Håndbok for Nidelv IL fotball

Transkript

1 2009 Håndbok for Nidelv IL fotball En avdeling under Nidelv idrettslag 3 Organisasjonsplan Rev

2 3 Organisasjonsplan Leder Nidelv IL Fotball Frode Helmersen Sekretær Sissel Aarseth Kasserer Line Sandeberg Utdanninskoordinator Bjørn Nordvik Sportslig leder Steinar Selven Økonomi/Marked Arrangement Mette Juber Varan Anlegg Eilert Wangberg Hovedtrener Senior Dag Bordal Sponsoravtaler Nidelv Cup Miljøkontakter Banekoordinator Dommer kontakt Jan Ove Sjøvold. (barn) Reklamesalg Fotballskole Jenter 11 Mat.forvalter senior Tor Johannsen Koordinator Ungdom Even Aasen Spesielle tiltak Massemedia Gørill Tranås Mat.forvalter yngre Halvor Loktu Koordinator Barn Ole Jørgen Maaø Kiosksalg lerkendal Gunvor Setaas Banekomite Bygningskomite Kontaktperson lagleder er Sportslig utvalg Kontaktperson økonomi er Kasserer Kontaktperson miljø er Arrangement - 2 -

3 3.2 Verv og oppgavedeling STYRET Styrets plikter og gjøremål er fordelt på flere personer. I denne klubbhåndboken for Nidelv Fotball finnes fordeling av dette mellom de ulike verv, slik at hver enkelt vet hva de har ansvar for. Dette trenger nødvendigvis ikke å være den beste løsningen, så oppgavene kan fordeles på en annen måte. Men man bør unngå at en person sitter med det meste av oppgavene og ansvaret, slik at ikke klubben kollapser når denne personen går lei. Videre bør styret bestå av foreldre og trenere og evt. lagledere for at alles interesser ivaretas og at man får et mer kreativt styre. Gjerne ta med noen helt uten fotball- eller annen idrettsbakgrunn, men med interesse og erfaring fra annen foreningsvirksomhet og administrasjon for å få nye impulser utenfra. For å oppnå kontinuitet i styret, er det vedtatt at man velges til de ulike verv for en toårs periode. Styret i Nidelv Fotball består av følgende verv : 1. Leder 2. Nestleder (Ikke valgt pr.2009) 3. Kasserer 4. Sekretær 5. Sportslig leder 6. Styremedlem 1 (Bane og Anlegg) 7. Styremedlem 2 (Arrangement/dugnad/sponsor) 8. Styremedlem 3 (Utdanning) Funksjon 1, 3 og 4 danner driftsstyret med ansvar for den daglige drift og forberedelser til styremøtene. De øvrige er ansvarlige for egne utvalg med definerte arbeidsoppgaver og -funksjoner. En forutsetning for at styret og klubben for øvrig skal fungere er at alle først og fremst tar helhetlig ansvar for klubben og deretter 100% ansvar for eget ansvarsområde. Styremøtene brukes til å fordele oppgaver, treffe beslutninger og bli enige om tidsfrister. Utvalgene har ansvar for å utføre selve arbeidet mellom styremøtene innen avtalte frister

4 3.2.1 Styreleder (Styremedlem) Ansvar: Oppgaver: Klubbens leder med ansvar for styremøtene, koordinasjon av utvalgenes arbeider, fordele Nidelv fotballs oppgaver og være klubbens ansikt utad. a) Ansvar for klubbens daglige drift. b) Møteforberedelse for styremøter og årsmøte. c) Ansvar for Aktivitetsplan. d) Utarbeide årsmelding/styreberetning. e) Representasjon for Nidelv Fotball utad. f) Delta på hovedlagets styremøter som avdelingens representant. g) Ansvar for intern kontroll i Nidelv Fotball. h) Utarbeide og vedlikeholde stillingsinstruks for styremedlemmer. i) Styrets kontaktperson mot krets, kommune, idrettsråd, NFF, NIF, OK så fremt det ikke spesifikt fremgår av andre styremedlemmers instruks. j) Følge opp at alle planer og vedtak blir fulgt opp i avdelingen. k) Økonomisk og sportslig planlegging sammen med utvalgsledere. l) Utvikle klubbens organisasjon videre. m) Ansvar for fullmakter i klubben. n) Tar imot alle henvendelser på mail og sender dem videre i organisasjonen. o) Info fra krets, kommune, idrettsråd, fylke og NFF til lagene og tillitsvalgte. p) Ansvarlig for idrettsregistreringen. q) Ansvarlig for å oppdatere Nidelv fotballs kontaktpersoner på hjemmeside, NFF og TFK 1. Ansvarlig for organisasjon/mål/verdi/handlingsplan - ansvarlig for Nidelv fotballs planprosess og redaktør for Nidelv fotballs klubbhåndbok a) Lede prosessen mellom styret og lagene om klubbens organisasjon, verdigrunnlag, mål og handlingsplan. b) Fremme forslag til styret om klubbens organisasjon, verdigrunnlag mål og handlingsplan. c) Koordinere og samordne utvalgenes planer i en helhetlig plan for Nidelv fotball. d) Gi styret forslag til de føringer som styret ønsker å gi utvalgene for deres planer

