Håndbok for Nidelv IL fotball

Transkript

1 2010 Håndbok for Nidelv IL fotball En avdeling under Nidelv idrettslag Rev

2 Innholdsfortegnelse 1 Introduksjon Målsetting med håndboken Nidelv Fotball en dugnadsdrevet klubb Forholdet til Norges Fotballforbund Håndbokens utforming NIDELVS hjemmeside Nidelv Fotballs mål Organisasjonsplan Verv og oppgavedeling Styreleder (Styremedlem) Nestleder (ikke valgt i 2009, oppgaver lagt under utdanning) (Styremedlem) Kasserer (Styremedlem) Sekretær (Styremedlem) Sportslig leder (Styremedlem) Styremedlem bane og anlegg Styremedlem (utdanning) Styremedlem (Arrangement og dugnad) Marked/økonomi Styret 2010-sesongen Organisering av årskullene (verv og oppgavedeling) Sportslige retningslinjer Henvises til Sportslig plan Aktivitetsplan Postrutiner Postfullmakter Henting av post Fordeling av post Distribusjon av møtereferat og informasjon til årskullene/lagene Rutiner for oppdatering av lister/data over årskullenes støtteapparat Økonomi Rutine for regnskap og budsjett Vedlikehold av medlemsregister i NIDELV Fotballavdeling Medlemskontingent og treningsavgift Kompensasjonsordning til trenere og tillitsvalgte Kompensasjon styremedlemmer Kompensasjon lagenes støtteapparat Omfatter lagleder og trener skal være uniformer i Nidelv klær Treneravtaler: Kursavgifter Kompensasjon til dommere Inntektsbringende aktiviteter Generelt Dugnader Sponsorinntekter Individuelle aktiviteter Innkjøp og håndtering av materiell Baner og anlegg Banekapasitet

3 10.2 Sportslig tilbud Banekoordinators ansvar og oppgaver i Nidelv fotball Generelle retningslinjer ved fordeling av banetid De enkelte lags ansvarsområder Tempe Nidarvoll Generelt Klubbhus med garderober Dommergruppe Krav fra Trøndelag Fotballkrets til klubber i kretsen Målsetting for Nidelv fotball Dommergruppe Organisering av dommergruppen Rekruttering av dommere

4 1 Introduksjon 1.1 Målsetting med håndboken Målsettingen med håndboken er å formulere retningslinjer og rutiner for den daglige driften av Nidelv Fotball avdeling. Den primære målgruppen er fotballgruppens styre. For klubbens øvrige tillitsvalgte som lagledere for de enkelte årsklasser, trenere m.m. er det utarbeidet egne håndbøker (Se laglederperm og trenerperm). Videre vises til sportslig plan som kan benyttes i forhold til spillere og foreldre/foresatte som grunnlag for utforming av fotballaktiviteten innenfor det enkelte lag og årskull. 1.2 Nidelv Fotball en dugnadsdrevet klubb NIDELV Fotball kan ikke drives uten innsats fra foreldre/foresatte. Følgende funksjoner må ivaretas for at klubben skal fungere og nå de mål som er satt. 1. Styreverv i Nidelv Fotball 2. Valgkomité 3. Lagledere 4. Trenere 5. Materialforvalter 6. Deltakelse på dugnader og annet inntektsbringende arbeid 1.3 Forholdet til Norges Fotballforbund Regler og retningslinjer nedfelt av Norges Fotballforbund (NFF) og Trøndelag Fotballkrets (TK) danner grunnlaget for den sportslige fotballaktiviteten i Nidelv Fotball. Informasjon, regler, terminlister, resultater, med mer. er lett tilgjengelig via Internett: Håndbokens utforming De påfølgende kapitler beskriver klubbens retningslinjer og rutiner. Annen relevant informasjon er lagt inn i vedleggene. 1.5 NIDELVS hjemmeside NIDELV FOTBALL har egen hjemmeside her ligger det inne mye informasjon for spillere og ledere

5 2 Nidelv Fotballs mål Mål for Nidelv Idrettslag: Allsidighet Samhold Glede Utviklende Fremme idrett i sunne former ved samarbeid og kameratskap. Nidelv fotball vil: Være med å bygge et trygt og godt lokalsamfunn Skape et bredt miljø for idrettsglede og utfoldelse for alle Gi barn og unge et positivt oppvekstmiljø Nidelv fotball skal: Være en attraktiv fotballgruppe med klart definerte sportslige og sosiale mål, med barne- og ungdomsfotballen som det sentrale element. Gi sportslig tilbud best mulig tilpasset den enkeltes evner og ressurser. Gjennom ledere og trenere, arrangementer og informasjons virksomhet, skape et godt sosialt miljø Tilby ledere og trenere et godt miljø, mulighet til utdanning, og materiell for å kunne fremme et sundt miljø Kontinuerlig å utvikle trenerkompetanse til å dekke klubbens primære behov for trener 1, 2 og 3. Være en klubb der samhandling mellom klubb, lag og foreldre settes i fokus. Nidelv fotball skal: Etablere stabile guttelag tom. junior og tilrettelegge for seniorspill i 3 divisjon. Etablere stabile jentelag MJ8- J16 Kontinuerlig å utvikle trenerkompetansen til å dekke klubbens primære behov for trener 1, 2 og 3 Utvikle et sosialt miljø og fellesskapsfølelse rundt klubbens anlegg og ved felles deltakelse i arrangementer. Styrke fotballgruppas økonomi og miljø gjennom felles innsats på dugnader ol. Nidelv fotball skal følge NFFs hovedmål: Barnefotball (7 12 år): Gi et tilbud der spillerne opplever trivsel, glede og mestring både i trening og kamp. Spillerne skal gis muligheter til å lære fotballspillets helhet og utvikle sosiale og individuelle ferdigheter

