Organisasjons og handlingsplan 2014

Transkript

1 Organisasjons og handlingsplan 2014 Re Motorsport er en av de største motorsportklubbene i regionen. Klubben har NM bane, 85 bane og barnebane med tilhørende nytt klubbhus. Klubben har utøvere i mange klasser og alle nivå. Klubben drives på dugnad og er avhengig av engasjere medlemmer og samarbeid med naboklubber for drift av klubben. Del 1; Visjon og hovedmål Visjon Re Motorsport er en inkluderende klubb, med et positiv og sunt miljø som har aktivitetstilbud for alle barn, unge og voksne med interesse for motorsport. Barn, ungdom og voksne har respekt for hverandre og utvikler et sosialt fellesskap i tillegg til idrettslige prestasjoner. Overordnede målsetninger Re Motorsport skal gjøre sitt ytterste for: være en klubb med fokus både på bredde og toppidrett. ha en klar profil preget: Gode holdninger + Felleskap + Mestring rekruttere, skolere og følge opp trenere. rekruttere, skolere og følge opp aktivitetsledere arbeide for rekruttere utøvere, spesielt i barneidrett. videreutvikle klubbens anlegg. arbeide for å øke andelen jenter, spesielt på utøversiden, men også på trener, aktivitetsleder og funksjonærsiden. ha et tydelig og ansvarlig styre, som sikrer at klubbens retningslinjer følge Tiltak Ha fokus på trivsel gjennom gode holdninger + felleskap + mestring i alle sammenhenger der trenere, aktivitetsledere, foreldre, utøvere og andre med Re Motorsport tilknytning.

2 Rekruttere, lære opp og følge opp trenere og aktivitetsledere ved tiltak som nevnt under trenere og aktivitetsledere Minske frafallet blant utøvere i blant annet ved å tilby ulike typer organisert aktivitetstilbud. Involvere foreldre i større grad. Øke andelen jenter ved å spesielt invitere jenter til Åpen dag og andre arrangement Del 2; Organisasjon og organisasjonsmodell I styret sitter leder, nestleder 5 styremedlemmer samt 2 vararepresentanter som har møterett. - styret utnevner ansvarlige ledere for nødvendige undergrupper - Oppnevner barneidrettsansvarlig - Oppnevner politiattestansvarlig Styret: Er ansvarlig for å organisere driften mellom klubbens årsmøter. Koordinerer de ulike aktivitetene i klubben og har ansvar for at klubbens medlemmer trekker i samme retning i.h.t vedtekter og vedtatt handlingsplan. De er ansvarlig for gjennomføring, evaluering og eventuelle revideringer av budsjett og handlingsplanen og fremme dette på årsmøtet. Styret har også ansvar for å se totaløkonomien i klubben på kort og lang sikt, og sørge for at fellesgoder som baner og klubbhus blir ivaretatt og vedlikeholdt på en god måte. Styret har hovedansvaret for å legge de sportslige retningslinjene for klubben og skal være rådgivere i forbindelse med alt som har med det sportslige å gjøre. Styret er ansvarlig for driften av anlegg, baner og klubbhus, herunder fordeling og koordinering av treningstider på de ulike baner samt bruk av klubbhus. Sørge for at anleggsgrupper nedsettes. Anlegget og driften av dette drives

3 hovedsakelig på dugnad av medlemmer og andre som er engasjerte i motorsport og i barn- og ungdommens interesser. Enkeltjobber som regnskapsføring, medlemsregister, markedsføring, informasjon (WEB) og utstyransvarlig tilegger styret å organisere på best mulig måte. Barnegruppe Gruppe har som oppgave å gjennomføre de sportslige og sosiale aktivitetene, samt styre økonomien i gruppen. Dette skal skje i henhold til Re Motorports retningslinjer. Tiltak: - Benytte Lunner modellen til rekruttering av nye - Ferdigstille og drifte barnebane ved startslette - Bygge ny barnebane ved speakertårnet - Gjennomføre flere rekrutteringsdager med prøvekjøring - Ha faste organiserte treninger hver uke med trener - Rekruttere foreldre til en barnegruppe Del 3 Informasjon God informasjonsflyt er en sentral faktor for at Re Motorsport skal skape og opprettholde et godt miljø og et godt foreldre engasjement. Det er viktig at informasjonsflyten blir god nok. Klubben skal ha ulike informasjonsverktøy som er enkle i form og bruk. Dette skal inkludere: Hjemmeside Klubben skal videreutvikle som er klubbens hjemmeside og informasjonsverktøy All informasjon skal ligge på og Facebook, disse må oppdateres og skal inneholde:

