REFERAT FRA ÅRSMØTET I HEGRA IDRETTSLAG, 19. MARS 2014

Transkript

1 REFERAT FRA ÅRSMØTET I HEGRA IDRETTSLAG, 19. MARS frammøtte: Thomas Wintervold, Marta K. Kvaal, Leif Holm, Inger Smågård, Morten Viklund, Kristin Verket, Sara Schiefloe, Roar Hembre, Odd Roar Husbyn, Petter Smågård, Gerda L. Vik, Svein Åge Nesbø, Svein M. Håve, Arve Haugen, Beate K. Hembre, Roger Hernes, Marit Aursjø, Lene Næsbø, Aksel H. Hembre, Odd Annar Aasan, Rolf Einar Pedersen og Anniken Hastadklev (i tillegg en person som gikk før møtet var avsluttet) - Innkalling ble godkjent. - Møteleder: Rolf Einar Pedersen - Sekretær: Anniken Hastadklev Sak 1, 2 og 5: Lagets og avdelingenes årsberetning, regnskap 2013 og budsjett 2014 (Lagets og avdelingenes årsberetning 2013, regnskap 2013 og budsjett 2014 følger som egne vedlegg) Fotballavdelingen: Thomas Wintervold presenterte fotballavdelingens årsberetning, regnskap og budsjett. Friidrettsavdelingen: Gerda Vik presenterte friidrettsgruppas årsberetning og regnskap. Friidrettens årsberetning oppdateres med korrekte regnskapstall. Håndballavdelingen v/ Roger Hernes: Årsberetningen ble presentert. Martha K. Kvaal presenterte regnskapet og budsjett for Spørsmål om «lønn ansatte» - dette er dommerhonorar. Idrettsskolen v/ Sara Schiefloe presenterte årsberetningen, regnskap og budsjett. Trim: Arve Haugen presenterte årsberetningen. Overskudd kr , og ikke kr som det står i årsberetningen. Overskuddet fremgår av regnskapstallene. Budsjett ble presentert. Festningen rundt: Årsberetningen ble presentert av Rolf Einar Pedersen. Regnskapet ble presentert.

2 Hovedlaget: Årsberetningen presentert av Rolf Einar Pedersen. Idrettslaget har totalt et overskudd på kr ,-. Hallvakt v/ Leif Holm: orienterte om idrettslagets aktivitet med hallvakter. Økonomi v/ Marit Aursjø medlemskontingent fakturert både for 2012 og 2013 i Hegra IL har fått god uttelling på momskompensasjon i Systemet med momskompensasjon har ikke nødvendigvis sammenheng med investeringene. En pott som fordeles mellom alle som søker, slik at idrettslaget ikke nødvendigvis får full kompensasjon. Marit orienterte om medlemsregisteret. Budsjett for 2014 presentert. Posten «kunstgress på grusbanen» kr ,-. Arve Haugen orienterte om at Hegra IL får en brukt kunstgressmatte fra RBK. Det koster va kr ,- + mva for å få lagt kunstgressmatta. Det budsjetteres med underskudd på ca kr ,- Hovedstyret vil starte arbeidet med hvordan underskuddet skal dekkes. Inger Smågård foreslo at «kunstgress på grusbanen» inngår i kunstgressprosjektet. Ljosheim god utleie. Revisjonsberetning for 2013 opplest av Aksel Hågen Hembre. Revisorene Knut Smågård og Aksel Hågen Hembre foreslår å godkjenne regnskapet. Vedtak: Alle årsberetninger godkjennes. Regnskaper godkjennes. Budsjetter godkjennes. Sak 4: Fastsette kontingent Hovedstyret foreslår at kontingenten for HIL holdes uendret. Vedtak: Kontingenten holdes uendret. Sak 6: Bestemme lagets organisasjon Hovedstyret foreslår ingen endringer. Vedtak: Ingen endringer i lagets organisasjon.