6 Ungdomsfotball (13 19 år): Gi et variert tilbud som gir spillerne mulighet til å velge ut fra forskjellige ambisjonsnivå. Voksenfotball. Gi et tilbud til en mangfoldig målgruppe, både til de som vil spille fotball for mosjon og til de som mer systematisk vil vektlegge prestasjonsutvikling i de øvre divisjonssystemer også i Nidelv fotball

7 3 Organisasjonsplan Leder Nidelv IL Fotball Frode Helmersen Sekretær Sissel Aarseth Kasserer Line Sandeberg Utdanninskoordinator Bjørn Nordvik Sportslig leder Steinar Selven Økonomi/Marked Tommy Karlsen Arrangement Mette Juber Varan Anlegg Eilert Wangberg Hovedtrener Senior Dag Bordal Sponsoravtaler Nidelv Cup Miljøkontakter Banekoordinator Dommer kontakt Jan Ove Sjøvold. (barn) Reklamesalg Fotballskole Jenter 11 Mat.forvalter senior Tor Johannsen Koordinator Ungdom Even Aasen Spesielle tiltak Massemedia Gørill Tranås Mat.forvalter yngre Halvor Loktu Koordinator Barn Ole Jørgen Maaø Kiosksalg lerkendal Gunvor Setaas Banekomite Bygningskomite Kontaktperson lagleder er Sportslig utvalg Kontaktperson økonomi er Kasserer Kontaktperson miljø er Arrangement - 7 -

8 3.2 Verv og oppgavedeling STYRET Styrets plikter og gjøremål er fordelt på flere personer. I denne klubbhåndboken for Nidelv Fotball finnes fordeling av dette mellom de ulike verv, slik at hver enkelt vet hva de har ansvar for. Dette trenger nødvendigvis ikke å være den beste løsningen, så oppgavene kan fordeles på en annen måte. Men man bør unngå at en person sitter med det meste av oppgavene og ansvaret, slik at ikke klubben kollapser når denne personen går lei. Videre bør styret bestå av foreldre og trenere og evt. lagledere for at alles interesser ivaretas og at man får et mer kreativt styre. Gjerne ta med noen helt uten fotball- eller annen idrettsbakgrunn, men med interesse og erfaring fra annen foreningsvirksomhet og administrasjon for å få nye impulser utenfra. For å oppnå kontinuitet i styret, er det vedtatt at man velges til de ulike verv for en toårs periode. Styret i Nidelv Fotball består av følgende verv : 1. Leder 2. Nestleder (Ikke valgt pr.2009) 3. Kasserer 4. Sekretær 5. Sportslig leder 6. Styremedlem 1 (Bane og Anlegg) 7. Styremedlem 2 (Arrangement/dugnad/sponsor) 8. Styremedlem 3 (Utdanning) Funksjon 1, 3 og 4 danner driftsstyret med ansvar for den daglige drift og forberedelser til styremøtene. De øvrige er ansvarlige for egne utvalg med definerte arbeidsoppgaver og -funksjoner. En forutsetning for at styret og klubben for øvrig skal fungere er at alle først og fremst tar helhetlig ansvar for klubben og deretter 100% ansvar for eget ansvarsområde. Styremøtene brukes til å fordele oppgaver, treffe beslutninger og bli enige om tidsfrister. Utvalgene har ansvar for å utføre selve arbeidet mellom styremøtene innen avtalte frister

9 3.2.1 Styreleder (Styremedlem) Ansvar: Oppgaver: Klubbens leder med ansvar for styremøtene, koordinasjon av utvalgenes arbeider, fordele Nidelv fotballs oppgaver og være klubbens ansikt utad. a) Ansvar for klubbens daglige drift. b) Møteforberedelse for styremøter og årsmøte. c) Ansvar for Aktivitetsplan. d) Utarbeide årsmelding/styreberetning. e) Representasjon for Nidelv Fotball utad. f) Delta på hovedlagets styremøter som avdelingens representant. g) Ansvar for intern kontroll i Nidelv Fotball. h) Utarbeide og vedlikeholde stillingsinstruks for styremedlemmer. i) Styrets kontaktperson mot krets, kommune, idrettsråd, NFF, NIF, OK så fremt det ikke spesifikt fremgår av andre styremedlemmers instruks. j) Følge opp at alle planer og vedtak blir fulgt opp i avdelingen. k) Økonomisk og sportslig planlegging sammen med utvalgsledere. l) Utvikle klubbens organisasjon videre. m) Ansvar for fullmakter i klubben. n) Tar imot alle henvendelser på mail og sender dem videre i organisasjonen. o) Info fra krets, kommune, idrettsråd, fylke og NFF til lagene og tillitsvalgte. p) Ansvarlig for idrettsregistreringen. q) Ansvarlig for å oppdatere Nidelv fotballs kontaktpersoner på hjemmeside, NFF og TFK 1. Ansvarlig for organisasjon/mål/verdi/handlingsplan - ansvarlig for Nidelv fotballs planprosess og redaktør for Nidelv fotballs klubbhåndbok a) Lede prosessen mellom styret og lagene om klubbens organisasjon, verdigrunnlag, mål og handlingsplan. b) Fremme forslag til styret om klubbens organisasjon, verdigrunnlag mål og handlingsplan. c) Koordinere og samordne utvalgenes planer i en helhetlig plan for Nidelv fotball. d) Gi styret forslag til de føringer som styret ønsker å gi utvalgene for deres planer Nestleder (ikke valgt i 2009, oppgaver lagt under utdanning) (Styremedlem) - 9 -

