Organisasjonsplan 2014

Transkript

1 Organisasjonsplan 2014 Lagt fram til årsmøtet 24. februar 2014 Postadresse: ASTOR FOTBALLKLUBB Postboks 3400 Havstad 7425 TRONDHEIM Besøksadresse: Havstadvegen TRONDHEIM Organisasjonsnummer: NO

2 1 INNLEDNING MÅLSETTING MED ORGANISASJONSPLAN HISTORIKK ORGANISASJONSDATA DOKUMENTHIERARKI FUNKSJONER KLUBBENS FORMÅL VÅR VISJON VÅRT VERDIGRUNNLAG VÅR VIRKSOMHETSIDÉ VÅRE HOVEDMÅL SPORTSLIG MÅL SOSIALE MÅL ORGANISATORISKE MÅL ORGANISASJON ORGANISASJONSSKISSE ÅRSMØTET FULLMAKTSREGLEMENT STYRETS FUNKSJON OG SAMMENSETNING STYRETS ANSVAR STYRETS OPPGAVER STYRETS SAMMENSETNING STYRELEDER NESTLEDER STYREMEDLEM/ØKONOMIANSVARLIG SPORTSLIG LEDER (BARN OG UNGDOM) ØVRIGE STYREMEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER VALGKOMITE KOMITEER, UTVALG, RESSURSPERSONER DAGLIG LEDER... KAPITLER MERKET I GULT = NYTT I FORKANT AV ÅRSMØTET 2014, SKAL BEHANDLES

3 4 ORGANISERING AV HVERT ENKELT LAG ARRANGEMENT KOMITEER/RESSURSPERSONER... 5 INFORMASJONSKANALER: NETTSIDEN OG NYHETSBREV... 6 ØKONOMI BUDSJETT BUDSJETTPROSESS BUDSJETT FOR LAG KOMPENSASJON TIL TRENERE KURSAVGIFTER KOMPENSASJON TIL DOMMERE MEDLEMSKONTINGENT OG TRENINGSAVGIFT MEDLEMSKAP I ASTOR FOTBALLKLUBB MEDLEMSKONTINGENT I ASTOR FOTBALLKLUBB AKTIVITETSAVGIFTEN EGENANDELER OG LAGSTRENINGSAVGIFT... 7 DELTAKELSE I IDRETTENS ORGANER... 8 KVALITETSKLUBB SERTIFISERT AV NFF... 9 UTSTYR OG MATERIELL... KAPITLER MERKET I GULT = NYTT I FORKANT AV ÅRSMØTET 2014, SKAL BEHANDLES

4 1 INNLEDNING 1.1 MÅLSETTING MED ORGANISASJONSPLANEN Målsettingen med organisasjonsplan er å formulere retningslinjer og rutiner for den daglige driften av Astor Fotballklubb. (Heretter omtalt som Astor). Organisasjonsplanen skal gi rammer for plikter og rettigheter til medlemmer, frivillige og foreldre. ASTOR har egen hjemmeside - her ligger det inne mye informasjon for spillere og ledere. 1.2 HISTORIKK Astor IL ble dannet 24. november 1963 og markerte sitt 50-årsjubileum i I 1992 ble Astor IL omdannet til et allianse idrettslag og Astor FK ble selvstendig klubb. 1.3 ORGANISASJONSDATA Klubbens navn: Postadresse: Astor Fotballklubb Besøksadresse: Havstadveien 2 Pb 3400 Havstad, 7425 TRONDHEIM Stiftet: (Astor IL stiftet 1963) Organisasjonsnummer: Bankkonto: Telefon: E-post: Hjemmeside Klubbfarger: Fargekoder: Reservedrakt: Klubbhus: Arena: Administrator E-post: astor@astorfk.no Burgunder/lyseblå NCS: S3560 Y90R/NCS: S0540 R90B Hvit/Hvit Klubbnummer: Havstadveien 2, 7020 Trondheim Astorbanen Havstad kunstgress Ottesenmagnus@gmail.com 1.4 DOKUMENTHIERARKI Driften av klubben bygger på sportsplan og organisasjonsplan vedtatt av årsmøtet. Årsmøtet gir føringer for driften av klubben og dokumenteres i årsmøteprotokollen. Styret skal sikre at klubbens drift er i henhold til årskalender, handlingsplan og budsjett som vedtas av årsmøtet. Styret fremlegger årsberetning for årsmøte. Lagenes aktivitet skal bygge på klubbens retningslinjer og planer. Lagene skal årlig rapportere egen aktivitet og plan for kommende 3-års periode.

