Styremøte Nidelv IL Referat HS 6-14

Transkript

1 Styremøte Nidelv IL Referat HS 6-14 Dato: Onsdag 22. oktober 2014 Sted: Klubbhuset, Tempe Tid: 19:30 Tilstede: Olaf Løberg, Trond Arne Espås, Magda Johansen, Tove Beate Malvik, Bjørn Johnsen, Kari Løberg, Tom Ståle Nordtvedt, Øystein Frantzen, Stein Kalstad, Arvid Løberg, Tor Ole Haugen, Vidar Hagen, John Løseth Ikke møtt: Martin Hoem, Ingrid Nelvik Nr Sak Ansvar Fr ist Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser Godkjenning referat forrige styremøte Styremøte referat 14_09_02.docx Referat gjennomgått og godkjent Lagbygging: Gruppen skal styrkes med 2 personer fra håndball, 1 person fra ski, friidrett og vektløfting Tor Ole Haugen leder gruppen og innkaller til første møte. Tor Ole Ski: KarinVassdahl Friidrett: Stein Kalstad Håndball: Tom Ståle Nordtvedt Vektløfting: Bjørn Johnsen Websiden til Nidelv Orientering om flere alternativ for ny hjemmeside til Nidelv. KlubbenOnline er dagens løsning. Der har det ikke vært noen utvikling de seneste årene og Nidelv har en utdatert versjon. Even Aasen anbefaler at Nidelv velger en side med rammeverk Even Aasen

2 slik at driften lett kan videreføres når det blir nye webansvarlige. Det er 2 aktuelle aktører. WEBorg.no Idrettslag som bruker denne websiden: Heming IL, Asker skiklubb, Røa IL, Begrenset til 10 GB Kr i etableringskostnad. Kr i årlig kostnad Klubb123 Idrettslag som bruker denne websiden: Byåsen IL, Ranheim IL, Sjetne IL, IL Try Ingen størrelsesbegrensning (GB) Kr i etableringskostnad. Kr i årlig kostnad Epostfaktura gratis. Dagens løsning har kr i årlige utgifter. Se sak Nytt system KlubbAdmin medlemsservice KlubbAdmin er idrettens løsning for medlemsadministrasjon. Min Idrett er medlemmenes egen side med personinformasjon, betaling og påmelding. Se utdelt infoskriv. SuperInvite. Espås redegjorde. System for påmelding, registrering og betaling. Mulig å kopiere medlemslistene inn i KlubbAdmin. Even leder prosjektet. Sammensatt gruppe skal jobbe med ny webside og nytt system for medlemsservice. Gruppen består av: Tove Beate, Trond Arne, Tom Ståle og Vidar. Gruppens anbefaling presenteres på styremøte 28. Januar 2015 Even Aasen, Tove Beate, Trond Arne, Tom Ståle, Vidar Regnskap 2. tertial 2014 Hovedlaget: Pr i dag et underskudd på kr ,-. I 2013 hadde Nidelv et overskudd på kr ,-. Det var budsjettert for 2014 med kr ,- i overskudd. Kasserer tror regnskapet vil gå mot balanse ved årsslutt.

3 Fotball: Regnskapet ser bedre ut enn tidligere i år. Mottatt momsrefusjon. Lånet reduseres med 2 mill. i år. Har kr ,- på konto. Håndball: Regnskapet ser greit ut Innebandy: Har pluss på konto. Alt er greit. Vektløfting: Regnskapet er bra. Det er i år budsjettert med underskudd pga. nytt tak osv. Friidrett: Bedre enn budsjettert Senior: Mulig kjøp av prosjektor. Ski: Underskudd bl.a. på grunn av innkjøpte premier for avlyst Nardorenn og ikke mottatt oppgjør for Trondheim Maraton ennå Planlegging årsmøter (årshjulet) Årsmøte holdes Regnskapsavslutning skaper problemer før årsmøtet. Trond Arne sender epost til kasserer i alle avdelinger og ber om å få inn alle bilag pr Trond Arne Valgkomite Leder er Tom Ståle som innkaller til oppstartsmøte. Ski: Margrete Lie Alle andre avdelinger stiller med avdelingsleder Tom Ståle Søknad om kommunal støtte til kjøp av utstyr i private idrettsanlegg Olaf orienterte om bystyresaken som gir støtte til innkjøp av utstyr i private idrettsanlegg. Søknadsfrist er 1. November Vektløfting og håndball søker om kommunal støtte. Bjørn/Tom Ståle