10 a) Stedfortreder for styreleder. b) Kontaktperson til valg komiteen. c) Ansvarlig for laglederen i klubben. Påse at alle lag er oppsatt med lagleder. d) Lederutdanningen i Nidelv fotball (ikke trenere og hvor ansvaret er tillagt sportlig utvalg) e) Gjennomføre kontaktmøte for tillitsvalgte i lagene. f) Koordinere oppdatering av klubbens medlemsregister. g) Opplæring av nye styremedlemmer. h) Styrets kontaktperson vedrørende spørsmål om forsikringsordninger. i) Ansvarlig for prosjektet fotballskole/rekruttering. j) Koordinator for informasjon i Nidelv fotball k) internettside (redaktør) l) fotballskole/rekruttering. m) Utarbeidelse av laglederperm for Nidelv fotball Kasserer (Styremedlem) Ansvar: Forvalter klubbens økonomi etter lover, instrukser egen klubb, krets og forbund. Oppgaver: a) Oppfølging av regnskapsfører. b) Styrer økonomi og sammenholder dette med budsjett. c) Koordinere budsjettarbeidet sammen med styreleder. d) Ha kontroll med driftsresultat og likviditet. e) Være styrets kontaktperson mot revisorer. f) Inn- og utbetalinger. g) Følge opp medlemskontingent og aktivitetsavgifter mot n3sport. h) Økonomisk oppfølging av trener/leder/dommerkontrakter. i) Hente posten og fordele denne. j) Ansvarlig for lotteriet hvert år

11 3.2.4 Sekretær (Styremedlem) a) Sekretær i styret og skriver referater fra møter. b) Kontorutstyr/-rekvisita - PC og kopimaskin. c) Sørge for at kontoret er ryddig og inneholder det vi trenger her. d) Forvalte klubbens premiesamling. e) Bistå sosialkomiteen i klubben. f) Har ansvar for oppdatering av Nidelv fotballs arkiv g) Klubbhåndbok h) Laglederperm i) Trenerperm j) Sportslig plan k) Handlingsplan l) Årsmøtepapirer/regnskap/budsjett m) Styremøteprotokoller Sportslig leder (Styremedlem) a) Kontaktperson opp mot fotballkretsen i alle sportslige spørsmål b) Styrets kontaktperson mot lagene i sportslige spørsmål c) Kontaktperson om NFF s fotball- og dommerregler d) Påmelding av lag til serie og de cup er som er bestemt av styret e) Fordeling av treningstid f) Ansvar for spilleroverganger g) Ha ansvar for spillerregistreringen h) Ansvar for trenerne i klubben. Påse at trenere er utpekt for alle lag i) Opprette trenerforum og følge opp trenerne gjennom dette j) Koordinere merkeprøver k) Ansvarlig for Nidelv fotballs deltagelse på sonesamlinger l) Gjennomføre regel- og holdningsmøter med alle lagene minst en gang i året før sesongstart. (tas på kontaktmøte) m) Utarbeide trenerperm n) Gjennomføre kontaktmøte for tillitsvalgte i lagene. o) Lage retningslinjer for all aktivitet i Nidelv fotball p) Utarbeide forslag til det sportslige i prosjektet fotballskole/rekruttering q) Legge fram forslag til sportslig plan for styret som skal inkluderes i Nidelv fotballs mål- og plandokumenter. r) Ressursperson for jentefotball s) Etablere jentelag for alle års trinn t) Generell rekruttering av jenter for eksempel skoleklasselagsturnering

12 3.2.6 Styremedlem bane og anlegg a) Forvalte baner og anlegg i klubben (utbedring, vedlikehold, brøyting, utstyrs bod, dugnad) b) Styrets representant mot Trøndelag Fotballkrets, kommune, fylke, idrettsrådet i alle spørsmål vedrørende bane/anlegg og hus c) Deltaker i prosjektet fotballskole/rekruttering d) Klubbens kontaktperson for valgt materialforvalter e) Ansvar for nøkler og adgangskontrollkort. Ansvarlig vedlikehold og drift av garderober. Kontaktperson mot hovedlaget angående klubbhus f) Lagenes kontaktperson i styret ved bestilling av leie av baner og hall, samt den som har ansvar for å bestille leie av baner/hall for lagene Styremedlem (utdanning) a) Ansvarlig utdanning b) Kontakt opp mot styre, klubb og krets mht utdanning og kurs Styremedlem (Arrangement og dugnad) a) Ansvarlig for deler av inntektssiden i budsjettet utenom aktivitetsavgift og tildeling fra det offentlige. b) Ansvarlig for alle dugnader i klubbens regi. Ikke små dugnader i lagene. c) Legge fram forslag til plan for dugnader, fremstøt overfor sponsorer, gjenytelser for sponsorer og andre økonomiske tiltak som skal inkluderes i Nidelv fotballs mål- og plandokumenter d) Ansvarlig for miljøkontaktene i klubben. Påse at alle lag har miljøkontakt e) Ansvarlig for 17. mai borgertoget f) Aktivitetsdager ved barneskolene i området g) Det sosiale elementet ved arrangementer i klubbhuset h) Legge fram forslag til plan for sosiale tiltak i klubbens regi som skal inkluderes i Nidelv fotballs mål- og plandokumenter. i) Sikre regnskapsførsel ved sosiale tiltak i klubbens regi Marked/økonomi 1. Ansvarlig for alle sponsorene i klubben (gjelder både permanente og tidsavgrensete avtaler og både finansielt og annen støtte)

