Protokoll. Sak Ansv. Frist

Transkript

1 Organisasjon Gimletroll Møtenummer / År Styremøte 5/ 2016 Dato 12. september 2016 Tidspunkt Kl. 18:00-20:00 Sted Presteheia klubbhus Protokoll Tilstede: Ikke tilstede: Agenda: Fra styret: Geir Torstveit (styreleder), Martin Punsvik (styremedlem), Øyvind Hægeland (styremedlem), Bente Håland (varamedlem) og Egil Mølland (leder fotballutvalget) Fra adm: Carlsen (daglig leder) Michael Malz, Sigrun Aasen, Kristin Waage, Øyvind Hægeland (første timen), Marianne Trollsås, Helge Nesset Sak Godkjenne referat fra forrige møte Sak 57-16: Trollstua Sak 58-16: Fair Play prosjektet Sak 59-16: Økonomi ½ år Sak 60-16: Trollcup Sak 61-16: 50 års jubileum Sak 62-16: Info fra FU Sak 63-16: Info fra HU Sak 64-16: Klage på G16/2 Sak 65-16: Eventuelt Sak Ansv. Frist Sak 46-16: Godkjenne referat fra styremøte 6. juni 2016 Styret godkjente protokollen fra forrige styremøte Styret ønsker å være mer synlige, øke rekruttering til årsmøte og øke engasjement rundt styrets arbeid. Enighet om at styrereferatene fremover publiseres på klubbens nettside. Eventuell sensitiv informasjon tas ut. Enighet om ny rutine for referatene: Sendes ut kort tid etter styremøtene er avholdt, styret får en frist på å kommentere. Ingen svar = samtykke Aksjonspunkt: legger ut protokollene på klubbens nettside, 1. okt Sak 57-16: Trollstua Styreleder informerte om fremdrift og status på prosjektet Velforeningen er godt i gang med arbeidet, det er malt oppe og vegger er revet for å få mer plass. Parallelt skal klubben også pusse opp garderober og gang nede, lage et nytt toalett med inngang fra utsiden

2 Gimletroll må ta en større kostnad på å skifte ventilasjonsanlegget i bygget som er ute av drift, det lønner seg ikke og reparere pga. alder. Vi venter på pris på nytt anlegg. Aksjonspunkt: Følge opp arbeidet og få på plass de nødvendige oppgraderingene som kan gjøres parallelt under byggeperioden Geir 12.okt 12. okt Aksjonspunkt: Vi har nå hatt sterkt fokus på anlegg i styret over tid. Er det andre ting fra strategiplanen som vi bør ha fokus på For eksempel kompetanse? Geir ser nærmere på dette Geir 12. okt Sak 58-16: Fair Play Prosjektet Prosjektet er i gang, kommunisert på FB og hjemmesider, sendt ut på mail til alle rundt lagene Fått en del positive tilbakemeldinger, men ingen konkrete saker til å «skryte» av Et viktig prosjekt som blir ett pilot prosjekt i år, men med sterkere fokus inn mot neste sesong. Det vil bli informert mer om fremdriften på neste styremøte Aksjonspunkt: Vi håper at flere blir med og kommer med bilder og positiv omtale, vi poster så fort det kommer inn saker Adm. Sep/okt. Sak 59-16: Økonomi Vi tar en ny gjennomgang på neste møte når flere er til stedet Aksjonspunkt: sammen Karianne lager et oppsett for første ½ som sammenlignes med samme periode som i fjor. okt Sak 60-16: Trollcup Trollcup ( oktober) begynner å nærme seg Vi er godt i gang, første komiteleder møte er gjennomført, vi mangler fremdeles en Kiosk ansvarlig. Jobber med saken og har flere navn på blokken. Påmelding. Vi ligger godt foran i fjor ca. 2 uker i forhold til antall påmeldte lag. 2 hotell er straks fulle, og vi begynner på det tredje. Veldig positivt da det er på overnatting vi tjener penger. God oppslutning fra lag utover Agder distriktet. Vi merker at arbeidsmengden nå øker og at cupen tar mere og mer av tiden vår. Simen er i gang og vil nå jobbe fast med cupen fremover. Ønsker å få inn NK er til komitelederne Styret snarest Aksjonspunkt: ber styret om å komme opp med navn på aktuelle kandidater til de som har yngre barn slik at og Karianne kan ringe rundt og rekruttere. Alle spiller enn 2-3 navn