5 1.5 FUNKSJONER I KLUBBEN 1 Styret 15 Fotballskolekomite 2 Valgkomiteen 16 Sesongavslutningskomite 3 Revisorer 17 Klubbutviklings - utvalg 4 Lagledere 18 Bane -utvalg 5 Sosialkontakter 19 Briskeby cup - komite 6 Økonomikontakter 20 Danacup-komite 7 Klubbkontakt 21 Materialansvarlig 8 Trenere 22 Trenerutvikler 9 Dommere 23 Dommeransvarlig 10 Husutvalg 24 Politiattest-ansvarlig 11 Sportslig utvalg 25 Daglig leder i 35% stilling 12 3v3cup komite 26 Ansatte - bane 13 Cageball-cupkomite 27 Fotball-lag (jenter og gutter f.o.m. 6 år) 14 Baneutviklingsutvalg 2 KLUBBENS FORMÅL I lovene til Astor FK lyder 1 som følger: 1) Fotballklubbens formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). 2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2.1 VÅR VISJON Aldersbestemt fotball i fokus. 2.2 VÅRT VERDIGRUNNLAG Våre kjerneverdier er: Ansvar Samhold Trivsel Opplevelser Respekt 2.3 VÅR VIRKSOMHETSIDÉ Astor FK skal gjennom samhold og trivsel gi gode opplevelser for barn og unge på midtre Byåsen. Klubben skal engasjere medlemmer og foresatte til å ta ansvar for klubbens drift og utvikling. Vi skal vise respekt for hverandre, motarbeide mobbing og bidra til toleranse og mangfold.

6 2.4 VÅRE HOVEDMÅL Astor skal stille jente- og guttelag i alle årsklasser. Astor skal ha et godt baneanlegg tilpasset klubbens aktivitetsnivå. Astor skal være en foregangsklubb når det gjelder klubbutvikling og sportslig utvikling Sportslige mål Astor skal tilby et differensiert tilbud som er tilpasset den enkeltes lyst og ambisjon. Klubben skal ha et spesielt fokus på utvikling av trenere Sosiale mål Astor skal skape en arena for sosialt fellesskap for spillere, foresatte og tillitsvalgte. Astor skal jobbe bevisst med klubbfølelse, eierskap og tilhørighet Organisatoriske mål Involvere foreldre i lagenes og klubbens drift. Arbeide på en måte som utnytter menneskelige og økonomiske ressurser best mulig. Legge til rette for at tillitsvalgte, trenere og ledere gis faglig utvikling. Sikre klare ansvarsforhold blant de tillitsvalgte. Målrettet og god intern og ekstern informasjon. Definert ansvarsforhold mellom klubb og utøver. Utvikle og ta vare på klubbens eiendeler, anlegg og utstyr best mulig. 3 KLUBBENS ORGANISASJON 3.1 ORGANISASJONSSKISSE

7 3.2 ÅRSMØTET Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet, og avholdes i februar/mars måned. Protokollen legges ut på og sendes Trøndelag Fotballkrets. Endringer i styrets sammensetning meldes til Brønnøysundregisteret. Innkalling til årsmøtet skal skje 1. måned før årsmøtet avholdes. Innkalling annonseres på og sendes ut til medlemmene på e-post. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal være tilgjengelig på 1 uke før. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i klubbens lover, Fullmaktsreglement Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang, herunder låneopptak, skal vedtas av årsmøtet. Årsmøtet bør vedta et særskilt fullmaktsreglement knyttet til slike disposisjoner. I årsmøteprotokollen skal følgende stadfestes når det gjelder prokura-bestemmelser: Styreleder, økonomileder og daglig leder har prokura hver for seg. Ved endringer i styresammensetning og prokurabestemmelser sendes endringsskjema og signert årsmøteprotokoll til Enhetsregisteret ( snarest og senest en uke etter årsmøte er gjennomført. 3.3 STYRETS FUNKSJON OG SAMMENSETNING Fotballklubben ledes og forpliktes av styret, som er Astors høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret skal sikre at klubbens drift er i henhold til klubbens lover, idrettens bestemmelser og retningslinjer, handlingsplan og budsjett i henhold til gjeldende lover for Astor FK. 3.4 STYRETS ANSVAR Styret skal lede Astors utvikling og fremme klubbens interesser i lokalsamfunnet gjennom å synliggjøre og markedsføre fotballens aktiviteter som idrett og fritidsaktivitet i tråd med NFFs visjon, målsetninger og strategi. Styret er høyeste beslutningsmyndighet mellom årsmøtene og har ansvar for å gjennomføre årsmøtets beslutninger og iverksetter overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. Styret ansetter daglig leder. Styrets leder har personalansvar for daglig leder. Styret skal i nødvendig utstrekning sørge for at det blir utarbeidet planer og retningslinjer for klubbens virksomhet og legge disse fram for behandling på årsmøtet. Styrets medlemmer har ansvar for å følge opp tildelte utvalg/ressurspersoner. En forutsetning for at styret og klubben for øvrig skal fungere er at samtlige styremedlemmer først og fremst tar helhetlig ansvar for klubben, i tillegg til å ta ansvar for eget ansvarsområde.