13 3.3 Styret 2010-sesongen For sesongen 2010 har styret følgende sammensetning: Leder : Utanningskoordinator: Kasserer : Sekretær: Frode Helmersen Nordslettveien Trondheim Tlf : E-post : nidelv.fotball@online.no Bjørn Nordvik Leirfossveien 54 E 7038 Trondheim Tlf : E-post: nordvik.bjorn@gmail.com Line Sandberg Gimleveien Trondheim Tlf : E-post: line.semundseth@gmail.com Sissel Aarseth Klæbuveien Trondheim Tlf : E-post: sissel.aarseth@c2i.net Sportslig leder: Steinar Selven Stubbsvingen 28A 7036 Trondheim Tlf : E-post: Steinar@aalmo.no Bane/Anlegg: Eilert Wangberg Lunaveien Trondheim Tlf: E-post: eilert.wangberg@edb.com

14 Arrangement: Økonomi /Marked: Mette Juberg Varan Bratsbergvegen 52 A 7037 Trondheim Tlf: E-post: mette@kjottbransjen.no Tommy Karlsen Anders Tvereggensv.23A 7037 Trondheim Tlf: E-post: t.karlsen@lindorff.com Valgkomite: G12 Formann (1år), J12 (2 år), G13 (3år) J13 Formann (1år), G14 (2år), G11 (3år) G15 Formann (1år), G12 (2år), J11 (3år) G13 Formann (1år), J12 (2år), G13 (3år) 3.4 Organisering av årskullene (verv og oppgavedeling) Generelle retningslinjer tilsier at de enkelte årskull i Nidelv Fotball fortrinnsvis organiseres med følgende funksjoner: 1. Lagleder 2. Trener(e) 3. Økonomisk ansvarlig 4. Miljøkontakt De enkelte lag kan danne andre organisasjonsformer dersom de finner dette hensiktsmessig. Endring av organisasjonsform skal dog meddeles styret i Nidelv Fotball. For beskrivelse av den enkelte funksjons arbeidsoppgaver vises til Laglederpermen

15 4 Sportslige retningslinjer Henvises til Sportslig plan. 5 Aktivitetsplan Ligger også på nett under aktuelt aktivitetskalender. CatId= Saker som ønskes tatt opp i styret, må sendes til styreleder minst 1 uke før styremøtet Leder: Frode Helmersen Utdanning: Bjørn Nordvik Sportslig leder: Steinar Selven Kasserer: Line Sandberg Arrangement: Mette Varan Marked: NN Anlegg: Eilert Wangberg Sekretær: Sissel Aarseth TFK: Fra aktivitetsplanen til Trøndelag fotballkrets??

16 2010 Dato Tema Ansvarlige/ deltakere Kontakt 1.1. JULEFERIE SKOLER til MØTE: Styremøte nr 1 Styremedlemmer Styre 6.1. FRIST: Påmeldingsfrist Senior + G/J 19 + G/J 16 til seriespill Sportslig leder SS 8.1. FRIST: Innkalling til årsmøte, legges på nett+avis. (regnskap innleveres) Sekretær/Leder SÅ Miljøkontaktmøte, m/kasserer (økonomi) Arrangement/miljøkontakter MV/LS Skolefri 1.2. FRIST: Søknadsfrist Cuper utendørs TFK (Nidelvcup) Sportslig leder EW/SS 6.2. FRIST: Påmeldingsfrist G/J 13 og G/J 14 til seriespill Sportslig leder SS Møte trenerforum Sportslig leder/trenere SS FRIST: Innkommende forslag/saker til NIL Fotballs årsmøte Sekretær/alle SÅ Lisensregistrering 11 og 12 åringer Lisensansvarlig EW MØTE: Styremøte nr 2 Styremedlemmer Styre VINTERFERIE SKOLER FRIST: Idrettsregistrering NIF Lisensansvarlig EW FRIST: Påmeldingsfrist G/J og 7er voksen til TFK Sportslig leder SS 1.3. FRIST: Valgkomiteens innstilling til neste års styre Valgkomiteen 1.3. MØTE: Årsmøte Nidelv Fotball. Åpent for medlemmer Alle FRIST: Ønske om treningstid sommerhalvåret, fast plan lages Lagledere/Sportslig leder SS/FH ABC kurs Ungdom/Voksen - Sone Trondheim Utdanning/Sportslig leder BN MØTE: Styremøte nr 3 Styremedlemmer Styre Frist for ønske om gymsal vinter 2009/2010 Sportslig leder/ll SS/LL ÅRSMØTE I NIDELV IL Åpent for medlemmer Alle Påmelding LEDERFORUM/ KICK-OFF SONE TRONDHEIM Leder/sportslig leder FH PÅSKEFERIE SKOLER 27.3 til Kurshelg TFK 28 og 29.3 Utdanning TFK LEDERFORUM/ KICK-OFF SONE TRONDHEIM Leder/sportslig leder FH 3.4. ABC kurs Ungdom/Voksen - Sone Trondheim Kretskontoret TFK MØTE: Kontaktmøte med lagene, Lagledermøte. Alle ledere/ll FH/BN ABC kurs Barn - Sone Trondheim Kretskontoret TFK MØTE: 17. mai arrangement Miljøkontakter MV Møte trenerforum Sportslig/Trenere SS FRIST: Utsending av treningsavgift Kasserer LS/EW MØTE: Styremøte nr 4 Styremedlemmer Styre Kr. Himmelfartshelga/Nasjonaldag til ARRANGEMENT: Borgertoget (hvert 5år) Alle skal delta Alle PINSE MØTE: Styremøte nr 5 Styremedlemmer Styre 2.6. MØTE: Fotballskolekomiteen J11/J12 SS/MV 4.6. Skolefri MØTE: Styremøte nr 6 Styremedlemmer SOMMERFERIE SKOLER FRIST: Treningstider kunstgress for høst og vinter, følg mal. Sportslig/Lagleder-trenere SS Tine Nidelv s- Jentefotballskole J11/J12 SS/Arr MØTE: Styremøte nr 7 Styremedlemmer Styre Møte trenerforum Sportslig/Trenere SS Siste frist for overganger 1.9. Miljøkontaktmøte i forb. Med Nidelv cup Arrangementansv. MV MØTE: Styremøte nr 8 Styremedlemmer Styre Valgkomiteens settes i gang Utdanning BN FRIST: Søknad Cuper innendørs TFK Sportslig leder SS NIDELV cup, 08 til ALLE MULIG HØSTFERIE SKOLER til ARRANGEMENT: Sesongavslutning, høstfest Åpent for alle MV MØTE: Styremøte nr 9 Styremedlemmer Styre MØTE: Kontaktmøte med lagene, Lagledermøte. Alle ledere/ll FH/BN Åpent for spilleroverganger MØTE: Styremøte nr 10 Styremedlemmer Styre FRIST: Banesperre TFK Sportslig leder EW/SS MULIG SKOLEFRI MØTE: Styremøte nr 11 avslutning Styremedlemmer Styre FRIST: Innspill til neste års budsjett Økonomikontakt LS/EW FRIST: Innlevering årsmelding fra lagene Lagleder FH Gult felt er datoer som endres fra år til år/bevegelige datoer

