Protokoll fra ordinært styremøte

Transkript

1 Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Onsdag 19.oktober 2016 Varighet: Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Hanne Dahl Molden (HM), Terje Bråthen (TB) (forlot møte 18.30), Kenneth Brørby (KB), Tom Erik R. Frydenlund (TF) og Espen Hagen (EH) Tor Haug (TH) Ole Martin Lafton (OL) Dagsorden Sak 086 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 087 Signering av møteprotokoll fra styremøte Styreprotokollen ble signert. De som ikke var tilstede signerer ved neste anledning. Sak 088 Damelag 2017 Initiativtaker Roger Arnesen deltok på denne saken. Roger Arnesen ønsker at det etableres et damelag i JIF og har forespurt styret om muligheter for tilrettelegging. HM opplyste om at styret er positive til dette og vil bidra med følgende: - Treningstider - Treningsutstyr - Søke etter hovedtrener - Organisere åpne treninger Styret ønsker å lodde stemningen med åpne treninger for å se på spillergrunnlaget for å melde på lag i seriespill sesongen Styret vedtok å legge til rette for åpne treninger med den organiseringen det krever og markedsføre tiltaket på digitale plattformer. I tillegg skal det jobbes for trenerkandidater i tilfelle det ender med påmelding seriespill. Styret vil fatte endelig vedtak om det skal opprettes damelag på styremøte i desember. HM holder i denne saken på vegne av styret.

2 Sak 089 Regnskap pr TH presenterte regnskap og likviditetsprognose for resten av Det er god kontroll på økonomien og det styres mot et overskudd i Sak 090 Budsjett 2017 Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at TH skal lage et oppsett som er lett å sammenligne med budsjett 2017 og budsjett Helst tre kolonner: regnskap 2016 pr. xxxx - budsjett budsjett Kan også evt, ha med avvik til budsjettet Dette til neste styremøte i november, EJ gjennomgikk oppdatert budsjett. Budsjettet er oppdatert med blant annet innspill fra styremøte i september og sammenslåing av årskull i yngres avdeling. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at budsjettet skal oppdateres med damelag som skal ligge på samme kostnadsnivå som b-lag herrer Sak 091 Mesterhus Julecup 2016 Det er 50 lag påmeldt så langt og det jobbes for å fylle opp i alle årsklasser. Organisasjonskartet for turneringen er komplett og det avholdes jevnlige møter. Styret tok orienteringen til etterretning og minnet administrasjonen på at cupen bør meldes inn til fotballkretsene som sender ut invitasjoner via sine systemer. Dette er klubbens viktigste inntektskilde ved siden av sponsorer, så det er viktig at det legges trykk på å fylle opp alle årsklasser. Sak 092 AU rapport AU gjennomgikk rapporten fra sist møte, , med de vedtak som er fattet. Saker som har blitt behandlet er: Treneransettelser yngres (rollefordeling og oppfølgingsansvar), spiller og trenerkontrakter (ny standard), styrking av sportslig apparat yngres, invitasjon julebord, arbeidsinstruks adm. leder (gjennomgang) og salgsvarer for lagene. Styret tok orienteringen til etterretning og støttet de vedtak som har blitt fattet av AU. Styret vedtok at AU rapportene/protokollene skal publiseres på lik linje med protokollene fra hovedstyret. Sak 093 Status yngres BU leder TF gjennomgikk status for yngres. Sportsplanen ønskes revidert av BU og det er igangsatt en prosess som skal ende med forslag til ny sportsplan på årsmøte Sesongavslutningen avlyses og det legges opp til en kickoff før seriestart våren Ringerunden til alle som har sluttet i JIF de siste årene er gjennomført, det jobbes med

