Styremøte Nidelv IL Referat HS 5-14

Transkript

1 Styremøte Nidelv IL Referat HS 5-14 Dato: Tirsdag 2. september 2014 Sted: Klubbhuset, Tempe Tid: 19:30 Tilstede: Olaf Løberg, Martin Hoem, Trond Arne Espås, Magda Johansen, Bjørn Johnsen, Kari Løberg, Tom Ståle Nordtvedt, Øystein Frantzen, Stein Kalstad, Arvid Løberg, Tor Ole Haugen, Vidar Hagen Ikke møtt: Tove Beate Malvik, Ingrid Nelvik, John Løseth Nr Sak Ansvar Frist Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser Godkjenning referat forrige styremøte Styremøte referat 14_06_11.docx Lagbygging: Viser til vedtak: Gruppen skal styrkes med 2 personer fra håndball, 1 person fra ski, friidrett og vektløfting. Håndball: Ingen forslag Ski: Ingen forslag Friidrett: Ingen forslag Vektløfting: Ingen forslag Avdelingene stiller med kandidater til neste styremøte Referat gjennomgått og godkjent Høstfest Kort rapport fra festkomiteen. Hva ønsker/trenger de av bistand fra hovedlaget i forhold til budsjett osv. Status planlegging og gjennomføring av høstfesten. Linda og Leif er i gang med planleggingen. Mulig tema er Halloween for barnefesten, ikke bestemt om det blir noe tema for voksenfesten. Linda Lånke/ Leif Johnsen

2 Det blir fest i år også - siste helg i oktober (31.10./01.11.) Kasserer Trond Arne, stiller seg til disposisjon for festkomiteen Disposisjonsrett til avdelingenes kontoer Hvem har disposisjonsrett til avdelingenes kontoer og rutiner for å melde endringer av disposisjonsretten. Trond Arne Bakgrunn er brev fra vektløfteravdelingen med spørsmål om hvem som kan og skal disponere avdelingenes kontoer. Fullmakt til alle lagets og underavdelingenes bankkonti ved signatur skal kun tildeles hovedlagets leder. Øvrige etablerte fullmakter ved signatur slettes. Alle lagets og underavdelingenes bankkonti skal innlemmes i lagets nettbankløsning hvor hovedlagets kasserer er tildelt fullmakt til å administrere rettigheter. Øvrige eksisterende nettbanktilganger slettes. Hovedlagets kasserer kan kun gi tilgang til nye brukere basert på signert protokoll fra årsmøte eller styremøte hvor det fremgår hvilket verv brukeren har i laget. For å etablere nye brukere i nettbanken kreves følgende opplysninger: - Fullt navn - Personnummer - E-postadresse - Mobiltelefonnummer Som hovedregel tildeles underavdelingenes kasserer belastningsfullmakt i nettbanken, og om ønskelig kan innsyns- eller belastningsfullmakt også tildeles underavdelingenes ledere.

3 45-14 Søknad fra vektløfteravdelingen om sprintbane langs hovedhuset Bjørn Søknad hovedstyret docx Tillatelse til å lage 5-kamp arena. Litt forbehold mot å bruke området foran klubbhuset, pga ferdsel inn/ut av garderober Vandelsattester Se referat HS 4-14 pkt Frister for vandelsattester: Fotball, vektløfting, friidrett: Håndball, innebandy, ski, allidrett: Magda Alle som har verv i klubben må vise attester. Avdelingene må ta tak i jobben. Retningslinjer for søknadsprosessen ligger på hjemmesiden til Nidelv Status fra avdelingene vedr. sportslig aktivitet og regnskap Fotball: Økonomien er dårlig. Merforbruk. Sponsorcup på onsdag gir forhåpentligvis penger i kassa. Sportslig så sliter J16 og J19 med rekruttering. Guttesiden er i full drift. Barneidretten går kjempebra. Håndball: Alt er normalt. Oppstartsfase for sesongen. Økonomien er normal og god. Gode resultater tidligere i år. Ski: Startet treningene for års klassen. Arrangerer orientering i Smidalen og bistår ved arrangering av Trondheim Maraton. Vektløfting: Stor pågang. Mange unger i alder år. Mange studenter som melder seg inn. Økonomien er god.