17 5.1 Jente fotballskole Ansvarlig styremedlem: Sportslig leder Ansvarlig gruppe. J11 Instruks, se vedlegg nr (kommer senere) 5.2 Sesongavslutning Ansvarlig gruppe: V/ Miljøkontakt for hvert enkelt lag 5.3 Nidelv Cup Ansvarlig styremedlem: Arrangement Ansvarlig gruppe: J/G 10 og 11 Miljøkontakter Instruks (se i miljø-perm)

18 6 Postrutiner 6.1 Postfullmakter Det er normalt kun sekretær som får fullmakt for henting av rekommandert post fra postkontor. Fullmakter organiseres av klubbstyret. Dersom andre medlemmer av fotballstyret må gis fullmakt utenom tur, skaffer sekretær skjema på postkontoret. Klubbens leder godkjenner utfylt skjema. Bekreftet referat eller utskrift som viser hvem som er medlem av styret skal vedlegges fullmaktskjemaet når det leveres postkontoret. Leders godkjennelse er tilstrekkelig Henting av post Post hentes 3-5 ganger pr. uke av kasserer og fordeles i sekretariatet. Av hensyn til rekommandert post er det viktig å være nøye med denne rutinen. Når aktive melder overgang til andre klubber, skal dette meldes med rekommandert sending. 6.3 Fordeling av post TIL STYRET: Leder: Brev av generell art fra kommunen, andre klubber etc. Sportslig leder: Brev fra kommunen vedrørende treningstider. Post fra kretsen om påmelding til serier, registrering av lag, serieoppsett, kampavvikling etc. Kopi av post vedrørende dommere Kopier av innbydelser til cuper

19 Banekoordinator: Brev fra kommunen vedrørende baner og treningstider Post fra TFK om serieoppsett, kampavvikling etc. Reklamemateriell utendørs utstyr Kasserer: Brev fra bank/bbs Inngående regninger/fakturaer fra kommunen, fotballkretsen etc. Utlegg fra tillitsvalgte, dommere etc. Inn- og utmeldinger. Videreformidles til medlemsregister Materialforvalter: Post fra kontakter Reklamemateriell lagutstyr/personlig utstyr Utdanning: Post vedrørende kurstilbud og forsikring Sponsor-/dugnadsansvarlig: Post/reklame vedrørende inntektsbringende arbeid, dugnader etc. Sekretær: Materiale til arkivering Cup invitasjoner oppbevares av sekretær i tillegg til at sportslig ansvarlige og lagledere får kopi. TIL ANDRE TILLITSVALGTE: Lagledere: Post som angår den daglige drift av årskull og lag og ikke spesielt styret, distribueres direkte til lagledere. Kopi til, eller distribusjon via, sportslig leder skal vurderes. Dommerkontakt: Post vedrørende dommere, dommerutvikling, -rekruttering, -kurs etc

20 6.4 Distribusjon av møtereferat og informasjon til årskullene/lagene. Møtereferat fra styremøter legges ut på nettsidene innen en uke etter møtet. Eventuelle kommentarer innarbeides og referatet med avtalte vedlegg sendes til styrets medlemmer. Styremøte ref. Vil kun være tilgjengelig for de med fullmakt til dette på nett. Møtereferat skal også sendes hovedlaget v/sekretær. 6.5 Rutiner for oppdatering av lister/data over årskullenes støtteapparat. Lister over lagledere, trenere og øvrig støtteapparat ajourføres av sekretær etter data som samles inn via laglederne. Dette skjer normalt i forbindelse med: Påmelding til sesongen/innsending av skjema over tillitsvalgte til fotballkretsen. Innlevering av spillerlister. Andre meldinger om endringer i lagledelse. Ajourførte lister distribueres og legges ut på internett