5 3.2.2 Nestleder (ikke valgt i 2009, oppgaver lagt under utdanning) (Styremedlem) a) Stedfortreder for styreleder. b) Kontaktperson til valg komiteen. c) Ansvarlig for laglederen i klubben. Påse at alle lag er oppsatt med lagleder. d) Lederutdanningen i Nidelv fotball (ikke trenere og hvor ansvaret er tillagt sportlig utvalg) e) Gjennomføre kontaktmøte for tillitsvalgte i lagene. f) Koordinere oppdatering av klubbens medlemsregister. g) Opplæring av nye styremedlemmer. h) Styrets kontaktperson vedrørende spørsmål om forsikringsordninger. i) Ansvarlig for prosjektet fotballskole/rekruttering. j) Koordinator for informasjon i Nidelv fotball k) internettside (redaktør) l) fotballskole/rekruttering. m) Utarbeidelse av laglederperm for Nidelv fotball Kasserer (Styremedlem) Ansvar: Forvalter klubbens økonomi etter lover, instrukser egen klubb, krets og forbund. Oppgaver: a) Oppfølging av regnskapsfører. b) Styrer økonomi og sammenholder dette med budsjett. c) Koordinere budsjettarbeidet sammen med styreleder. d) Ha kontroll med driftsresultat og likviditet. e) Være styrets kontaktperson mot revisorer. f) Inn- og utbetalinger. g) Følge opp medlemskontingent og aktivitetsavgifter mot n3sport. h) Økonomisk oppfølging av trener/leder/dommerkontrakter. i) Hente posten og fordele denne. j) Ansvarlig for lotteriet hvert år - 5 -

6 3.2.4 Sekretær (Styremedlem) a) Sekretær i styret og skriver referater fra møter. b) Kontorutstyr/-rekvisita - PC og kopimaskin. c) Sørge for at kontoret er ryddig og inneholder det vi trenger her. d) Forvalte klubbens premiesamling. e) Bistå sosialkomiteen i klubben. f) Har ansvar for oppdatering av Nidelv fotballs arkiv g) Klubbhåndbok h) Laglederperm i) Trenerperm j) Sportslig plan k) Handlingsplan l) Årsmøtepapirer/regnskap/budsjett m) Styremøteprotokoller Sportslig leder (Styremedlem) a) Kontaktperson opp mot fotballkretsen i alle sportslige spørsmål b) Styrets kontaktperson mot lagene i sportslige spørsmål c) Kontaktperson om NFF s fotball- og dommerregler d) Påmelding av lag til serie og de cup er som er bestemt av styret e) Fordeling av treningstid f) Ansvar for spilleroverganger g) Ha ansvar for spillerregistreringen h) Ansvar for trenerne i klubben. Påse at trenere er utpekt for alle lag i) Opprette trenerforum og følge opp trenerne gjennom dette j) Koordinere merkeprøver k) Ansvarlig for Nidelv fotballs deltagelse på sonesamlinger l) Gjennomføre regel- og holdningsmøter med alle lagene minst en gang i året før sesongstart. (tas på kontaktmøte) m) Utarbeide trenerperm n) Gjennomføre kontaktmøte for tillitsvalgte i lagene. o) Lage retningslinjer for all aktivitet i Nidelv fotball p) Utarbeide forslag til det sportslige i prosjektet fotballskole/rekruttering q) Legge fram forslag til sportslig plan for styret som skal inkluderes i Nidelv fotballs mål- og plandokumenter. r) Ressursperson for jentefotball s) Etablere jentelag for alle års trinn t) Generell rekruttering av jenter for eksempel skoleklasselagsturnering - 6 -