8 3.5 STYRETS OPPGAVER Styremøtene brukes til gjennomgang av innkomne saker, regnskap, fordele oppgaver, treffe beslutninger og sørge for at tidsfrister overholdes. Utvalgene har ansvar for å utføre og gjennomføre oppgaver innen sitt ansvarsområde, og overholde tidsfrister for oppgaver styret pålegger dem. Styret er et kollegium, men kan ved behov utpeke ett eller flere styremedlemmer til å jobbe med spesifikke arbeidsoppgaver. Styrets varamedlemmer er å oppfatte som fullverdige medlemmer av styret. Styret kan oppnevne komiteer, utvalg og ressurspersoner etter behov, og utarbeider instruks/mandat for disse. Oppgaver: Vedta overordnet strategi for klubben Sikre at driften er i samsvar med klubbens overordnede mål og strategier Etablere retningslinjer for klubbens aktiviteter og sikre at disse er i overensstemmende med klubbens filosofi og verdigrunnlag Sikre gode rutiner og prosedyrer for regnskap og økonomistyring Godkjenning og oppfølging av regnskapene Godkjenne alle avtaler klubben inngår, både sponsorater og trenerhonorarer i lagene. Lage en tiltaksplan for gjennomføring av målsettinger Styret skal forelegges og behandle alle saker av prinsipiell og eller vesentlig karakter, samt saker av uvanlig art. Ved spørsmål om en sak er av en slik karakter, avklares dette med lederen. Styret skal holde seg orientert om klubbens økonomiske stilling og plikter å påse at klubbens økonomiske virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, i samsvar med samfunnets, klubbens og norsk idretts lovverk og i henhold til vedtak fastsatt av klubbens årsmøte. 3.6 STYRETS SAMMENSETNING Styret i Astor Fotballklubb består av ni personer med følgende verv, iht. lovene: Styreleder Nestleder Styremedlem/økonomiansvarlig Styremedlem/sportslig leder barn Styremedlem/sportslig leder ungdom Styremedlem Styremedlem Varamedlem 1 Varamedlem 2

9 Styret velges for to år av gangen, slik at halvparten står på valg samtidig. Det ene året velges styreleder, økonomileder, sportslig leder ungdom, styremedlem. Andre år velges nestleder, sportslig leder barn, styremedlem. Varamedlemmer velges for ett år. Oppgaver fordeles på første styremøte etter årsmøtet. Et utgangspunkt for fordeling av oppgaver kan være som følger: Styreleder Er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger. Står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet. Lede prosessen mellom styret og lagene om klubbens organisasjon, verdigrunnlag, mål og handlingsplan. Følge opp at alle planer og vedtak blir fulgt opp i klubben. Utvikle klubbens organisasjon videre. Innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene. Ansvar for klubbens aktivitetsplan og kalender. Utarbeide årsmelding/styreberetning. Styrets kontaktperson mot krets, kommune, idrettsråd, NFF, NIF Nestleder Stedfortreder for styreleder Ansvarlig for laglederne i klubben. Påse at alle lag er oppsatt med lagleder. Lederutdanningen i Astor FK (ikke trenere og hvor ansvaret er tillagt sportslig utvalg) Gjennomføre kontaktmøte for tillitsvalgte i lagene Ansvarlig for organisasjonsplan Ansvar for ABC for lagledere og støtteapparat i Astor FK Kontaktperson til valgkomiteen Opplæring av nye styremedlemmer Styrets kontaktperson vedrørende spørsmål om forsikringsordninger Styremedlem/økonomiansvarlig Påse at klubben og lagenes økonomi forvaltes i tråd med reglene i NIF. Disponere klubbens midler og ha fullmakt til klubbens bankkontoer Ha kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne ( Koordinere budsjettarbeidet sammen med styreleder og daglig leder Ha kontroll med driftsresultat og likviditet Ansvarlig for økonomikontaktene i klubben. Påse at alle lag har økonomikontakt Har til en hver tid oversikt over klubbens økonomiske situasjon og følger opp denne med økonomisk rapport hver annen måned første halvår og hver måned siste halvår. Ansvar for årsregnskap sammen med styreleder og daglig leder, og sørge for at det blir revidert.