21 7 Økonomi 7.1 Rutine for regnskap og budsjett Følgende rutine gir en beskrivelse av regnskaps- og budsjettrutinene for NIDELV Fotball: 1. Regnskapsår. Etter tidligere styrevedtekter så har vi levert regnskap følgende datoer: 30/4, 30/8 og 31/12 til regnskapskontoret. 2. Revisjon. Det er hovedlagets ansvar å ansette en registrert eller statsautorisert revisor. Tidligst mottatt revidert regnskap kan forventes månedsskiftet feb/mars. 3. Hovedregnskap. Hovedregnskapet føres etter kontantprinsippet; dvs. utgifter og inntekter føres i det regnskapsår ut-/innbetalingen finner sted. Utgifter og inntekter man har pådratt seg, men ikke betalt, kommenteres og hensyn tas så langt det er mulig i påfølgende års budsjett. Klubbens kasserer skal presentere månedlig status i styremøtene. 4. Årsmøtet i hovedlaget velger representanter til kontrollkomité. Regnskap føres i.h.t idrettens kontoplan Kontoplan for NIDELV Fotballavdeling. Gir retningslinjer for organisering av regnskap og budsjett. Det er viktig for helheten at alle grupper følger disse retningslinjene. Det er en av lederens oppgaver i klubben å påse at dette følges. Bokføring. Alle utgifter og inntekter dokumenteres med bilag. Alle bilag skal kontrolleres og attesteres av gjellende ansvarlig styremedlem Budsjett. Kasserer skal i samarbeid med leder sette opp budsjett som skal godkjennes av Årsmøtet

22 7.2 Vedlikehold av medlemsregister i NIDELV Fotballavdeling. 1. Medlemslistene er svært viktige for klubben og danner bl.a. grunnlaget for hvor store stønader klubben får overført fra kommunen. 2. Kasserer i NIDELV Fotballavdeling. Har ansvaret for medlemsregister og innkreving av medlemskontingent og aktivitetsavgift. 3. Innmeldingsskjema med utfyllingsinstruks er gitt i Vedlegg 2. Det er viktig at instruksen for innmelding følges, likeså ved endringer. 4. Kasserer er ansvarlig for å koordinere oppdatering av klubbens medlemslister i samarbeid med lagledere. 5. Lagledere er ansvarlige for ajourføring av spillerlister. 7.3 Medlemskontingent og treningsavgift. Alle som skal drive planlagt aktivitet i fotballavdelingen skal stå som medlem i Nidelv Idrettslag 1. Medlemskap i Nidelv Fotball: Ingen kan tas opp som medlem i NIDELV Idrettslag før de økonomiske forpliktelsene til andre idrettslag er ordnet. I tilfelle tvist avgjør idrettskretsen om søkeren kan tas opp. Kretsens avgjørelse kan innankes for idrettsstyret. Medlemskap er først gyldig og regnes fra den dag medlemskontingent er betalt. 2. Tap av medlemskap i NIDELV Fotball: Medlemskap i Nidelv idrettsalg kan opphøre ved utmelding eller eksklusjon. Utmeldelse skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. Eksklusjon kan finne sted av medlemmer som skylder medlemskontingent/treningsavgift for mer enn ett år. Medlem kan ikke tas opp igjen før utestående er gjort opp. 3. Medlemskontingent i Nidelv Idrettslag. Medlemskontingenten betales på forskudd og størrelsen fastsettes hvert år av klubbens årsmøte. Betalt medlemskontingent er også påkrevet for å inngå i forsikringsordningen for spillerne. Medlemskontingenten skal betales av alle, også de som har verv i klubben

23 4. Treningsavgiften. Treningsavgiften betales på forskudd og størrelsen fastsettes av årsmøtet. Avgiften utgjør avdelingens viktigste økonomiske fundament. Medlemmer som ikke har betalt medlemskontingent eller trenings avgift regnes ikke som spillerberettiget. Dersom særlige grunner tilsier dette, gis det anledning til skriftlig å søke styret om refusjon av hele eller deler av aktivitetsavgiften. 5. Lisens og forsikring. Lagsforsikringen dekker alder Under 13 år er de forsikret i If gjennom Norges Idrettsforbunds (NIF) barneforsikring. Skal du spille seniorfotball, må ekstra lisens løses før en kan spille. I etterkant vil spillere som har løst seniorlisens, fikk tilsendt personlig krav på dette neste år. 7.4 Kompensasjonsordning til trenere og tillitsvalgte Kompensasjon styremedlemmer Generell kompensasjon til styremedlemmer skal dekke utgifter til telefoner, e-post, porto samt kopieringsutgifter Størrelsen på kompensasjon bestemmes hvert år av årsmøtet Kompensasjon lagenes støtteapparat Omfatter lagleder og trener skal være uniformer i Nidelv klær. (overtrekks dress, Collage genser, Vinterjakke. ) Materialforvalter er behjelpelig med å skaffe dette tilveie etter behov Treneravtaler: Utarbeides iht standard avtale fra NFF Kursavgifter Nidelv Fotball dekker kursavgifter til aktivitetslederkurs, treningslederkurs og laglederkurs. Påmelding skal koordineres via nestleder eller sportslig leder. Deltakelse på andre kurs/seminarer kan være aktuelt etter avtale med og godkjenning av styret

24 7.4.5 Kompensasjon til dommere Alle dommere skal få dekket utgifter til kurs/samlinger. Styret fastsetter satser innenfor godkjent budsjett. Følgende retningslinjer og satser er gjeldende: Kretsdommere: Kompensasjon etter avtale Avtal iht. til satser fra kretsen. Rekrutteringsdommere og Klubbdommere Kompensasjon på kr. 100,- pr. 5-er kamp Kompensasjon på kr. 150,- pr. 7-er kamp Se laglederperm for dommerregning