4 60-14 Gratis swingkurs Dans med oss arrangerer i hht. kontrakt et gratis swingkurs for Nidelvs medlemmer samme uke som Nidelvfesten arrangeres. Aktuell dato er tirsdag Styret er orientert og oppfordrer alle som kan om å møte. Alle Vandelsattester Flere avdelinger mangler fortsatt attester. Hvilke konsekvenser skal det få hvis dette ikke blir fulgt opp? Alle avdelinger sender en oversikt med navn på trenere, lagledere og oppmenn som skal ha gyldig attest. Magda kontrollerer om de har levert attest tidligere. De som ikke foreviser gyldig attest kan ikke ha verv i klubben og eventuelle sanksjoner til avdelingene som ikke følger opp dette vil bli vurdert. Alle Fotball Orienterte om Nidelvcup Tidsskjema gikk veldig bra. Vellykket arrangement. Nesten en dobling av påmeldte lag. Noe som ga et overskudd på ca kr ,-. Friidrett/ski Orienterte om Trondheim Maraton Økning på 50% fra i fjor. Håper på kr ,- i overskudd Ferdigstillelse klubbhus Gjenstående arbeid: Gjenstående arbeid vil være ferdig i løpet av januar/februar Utvendig ferdig til våren Kari Løberg Finanser : Brukt ca. kr 1,7 mill. pr Passert 2 mill. for utført arbeid pr d.d. Trond Arne

5 Olaf, Trond Arne, Kari og Kåre gjennomgår økonomien og tar en sammenstilling av kostnader og inntekter for videre utbygging og drift. Olaf/Trond Arne/ Kari/Kåre Utleie av klubbhus Hvordan går det med utleie og inntektene? De ansvarlige for å utleie av klubbhuset inviteres til neste styremøte for å orientere om driften Eventuelt Postadresser og mailadresser Flere offentlige brev har kommet til en postadresse som ikke er i bruk. Ski og vektløfteravd har privatadresse, fotball og håndball har egen postboksadresse. Alle 3 (fotball, håndball, hovedlag) må sikre sine rutiner for posthenting minst 1 gang pr uke. Alle avdelinger må sjekke at riktig adresse ligger på hjemmesiden til Nidelv. Trond Arne/ Øystein/Tom Ståle Drenering, kloakk Nidelvhallen Bestilt drenering i løpet av november for å unngå flere oversvømmelser. Kloakk er til bekymring. Kan bli pålagt å stenge hallen. Håndball og Eilert Wangberg innhenter tilbud på utbedring av kloakk. Tom Ståle Martin Hoem ønsker å gå ut av styret Har ingen barn og ingen verv i Nidelv og er derfor lite motivert for vervet. Tor Ole Haugen blir konstituert nestleder frem til årsmøtet Tor Ole

6 Nøkkelutlevering. Hvis noen mangler nøkkel til klubbhuset kan det fås ved oppmøte på mandager kl av Eilert Wangberg. Beachflagg: 8 flagg kr ,-. Flagg er mottatt. Hovedstyret tar kostnadene. Flaggene kan hentes hos fotball.

7 Årshjulet April: Godkjenning av åpne saker fra årsmøtet. Gjennomgang av årsmøtereferat. Avsjekk av kontrollkomiteens kommentarer Juni: Hallfordelingsmøte Sette ned komiteer for Nidelviade og høstfest. Forberede avdelingene på rapport (drift og sportslig) til augustmøte Regnskap 1. Tertial August: Rapport fra komité høstfest Rapport fra avdelingene Forberede valgkomité. Oktober: Planlegging årsmøter Regnskap 2. tertial Desember: Planlegging søknader om økonomisk støtte Januar: Rapport fra avdelingene (drift og sportslig) Februar: Søknad om halltider på skoler frist 1.4 Årsregnskap og budsjett Søknad kommunal stønad 1.4 aktivitetsstøtte (beregnes i forhold til medlemstall) og driftsstøtte (beregnes ut i fra våre anlegg og regnskap) AU-møter: Styremøter: 9. april april mai juni august september oktober oktober november desember januar januar februar mars 2015 Årsmøte 25. mars april april 2015