Styremøte Nidelv IL Agenda HS 6-13

Transkript

1 Styremøte Nidelv IL Agenda HS 6-13 Dato: Onsdag 16. oktober 2013 Sted: A/S Rørfunn, Hoeggen gård Tid: 19:30 Til stede: Olaf Løberg, Bjørn Johnsen, Stein Kalstad, Kari Løberg, Anne Q. Sveberg, Heidi Selboe, Martin Hoem, Hans Olav Endal, Hilmar Fredriksen, Eilert Wangberg, Ingrid Nelvik, Arvid Løberg, Per Iver Rugelsjøen, Øystein Frantzen, Magda Johansen Ikke møtt Tove Beate Malvik, Stein-Arvid Kojedal, John Løseth Nr Sak Ansvar Frist Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser Godkjenning referat forrige styremøte Styremøte referat 13_09_04.docx Gjennomgått og godkjent Orientering Kunstgressbane Status: Det meste begynner å komme på plass. Varmecontainer er ferdigprodusert. Kostnader og avtaler med de største leverandørene er stort sett ferdige. Ca. kr i ekstrakostnader. Dette er utgifter som kommer i tillegg utover kontrakten. Skyldes i hovedsak 1) fiberduk kr ,- 2) overgang ny/eksisterende bane kr ,- 3) dren av overvannskummer (større dimensjon) på tilskuerside kr ,- + noen mindre saker. Beslutningene om ekstrakostnadene er tatt i samarbeid med entreprenør. Totalt er kostnader innenfor det budsjett som ekstraordinært årsmøte godkjente våren Hans Olav Endal Hilmar Fredriksen Eilert Wangberg

2 Sponsor/Reklame Det er dannet en markedsgruppe bestående av 18 personer inkl. leder, Gøril Tranås. Skiltreklame er planlagt og markedsgruppen skal ut og selge disse. Målet er å selge skiltreklame for kr ,- Øystein Franzen Stor etterspørsel etter utleie av banen. Fått tilbud om kr ,- pr uke i vintermånedene. Styret tar orientering fra Nidelv fotball til etterretning Klubbhus Muring er i gang ved tilbygg. På eksisterende bygg er dugnad utført. Rydding og utflytting av skap er i gang. Vinduer skal males av seniorgruppe. All beis og maling skal være ferdig i løpet av oktober. Yrkesskolen arbeider kun et par dager pr uke. I løpet av april bør klubbhuset være ferdig. Kari Løberg Nytt klubbhus bør være ferdig til 15. april Styret må vurdere fremdriften fortløpende og ev ta avgjørelse om det skal iverksettes tiltak for å få ferdig utleiedelen innen fristen Halvårsregnskap Fotball. Oversendt regnskap med siste endringer til regnskapsfører. Det har ikke kommet i retur med tilbakemelding. For senior damer ga Fotballskolen penger inn i kassa. Håndball. Mangler bilag. Det er høy aktivitet men lite inntekter. Det koster mye å drifte en hall. Lagene har overskudd men drift av hall går i minus. Pga høy aktivitet vil sum medlemskontingent øke men dette beløpet går ikke inn i regnskapet til hallen. Øystein Frantzen Per Iver Rugelsjøen

3 Ski. Inntekt for Nardorennet er ikke med i første halvårsregnskap. Det vil bli et lite overskudd når oppgjør for Nardorennet kommer med. Friidrett i minus første halvår. Kommer inntekter fra arrangement ca. kr fra Trondheim Maraton. Regner med totalt ca. kr i overskudd ut året. Vektløfting. Overskudd kr første halvår. Går godt. Arvid Løberg Stein Kalstad Bjørn Johnsen Innebandy. Intet regnskap klart. Allidrett. Går sin gang. Fortsatt noen ledige timer for 7-8 åringene. Trim. Bra oppmøte. Går opp i opp der inntekt dekker utgifter. Hovedlaget. Ligger under i første halvår. Kommunalt tilskudd for antall medlemmer er kommet men er ikke med i halvårsregnskapet. Har brukt kr ,- på nytt klubbhus første halvår. Går i minus første halvår med ca. kr ,-. Ingrid Nelvik Kari Løberg Heidi Selboe Litt strammere økonomi i år enn tidligere år. Orientering fra lagene tatt til etterretning Valgkomite Valgkomitemøte hos Stein Kalstad i morgen torsdag 17. oktober 2013 Stein K. Orienteringen tatt til etterretning

