Protokoll fra ordinært styremøte

Transkript

1 Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Budbil/fotballkontoret Jevnaker Dag/dato: Onsdag 27.mai 2015 Varighet: Tilstede styret: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Christian Bjertnæs (CB), Geir Hagen (GH), Maria M. Jonassen Granberg (MG), Terje Bråthen (TB) og Tor Magne Bredesen (TM) Ole Martin Lafton (OL) Åpen halvtime Roger Sundling deltok på åpen halvtime for å orientere styret om prosessen rundt utskifting av kunstgressdekke. Det er satt opp en foreløpig finansieringsmodell som inkluderer tippemidler, en eller flere bankstiftelser, sponsorer og kommunen. Det er realistisk at man kan starte arbeidet i Det vil på neste styremøte bli oppdatert om status på søknader og finansiering av prosjektet. Styret tok orienteringen til etterretning og ga Roger Sundling fullmakt til å jobbe videre med prosjektet. Det ble påpekt at Roger Sundlinghar gjort en meget god jobb med å sette opp budsjett, finne forslag til løsninger og drive denne prosessen videre. Dagsorden Sak 022 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 023 Signering av møteprotokoll fra styremøte Styret signerte protokollen fra Styremedlemmer som ikke var tilstede signerer ved neste anledning. Sak 024 Utleie av garderober JIF har fått henvendelse om leie av garderober på klubbhuset til militærorientering Det ble diskutert utleie pris og at det må betales for vask både før og etter utleien. Forlag om å selge kampsponsor til de som skal leie, 5000,- Styret vedtok å gi CB fullmakt til å forhandle pris med leietakerne.

2 Sak 025 Fotball lotteriet (skrapelodd) Budsjett 2015 er vedtatt med inntekt fra fotball lotteriet på kr ,- Styret diskuterte hvem som skal ha anvaret for fotball lotteriet og hvilke lag som skal selge lodd. Styret vedtok at barn/ungdomsstyret skal ha ansvaret for organiseringen og at spillerne til og med 15 år skal selge lodd lodd bestilles av CB. Sak 026 Junior / samarbeidsgruppa med Lunner CB utviste bekymring for Jevnaker sin deltakelse i samarbeidsgruppa og etterlyste noen som kan ta over plassen fra han. Det er behov for en fra JIF som kan ta ansvar for innkalling til møter, være kontaktperson og bistå med spillerflyten mellom klubbene. Styret vedtok at JIF innkaller til møte i samarbeidsgruppa hvor EJ og CB deltar, dette for å få oversikt over status og arbeidsoppgaver i gruppa. Deretter skal styret velge en eller to kandidater til å sitte i denne gruppa i fremtiden. EJ innkaller til møte i samarbeidsgruppa. Sak 027 Årsmøte i JIF Allianse var det årsmøte i JIF Allianse hvor CB var tilstede. Det ble det vedtatt at undergruppene skal betale Alliansen kr. 100,- pr. aktive spiller. Om undergruppene velger å kreve mer i avgift fra spillerne eller dekke alt selv står undergruppene fritt til å velge selv. Styret diskuterte om JIF skal kreve dette av spillerne og hva summen bør settes til. Styret vedtok at hver fotballspiller skal betale kr. 100,- i medlemskap til Alliansen, pengene kreves inn sammen med treningsavgiften. Styret vedtok også at trenere, oppmenn og styremedlemmer skal betale medlemskontingenten for å kunne stemme ved neste årsmøte i JIF Fotball. EJ tar seg av informasjonsflyten knyttet til årsmøte og hvilke som er stemmeberettiget. Sak 028 Inntekter hjemmekamper EJ informerte at det har vært lavere inntekter enn budsjettert. A lagets poengtap i sesongstarten, lavere billettpriser og været er sannsynligvis tre av de viktigste årsakene til det svake resultatet. Styret diskuterte tiltak for å trekke flere personer på stadion. Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 029 Status senior CB orienterte om tilfredsstillende oppmøte på a og b lag, stemningen i begge gruppene er god. Senior sin noe svake sesongstart ble diskutert og det ble stil spørsmålstegn med