3 en rapport som synliggjør hva og hvorfor frafallet har utviklet seg slik det har de siste årene. Sak 094 Status anlegg KB gjennomgikk status anlegg. Jevnaker kommune har hatt internmøte om de punkter fotballen har spilt inn til møte med de, avtalt møte med kommunen er Bruken av kunstgressbanen må følges opp tettere slik at ikke alle lagene trener på bare en side av banen, dette grunnet slitasje. B-laget skal jobbe dugnad på boblehalltomten slik at den blir ryddet. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at BU leder sender ut informasjon til alle lagledere om instruks for bruk av kunstgressbanen. Sak 095 Status senior TB orienterte om status senior. Juniorlaget og opplegget er klart, de starter med treninger nå. Skilt for å synliggjøre våre verdier er ferdige og henges opp på klubbhuset. Det er satt opp et forslag til roller for sportslig utvalg, det jobbes nå med kandidater. Styret tok orienteringen til etterretning Sak 096 Administrasjonsoppgaver I tillegg til vanlige driftsoppgaver har følgende opptatt tiden. Mesterhus Julecup, trenerkurs, John Menzies keeperskole og andelssalg. Sak 097 Status kontingenter og avgifter TF orienterte om status utestående treningsavgifter. Utestående treningsavgifter er ,- for senior og ,- for yngres. Det er foreløpig innbetalt ,- senior og yngres, som er minus ,- iht budsjett 2016.

4 Sak 098 Oppfølging vedtatte styreoppgaver EJ gjennomgikk utestående oppgaver fra sist styremøte og styremedlemmene orienterte om status og fremdrift. Alle administrasjonsoppgaver og styreoppgaver skal legges inn i Trello, ansvarlig for å legge inn oppgaver til oppfølging er den som vedtas som ansvarlig på styremøte. Sak 099 Organisering av JIF G.15 TF informerte om spillerstatus i neste års G15 og G16 lag. For å sikre aktivitet for begge årsklasser og for å tilby tilpasses aktivitet for alle har BU kommet til den beslutning at de ønsker at hovedstyret vedtar sammenslåing til en G16 gruppe i Det vil legges til rette for to lag i G16 klassen hvis det er mange nok spillere. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at det etableres en sammenslåing av G15 og G16 i 2017 til en G16 gruppe. Sak 100 Trenerkompetanse i klubben Oversikt og krav I sportsplanen legges det føringer for ønsket trenerkompetanse på alle aldergrupper i klubben. Styret ønsker en oversikt og fokus på kompetanseheving i årene som kommer for å skape enda bedre utviklingsmuligheter for klubbens spillere. Styret vedtok at administrasjonen fremskaffer en oversikt over trenerkompetansen på yngres lag i klubben sammen med BU. EJ tar seg av oversikten i seniorgruppen. Sak 101 Politiattester Styret ønsker mer fokus på politiattester slik at vi er sikre på at alle som er involvert i fotballtrening med barn iht. bestemmelsene har politiattest, dette bør være på plass før Styret vedtok at det skal sendes ut informasjon til alle lagledere og trenere hvor det informeres om at det er et krav om at alle leverer politiattester. Sak 102 A og B-lags trenere 2017 EJ og TB informerte om arbeidet knyttet til ny a-lagstrener. Det jobbes med flere kandidater som vil komme med sine tilbakemeldinger så snart som mulig. Som informert om tidligere jobbes det med ikke-lokale trenere med erfaring fra toppfotball og landslag. Det jobbes parallelt med gode lokale trenere slik at man uansett sikrer et godt sportslig opplegg sesongen 2017.

5 B-lagets trener er det tatt en prat med, han har informert om sine tanker for neste sesong som EJ og TB tar med i videre arbeid. Styret tok orienteringen til etterretning Sak 103 Hovedstyret 2017 Status egen rolle Alle i styret informerte om sine muligheter for å stille til gjenvalg eller fortsette ut perioden de er valgt for. Dette tas videre til valgkomiteen. Sak 104 Eventuelt Inges saker ble fremsatt på eventuelt. Signering: Espen A. Johansen - leder Hanne Dahl Molden nestleder Tom Erik R. Frydenlund Terje Bråthen Kenneth Brørby Ole M. Lafton (vara) Espen Hagen (vara)