10 3.6.4 Sportslig leder (barn og ungdom) Kontaktperson opp mot fotballkretsen i alle sportslige spørsmål Styrets kontaktperson mot lagene i sportslige spørsmål Kontaktperson om NFFs fotball- og dommerregler Påmelding av lag til serie Ansvarlig for bestilling gymsaler Fordeling av treningstid Ansvar for trenerne i klubben. Påse at trenere er utpekt for alle lag Opprette trenerforum og følge opp trenerne gjennom dette Koordinere merkeprøver Ansvarlig for Astors deltagelse på sonesamlinger Gjennomføre regel- og holdningsmøter med alle lagene minst en gang i året før sesongstart. (tas på kontaktmøte) Ansvar for sportslig plan (videreutvikling og vedlikehold) Ansvar for Astors fotballskole Sportslig ansvar for 3v3 Cup (kampoppsett, sekreteriat m.m) Ansvar for dommerkontakt Øvrige styremedlemmer og varamedlemmer I forbindelse med styrets konstituering etter årsmøtet, skal en rekke konkrete oppgaver fordeles blant styrets medlemmer. Hvert enkelt styremedlem kan ha mer enn ett ansvar. Ansvar politiattester Ansvar for at 100% av klubbens trenere, lagledere og sosialkontakter, samt styret, har dokumentert godkjent, gyldig politiattest. Oppdatere oversikt over tillitsvalgte. Sekretærfunksjon Føre referat over alle styremøter. Lage møteplan i samsvar med styret, sender denne til styremedlemmene. Årsmøtepapirer/regnskap/budsjett. Ansvar kiosk og innkjøp Ansvar for kioskdrift, innkjøp, varebeholdning, optimalisering av sortiment, vaktlister, kassebeholdning og utstyr i kiosken. Sosialt ansvar Kontaktperson mot sosialkontaktene i klubben. Oppfølging av lagenes ansvar i forbindelse med sosiale arrangement (sesongavslutning, 3v3-cup, klubbcuper). Ansvarlig for 17. mai borgertoget.

11 Ansvar sponsor og andre inntekter Arbeide med å skaffe nye sponsorer til klubben. I samarbeid med daglig leder pleie kontakt med klubbens økonomiske støttespillere. Vurdere og initiere inntektsbringende tiltak og samarbeidsprosjekter for klubben. Ansvar dugnad Sørge for innkalling, planlegging og gjennomføring av klubbens to dugnader på anlegget, henholdsvis Vår (straks snøen er borte) og Høst (før snøfall) Valgkomite Valgkomiteen velges av årsmøte etter forslag fra styret og har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personellmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter dialog med og vurdering av medlemsmassen. Valgkomiteens plikter: Vurdere styrets og komiteenes arbeid. Ha oversikt over aktive medlemmer som mulige kandidater for styreverv. Presentere for årsmøtet et forslag til nytt styre, etter å i forkant ha forespurt samtlige foreslåtte kandidater om de ønsker å tre inn i vervet Komiteer, utvalg, ressurspersoner Styret kan oppnevne komiteer/utvalg/ressurspersoner etter behov for ett år i gangen. Leder eller en annen representant for de oppnevnte komiteer/utvalg/ressurspersoner møter i styret etter innkalling til behandling av saker innen sitt ansvarsområde. Disse skal være støttefunksjon og rådgiver for styret og ta det fulle ansvaret for den oppgaven de er tildelt. Det omfatter planlegging, tilrettelegging og gjennomføring av det definerte ansvaret. Alle komiteer/utvalg/ressurspersoner rapporterer til styret og fører referat fra sine møter Daglig leder Daglig leder er ansatt i klubben og har ansvar for daglig drift av klubben. Daglig leder er ansatt av styret og rapporterer til styrets leder. Daglig leder skal ha arbeidsavtale, og skal følge de retningslinjer og pålegg styret gir. Styremedlemmer kan ikke enkeltvis pålegge daglig leder arbeid. Arbeidsoppgaver og ansvarsområde gis av styret gjennom styreleder.

