Årsmøte Stokke Idrettslag 12. mars 2014 Kl. 19:00 (enkel bevertning)

Transkript

1 Dagsorden: Årsmøte Stokke Idrettslag 12. mars 2014 Kl. 19:00 (enkel bevertning) Sak 1 Åpning/konstituering Sak 2 Godkjenne a) Representantenes fullmakter b) Dagsorden c) Valg av dirigent d) Valg av referent e) Valg 2 representanter for underskrift av protokoll Sak 3 Årsberetninger (Vedlegg 1-6) Sak 4 Regnskap for 2013 (Vedlegg 7-15) Sak 5 Innkomne saker og forslag: Sak 5a Bingoinntekter Sak 5b Anleggsfond Sak 5c Riving Melsombakken Sak 6 Fastsette medlemskontingent Sak 7 Budsjett for 2014 (Vedlegg 16-21) Sak 8 Idrettslagets organisasjonsplan Sak 9 Engasjere registrert revisor til å revidere regnskapet Sak 10 Valg Sak 11 Valg av valgkomité for 2014 Sak 12 Informasjonssak - Årsmøtedatoer for 2014 Sak 13 Priser og utmerkelser Sak 14 Avslutning Vedlegg: Årsberetninger Regnskap og budsjett Saksfremstillinger Side 1 av 13

2 Sak 4 Regnskap Noter til regnskapet hovedstyret: Kommunale tilskudd: Konto 3400: kommunale tilskudd kulturmidler ,00 konto 3443: Tilskudd lysløype Storås ,90 konto 3443: Særtilskudd løyper ,00 Konto 3443: Tilskudd til strøm, Storås ,00 Totalt kommunale tilskudd: ,90 Konto 3401: Lam midler ,00 Konto 3449: Momskompensasjon ,00 FORDELINGSNØKKEL TIL GUPPENE: GRUPPENE LAM- MOMSKOMPENSASJON MIDLER Konto:7461 Fotballgruppa: , ,00 Konto:7462 Håndballgruppa: , ,00 Konto:7463 orienteringsgruppa: 9 456, ,00 Konto:7464 skigruppa: , ,00 Konto:7465 Turngruppa: , ,00 Forslag til innstilling: Regnskapet godkjennes. Overskuddet på kr ,54,- foreslås overført til anleggsfond. Side 2 av 13

3 Sak 5 Innkomne saker Sak 5a Bingoinntekter Innledning / bakgrunn Lotteritilsynet tillater at Stokke idrettslag kun har avtale med en bingoentreprenør. Fotballgruppa i Stokke idrettslag fikk på årsmøte 2008 godkjenning til å inngå et samarbeid med en bingoentreprenør som ville generere inntekter til Stokke idrettslag. Årsmøtet vedtok at inntektene skulle brukes til å ferdigstille prosjekt kunstgressbane og sikre drift og vedlikehold av dette anlegget. Kunstgressbanen ble ferdig nedbetalt i 2012 og andre grupper i Stokke idrettslag melder nå behov for nye anlegg som man ønsker å delvis finansiere med bingomidler. Avtalen med nåværende bingo aktør løper ut 2014, men man ønsker å åpne opp for andre aktører og avtaler som kan gi økte inntekter for Stokke idrettslag. Overskuddet av bingoinntekter ut over midler til fotballgruppa, ønskes i fremtiden og settes inn i et anleggsfond hvor alle Stokke idrettslag sine grupper kan søke om midler som hovedstyret vil fordele. Innstilling fra styret: Styret foreslår at fotballgruppa får tildelt midler til drift og vedlikehold av kunstgressbanen basert på gjennomsnitt av bingo inntektene fra Blir inntektene mindre en dette gjennomsnittet vil ikke fotballgruppa få dekket mellomværende og det vil ikke bli overført penger til anleggsfond. Bingoinntekter ut over dette gjennomsnitt vil bli overført til Anleggsfond i Stokke IL. Hovedstyret i Stokke idrettslag skal fordele fondets penger etter søknader og behov fra alle grupper. Forslag til vedtak: Opptil ,- kroner av bingoinntektene tilfaller fotballgruppa for drift og vedlikehold kunstgressbane. Bingoinntekter ut over ,- kroner overføres til anleggsfondet Side 3 av 13

4 Sak 5b Anleggsfond Innledning / bakgrunn Det har tidligere blitt opprettet et klubbhusfond hvor inntektene spillautomater skulle avsettes. Midler i Klubbhusfondet skulle øremerkes til klubbhus for Stokke IL. Man ser nå at det er behov for midler til andre anleggsformål og styret ønsker å opprette et Anleggsfond til slike formål. Styret foreslår derfor at denne bindingen av egenkapital til nytt klubbhus oppheves og at midler settes inn på et anleggsfond. Innstilling fra styret: Styret foreslår at egenkapital i Klubbhusfondet overføres til nyopprettet Anleggsfond. Midler i Anleggsfond skal være øremerket utvikling av anlegg som vil forbedre Stokke idrettslag sitt tilbud til sine medlemmer. Nytt hovedstyret får i oppgave å utarbeide vedtekter og kriterier/vilkår for bruk av fondet. Forslag til vedtak: Oppheve binding av egenkapital til nytt klubbhus og Etablere et anleggsfond hvor midlene skal øremerkes utvikling av anlegg i Stokke IL. Styre får ansvaret for å utarbeide vedtekter og kriterier/vilkår for bruk av midler i anleggsfondet. Side 4 av 13