4 Trim: Starter mandag. 2 treninger hver uke. Ca. 30 deltakere. Friidrett: Ingen store aktiviteter. Trondheim Maraton til helgen er et stort arrangement som krever 56 vakter rundt løypa. Har engasjert 2 jenter som assistenter til Trond Schjelderup. Økonomien er bra. Allidrett: Er i rute. Senior: ikke tilstede Innebandy: Lite bevegelse i sommer. Startet i går med trening i Nidarøhallen. Ønsker større rekruttering. Alt står stort sett bra til i alle avdelinger Konstituere valgkomite Avdelingsledere er deltagere i valgkomiteen. Frist til neste styremøte ( ) for hver avdeling til å stille andre kandidater til valgkomiteen. Tom Ståle fra håndball er leder, øvrige avdelingsledere er deltagere til de ev melder inn annen kandidat Utsett av kajakker på Nidelvs områder Olaf har hatt møte med daglig leder for Trondheim Kajakk (Gopad AS). Kunder til Trondheim Kajakk parkerer på toppen av bakken. 2 biler tillates å kjøre ned til anlegget for utsett av kajakker. Kajakker skal lagres på anvist plass bak brakkene/varmestue. De ønsker å ha en base for utlegg av kajakker og får tillatelse til å sette i stand og leie lager for kr ,- pr år. For 2014 betales kr 5.000,- Ev strøm til lageret må de koste selv. Olaf Avtale Gopad AS.docx

5 Avtalen godkjennes Eventuelt Årshjulet Halvårsregnskap utgår for august mnd. Regnskapet leveres pr tertial og årshjulet vil derfor bli endret til: Juni: Rapport fra 1. tertial Oktober: Rapport fra 2. Tertial Endring godkjennes. Nytt KlubbenOnline Medlemsservice Tove Beate har sett på tilbudet. Uklart hva systemet vil koste i drift. Tove Beate Tove Beate orienterer på neste styremøte om systemet, spesielt den økonomiske siden Kandidater til Årets ildsjel: Forslag om nominasjon av Kari og Kåre Løberg. Kandidatforslaget ble enstemmig vedtatt. Kari ønsker ikke å bli nominert så klubben nominerer Kåre som kandidat til årets ildsjel. Utleie av klubbhus: Driverne har etterlyst et reglement og en avtale for utleie. Driverne utformer reglement/avtaler samt justere og utvikle disse ved behov.

6 Gratis leie av klubbhus for foreldrefester? Driverne av klubbhuset ønsker uttalelse fra hovedstyret om det skal være annen pris, ev gratis for foreldrefester. Leie bør være gratis for foreldrefester slik at lokalet kan være med på å gi mulighet for å bygge samhold og lagfølelse. For renhold må det betales den summen som utleier krever, kr 1500,- pr d.d. Hovedstyret oppfordrer til positiv bruk av klubbhuset, så foreldremøter, lagsmøter osv er gratis uten behov for ekstra renhold. Hovedstyret ønsker at driverne lager noen enkle ordensregler og avtaleskjema for interne brukere. Høring fra kretsen ang. aktiviteter rundt Litjvannet ved Jonsvannet Kort orientering om saken fra Olaf. Klubbhus/kiosk Ikke mulig å bli ferdig med byggingen til Nidelvcupen. Det er mulig med en provisorisk midlertidig løsning. Arrangørene får avgjøre om de vil bruke den midlertidige løsningen. Fotball vil kjøpe skap og ta kontakt med klubbmedlem med mulighet for billige demo hvitevarer. Nytt nøkkelsystem til klubbhuset Systemet demonstreres på torsdag. Ytterdørene får brikketilgang, men også vanlige nøkkelsylindere. Øvrige dører får vanlige nøkkelsylindere. Ekstra stasjon til vektløfteravdelingen slik at de kan styre egen inngang. Internettilgang i klubbhuset Fotball har internettilgang, men den dekker ikke hele klubbhuset Hovedstyret tar kostnadene med internettilgang til klubbhuset. Fotball bestiller oppgradering av hastigheten og sender faktura til hovedlaget.

7 Årshjulet April: Godkjenning av åpne saker fra årsmøtet Gjennomgang av årsmøtereferat Avsjekk av kontrollkomiteens kommentarer Juni: Hallfordelingsmøte Sette ned komiteer for Nidelviade og høstfest Forberede avdelingene på rapport (drift og sportslig) til augustmøte Regnskap 1. tertial August: Rapport fra komité høstfest Rapport fra avdelingene Forberede valgkomité Oktober: Planlegging årsmøter Regnskap 2. tertial Desember: Planlegging søknader om økonomisk støtte Januar: Rapport fra avdelingene (drift og sportslig) Februar: Søknad om halltider på skoler frist 1.4 Årsregnskap og budsjett Søknad kommunal stønad 1.4 aktivitetsstøtte (beregnes i forhold til medlemstall) og driftsstøtte (beregnes ut i fra våre anlegg og regnskap) AU-møter: Styremøter: 9. april april mai juni august september oktober oktober november desember januar januar februar mars 2015 Årsmøte 25. mars april april 2015