3 Sak 3: Behandle innkomne forslag 1. Kunstgressprosjektet Presentert av Inger Smågård: det foreslås å anlegge kunstgressbane på Hegra stadion med en bane, en treningsbane og løpebane og lengdehopp for friidrett. Kostnadsestimat kr ,-. Forslag til samarbeidsavtale med Hegra sparebank ble presentert. Friidretten v/ Gerda Vik ønsker at friidrettsanlegget skal ivaretas. Lengdehopp og løpebaner bør ikke plasseres så tett som forslaget viser. Vedtak: 1. Prosjekt Kunstgress på Hegra stadion gjennomføres slik som beskrevet med kunstgress på hovedbanen, treningsfelt med kunstgress og løpebaner m.m. for friidrett innenfor en kostnadsramme på kr ,- inkl. mva. 2. Finansieringsplan for prosjektet vedtas slik som foreslått: a. Spillemidler kr ,- b. Refusjon mva kr ,- c. Egenfinasiering Hegra IL kr ,- d. Skjelstadmark IL kr ,- e. Kommunale tilskudd kr ,- (10% av spillemidler) f. Sponsorer kr ,- g. Lån kr ,- 3. Det forutsettes at spillemiddelsøknaden er innsendt før byggestart, og prosjektgruppa skal påse at søknaden er slik at den kan påregnes godkjent. 4. Det forutsettes at sponsorbeløpet på minimum kr ,- er avtalt, dokumentert og innbetalt før byggestart. 5. Sponsorinntekter og egenfinansiering skal brukes først i prosjektet før byggelån belastes. 6. Endringer fram til byggestart som medfører kostnadsøkning skal fremlegges for ekstraordinært årsmøte for beslutning. 7. Årsmøtet godkjenner at hovedstyret kan ta opp byggelån på maksimalt kr ,- for finansiering av prosjektet. 8. Årsmøtet godkjenner at idrettslagets anlegg på Hegra stadion kan stilles som sikkerhet for byggelån. 9. Fra ferdigstillelse av prosjektet i 2015 og fram til spillemidler, merverdiavgift og kommunalt tilskudd er utbetalt må idrettslaget ha en mellomfinansiering ved at byggelånet løper inntil disse midlene er utbetalt. I denne perioden skal renter på finansieringen betales fortløpende. 10. Når midler nevnt under pkt. 9 er utbetalt skal byggelån/ mellomfinansiering konverteres til et langsiktig lån på maksimalt kr ,- som skal nedbetales i takt med anleggets levetid og maksimalt over 15 år. 11. Leder, nestleder og ett styremedlem i fellesskap får fullmakt til å ta opp byggelån, mellomfinansiering og langsiktig lån, signere alle lånedokumenter, og stille idrettslagets anlegg på Hegra stadion som sikkerhet for dette lånet. 12. Årsmøtet i Hegra IL tildeler leder, nestleder og ett styremedlem signatur i fellesskap.

4 2. Samarbeidsavtale med Hegra sparebank Vedtak: Hovedstyret og kunstgressbanekomiteen får fullmakt til å sluttforhandle avtalen. 3. Samarbeidsavtale med Skjelstadmark IL Skjelstadmark IL vil leie banen ca 3 timer pr. uke. Dette er kr ,- i finansieringsplanen. Forslag om at samarbeidsavtale inngås. Vedtak: Samarbeidsavtale med Skjelstadmark IL godkjennes, og leder avhovedstyret får fullmakt til å signere avtalen. Sak 7: Valg Vedtak: Hovedstyret: Leder i hovedstyret: Rolf Einar Pedersen, 1 år Nestleder til hovedstyret: Svein Åge Nesbø, 2 år Sekretær: Rachel Johansen, 2 år. Varamedl.: Kristin Rinde, 1 år. Varamedl.: Birgitta Næsbø, 1 år Idrettsskolen: Leder: Cecilie Falck Moen, 1 år Nestleder: Frank Ole Johansen, 2 år Baneansv.: Jon Anders Hembre, 2 år Varamedl./ hallansv.: Heidi Lysø, 1 år Fotball: Leder: Odd Roar Husbyn, 1 år Nestleder: Vegard Lufall, 2 år Kasserer: Helge Aune, 2 år Baneansv.: Odd Annar Aasan, 2 år

5 Varamedl: Tone Hembre, 1 år Varamedl: Gunn Tone Bjørgen, 1 år Trim: Leder: Arve Haugen, 1 år Nestleder: Hans Olav Børseth, 2 år Sekretær: Hege Strid Nesbø, 2 år Styremedl.: Alf Egil Sødermann, 2 år Varamedl.: Jon Olav Evjen, 1 år Håndball: Leder: Eva Stensholm, 1 år Styremedl.: Tom Inge Bakken, 2 år Friidrett: Leder: Gerda Vik, 1 år Kasserer: Arnfinn LIngstad, 2 år Sekretær: Solveig Lingstad, 1 år Styret i friidretten er redusert til 3 personer og varamedlem. Festningen rundt: Johan Solem, 2 år Rolf Åge Steen, 2 år Magnar Nilsen, 2 år Revisorer: Knut Smågård, 2 år

6 Championsutvalget: Johan Solem, 2 år Gunnar Fornes, 2 år Valgkomiteen: Leder: Linn Anette Bolin, 1 år Siw Helene Nilsen Lund, 2 år Arild Nilsen, 2 år Oddrin Sætnan, 2 år Miriam Stavne, 2 år