4 o o o o Bakgrunn for klubben Informasjon om aktiviteter, treningstider og banereglement Re Motorsports sin organisatoriske oppbygning. Oppgaver for styret Oppgaver for de ulike gruppene Oppgaver for trenere Oppgaver for aktivitetslederledere Oppgaver for foreldre Organisasjonsplan og vedtekter for klubben o Referat fra styremøter og andre styredokumenter legges ut på hjemmesiden. Gi informasjon om klubbens og styrets arbeid på medlemsarrangement Klubben skal ha en informasjonsplakat i klubbhuset slik at alle medlemmer vet hvor de kan innhente mer informasjon. Tiltak: Utvikle en informasjonsplakat Utpeke nettansvarlige Utarbeide rutiner for oppfølging og publisering på nett og FB Del 4; Økonomimodell Klubbens inntekter i dag kommer i hovedsak fra kontingenter og inntekter ved drift av banene og arrangement. Noe kommer fra offentlige tilskudd. Det er lite inntekter fra sponsorer. Styret har ansvar for felles inntekter og kostnader. Økonomimodell Styret Ansvarlig for felleskostnader som anlegg, administrasjon og sportslige tiltak. Styret er ansvarlig for felles inntekter gjennom drift av anlegg. Klubben må gjøre vurderinger av dagens økonomi modell. Det som vil være vesentlig er at det sikres nok inntekter til fellesutgifter som anlegg, administrasjon og sportslige tiltak, også i en situasjon der inntektene fra driften er usikre. Det

5 må derfor jobbes med å forberede alternative inntektsbringende tiltak som kan bli nødvendig, som f.eks. større grad av rammeavtaler med sponsorer, samt innføring av inntektsbringende dugnader og vurdering av delvis privatisering kioskdrift. Tiltak: - jobbe med å øke inntekter fra sponsorer - søke tilskudd til drift fra ulike offentlige instanser - utarbeide en plan for drift av anlegg og kiosk - Vurdere øke pris på treningsavgifter - Medlems kontingentene økes noe fra Del 5; Ledere, trenere, aktivitetsledere, utøvere og funksjonærer Ledere Med ledere menes alle som har tillitsverv på gruppe eller styrenivå, samt funksjonærer og administrativt apparat rundt drift av anlegg. Rekruttering Klubben skal være organisert på en måte som gjør det attraktivt å gjøre en frivillig innsats som leder. Foreldre i barne- og ungdomsgruppen, og utøvere i seniorgruppen, skal oppfordres til å fylle klubbens behov for frivillige. Oppfølging Klubben skal til enhver tid ha en organisasjon som sikrer at alle ledere får tilstrekkelig informasjon om egne arbeidsoppgaver. Klubben skal ha en organisasjonsmodell som gir grunnlag for gode informasjons- og kommunikasjonsrutiner.

6 Opplæring Alle medlemmer av styret skal få mulighet til å delta på styre og lederutviklingskurs. Andre aktuelle lederkandidater skal også oppfordres til å delta på lederutviklingskurs. Tiltak Tilby formell skolering gjennom aktivitetslederkurs, NIF idrettskrets kurs i styrearbeid m.m. og uformell skolering gjennom samarbeid. Styret i klubben skal velges for 2 år, med overlapping, slik at det til enhver tid er representanter i styrene med en viss erfaring. Trenere Rekruttering Aktuelle senior utøvere oppfordres til å ta treneroppdrag i klubben. Alle foreldre må ta Sikkerhets/aktivitetslederkurs Foreldre må oppfordres og tilbys å utdannes til treneroppdrag der egne barn deltar. Oppfølging Nye og uerfarne aktivitetsledere skal følges opp av gjennom å være sammen med en erfaren aktivitetsleder/trenere når man er treningsansvarlig. Opplæring Alle foreldre og medlemmer må gjennomføre, Aktivitetsleder/sikkerhets- kurs Alle trenere i klubben skal få tilbud om trenerkurs tilpasset sitt nivå. Klubben bekoster Trener kurs/delkurs for de som ønsker dette. Klubben skal arrangere interne trenerutviklingstiltak tilpasset alle trenerne. Foreldre som er trenere for egne barn skal få skolering som gjør dem tryggere som trenere.

7 Tiltak Klubben gjennomfører sikkerhets/aktivitetslederkurs jevnlig Trenere i barnegruppen får gjennomføre Aktivitetslederkurs. Alle som fungerer som trenere får tilbud om trener kurs Klubben skal arrangere interne utviklingstiltak som løpstreningskurs minst 2 ganger pr år. Klubben legger til rette for en ordning der trenere med erfaring gjøres tilgjengelig for nye trenere for råd og hjelp, spesielt det første året som trener. Landslagstrener inviteres til klubben for opplæring og inspirasjon Utøvere/foreldre Rekruttering Det skal være fokus på rekruttering på alle nivåer. Alle nye utøvere/foreldre skal få informasjon og opplæring Det skal være ulike typer aktivitetstilbud i klubben Samarbeid med andre klubber i området om aktiviteter Det skal arrangeres informasjonskvelder og lisenskurs for medlemmer og utøver Oppfølging Styret skal ha fokus på å involvere foreldrene og medlemmer for å opprettholde og bedre det sosiale miljøet Trenere og leder skal i størst mulig grad la utøvere/foreldre få medinnflytelse på innhold i aktivitetene. Trenerne skal være pådrivere for alternative aktiviteter i tillegg til MX, spesielt i vinterhalvåret, med sikte på å fremme det sosiale miljøet, og skape varierte ferdigheter.