12 Daglig leder har følgende ansvarsoppgaver: Daglig oppfølging av regnskap/økonomi, herunder inn- og utbetalinger. Følge opp medlemskontingent og aktivitetsavgifter mot n3sport. Oppdatering av klubbens medlemsregister og registrering av nye medlemmer. Oppdatere Astors tillitsvalgte på hjemmeside, NFF, TFK. Brønnøysundregisteret etc. Kontakt med offentlige myndigheter, krets, forbund. Hente posten og fordele denne. Tar imot alle henvendelser på mail og sender dem videre til styret og øvrige i organisasjonen etter fagområder. Daglig leder har fast punkt på styremøtet der han gir en status på kostnader, inntekter, utestående fordringer og innkomne saker fra krets og forbund. Økonomirapporter (regnskap) utarbeides og sendes styret så fort de er klare samt behandles på første derpå kommende styremøte. Ansvarlig for å sende søknad om støtte og refusjoner fra kommune, forbund og andre organisasjoner. Jobbe med inntektsbringende sponsorvirksomhet i samarbeid med styret. Prosjektleder for klubbens 3v3 Cup. Ansvar for oppfølging av banedrift og kontakt med banemannskap. Har ansvar for spillerregistreringen. Ansvar for spilleroverganger. Enjoy-dugnad, idrettsbingo. 4 ORGANISERING AV HVERT ENKELT LAG Grunnstammen i Astor FK er aldersbestemte lag med aktive spillere. Hvert enkelt fotballag i Astor Fotballklubb skal som minimum ha følgende funksjoner: Lagleder Trener-team, inkl. hovedtrener Økonomiansvarlig Sosialansvarlig Webansvarlig (ofte lagleder) Klubbrepresentant (hvis laget ikke er representert i styret) De enkelte lag kan med fordel ha flere personer som deler på rollene, men det er et krav av en person per funksjon skal være kontaktperson med klubben og øvrige lag.

13 Lagslederperm/klubbhåndbok beskriver hvordan lag i Astor skal drives, og hvilke ansvarsoppgaver de har inn i mot klubben. Dokumentet er under utvikling og skal foreligge i løpet av ÅRLIGE ARRANGEMENTER Aktivitetsplan skal oppdateres innen 31.desember og legges ut på klubbens nettside. Det gjennomføres normalt 10 styremøter i året, fortrinnsvis 1. mandag i hver måned, unntatt juli og august. Øvrige møter berammes etter behov. Det nye styret enes om møteplan på sitt første møte etter årsmøtet. De enkelte lag er tildelt definerte ansvarsoppgaver inn mot klubben. Instrukser og planer for gjennomføring av aktivitetene er tilgjengelig på astorfk.no eller ved henvendelse til daglig leder. Aktivitet Tidspunkt Ansvarlig Sted Årsmøte Februar Styreleder og daglig leder Astorhuset Cageballcup* Mars Cup-komite + Jenter/Gutter 8 år 3T-Rosten cageballhall Dugnad 1 (vår) April Styret + + Jenter/Gutter 11 år Astorbanen Havstad kunstgress Kontaktmøte April Styreleder og daglig leder Nyborg skole, amfiet Miniserien April-Sept. Sportslig leder barn + Sportlig utv. Byåsen (5 klubber, 5 baner) 3v3-cup Mai Daglig leder, 3v3-komite, alle lag Astorbanen Havstad kunstgress Borgertog 17.mai Styret + Jenter og Gutter 9 år Trondheim sentrum Briskebycup Juni Jenter/Gutter 12 år Hamar Dana cup Mai Jenter/Gutter 14 år Danmark Tine Fotballskole August Sportslig leder barn + Astorbanen Havstad kunstgress Jenter/Gutter 7 år Dugnad 2 (høst) Oktober Styret + Jenter/Gutter 13 år Astorbanen Havstad kunstgress Sesongavslutning November Nestleder + Jenter/Gutter 10 år Sverresborg skole, aulaen *Avhenger av erfaringene av Astor TrønderEnergi Cageballcup, mars KOMITEER/RESSURSPERSONER Det er til enhver tid behov for at styret og adminstrasjonen i klubben (daglig leder) for avlastning og bistand fra ressurspersoner for å kunne utføre oppgaver. En rekke funksjoner dekkes gjennom delegering av ansvar og nedsettelse av komiteer. Instrukser, arbeidsoppgaver etc. vil man i de fleste tilfeller finne på Astor FK sin nettside, eller ved henvendelse til daglig leder. Klubbutvikling: Organisasjonsplan, ABC for lagledere og støtteapparat i Astor FK Hus-utvalg Sportslig utvalg med Sportslig plan Materialansvarlig Trenerutvikler Dommeransvarlig Sponsorarbeid Baneutvalg: I henhold til mandat fra styret