25 8 Inntektsbringende aktiviteter 8.1 Generelt Alle inntektsbringende aktiviteter skal skje gjennom styret. Sponsor- /dugnadsansvarlig styremedlem har ansvaret for disse aktiviteter innen styret. 8.2 Dugnader Dugnader som organiseres av styret er rettet mot å styrke klubbens økonomi. Inntektene fordeles mellom årskullene og avdelingen Dugnader som organiseres av ett eller flere lag skal avklares med styret ved sponsor-/dugnadsansvarlig styremedlem. Inntektene fra disse dugnadene tilfaller i sin helhet de lag som har gjennomført dugnaden. 8.3 Sponsorinntekter Sponsorinntekter fra avtaler som er inngått av styret tilfaller fotball avdelingen. Som en generell regel skal sponsoraktiviteter forestås av styret ved styremedlem med ansvar for sponsor og dugnad. Det er imidlertid anledning til å inngå lokale avtaler dette må i tilfelle klareres med styret på forhånd. Det er en uttalt målsetting er det skal settes økt fokus på inntektsbringende arbeid. Det er et siktemål å etablere en sponsorgruppe i løpet av Leder for sponsorgruppa er/skal være styremedlem med ansvar for sponsor og dugnad. 8.4 Individuelle aktiviteter Med individuelle aktiviteter menes dugnader og sponsoraktiviteter årskullet/laget selv frembringer. Denne type aktiviteter er forutsatt å gjelde de lag som spiller 11er fotball. Inntektene går til det årskullet/laget inntekten gjelder. Inntekten går til økning av årskullet/lagets økonomiske ramme til dekning av cuper og andre tiltak for årskullet/laget

26 9 Innkjøp og håndtering av materiell Alt innkjøp av materiell til lagene skal skje via materialforvalter. NIDELV dekker ikke innkjøp gjort av andre uten spesiell avtale. Materialforvalter setter opp innkjøpsbudsjett etter behov meldt av lagledere. Dette budsjett innarbeides i klubbens samlede budsjett som godkjennes av Årsmøtet. Materialforvalter må tidligst mulig etter sesongslutt skaffe seg oversikt over eksisterende materiell. Senest i slutten av februar må man, ut fra forventet antall lag, bestille nytt utstyr. Nidelvs klubbfarger Blå trøye blå bukse blå strømper. Reservedrakt skal være rød. Følgende utstyr skal være tilgjengelig ved sesongstart: Ved sesongslutt skal lagleder samle inn alle spillertrøyene og lagets materiell skal enten leveres inn til materialforvalter eller oppbevares i lag bag til neste sesong dersom lagleder fortsetter. Varsel om innlevering sendes ut. Alle lagledere må levere inn skjema for Behov for neste sesong. Dette er meget viktig for neste års bestilling

27 Materialliste Nidelv Fotball Lag: Lagleder: Ant.lag: Telefon: Ant.spillere: E-post: Dato: Utstyrsbetegnelse Ant.5er Ant.7er Ant.11er Opptelling Anmerk./endring Nidarvoll Tempe Tempe Matchball Treningsball Vinterball Kjegler felles felles felles Kinahatter Ballnett Vester Ballpumpe Fløyte Magnettavle Utstyrsbag Spilledrakter,pr.lag Keepertrøye Keeperbukse Keeperhansker Førstehjelpsskrin Isposer Etter behov Sekretæriatet Tempe Isspray Etter behov Tape Etter behov Sekretæriatet Tempe Plaster Etter behov Sekretæriatet Tempe Sårservietter Etter behov Sekretæriatet Tempe Saks Etter behov Engangshansker Etter behov Bandage Etter behov Gasbind Etter behov Sportstape Etter behov Sekretæriatet Tempe

28 10 Baner og anlegg 10.1 Banekapasitet Medlemsmassen kan forventes å ligge på ca 400 aktive barn og ungdom de kommende årene. Klubben disponerer i dag to godkjent 11 er-bane og en 7 er-bane på Tempe. I tillegg har klubbene de senere år hatt tilgang til grusbanen (7 er) på Nidarvoll. For vintertrening har en leid banetid på oppvarmet kunstgress evt. hall for de eldste årskullene. For vintertrening skal i utgangspunkt Tempe kunstgress benyttes. Men mulighet for oppvarmet kunstgress ved behov. Baneutvalget har ansvar for klubbens anlegg på Tempe Sportslig tilbud Klubbens målsetting er å kunne tilby tilfredsstillende treningsforhold tilpasset det enkelte årskull. Oppsummert er dette som flg: Årsklassene 7 10 år; trening på 7 er-banen på Nidarvoll/Tempe.. Årsklassene år; kunstgress Tempe. Årsklassene 13 år og opp; 11 er-banen Tempe Banekoordinators ansvar og oppgaver i Nidelv fotball Det legges stor vekt på at ansvaret for tildeling av bane- og halltid, og fordeling av tid internt i klubben, ligger ett sted. Ansvarlig for dette arbeidet i Nidelv fotball er styrets Banekoordinator. Oppgavene omfatter bl.a.: Sørge for at banene er klare til bruk. Bestille merkestoff etter behov. Generell vedlikehold Fordeling av banetid sammen med sportslig i fotballgruppa Avholde møter med årskullene i.f.b. med. tildeling; etter behov Alle forespørsler/henvendelser internt i Nidelv, som angår søknader, bruk av baner og fordeling av tid skal rettes til Banekoordinator

29 10.4 Generelle retningslinjer ved fordeling av banetid Vinter plan: TRENINGSTIDER VINTERSESONGEN 2010, fra uke 48 - tom uke 12 Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag J 16 J Søndag G13 J16 J14 J13 J11 G14 G14 G11+G12 G G14 Junior G11+G12 G13 J12 Junior J16 Petroleum Realkam G16 G16 G16 G16 Senior Senior G16 G Senior Senior Junior Frøya Veteran Placebo FK Senior Senior Veteran Sommer plan: TRENINGSTIDER SESONGEN 2010, fra uke 14 - tom uke Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag G14 J16 / J14 G14 J12 G12 G13 Junior G16 G11 J G13 G12 G16 G16 J13 J12 J16 / J14 G14 Kamp J16 J Kamp Kamp Kamp Kamp Kamp G16 G Senior Senior Junior Junior Veteran Senior Senior Senior Veteran TRENINGSTIDER SESONGEN 2010, fra uke 21 - tom uke Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag G14 J16 / J14 G14 J12 G12 G13 G16 G16 G11 J G13 G12 Kamp J13 J12 J16 / J14 G14 Kamp J16 J Kamp Kamp Kamp Kamp Kamp G16 G Junior Junior G16 G16 Veteran Junior Junior Veteran