8 Tiltak Den organiserte treningsaktiviteten skal videreutvikles, og også innebære innleide trenere til planlagte treningsaktivitet Det skal arrangeres foreldre/medlemsmøter Åpen dag arrangeres ved oppstart av sesongen, der planer, aktivitetstilbud, og sosiale tiltak skal stå på dagsorden. Gruppene, trenere og styre har ansvar gjennomføringen av slike møter. Del 6; Anlegg Baner/anlegg: Banene skal tilfredsstille gjeldene banereglement fra NMF og være godt vedlikeholdt Det skal være tilbud både på barnebane og 85 bane og NM bane Ha et anlegg med fasiliteter som tilfredsstiller NM krav Ha mulighet til alternative aktiviteter i klubbhuset Oppfølging: Organisere en banegruppe med ansvar for planlegging, utforming og vedlikehold og prepping av banene Organisere tilfredsstillende løsninger for baneåpninger Organisere tilfredsstillende løsninger for kiosk og vedlikehold av klubbhus Tiltak Ferdigstille og drifte barnebane ved startslette Bygge ny barnebane ved speakertårnet Viderutvikle 85 banen Ferdigstille mekkerom/sanitetsrom i kjeller Utarbeide rutiner for vedlikehold av annlegg Samarbeide med kommune om videreutvikling av anlegg og forlengelse av festekontrakt

9 Del 7; Samarbeid: Samarbeide med offentlige og andre aktører om integreringsarbeid Samarbeide med andre klubber om aktiviteter og arrangement Samarbeide med flere motorsport grener Tiltak: Ta initiativ til utvidet samarbeide med naboklubber om aktiviteter og arrangement Jobbe med å utvide klubben med flere motorsportgrener Arrangere informasjonsmøte med naboer Planlagte aktiviteter 2014: Båtløp i Tønsberg sentrum Klubbløp Løpstreningskurs treningsgrupper hver uke Arrangere treningsleir sammen med andre aktører/klubber

10 Årsmøtet! Årsmøtet er lagets/klubbens høyeste myndighet.! Årsmøtet blir avholdt innen utgangen av mars i henhold til loven.! Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettrådet i kommune, og de særkretser idrettslaget er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på idrettslagets internettsider.! Innkalling til årsmøtet skal skje 1. måned før årsmøtet avholdes.! Innkalling annonseres på nettet eller i avisen, eller sendes/legges ut til medlemmene.! Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1. uke før.! Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år.! Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet.! Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf 12 Styrets funksjon og sammensetning Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. stryet har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter Stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Det er viktig at alle tillitsvalgte har klart definerte oppgaver og ansvarsområder. Det anbefales at styret og eventuelle grupper/utvalg, diskuterer arbeidsfordeling, og at spesiell kompetanse og/eller interesse ivaretas. Fordeling av arbeidsoppgaver: Leder er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene anviser utbetalinger sammen med kasserer skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister. Nestleder fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. bistår leder og danner et lederteam med denne.

11 har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Sekretær føre referat over alle styremøter og medlemsmøter tar seg av inngående og utgående post, og eventuell arkivering lage møteplan i samsvar med hele styret, distribuere denne til alle styremedlemmer. lage oversikt over styrets medlemmer, og sende det ut til alle medlemmene. Kasserer Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne ( anviser utbetalinger sammen med leder. har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne sørge for å sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet. Styremedlemmer møter på styrets møter tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak kan være valgt til spesielle oppgaver, som f.eks informasjon/web, sosialt- ansvarlig, materialforvalter o.l. Generelt Det er viktig med en riktig arbeidsfordeling som skal ivareta drift og utvikling. Spesielt er det viktig at styrets arbeid og prioriteringer ifm utvikling er forankret og at det er kontaktpunkt fra styret og ned til de operative trenere, utøvere og medlemmer. Alt må baseres på at medlemmene blir ivaretatt. Valgkomiteen har en viktig rolle for å sikre drift av klubben gjennom å finne personer med riktig kompetanse til styret. Ikke minst motivere til å ta ansvar. Revisorer Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Hvordan revisjonen utføres finne si NIFs lov kapittel 4 eller på html#map004 Valgkomité Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/- medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen.

12 Valgkomiteen plikter: å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode, å vurdere styrets og komiteenes virksomhet, se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeide.

13 Idrettslagets Organisasjon ÅRSMØTET Hovedstyret Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem 2 Varamedlemer Varamedlem Valgkomité Leder Medlem Varamedlem Revisor 1. revisor 2.revisor Motocross Båt Barnegruppe Seniorgruppe Bane gruppe SS? RC? Trial? Enduro? ATV?