14 5 INFORMASJONSKANALER: NETTSIDENE + NYHETSBREV Klubbens viktigste informasjonskanal er vår nettside, Sidene oppdateres forholdsvis ofte, og gir spillere, foreldre/foresatte og omverden informasjon om ting som har skjedd og som skjer, kontaktinformasjon, trenings/kamp-tider etc. Ansvarlig redaktør: Ansvarlig for å levere innhold: Daglig leder Sportslig ledelse/styret/daglig leder/lagene Hvert enkelt lag har egne sider, og alle lag må ha en webansvarlig. (Brukerveiledning ligger på astorfk.no) En annen sentral informasjonskanal er Nyhetsbrev, som sendes ut elektronisk til samtlige av klubbens medlemmer. Nyhetsbrevet er gjerne 4 sider, og er et forsøk på å øke informasjonsflyten i klubben. Det er styreleder som er ansvarlig for Nyhetsbrevet. For Astor FK er det viktig å i forkant av hvert årsmøte ha oversikt over hva som er status i de enkelte lag. Ved utgangen av hvert år forventes at samtlige lag leverer inn Årsmelding for laget til styret. Det skal inneholde oversikt over antall spillere (evt. med navn) i året som gikk, navn på støtteapparat/trenerteam, informasjon om Trening, Cuper, Seriespill, Sosialt, Dugnad og 3-årsplan, samt evt Avsluttende kommentar. 6 ØKONOMI Klubben skal føre et regnskap der hver gruppe er en avdeling i regnskapet, dette i henhold til regnskapsloven. Alle lag som er organisert i Astor FK skal ha lagskonti som del av klubbens kontoer. Det skal IKKE nyttes konti som ikke er knyttet til Astor FK. Se eget dokument og retningslinjer for økonomi på astorfk.no. 6.1 BUDSJETT På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultat-regnskapet. Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal også omfatte regnskapene og budsjettene for gruppene/avdelingene, og skal følge oppsettet i Norsk Standard kontoplan. Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital Budsjettprosess Styret et ansvarlig for å utarbeide et budsjett som skal godkjennes av årsmøte. En forutsetning for en god budsjettprosess er at styret har avklart hvilke aktiviteter og prosjekter som ønskes gjennomført påfølgende år. Styremedlemmer som er ansvarlig for aktiviteter og prosjekter skal lage forslag til budsjett for aktivitet/prosjekt.

15 6.1.2 Budsjett for lag Astor FK budsjetterer ikke for hvert enkelt lag. Det er det enkelte lag sitt ansvar å sikre samsvar mellom inntekter og utgifter gjennom ansvarlig budsjettering. Lagenes budsjett legges inn i årsrapport og skal gjelde for minimum de neste tre år. Inntekter Overført fra foregående år Dugnad Lagsstøtte fra klubb Lagsavgift Utgifter Cuper Reiser Trener (skal godkjennes av styret) Sosialt Balanse Kompensasjon til trenere Eventuell kompensasjon og godtgjørelse til trenere og andre i støtteapparatet til de enkelte lag skal være godkjent av styret. Det gjelder også inngåelse av kontrakter og avtaler med trenere. Astor FK sin standard trenerkontrakt skal benyttes og samtlige trenere fra og med ungdomsfotballen skal ha signert kontrakt, uavhengig av avlønning og kompensasjon. Utgifter som godtgjøres skal kunne dokumenteres, og all kompensasjon skal være i tråd med gjeldende regelverk Kursavgifter Astor Fotballklubb dekker kursavgifter til aktivitetslederkurs, treningslederkurs og laglederkurs. Påmelding skal koordineres via nestleder eller sportslig leder. Klubben er positiv til at våre trenere og tillitsvalgte øker sin formelle kompetanse, og ser i utgangspunktet positivt på at våre folk deltar på kurs i regi av Idrettsrådet, Fotballkretsen og idretten for øvrig. Deltakelse som fordrer økonomisk støtte fra klubben, skjer kun etter avtale med og godkjenning av styret Kompensasjon til dommere Styret fastsetter satser knyttet til kompensasjon til dommerne innenfor godkjent budsjett. Retningslinjer og satser står beskrevet på klubbens nettsider.

16 6.2 MEDLEMSKONTINGENT OG TRENINGSAVGIFT Medlemskap i Astor Fotballklubb Ingen kan tas opp som medlem i ASTOR før de økonomiske forpliktelsene til andre idrettslag er ordnet. I tilfelle tvist avgjør idrettskretsen om søkeren kan tas opp. Kretsens avgjørelse kan innankes for idrettsstyret. Medlemskap er først gyldig og regnes fra den dag medlemskontingent er betalt Medlemskontingent i Astor Fotballklubb Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jf. egenbestemmelse i idrettslagets lover, 4. Se astorfk.no for gjeldende medlemskontingent. Medlemskontingenten skal betales av alle, også de som har verv i klubben Aktivitetsavgiften Aktivitetsavgiften fastsettes av årsmøtet og betales på forskudd. Avgiften utgjør klubbens viktigste økonomiske fundament. Se astorfk.no for gjeldende aktivitetsavgift. Dersom særlige grunner tilsier dette, gis det anledning til skriftlig å søke styret om refusjon av hele eller deler av aktivitetsavgiften. Astor FK har tradisjon for å ha forholdsvis lag aktivitetsavgift sammenlignet med andre klubber i Trondheim Egenandeler og lagstreningsavgift Hvert enkelt lag kan innkreve egenandeler og lagstreningsavgift i tillegg til klubbavgiften. 7 DELTAKELSE I IDRETTENS ORGANER Astor FK ser det som naturlig og viktig å ta aktivt del i idrettens organer, og har representasjon følgende steder: Trøndelag Fotballkrets Norges fotballforbund (NFF) Idrettsrådet i Trondheim Sør-Trøndelag Idrettskrets Kretsting, primo mars Fotballting/kongress, primo mars Årsmøte, medio mars Som klubb tilknyttet NIF er vi indirekte involvert her. STIK gjennomfører Idrettskretsting ultimo april hvert annet år, men der er ikke klubbenivået direkte representert. Det er klubbens styre som velger representanter til disse idrettens organer. Normalt er det styreleder og et styremedlem av det motsatte kjønn som deltar der Astor FK kan stille med 2 representanter. Astor FK kan delta på NFFs fotballting med stemme- og talerett. Det er opp til styret hvorvidt klubben skal reise på fotballtinget, og hvem som evt representerer Astor FK her.