30 10.5 De enkelte lags ansvarsområder Tempe Vedlikehold av mini gress: Lillegutter 12 år v/lagleder. Gressklipping i skråningen ved tribune: Gutter 16 år v/lagleder Gressklipping rundt resten av gressbanene: Lillegutter 11 år v/lagleder. Gressklipping rundt kunstgressbane: Smågutter 13 år v/lagleder. Tempe kiosken: Lillegutter 11 år v/miljøkontakt. Ballgutter/-jenter til seniorkampene: G12 år v/lagleder ansvarlig for oppsett når kampene går på Tempe Gress. Lagene G/J8 til G/J 12 Nidarvoll Generelt Vedlikehold av anlegget: Minigutter 8 år. Serie for miniputt: Minigutter 9 år v/lagleder. Massemedia: Minigutter 10 år v/miljøkontakt. Fotballskole for jenter: Jentegruppen v/lagledere. Nidelv Cup arr. koordinering: J11 v/miljøkontaktene. Kioskpersonell til Nidelv s 3 kiosker på Lerkendal 11 Klubbhus med garderober Nidelv fotball har ansvar for renhold og drift av garderober i klubbhuset

31 12 Dommergruppe 12.1 Krav fra Trøndelag Fotballkrets til klubber i kretsen Basert antall påmeldte lag er de enkelte klubber i kretsen innen Trøndelag Fotballkrets pålagt å stille dommere / rekrutteringsdommere / dommerobservatører etter en gitt skala. Denne skala tar utgangspunkt i lag som spiller 11er fotball, unntatt old boys/girls og veteran. Denne tabell angir Pt. følgende krav: Påmeldte lag Antall 4 6 lag 2 dommere / rekrutteringsdommere / dommerobservatører 7 9 lag 3 dommere / rekrutteringsdommere / dommerobservatører lag 4 dommere / rekrutteringsdommere / dommerobservatører Klubber som ikke er i stand til å stille det nødvendige antall dommere blir ilagt et gebyr fra Kretsen. Klubber som har for mange dommere blir godskrevet et tilsvarende beløp Målsetting for Nidelv fotball Det er stort fokus på å rekruttere dommere på kort og lang sikt Dommergruppe For å lykkes med målsettingen bør klubben iverksatt følgende tiltak: Etablere en egen gruppe bestående av dommere Oppnevne en ansvarlig for dommergruppen Utarbeidet retningslinjer for dommerrekruttering og utvikling av et sosialt - og faglig forum

32 Utvikling av faglig forum: Dommermøter/temakvelder. Samlingspunkt for dommere av alle kategorier i klubben Arrangere regelkvelder før hver sesong for alle interesserte. Her vil regler bli repetert, nye retningslinjer vil bli presentert og uklarheter kan oppklares Ivareta samarbeid dommer klubb: o Dommere o Rekrutteringsdommere o Klubbdommere o Vurdere dommeravtaler Dommerne forplikter seg til følgende: Bidra til rekruttering og utdanning av nye dommere Dømme treningskamper for klubben 5 pr. år uten godtgjørelse (kjøregodtgjørelse dekkes) Delta som dommerobservatører/veiledere under klubb dag og klubbdommerkurs Annet: Alle 11er kamper skal normalt dømmes av en godkjent klubbdommer eller høyere Dommeren skal være ikledd dommerdrakt Alle aldersbestemte 7er kamper skal, så langt det lar seg gjøre, dømmes av en autorisert dommer, rekrutteringsdommer eller en klubbdommer som er gitt spesiell tillatelse til dette. Dommeren skal også her være ikledd dommerdrakt

33 12.4 Organisering av dommergruppen Dommergruppen er underlagt styret ved sportslig leder. Dommergruppen utarbeider retningslinjer for å fremme den faglige utviklingen, sikre godt sosialt samhold og skape interesse for å rekruttere nye dommere, Retningslinjene godkjennes av styret. Dommergruppen utpeker en til leder av gruppen. Lederen påser at gruppen fungerer i samsvar med retningslinjene. Skape en kontaktflate ut over klubben. Økonomi: Ved utarbeidelse av budsjett for fotballgruppen, innarbeides det et eget budsjett for dommergruppen. Dommergruppens leder attesterer for gruppens utgifter Rekruttering av dommere Rekrutteringen vil være rettet mot følgende grupper: Trenere og lagledere i Nidelv Fotball Spillere/ungdom over 16 år for rekrutteringsdommerkurs Spillere i års gruppe - for grunnleggende klubbdommerkurs Henvendelser til trenere og lagledere gjøres av Dommeransvarlig i samarbeid med Sportslig leder. Rekruttering av spillere/ungdom til dommere må også gjøres av støtteapparatene til de aldersbestemte lagene. Hvert år skal det arrangeres et klubbdommerkurs. Hovedmålgruppen for dette kurset er annet års småguttespillere (14 år). Andre interesserte er også velkomne til å delta. Målet er å få utdannet så mange som mulig av disse til rekrutteringsdommere (16 år). Klubbdommerne er det særlig viktig å ta vare på. Det er derfor ønskelig å få til en tradisjon med to møter i sesongen (vår/høst) mellom foreldre/trenere/lagledere i 7er klassene og disse dommerne. Kompensasjonsordninger er beskrevet i kapittel 7 (Økonomi)