5 Sak 5c Riving av Melsombakken Sak 07/13 i hovedstyret behandlet nedleggelse av Melsombakken på bakgrunn av samme behandling i styret i skigruppa på et tidligere tidspunkt. I kontakt med kommunen ble vi informert om følgende saksgang: Idrettslaget retter en formell henvendelse til Stokke kommune om nedleggelse (alternativt omdefinering) av hoppanleggene. Stokke kommune videresender henvendelsen til fylkeskommunen med sin anbefaling. Fylkeskommunen gir tilbakemelding etter å ha drøftet saken med departementet. Vedtak hovedstyret: Rette en formell henvendelse til Stokke kommune om nedleggelse - asap Utarbeide kostnadsoverslag for nedleggelse. Overslag ferdig innen Utarbeide plan for nedleggelse. Plan ferdig innen Formell henvendelse om nedleggelse ble sendt Stokke Kommune. Bekreftelse fra Stokke kommune mottatt 2. september 2013 (se neste side). Innstilling fra styret: Iverksette nedleggelse av Melsombakken. Side 5 av 13

6 Brev fra Stokke kommune: Side 6 av 13

7 Sak 6 Fastsette kontingent for 2014 Det er årsmøtets oppgave å fastsette kontingent for medlemskap i idrettslaget. Styret har i budsjettet lagt til grunn at kontingenten holdes på samme nivå som for Forslag til innstilling: Kontingenten holdes på 150,- kroner pr år Side 7 av 13

8 Sak 8 Stokke Idrettslags organisasjonsplan Det er ikke kommet noen forslag på endring av organisasjonsplan for idrettslaget. Hovedstyret Leder Nestleder Kasserer Leder fotball Sekretær Leder håndball Anleggsleder Leder orientering Sportsligleder Leder turn Markedsleder Leder ski Styremedlem 1 Styremedlem 2 Side 8 av 13

9 Grupper og utvalg Hovedstyret Arbeidsutvalget Sportslig utvalg Markedsutvalg Anleggsutvalg Fotball Håndball Orientering Turn Ski Diverse utvalg Diverse utvalg Diverse utvalg Diverse utvalg Diverse utvalg Innstilling fra styret: Beholde gjeldende organisasjonsplan Side 9 av 13

10 Sak 9 Engasjerer revisor for 2014 Det er årsmøtets oppgave å instille til engasjement av revisor. Revisor Circelen er revisor for året Styret er fornøyd med den jobben revisor har gjort. Forslag til innstilling: Videreføre engasemenetet med Revisor Circelen Side 10 av 13

11 Sak 10 Valg Fullstendig oversikt foreligger på årsmøtet, nedenfor valgkomiteen foreløpige forslag. Hovedstyret/AU Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Leder 1 år Ja Nestleder 1 år* Ja Øystein Gjennestad Kasserer 2 år Nei Inger Johanne Ihle Rasmussen Sekretær 2 år Ja Tone Abrahamsen Styremedlem 1 år* Ja Egil Magnar Berli- Johnsen Styremedlem 2 år Ja Janne Laksekjønn Sportsligkoordinator 1 år* Ja Maria Eriksen Markedskoordinator 2 år Ja Erik Marheim Anleggsleder 2 år Ja Hans Petter Korsane Valgt på gruppeårsmøte Leder Fotball 1 år Ja Roar Flaatnes Valgt på gruppeårsmøte Leder Håndball 1 år Ja Svein Fure Larsen Valgt på gruppeårsmøte Leder O-gruppa 1 år Ja Arne Kristensen Valgt på gruppeårsmøte Leder Ski 1 år Ja Edvard Gundersen Valgt på gruppeårsmøte Leder Turn 1 år Ja Astrid Langeby Kolbekk Varamedlem 1 år Ja Grethe Lervik Varamedlem 1 år Ja Egil Andersen Webansvarlig Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Webansvarlig 2 år Nei Thomas Revetal Kolbekk Kontrollutvalg Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Medlem 1 år Ja Frode Stendahl Medlem 1 år Ja Roy Martin Skjelbred Revisor Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Revisor 1 1 år Ja Egen sak Revisor 2 2 år Ja Egen sak Delegater til Idrettsrådet Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Delegat 1 år Ja Leder? Delegat 1 år Ja Hans Martin Bærefjell Delegat 1 år Ja Inger Johanne Ihle Rasmussen Delegater til Idrettskretsens ting Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Delegat 1 år Ja Leder? Delegat 1 år Ja Erik Marheim Delegat 1 år Ja Hedersmerke komite Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Medlem 1 år Kari Alsterberg Medlem 1 år Hans Gundersen *Vanligvis en varighet på 2 år, men valgt for 1 år for å få fordeling på rotasjon. Side 11 av 13

12 Sak 11 Valgkomite for 2014 Valgkomite 2014 Verv Varighet På valg Forslag fra styret Leder 1 år Ja Håndball 1 år Ja Gustav Stavang Ski 1 år Ja Jon Arne Opstad Fotball 1 år Ja Marit Flaatnes Orientering 1 år Ja Margaretha Brynhildsen Turn 1 år Ja Morten Stein Side 12 av 13

13 Sak 11 informasjonssak årsmøtedatoer for 2014 For å få tid til å gjøre det som trengs mellom årsmøtene i gruppene og årsmøtet i hovedlaget, er det nødvendig å styre tidspunktene. Derfor har styret vedtatt følgende møteplan for årsmøter: Årsmøte i Stokke IL: onsdag 11. mars 2015 Innkomne saker frist: tirsdag 24. februar 2015 Orientering fredag 6. februar 2015 Turn tirsdag 10. februar 2015 Håndball onsdag 11. februar 2015 Fotball mandag 16. februar 2015 Ski torsdag 23. februar 2015 Planen begynner å bli innarbeidet og fungerer tilfredsstillende. Side 13 av 13