3 Sak 61-16: 50 års jubileum I forbindelse med at Gimletroll er 50 år i 2017 må vi opprette en komite. Det kan også være noen utenfra styret med i denne komiteen. Innspill fra styret: Det bør være et uformelt arrangement/en folkefest En dag med forskjellige aktiviteter, kveldsaktiviteter for trenere og foreldre. Hente noen av bautaene som har vært med tidligere. Skal vi leie hele Gimlehallen? Være tilstede på etablerte arrangementer, for eksempel Havlimyrdagen? Søke om å gå først i Borgertoget på 17. mai Redaksjonell sak Denne saken tas også opp igjen på neste styremøte Aksjonspunkt: Alle kommer med forslag til komitenavn til neste styremøte Styret 12.okt Sak 62-16: Info fra FU Egil Mølland informerte om status fra Fotballutvalget Det jobbes godt i gruppen, og har nå ekstra fokus på kompetanse heving bland klubbens trenere, samt å skape et miljø der vi sammen kan utnytte den gode kompetansen som mange av klubbens trenere har i dag. Har utfordringer med rekruttering til lag mellom og senior. Jobber med å finne ut årsakene til dette og hva vi kan gjøre av tiltak for å holde på spillerne lenger. Hvordan beholde de som vil mer? Få inn ekstra trenere til 13 åringene? Hospitering? Turneringslag? Spille 7-er fotball? Husk at vi er en breddeklubb, men vi må også ta vare på de som vil mer. Viktig med riktig kommunikasjon rundt dette. Trenerkoordinatorene vil sammen med FU lage en plan for hvordan vi kan tilby alle spillere treninger på riktig nivå og mengde ut ifra egne ambisjoner. Vi kjører i gang med fotball «light» for alle 1. klassingene på høsten. Arbeidet er i gang og det vil gå ut invitasjoner i løpet av september. Det har tidligere vært et vedtak i styret om «ballidrett/barneidrett» for 1. klassingene Innspill fra styret: Ønsker å fortsette med dette, men for eksempel øve inn elementer av fotball, arrangere mini/internturneringer Håndballen starter i 2. klasse, og hvis fotballen starter ved skolestart i 1. klasse kan vi risikere å ødelegge for rekrutteringen til håndballen Se på det som det første møte med klubben Gimletroll. Adm 1. okt Aksjonspunkt: og administrasjonen lager og sender ut innbydelser til oppstart idrett (fotball light) 1. klasse 1.okt Sak 64-16: Klage på G-16/2 informerer om saken Det er kommet inn flere klager på vårt G16/2 lag i forhold til uakseptabel oppførsel på og rundt banen. Vi har fått pålegg fra NFF Agder om å aksjonere

4 mot laget. Klagene går på språk bruk, dårlige holdninger og total mangel på respekt for dommere og motstander. Klubben har på et tidlig tidspunkt tatt dette opp med trener på laget, men det er ikke blitt tatt opp videre med foresatte i gruppen. Her tar klubben selvkritikk, og burde på et tidligere tidspunkt ha involvert foresatte rundt laget. Aksjonspunkt: Klubben har godt inn og tatt grep, laget har måtte stå over kamper til vi var sikker på at spillerne sammen med trener og foresatte greide å ha kontroll på kampene. De får ikke spille kamper borte / hjemme uten at det er minst 2 foresatte til stedet. Klubben følger nøye med og har og vil være tilstede under kamper for å observere. Ser vi eller får tilbakemeldinger på oppførsel som klubben ikke kan stå inne for, vil vi med umiddelbart virkning trekke laget fra serien. Sak 5-16: Info fra HU Helge Neset ikke tilstede, info kommer på neste møte Sak 56-16: Eventuelt Vi har laget et kommunikasjonshjul som bør oppdateres med de viktigste hendelsene som vi ønsker å fortelle en «historie» om Trollstua, Maudsveianlegget, Fair Play, Kvalitetsklubbprosjektet osv. Vi bør fordele ansvaret om å skrive disse sakene. Viktig å få frem budskapet «Best mulig, flest mulig, lengst mulig» Datoene for styremøtene fremover er endret. Alle møtene er forskjøvet med 1 uke fra den opprinnelige planen Klokkeslett er fortsatt det samme kl Mandag 12. september (status Trollcup) Mandag 17. oktober (siste møte før Trollcup oktober) Mandag 14. november (forslag budsjett) Mandag 12. desember (godkjenne budsjett, juleavslutning)

5 Kristiansand, 13. september Referent: carlsen