17 .8 MÅL: BLI KVALITETSKLUBB I NORGES FOTBALLFORBUND Det er en ambisjon for Astor FK å være blant de første klubbene i Trondheim som innfrir kravene til å bli sertifisert som "Kvalitetsklubb". Dette konseptet ble introdusert av Fotballforbundet ved årsskiftet 2013/2014, og har som målsetning å profesjonalisere drift av klubber og lag. Trøndelag fotballkrets er veileder og pådriver for å få klubber til å arbeide målrettet for å sertifiseres som Kvalitetsklubber. Det er inntil videre kun kriteriene til Nivå 1 som er offetliggjort fra NFFs side. De er som følger: NR. MÅ INNFRIS FOR Å BLI KVALITETSKLUBB NIVÅ 1: DETALJERT BESKRIVELSE AKTIVITET 1 Rekrutteringsplan Vi skal ha en plan som beskriver hvordan vi rekrutterer nye årskull med spillere og hvordan spillerne blir tatt i mot og gitt et likeverdig tilbud. 2 Sportsplan Vi skal ha en sportsplan 3 Treneransvarlig Vi skal ha en person som er ansvarlig for oppfølging av trenere STATUS ORGANISASJON 4 Organisasjonskart Vi skal ha et organisasjonskart med rollebeskrivelser 5 Økonomistyring Vi skal ha en plan for økonomistyring 6 Oppstartsansvarlig Vi skal ha en person med ansvar for oppstartsåret for spillerne 7 Klubbhåndbok Vi skal ha en klubbhåndbok i henhold til NFFs mal for nivå 1 8 Dommerkoordinator Vi skal ha en person ansvarlig for rekruttering og oppfølging av dommerne 9 FIKS-ansvarlig Vi skal ha en person som er FIKS-ansvarlig (lisenser o.l.) KOMPETANSE 10 Lederkompetanse Flertallet i klubbens styre skal ha NFFs leder 1-kurs 11 Trenerkompetanse Klubbens trenere skal ha kompetanse SAMFUNNS- OG VERDIARBEID 12 Verdier Vi skal basere drift og aktiviteter på fotballens verdigrunnlag og utarbeide et eget verdisett 13 Hjemmekampen Våre hjemmekamper skal gjennomføres etter NFFs retningslinjer 14 Retningslinjer for barne- og ungdomsfotball Vi skal dokumentere at aktiviteten følger NFFs retningslinjer for barneog ungdomsfotball 15 Årlig møte Vi skal avholde et årlig møte om verdier, retningslinjer, Fair play og ett tema fra «trygge rammer». 16 Politiattest Vi skal bekrefte at alle med relevante verv har levert gyldig politiattest 17 Skader/forsikring Vi skal informere om NFFs råde for skadeforebygging og forsikringsordninger. NFFs utvidete individuelle forsikring skal være kjent for foreldre og spillere. Alle lag skal ha et førstehjelpsskrin på trening og kamp 18 Trygge rammer Vi skal velge ut ett tema årlig og gjøre medlemmene kjent med temaet og utarbeide og implementere retningslinjer