4 56-13 Orientering Nidelvcupen Positive tilbakemeldinger. Instrukser og opplegg ble gjennomgått og oppdatert. De som er ansvarlige for cupen neste år fikk opplæring. Ca. 180 påmeldte lag. Ikke fått regnskapet enda. Øystein F. Redegjørelse tatt til etterretning Eventuelt Vei ned til anlegget. Entreprenør ønsker å grave der stoplene står. Ang parkering på toppen av bakken så kan ikke Trondheim parkering vise bort biler som står parkert der. Ahlsell har gitt tillatelse til at Nidelv kan bruke deres plasser på ettermiddag/kveld. Anne Sveberg Fortsett å anbefale brukere av anlegget om å parkere på toppen av bakken. Vandelsattest Minner om vedtak forrige møte der det presiseres at alle avdelinger må sende oversikt over aktive trenere, oppmenn, lagledere til Hvis noen med tillitsverv i Nidelv må slutte pga. uakseptabel oppførsel anbefaler styret at ledere tar kontakt med ev. ny klubb og forteller ærlig hvorfor vedkommende måtte forlate Nidelv. Å beskytte barna er viktig. ALLE Alle avdelinger må sende oppdatert oversikt over trenere/lagleder Medlemsregister: Alle aktive må være medlemmer før nyttår. Tilskudd til idrettslaget kommer basert på antall medlemmer. Oppfordrer alle nye, f.eks. nye seniorspillere til å bli medlem. ALLE Ang rekruttering så anbefales det å tenke bredde og mengde. Medlemsantallet er grunnpilaren i regnskapet til alle avdelingene.

5 Det er et ønske at hjemmesiden til Nidelv skal bli lettere å finne frem i for ev. nye medlemmer som ønsker å få et forhold til klubben. Kontaktopplysninger til rekruttansvarlige for alle avdelinger må få en fremtredende plass på hjemmesiden med link til aktuelle avdelinger. Tove Beate Malvik tar ansvar for medlemsregisteret fremover. Anne Sveberg Tove Beate Malvik Hver avdeling tar en runde på dette før nyttår. Få alle aktive til å melde seg inn. De kan meldes inn som aktiv i flere idrettsaktiviteter. Innebandy.: Har ikke fungert optimalt siste året. Med ca 70 aktive medlemmer har det vært for mye å gjøre for det sittende styre. Vidar Hagen fungerer som leder og også andre verv er besatt frem til neste årsmøte. Anne Sveberg Tatt til etterretning og ønsker det nye styret lykke til med vervene.

6 Årshjulet April: Godkjenning av åpne saker fra årsmøtet. Gjennomgang av årsmøtereferat. Avsjekk av kontrollkomiteens kommentarer Juni: Hallfordelingsmøte Sette ned komiteer for Nidelviade og høstfest. Forberede avdelingene på rapport (drift og sportslig) til augustmøte August: Rapport fra komité høstfest Rapport fra avdelingene Forberede valgkomité. Halvårsregnskap Oktober: Planlegging årsmøter Desember: Planlegging søknader om økonomisk støtte Januar: Rapport fra avdelingene (drift og sportslig) Februar: Søknad om halltider på skoler frist 1.4 Årsregnskap og budsjett Søknad kommunal stønad 1.4 aktivitetsstøtte (beregnes i forhold til medlemstall) og driftsstøtte (beregnes ut i fra våre anlegg og regnskap) AU- møte Styremøte NIL 22.mai juni august september oktober oktober november desember januar januar februar mars 2014 Årsmøte 26. mars april 2014