7 3.2.6 Styremedlem bane og anlegg a) Forvalte baner og anlegg i klubben (utbedring, vedlikehold, brøyting, utstyrs bod, dugnad) b) Styrets representant mot Trøndelag Fotballkrets, kommune, fylke, idrettsrådet i alle spørsmål vedrørende bane/anlegg og hus c) Deltaker i prosjektet fotballskole/rekruttering d) Klubbens kontaktperson for valgt materialforvalter e) Ansvar for nøkler og adgangskontrollkort. Ansvarlig vedlikehold og drift av garderober. Kontaktperson mot hovedlaget angående klubbhus f) Lagenes kontaktperson i styret ved bestilling av leie av baner og hall, samt den som har ansvar for å bestille leie av baner/hall for lagene Styremedlem (utdanning) a) Ansvarlig utdanning b) Kontakt opp mot styre, klubb og krets mht utdanning og kurs Styremedlem (Arrangement og dugnad) a) Ansvarlig for deler av inntektssiden i budsjettet utenom aktivitetsavgift og tildeling fra det offentlige. b) Ansvarlig for alle dugnader i klubbens regi. Ikke små dugnader i lagene. c) Legge fram forslag til plan for dugnader, fremstøt overfor sponsorer, gjenytelser for sponsorer og andre økonomiske tiltak som skal inkluderes i Nidelv fotballs mål- og plandokumenter d) Ansvarlig for miljøkontaktene i klubben. Påse at alle lag har miljøkontakt e) Ansvarlig for 17. mai borgertoget f) Aktivitetsdager ved barneskolene i området g) Det sosiale elementet ved arrangementer i klubbhuset h) Legge fram forslag til plan for sosiale tiltak i klubbens regi som skal inkluderes i Nidelv fotballs mål- og plandokumenter. i) Sikre regnskapsførsel ved sosiale tiltak i klubbens regi Marked/økonomi 1. Ansvarlig for alle sponsorene i klubben (gjelder både permanente og tidsavgrensete avtaler og både finansielt og annen støtte) - 7 -

8 3.3 Styret 2009-sesongen For sesongen 2009 har styret følgende sammensetning: Leder : Utanningskoordinator: Kasserer : Sekretær: Frode Helmersen Nordslettveien Trondheim Tlf : E-post : nidelv.fotball@online.no Bjørn Nordvik Leirfossveien 54 E 7038 Trondheim Tlf : E-post: nordvik.bjorn@gmail.com Line Sandberg Gimleveien Trondheim Tlf : E-post: line.sandberg@gmail.com Sissel Aarseth Klæbuveien Trondheim Tlf : E-post: sissel.aarseth@c2i.net Sportslig leder: Steinar Selven Stubbsvingen 28A 7036 Trondheim Tlf : E-post: Steinar@aalmo.no Bane/Anlegg: Eilert Wangberg Lunaveien Trondheim Tlf: E-post: eilert.wangberg@edb.com - 8 -

9 Arrangement: Økonomi / Marked: Valgkomite: Mette Juberg Varan Bratsbergvegen 52 A 7037 Trondheim Tlf: mette@kjottbransjen.no Tlf: E-post: Jenter 96 1 representant Gutter 96 1 representant Jenter 98 1 representant Gutter 98 1 representant 3.4 Organisering av årskullene (verv og oppgavedeling) - Generelle retningslinjer tilsier at de enkelte årskull i Nidelv Fotball fortrinnsvis organiseres med følgende funksjoner: 1. Lagleder 2. Trener(e) 3. Økonomisk ansvarlig 4. Miljøkontakt De enkelte lag kan danne andre organisasjonsformer dersom de finner dette hensiktsmessig. Endring av organisasjonsform skal dog meddeles styret i Nidelv Fotball. For beskrivelse av den enkelte funksjons arbeidsoppgaver vises til Laglederpermen - 9 -