18 9 UTSTYR OG MATERIELL 9.1 Våre draktfarger Draktfarger er burgunder (fargekode RGB 128,0,0/PMS 1815C) og lyse blå (fargekode RGB 135,206,235/PMS 2905), hvit fotballbukse og burgunder strømper. Treningstøy i sort med hvit påtrykk. 9.2 Generelt Materialansvarlig er den som har ansvar for klubbens innkjøp av klubbens materiell og utstyr. Det er et felles ansvar og bruke, forvalte og ta vare på utstyret. Klubb-/lagsutstyr skal være av merket Diadora som er klubbens utstyrsleverandør. Tillitsvalgte som har mottatt utstyr fra klubben plikter ikke å bruke utstyr fra konkurrerende merker når de representerer klubben. Det gjelder både treninger, møter, kamper og samlinger ol. Alt utstyr som klubben skal betale bestilles/forhåndsgodkjentes av materialansvarlige. Klubben har avtale med Nor-Contact Sport AS er klubbens sportsbutikk. Medlemmer oppnår 20% i rabatt ved bruk av fordelskortet på ordinære varer. På klubbens nettsider under punktet OM ASTOR FK TILLITSVALGTE ligger kontaktinfo om klubbens materialansvarlige. Ved innkjøp av materiell og utstyr som betales av det enkelte års trinn/lag, bør en påse at det oppnås priser i henhold til klubbens avtaler fra riktig leverandør. Innkjøp av utstyr fra andre leverandører skal ikke forekomme. Det er kun anledning til å benytte klubbens logo og navn på utstyr som omfattes av avtalen med Diadora. Oversikt over bestilling, klubbens kolleksjon og priser finnes på klubbens nettsider. Materialansvarlig skal etter sesongslutt sette opp oversikt over eksisterende materiell og utstyr, og lager innkjøpsbudsjett og oppsett for uttak av sponsorpakken fra Diadora. 9.3 Ordninger og avtaler SPILLERTRØYE, FOTBALLBUKSE OG STRØMPER Lagleder bestiller spillertrøyer til materialansvarlig, og størrelse, nummer og navn. Spilleren betaler en egenandel på kr. 350,00 som innkreves av lagleder/ økonomiansvarlig. Innbetaling til klubben skjer til konto Fotballbukse og strømper kjøpes hos Nor-Contact Sport AS KEEPERTRØYE/KEEPERHANSKER Samme betingelser gjelder for keepertrøyer som for spillertrøyer. Hvert 5 er og 7 er-lag får 1 par keeperhansker pr. sesong. Hvert 9 er og 11 er-lag får 2 par keeperhansker pr. sesong.

19 9.3.3 RESERVE SPILLERTRØYER Klubben har reserve spillertrøyer/markeringsvester i størrelser som dekker barne-, ungdoms- og seniorlagene som lånes ut ved behov TRENINGSDRAKT TIL SPILLERE Spillerne kan kjøpe treningsdrakt hos Nor-Contact Sport AS. Treningsdrakten (sort/hvit) påtrykkes ASTOR FOTBALLKLUBB på ryggen, klubbmerke på jakke og bukse (venstre side). Navnet på spiller/trener settes på jakke og bukse (under klubbmerket) TRENINGSDRAKT TIL TRENERE Trenere får treningsdrakt fra klubben. Kriterier for å få treningsdrakt er at treneren deltar på minst halvparten av lagets treninger. Treningsdrakten skal brukes på trening, kamper eller andre arrangement hvor treneren representerer klubben. Det skal ikke benyttes utstyr av annet utstyrsmerke enn Diadora TRYKK All påtrykk gjøres av Nor-Contact Sport AS i fonten ARIAL TRENINGSBALLER Det skal være treningsballer tilgjengelig i materialrommet. Lån av treningsballer ut fra klubbens anlegg bør ikke skje MATCH-BALLER Det skal være min. 6. stk. 4 er og 3 stk. 5 er matchballer tilgjengelig i materialrommet. Lån av matchballer ut fra klubbens anlegg skal ikke skje MARKERINGSVESTER Det skal være markeringsvester i min. 2 forskjellige farger tilgjengelig i materialrommet MARKØRER Det skal være tilstrekkelig antall kjegler og «kinahatter» tilgjengelig i materialrommet LAG SOM TRENER PÅ BYÅSEN SKOLE Lag som trener på Byåsen skole får utlevert et nett med baller, vester og markører. Dette leveres inn etter sesongen DOMMERE Klubbdommere får «trøye» og fløyte. Kretsdommere kan ved henvendelse til materialansvarlig få dommerutstyr for inntil kr ,- per år FØRSTEHJELPSKOFFERT Alle lag får utlevert en førstehjelpskoffert. Innhold kompletteres ved behov TRENERJAKKE Trenere som har minst 2 utetreninger pr. uke i vintersesongen kan «få» trenerjakke. Slutter treneren før det er gått 2 sesonger, leveres jakken tilbake til klubben.

20 HANDLEDAGER Det arrangeres handledager i samarbeid med Diadora og Nor-Contact Sport AS. De kan delta på klubbens arrangementer UTSTYR SOM SPILLERNE KJØPER Klubben anbefaler at det kjøpes utstyr fra Diadora hos Nor-Contact Sport AS for å opprettholde klubbens avtaler.