fotballkrets` spillerutviklingsmodell har over tid vært utviklet og tilpasset kretsens egenart. Konseptet har utviklet seg fra tidlig på 2000 tallet og fram til nå. Samtidig som å se på Vestfolds egenart, er det lagt inn premisser og føringer fra NFF. Dette har vært viktig for NFF for å tilstrebe og legge til rette for en nasjonal spillerutviklingsmodell Over de seneste årene har dette betydd kun små endringer i konseptet i VFK. Nå er daglig leder av den oppfatning at tiden er inne for å foreta en grundig evaluering av hele vår modell og fokusere på om vi bruker de riktige virkemidlene både når det gjelder spillerutvikling topp og bredde. For at en slik evaluering skal reflektere forhold ute i klubb på en best mulig måte, anser daglig leder at det er særs viktig at et utvalg av våre store breddeklubber deltar i denne evalueringsprosessen. Videre vil daglig leder presisere at dette arbeidet ikke bare skal være en evaluering, men også ende opp i konklusjoner om forbedringspunkter og forslag til endringer i modellen. 4

5 Spillerutviklingsmodellen i Vestfold Fotballkrets skal evalueres. Evalueringen skal foretas av følgende gruppe: Leder i spillerutviklingskomiteen gruppens leder Kretsens trener- og spillerutvikler sekretær for gruppen En representant fra følgende klubber: Ørn-Horten, Eik-Tønsberg, Flint, Store Bergan, Nanset, Holmestrand, Stag, Andebu og Sandefjord Fotball. Klubbene velger selv sine representanter til gruppen, men styrets ønske er at det er sportslig leder eller leder i klubbene som blir representanter inn i gruppen. Mandatet til gruppen er: Evaluere dagens spillerutviklingsmodell i Vestfold Fotballkrets. Fremme forslag til forbedringer og endringer i forhold til dagens modell. Sluttdato for arbeidet settes til , da sluttrapport for arbeidet legges fram for styret i Vestfold Fotballkrets. Forslag fremsatt i styremøte: Ny siste del av vedtaket: «Sluttdato for arbeidet i gruppen settes til snarest mulig og innen » Forslag til vedtak, med endringsforslag fremlagt i styremøtet, enstemmig vedtatt. Sak 51/13 Samarbeid VFK Sandefjord Fotball Gjennom samtaler med Sandefjord Fotball har administrasjonen i Vestfold Fotballkrets blitt orientert om planer Sandefjord Fotball har for å utvikle seg videre som toppklubb. Deler av disse planene er tiltak som vil kunne defineres som overlapping av kretstiltak spesielt på spillerutviklingssiden - og deler av planene kan også defineres som om de kan gripe inn i ansvar og tiltak som av vår organisasjonen er definert å være kretsrelaterte tiltak. I Sandefjord Fotball`s planer ligger det blant annet at klubben kommer til å ansette en trener/ambassadør i hver av byene Larvik, Sandefjord, Tønsberg og Horten. 5

6 For å kunne være med på å avklare og koordinere Sandefjord Fotballs planer, anser daglig leder at det vil bli særs viktig både for Sandefjord Fotball og Vestfold Fotballkrets at disse planene er avstemt mellom Sandefjord Fotball og øvrige klubber i Vestfold Fotballkrets. Det vil være særs viktig å ha et ryddig forhold til dette med tanke på eierforhold, ansvar og overordnede strukturer. Det vil derfor være viktig at et utvalg av våre klubber er med i prosessen som nødvendigvis må se på dette. Det velges en gruppe som består av: Leder i klubb-/lederkomite - gruppas leder Daglig leder i VFK - gruppas sekretær Klubbutvikler i VFK Torleiv Sandvik medlem i klubbveiledergruppa Leder i klubbene Flint, FK Tønsberg, Ørn-Horten, Fram- Larvik, Holmestrand Teie, Sandefjord Fotball, Halsen og Sandefjord BK. Mandatet: Gruppen utarbeider et forslag til hvordan samarbeidet mellom Sandefjord Fotball og Vestfold Fotballkrets kan reguleres med tanke på innhold, rammer, eierskap og ansvar. Arbeidet må ha basis i sak 50/13 og oppstart for arbeidet blir først etter at spillerutviklingsgruppen har ferdigstilt sin evaluering. Arbeidet skal være ferdigstilt innen