3 at dette har skjedd to år på rad. EJ informerte om at det er sammensatt hvorfor resultatene har uteblitt og at 2014 og 2015 ikke kan sammenlignes da det har vært forskjellige utfordringer de to årene. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at CB og TB skal avholde møte med trenerteamet på a-laget, møte er en evaluering av første halvdel av CB innkaller til dette. Styret vedtok at a-lagsspillere skal delta på en trening med barn og unge. Alle a-spillerne skal delta 2 og 2 på treninger i løpet av juni 2015, CB organiserer dette sammen med Lars Lafton. Sak 030 Status yngres (17.mai, fotballskole, planlegging av HadelandsCup) MG orienterte om yngres sitt arbeid, gjennomførte og kommende arrangement mai ga kr i brutto inntekt selv om været var dårlig, et godt resultat og iht. til budsjett. MG kom med innspill om at lagene 12 og 13 år skal ha ansvaret for 17.mai, og ikke 14 og 15 år som det har vært grunnet konfirmasjoner. - Den første av to fotballskoler gjennomføres mandag til onsdag den første uken i sommerferien, kr. 500,- i påmeldingsavgift. - Det var i alt 12 barn tilstede på årets første trening. Her er det kontroll på organiseringen av oppmenn og trenere. - Det er arrangert 4 forum for trenere/oppmenn i 2015, varierende oppmøte, noe MG mener må bedres og krav om oppmøte må bli strengere. - HadelandsCup arrangeres og det er god kontroll på arrangementet. Per Noste utdanner klubbdommere fra lagene 2001 og Styret tok orienteringene til etterretning. Styret vedtok at klubbene Haugsbygd og Lunner skal inviteres til fotballskolen. Sak 031 Trenerkoordinator status og arbeidsoppgaver MG informerte styret om at trenerkoordinator Kjetil Paulsen ikke har vært tilstede og utført arbeidsoppgaver iht. kontrakten. Det har vært utfordrende å komme i kontakt med han og dette har skapt frustrasjon. Det ble nevnt at samarbeidsgruppa har involvert Kjetil Paulsen i juniorlaget, noe som kan være en forklaring på at det har blitt mindre tid til trenerkoordinator rollen på Jevnaker. Styret vedtok at Kjetil Paulsen innkalles til et møte for å se på situasjonen og finne en løsning for videre arbeid. CB organiserer dette møte i begynnelsen av juni som gjennomføres sammen med MG. Sak 032 Sportsplan status og videre arbeid CB informerte styret om at det ikke er startet arbeid med å se på implementering av senior i sportsplanen. CB informerte om at dette starter i juni og at styret for en oppdatering på styremøte 17.juni 2015.

4 Styret tok orienteringen til etterretning Sak 033 Hjemmekamper tilbakemeldinger/organisering Frivillig Nelly Haugli sendte styret et brev hvor hun redegjorde for bekymring om ikke god nok organisering av dugnadspersonene. Det er ikke godt nok rengjort i kiosken og varer har blitt lagret på feil sted, noe som har resultert i at varer har måtte kastes. TB følte seg til tider ukomfortabel når han var ansvarlig for en av hjemmekampene, dette fordi det ikke var klargjort nøkler og at det møtte opp få dugnadspersoner. Styret tok innspillene fra Nelly til orientering og presiserte at de som har ansvaret må se til at alle rutiner følges og at det stenges korrekt på stadion etter endt kamp. Styret vedtok at nøkler må kopieres til de som mangler og at alle som har ansvar for kamp må sjekke at alt er på plass uken før kampen gjennomføres. Sak 034 Budbilene inntjening, bedrifter som benytter JIF Budbiler (oversikt) Budbilene har mange oppdrag, 2015 har vært et godt år med brutto inntekt på ,- Andritz Hydro er største kunde, TB redegjorde for de andre kundene som benytter JIF Budbiler. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at det skal overføres penger til fotballkontoen, kr ,- skal stå igjen på budbilkontoen. Sak 035 Eventuelt Tre saker ble fremsatt. Sak Sak Sak Tilbud til unge lokale spillere Låssystem på klubbhuset Salg av andeler på kunstgressbanen Sak Tilbud til unge lokale spillere JIF har et godt samarbeid med Lunner, dette gir lokale spillere på Hadeland siden et alternativ til videre utvikling. På Ringerike siden er det mange spilleren som faller mellom HBK satsning og de mindre lokale klubbene. TB kom med forslag om at JIF kan tilby talentene som nærmer seg a lags nivå og som ikke havner i HBK en mulighet til å prøve seg sammen med JIF a lag. Styret diskuterte hvordan man skal henvende seg til disse spillerne uten å gi den oppfatningen om at JIF «stjeler» spillere, dette er et tilbud for utvikling av unge spillere lokalt.

5 Styret vedtok at EJ sender henvendelse til Haugsbygd i første omgang med forespørsel om et samarbeid som gir deres talent en mulighet til å prøve seg på høyere nivå. Spillerne skal ikke melde overgang, men i samarbeid med hovedtrener på Jevnaker gi de mulighet til å prøve seg på noen treninger. Sak Låssystem på klubbhuset CB kom med forslag om å gjennomgå hele klubbhuset å finansiere nytt låssystem for å sikre at uvedkommende ikke tar seg inn på klubbhuset. Et slikt system vil koste ca ,- Styret vedtok at det ikke skulle benyttes midler til dette i 2015, ved en senere anledning bør Alliansen og de andre idrettene som benytter klubbhuset bidra hvis dette skal gjennomføres. Sak Salg av andeler på kunstgressbanen EJ har blitt kontaktet av et firma som selger andeler på kunstgressbaner for klubber i Norge. Dette er en nettbasert løsning hvor bedrifter og medlemmer kan kjøpe en eller flere andeler for å støtte klubben. Pris pr. andel bestemmes av JIF. Styret vedtok at JIF skal inngå avtale med dette selskapet om salg av andeler, pris pr. andel ble vedtatt til kr. 300,- EJ tar denne prosessen videre og ser på dette i sammenheng med etablering av nytt dekke. Signering: Espen A. Johansen - leder Christian Bjertnæs - nestleder Geir Hagen Terje Bråthen Maria M. Jonassen Granberg Ole M. Lafton (vara) Tor M. Bredesen (vara)